Как предприятия решают наиболее распространенные проблемы при управлении проектами

Управление проектами — дело непростое. Но еще сложнее руководить выполнением проектов на уровне всей компании.

Вам как менеджеру корпоративных проектов нужно координировать работу множества команд — а у каждой из них свои процессы, сроки и финальные результаты. Вам также нужно обеспечить выполнение общих бизнес-целей по каждому проекту. И все это нужно делать уверенно. 

Если вам поручили довести такие масштабные проекты до победного конца, вы можете столкнуться с несколькими препятствиями, которые нужно преодолеть. Представим 4 проблемы в управлении корпоративными проектами, а также полезные советы по их решению. 

Проблема № 1: несогласованность действий сотрудников

Есть множество проблем в управлении проектами, которые могут помешать вашей работе. Но если просят назвать главного «врага», многие менеджеры проектов упоминают несогласованность действий.

Конечно, недоразумения могут возникнуть у любой команды, но особенно часто они встречаются в корпоративных проектах с большим количеством различных (и порой географически удаленных друг от друга) участников.

К сожалению, неэффективное взаимодействие в работе – довольно частое явление. Целых 80 % сотрудников заявляют, что несогласованность действий встречается в их команде с разной периодичностью — «иногда» или даже «очень часто».

Как решить эту проблему

Вы никогда не сможете полностью обезопасить себя от возможных путаниц, но они могут встречаться чаще, если сотрудники проектных групп не получают сообщений с важной информацией или вынуждены искать в бесконечных цепочках писем последние данные о текущем статусе задачи. 

Использование платформы для совместной работы, такой как Wrike, поможет оптимизировать и централизовать в одном удобном месте статусы задач, отзывы, вопросы и многое другое. 

Кроме того, вам как менеджеру проектов важно выставить приоритеты для регулярных элементов коммуникации. Вы не можете быть на 100 % уверены, что каждый сотрудник ознакомился с каждым сообщением в вашей программе для управления корпоративными проектами. 

После составления плана проекта разработайте также план взаимодействия. Даже если в него войдет только составление краткого обзора работы по проекту каждую пятницу, вы будете уверены, что все сотрудники в курсе происходящего. 

Проблема № 2: несогласованность целей проекта

Корпоративные проекты обычно масштабные и сложные. Поэтому ваши сотрудники могут упустить главное из-за чрезмерного внимания к мелочам. Разработчики концентрируются на одной цели – создать и пустить в производство новый прототип, а маркетологи думают только о рекламной стратегии продвижения товара для его выпуска на рынок.

Поэтому важно обозначить вехи для каждой команды. Но в суете может затеряться самое главное: общая стратегия и цель. Как этот проект способствует выполнению общей бизнес-цели компании? На что он может повлиять? Какие преимущества проект принесет компании? 

Эта проблема встречается часто даже у компаний с отделом для управления проектами. Только 41 % организаций с отделом по управлению корпоративными проектами сообщают о строгом соблюдении стратегии организации. 

Как решить эту проблему

Все начинается с успешно составленного плана проекта. В плане должны быть указаны цели проекта, конкретные метрические показатели и преимущества для отслеживания на протяжении всей работы над проектом.

При наличии плана не забывайте о проведении организационного совещания. Помимо обсуждения плана и заблаговременного определения других потенциальных проблем предприятия по проекту, на совещании вы сможете донести до сотрудников понимание общих целей проекта. Не забудьте выделить время на вопросы и ответы.

Наконец, поскольку вы несете всю ответственность, вам нужно тщательно следить за выполнением целей проекта, чтобы при необходимости скорректировать общий курс работы. Воспользуйтесь отчетами Wrike, чтобы следить за ходом работ над проектом во всех подробностях и оценивать необходимость внесения изменений. 

Проблема № 3: конфликт и конкуренция ресурсов

Предприятия – крупные организации, но это не означает, что их ресурсы не ограничены. На самом деле, часто может казаться, что ресурсы проекта конкурируют между собой, поскольку одновременно доступно множество элементов.

Значит, неэффективное планирование и управление ресурсами (временем, бюджетными средствами, ПО, сырьем и т. д.) может быстро привести к краху проекта.

По данным Института управления проектами (PMI), проблемы с ресурсами – часто встречающиеся причины срыва проектов. Главными причинами срыва проектов респонденты проведенного опроса назвали зависимость от ресурсов, неэффективное прогнозирование, недостаток или ограниченность ресурсов. 

Как решить эту проблему

Управление ресурсами не предполагает выполнения действий наугад или ожидания, что все сработает само собой. Оно предполагает тщательное планирование и мониторинг для расчета всех зависимостей и экономного использования ресурсов.

Дополнение Wrike Resource обеспечит наглядное представление доступных ресурсов, в частности, времени и объема работы каждой команды. Так вы сможете более реалистично рассматривать варианты использования ресурсов и предотвратите эмоциональное выгорание сотрудников и срыв сроков. 

Это дополнение также поможет предусмотреть в плане проекта небольшой «буфер ресурсов». Ресурсы обычно переносятся или становятся доступны с определенной задержкой, которую также нужно учитывать в плане. 

Например, ИТ-отделу может потребоваться день-два на корректировку планов перед началом работы над вашим проектом — на это нужно заложить время. 

Проблема № 4: срыв сроков

Ограниченные ресурсы, нечеткие цели, недопонимание сотрудников – все эти проблемы в управлении проектами замедляют работу и могут в конечном итоге привести к срыву сроков. 

Очень печально, когда срывается срок сдачи проекта, но, как это ни удивительно, такое часто встречается. Всего лишь 2,5 % компаний утверждают, что выполняют свои проекты на 100 % успешно. Остальные не справляются с изначальными целями, выходят за рамки бюджета или срывают сроки. 

Самое ужасное, что просроченные проекты на предприятиях накапливаются, как снежный ком. Задержка в сдаче одного проекта ведет к отсрочке начала работ над следующим проектом — и снежный ком нарастает. 

Как решить эту проблему

В такой ситуации может помочь платформа для управления совместной работой. Помимо возможностей установки сроков по отдельным задачам, Wrike также позволяет создавать диаграммы Ганта для составления подробных графиков проектов. 

Благодаря графику все участники проекта будут знать обо всех этапах его жизненного цикла, ознакомятся с эффектом домино при достижении основных вех проекта, что повысит их чувство ответственности. Когда одна часть выполняется позже срока, под угрозу попадает весь график проекта

Как и в управлении ресурсами, в планировании графика проекта также нужно предусмотреть небольшой буфер. Трудности с передачей данных по проекту или непредвиденные ситуации могут нанести серьезный удар по графику работу, и вы будете рады, что заранее предусмотрели небольшой люфт с расчетом на подобные случаи. 

Распрощайтесь с этими проблемами в управлении корпоративными проектами раз и навсегда 

Управление проектами всегда сопровождается определенными трудностями, которые особенно сложно преодолевать, если вы в одиночку несете ответственность за выполнение корпоративных проектов. Вы координируете работу множества команд, управляете ограниченными ресурсами и следите за соблюдением общих бизнес-целей. 

Всего этого достаточно, чтобы утомить даже самого компетентного менеджера проектов. Но к счастью, прогнозирование и тщательное планирование поможет избежать попадания в ловушку. 

С данным списком проблем в управлении проектами и их решений вы с легкостью преодолеете возможные препятствия и гарантируете успешное выполнение корпоративных проектов. 

Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike сегодня, чтобы приобрести уверенность при управлении проектами предприятия.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности