Один из наиболее частых вопросов, которые мы слышим, это как наиболее эффективно организовать папки в Wrike? Вопрос вполне правомерный, ведь в начале работы Wrike представляет собой чистую доску, с которой вы вольны экспериментировать. Кого-то такой простор выбора может слегка обескуражить, после чего следуют логичные вопросы «Как организуют свои папки другие компании?» и «Как бы вы порекомендовали мне настроить учетную запись Wrike?». Ниже приведены рекомендации по организации вашей учетной записи.

Цель организации папок в Wrike

При настройке папок в среде Wrike следует держать в голове следующие цели:

  1. Организованность – нужную информацию должно быть легко найти
  2. Масштабируемость – ваша структура папок должна сохранять работоспособность вне зависимости от количества клиентов, пользователей и проектов
  3. Функциональность – все работники вашей организации, от высшего руководства и вице-президентов до руководителей команд и отдельных участников, должны находить систему полезной

Пользуясь этими принципами, попробуем наметить высокоуровневую структуру папок.

Структуризация папок: Начните с основ

Начните с самого верхнего уровня Какие крупные категории вы уже применяете для организации работы? Вероятно, это:

  • Компания
  • Отдел
  • Команда
  • Клиент
  • Тип работы или проекта
  • Тип позиции поставки

Затем добавьте в каждую из этих категорий подпапки более низкого уровня. Например, для отдела:

  • Маркетинг
  • ИТ
  • Продажи
  • Успешность клиентов
  • и т. д.

Продолжайте движение вниз. Каждый отдел может организовать свою папку согласно внутренним потребностям. Вполне естественно, что структуры папок разных команд могут сильно отличаться друг от друга – ведь каждая команда занимается собственными уникальными проектами и имеет вполне конкретные требования.

folder_tree1

Настройте все заранее

Многие наши клиенты, еще будучи небольшими предприятиями, не считают нужным размечать папки для других (пока еще не существующих) отделов, но мы рекомендуем создавать папки «на вырост» до того, как в них возникнет необходимость – в этом случае к моменту накопления соответствующих материалов у вас уже будет готовая организованная структура.

Структуризация папок: Создание параллельных папок

После создания базовой структуры папок, подходящей вашей команде, можно построить параллельную структуру, во многом содержащую ту же информацию, но расположенную иначе, чтобы удовлетворять нуждам других отделов. Например, выше мы создали папки для двух разных отделов со своими собственными проектами в каждом. Однако я ТАКЖЕ рекомендую создать папки для каждого руководителя проектов и их направлений, поскольку задачи руководителей обычно не ограничиваются одним определенным отделом. Итак: Вы наверняка заметили, что проекты, приведенные под именем каждого руководителя, совпадают с проектами, уже указанными в папках отделов – замечательный эффект, ставший возможным благодаря чудесам технологии 21 века под названием перекрестные теги. После размещения проекта в папке вам остается лишь добавить к проекту «тег» другой папки, чтобы проект появился в обоих местах. Теперь руководителям не придется искать свои проекты по всей среде Wrike – достаточно лишь заглянуть в собственные папки.

folder_tree2

Расширенные папки: Agile/скрам и архивы

Взглянем на расширенные способы использования папок в Wrike, а именно на создание папок Agile/скрам и архивов для вашей команды.

Agile/скрам:

по факту это не структура папок. Agile и скрам – просто другой способ управления проектами. Чтобы облегчить проведение спринтов, команды могут использовать подпапки в проектах, предназначенные специально для таких спринтов. Таким образом можно легко отследить содержимое и результаты каждого спринта. Кроме того, в задачах Wrike можно хранить ежедневные примечания, так что их легко можно просмотреть и освежить в памяти перед совещанием или после него.

Архив:

В структуре папок вашей учетной записи должны храниться только активные проекты, чтобы вам не приходилось продираться сквозь дебри уже завершенных задач. Скопируйте вашу основную структуру и воссоздайте ее (кроме проектов и задач) в папке «zArchive» (укажите в качестве первой буквы «z», чтобы папка располагалась в самом низу списка при алфавитной сортировке). После завершения проекта просто переместите его из основной структуры в папку «zArchive». Убедитесь, что проект попал в соответствующую ему папку, чтобы его проще было найти в будущем.

Поделитесь с нами своими способами структурировать работу в Wrike!

 

ИСТОЧНИК ИЗОБРАЖЕНИЙ: «Folders» от Jean RUAUD на Flickr.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности