Когда вам в голову приходит отличная идея по пути с работы или вам нужно одобрить важное решение в аэропорту между рейсами, приложение Wrike для iOS просто незаменимо. Оно предоставляет вам полноценный доступ к рабочей информации за пределами офиса и даже офлайн.
Два года назад мы в Wrike начали использовать для планирования проектов метод целей и ключевых результатов (Objectives and Key Results, метод OKR). Его придумали и впервые применили для в Intel, потом подхватили в Google, LinkedIn и Twitter. Метод универсален, хорошо помогает фокусироваться на целях, повышает инициативность и стимулирует работу между разными командами в компании. Плюс его можно отлично реализовать, используя инструменты системы планирования управления проектами, что для нас было одним из ключевых требований. Если вы ищете подходящий подход к планированию проектов и оценке эффективности командной работы или даже лично для себя, предлагаем присмотреться к OKR внимательнее. Специфика метода OKR Начнем с того, что метод OKR – это сравнительно агрессивная техника целеполагания и планирования. Изначально метод использовался для постановки квартальных целей, однако сегодня большинство компаний используют его и для годового планирования. Суть в том, что для каждой заданной цели должен существовать ряд измеряемых результатов (метрик), которые бы показывали, насколько достигнута цель. Это помогает, во-первых, добиться измеримости прогресса в конкретных показателях, а во-вторых, не размывать фокус в повседневной работе. С тем, чтобы не распыляться и избежать выгорания, связано и ограничение на цели и метрики. Можно создать не более 5 целей на планируемый период и не более 4 метрик для каждой из них. Ключевая особенность метода состоит в том, что эти цели должны быть принципиально недостижимы. Если цели достигнуты на 100%, они считаются недостаточно амбициозно поставленными, и в планировании на следующий период нужно это учесть. Оптимальным будет выполнение 60-75% результатов из каждой цели. Получается, что OKR с самого начала провоцирует вас на пресловутый выход из зоны комфорта и более смелый подход к планированию. Другая особенность методики, отличающая ее от KPI и других методов измерения производительности, это то, что OKR никак не влияют на оценку сотрудника и размер бонусов и прочих поощрений. Считается, что OKR можно использовать только в том случае, если компания сознательно культивирует доверие к сотрудникам. Без кнута и пряника людям будет проще ставить действительно сложные цели, не боясь, что их накажут за невыполнение, а тактика постановки простых целей, чтобы получить премию в конце квартала, окажется бессмысленной. Wrike воплотит ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте нашу систему планирования управления проектами бесплатно » Планирование проектов: от общего к частному Метод OKR предусматривает обязательную детализацию целей от общекорпоративных до конкретного человека. Понятно, что сотрудникам технического или, скажем, дизайнерского отдела неочевидно, с чего им начать свой день, чтобы помочь компании «увеличить продажи» или «повысить удовлетворенность клиентов». И OKR требует «дробить» общие цели до осязаемого уровня. Это позволяет скоординировать работу отдельных людей и отделов в едином направлении. Метод используется одновременно на трех уровнях: — всей компании, — отдела или команды, — каждого сотрудника. Цели и метрики на каждом уровне отличаются степенью конкретности, но они должны быть согласованы между собой и способствовать достижению общих целей компании. Годовые цели разрешается корректировать в конце каждого квартала, но квартальные цели менять нельзя, чтобы полностью сконцентрироваться на их достижении. Еще одно ограничение состоит в том, как именно формулируются общие цели и метрики. В отличие от традиционного корпоративного планирования более половины целей должны быть сформулированы снизу вверх – на встречах команд или нескольких отделов, работающих над одним проектом (например, запуск сайта). Процесс формулирования может включать в себя несколько итераций, чтобы команды могли все обсудить заранее и получить четкое представление о дальнейшей координации работы. Примеры Допустим, компания поставила перед собой следующую цель:Попасть в тройку самых скачиваемых приложений на App Store. Ключевые результаты: Увеличить число пользователей приложения на 50% Повысить рейтинг приложения до 4,5 звезд Получить 100 положительных отзывов от пользователей Выпустить 3 новые функции На уровне отдела мобильной разработки ей могут соответствовать такая цель и ключевые результаты: Увеличить удовлетворенность пользователей на 30%. Опросить 1000 пользователей и выявить главные жалобы и запрашиваемую функциональность Провести 10 UX-тестов с пользователями, чтобы выявить проблемы интерфейса Разрешить не менее половины жалоб, полученных в ходе опроса Выпустить 3 новые функции На индивидуальном уровне iOS-разработчик может поставить себе следующую цель. Увеличить удовлетворенность пользователей интерфейсом на 50%. Релиз нового интерфейса Получить как минимум 50 отзывов о новом интерфейсе Закрыть все баги, связанные с релизом в течение квартала. Как видно, цели и результаты обязательно должны быть измеряемы. В конце квартала или года каждый сотрудник оценивает выполнение своих целей от 0 до 1 и вычисляет общий прогресс. Как уже говорилось, 60-70% каждой цели является оптимальным. Эффект Хорошая новость состоит в том, что плохих результатов в OKR быть просто не может! Поэтому если вы не довольны своими результатами в других системах планирования, вам точно понравится эта. Если по одной из целей получились низкие результаты– это повод переоценить ее значимость и либо понизить приоритет, либо переформулировать, либо вообще отказаться от нее. В целом же список достигнутых за квартал конкретных результатов наглядно показывает распределение времени, достижения и пробелы. А значит, OKR помогает составить более точный план на будущее. Если последовательно придерживаться планирования с OKR, то основатели методики гарантируют нам следующие улучшения. Более последовательное принятие решений на всех уровнях. Перед постановкой новой задачи сотрудники будут задумываться, как она связана с общими целями компании и отдела. Понятные метрики для измерения прогресса. Поскольку метрики уже заложены в постановку цели, вы всегда будете опираться на объективные, а не субъективные критерии. Более прозрачная коммуникация между командами при планировании и выполнении проектов. Синхронизация усилий команд в сторону общей цели, поставленной с помощью метода OKR. Спустя год использования OKR в Wrike, мы готовы признать, что эти изменения произошли. При очень быстром росте компании для нас крайне своевременным оказался инструмент, который помог улучшить работу между отделами и преобразовать команды в сторону кросс-функциональных групп, которые работают над общими целями. Особенно актуальным это оказалось при запуске новых функций продукта. Будем рады прочитать о вашем опыте планирования в команде и впечатлениях от OKR в комментариях. Система планирования управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы и поможет сфокусироваться на важном. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы ускорить взаимодействие команды.
Если вы давно хотели порекомендовать Wrike своим клиентам или читателям, теперь у вас есть возможность получить за это вознаграждение. Wrike запускает партнерскую программу в России и странах СНГ и предлагает сразу два варианта сотрудничества. Первая рассчитана на консультантов и агентства, которые занимаются подбором и внедрением корпоративных сервисов. Она предполагает разделение дохода от привлеченных клиентов. Второй вариант — для владельцев сайтов с оплатой за факт покупки (CPS). Партнерские программы Wrike уже несколько лет работают в США, и теперь Россия и СНГ стали первым зарубежным рынком для их локализации. В рамках тестового запуска в России мы заранее протестировали работу с несколькими агентствами, интернет-магазинами и медиа, чтобы оптимизировать рабочие процессы и предлагаемый контент под потребности новых партнеров. Партнерская программа Wrike для консультантов рассчитана на маркетинговые и консалтинговые агентства, а также представителей софтверной розницы. В рамках программы партнер должен поддерживать непосредственный контакт с каждым клиентом, оказывая услуги по подбору, развертыванию и адаптации корпоративного ПО. Компания помогает партнерам освоить продукт, предлагает бесплатный аккаунт Wrike для демонстрации сервиса, а также оказывает оперативную поддержку в решении технических вопросов на русском языке. Оплата услуг партнера может составлять до 20% платежей клиента, которого он ведет. Для того чтобы обеспечить качество партнерских услуг, заявки на участие в программе проходят предварительную квалификацию. Есть и минимальные требования по числу клиентов, которых партнер должен ознакомить с Wrike каждый месяц. Программа Wrike для медиапартнеров рассчитана на владельцев тематических сайтов и CPA-программ и предполагает привлечение клиентов по реферальной ссылке. Медиапартнерам предоставляются баннеры, обзоры сервиса, скриншоты и другие маркетинговые материалы, включая возможность создания контента под конкретного медиапартнера. Размер комиссии зависит от того, какую версию Wrike приобретает привлеченный клиент, и составляет $200 - за аккаунт Business, $300 - за Enterprise. При этом реферальный идентификатор пользователя действует 90 дней. Таким образом медиапартнер получит комиссию, даже если привлеченный им клиент приобрел Wrike не сразу после перехода по ссылки. Кроме того, мы выплатим вам бонус за аккаунты, которые просто начали пробную версию: $100 за 100 триалов в месяц, $250 за 250 триалов. У медиапартнеров нет никаких ограничений по географии или языку сайта — вы можете привлекать клиентов по всему миру, главное, чтобы они воспользовались вашей уникальной реферальной ссылкой. Чтобы присоединиться к программе, отправьте заявку в разделе для партнеров или для медиапартнеров. После того как ваша заявка будет одобрена, вы получите подтверждение по почте и сможете войти в аккаунт, чтобы начать работу. В личном кабинете вам всегда будет доступна статистика по привлеченным клиентам, информация о комиссии и промо-материалы. Будем рады видеть вас в числе наших партнеров!
Теоретики управления проектами говорят, что до 78% проектов не выполняются вовремя, либо выходят за рамки бюджета. Любой, кто сталкивался с задержками проекта и срывом дедлайна сразу назовет вероятные причины. Это плохо сформулированные цели, непродуманный план управления проектом, нехватка ресурсов и неэффективная коммуникация в команде. Косвенно это подтверждают результаты нашего недавнего опроса среди офисных сотрудников. 41% респондентов указали, что при работе над проектом сроки выполнения задач меняются «часто» или «всегда». При этом среди тех, кто не пользуется единым хранилищем для рабочей информации, эта доля возрастает до 56%. Получается, что успешное управление проектами базируется на двух принципах. Во-первых, нужен продуманный план проекта на подготовительном этапе. Во-вторых, важно наладить коммуникацию в команде в режиме реального времени во время работы над проектом. Это позволит своевременно обновлять график работы и перераспределять ресурсы. Со вторым помогут справиться облачные сервисы для управления проектами (мы, конечно, рекомендуем Wrike). Они существенно упростят процесс, особенно когда речь идет о территориально распределенной или удаленной команде. Люди получат моментальный доступ к актуальному рабочему контексту и всегда будут в курсе обновлений, где бы физически ни находились сотрудники. При этом в распоряжении менеджера будут такие инструменты, как интерактивная диаграмма Ганта, создание зависимостей между задачами, просмотр критического пути проекта, график базового плана и загрузки сотрудников и другие возможности упростить жизнь и получить понятную картину происходящего. Что же касается планирования, то нам показались интересными рекомендации американского Института управления проектами, которые прижились в Wrike и, надеемся, будут полезны и вам. На этапе подготовки к проекту: 1. Определите цели и требования к проекту, согласовав их со всеми заинтересованными сотрудниками. Лучше, чтобы эта информация была подробно задокументирована во избежание возможного недопонимания. 2. Если вы уже выполняли подобные проекты в прошлом, используйте их как шаблоны: в системе управления проектами вы можете просто скопировать график предыдущего проекта и внести в него необходимые изменения на временной шкале. 3. Попросите исполнителей задач оценить их сроки. Таким образом они не только установят более реалистичные дедлайны, основываясь на своем опыте, но и будут чувствовать большую ответственность за их соблюдение, чем за сроки, навязанные им сверху. 4. Запланируйте задачи с высоким риском быть просроченными ближе к началу проекта: к примеру, задачи, где требуется участие других лиц (поставщиков, экспертов, и т.д.), не зависящих от вас. Такое планирование повысит вероятность того, что вы успеете завершить их до конца всего проекта. 5. Разбейте крупные задачи на короткие ясные шаги, желательно с одним ответственным, чтобы было проще оценивать прогресс работы. Wrike делает понятным, кто за что отвечает, и насколько готовы проекты. Попробуйте бесплатно » На этапе выполнения проекта: 1. Определите критический путь проекта. Это самая длинная цепочка зависимых задач, смещение которой приведет к срыву сроков всего проекта. Следите в первую очередь за своевременным движением по этому пути. Задачи, которые не входят в критический путь, при необходимости можно перенести безболезненно для всего проекта. [caption id="attachment_409259" align="aligncenter" width="820"] План управления проектом на диаграмме Ганта[/caption] 2. Следите за графиком загрузки исполнителей. Если они одновременно работают над несколькими проектами, ваши задачи могут оказаться под угрозой срыва. Мы используем прогнозируемый график загрузки, который подсвечивает области, где сотрудники работают над двумя и более задачами оранжевым цветом. Обнаружив такие области, можно вовремя перенести или переназначить часть задач, чтобы избежать перегрузок. [caption id="attachment_409260" align="aligncenter" width="820"] План управления проектом на графике загрузки[/caption] 3. В начале проекта создайте график базового плана, чтобы в процессе выполнения отслеживать, насколько сдвинулись реальные сроки окончания задач. Это поможет вам скорректировать планирование последующих проектов. 4. Своевременно отображайте все изменения в графике проекта на диаграмме Ганта. Она должна быть доступна всем участникам команды, чтобы у них было понимание состояния дел на всем проекте, а не только своей части работы. 5. Постарайтесь сократить число совещаний о прогрессе в работе и перенесите обмен информацией о проекте в онлайн. По результатам нашего опроса, половина сотрудников принимает участие в 2-5 совещаниях в неделю, а для 34% из них число еженедельных рабочих встреч доходит до 6-10. Большая часть этих встреч касается обновлений статуса проекта и часто не заканчивается четким формулированием дальнейших действий. Перенося рабочую дискуссию в «облако», вы, во-первых, сэкономите значительную часть рабочего времени сотрудников, а, во-вторых, сделаете рабочий контекст доступным сразу всей команде. Необходимость в совещаниях может сократиться до одной встречи в неделю, а то и в месяц. Если у вас есть дополнительные рекомендации о том, как обеспечить выполнение плана управления проектом в срок, будем рады прочитать их в комментариях. А еще мы предлагаем вам бесплатно опробовать самую продвинутую версию Wrike Enterprise в течение 14 дней, чтобы применить все вышеописанные рекомендации в своей работе с помощью удобного и функционального сервиса.
Скорее всего, вам знаком формат виртуальных совещаний. Вы находите комнату (желательно тихую) с хорошим интернет-соединением, запускаете программу, в которой проводите совещания... и обнаруживаете, что доброй половины участников еще нет в сети, микрофон главного докладчика периодически отключается, да еще кто-то чем-то шелестит, и это чертовски раздражает. Пора признать: виртуальные совещания редко проходят гладко. Люди отвлекаются, все норовят отключить свою камеру, а презентации всегда длятся дольше, чем нужно. В начале года мы провели исследование, касающееся виртуальных совещаний, и выяснили, что только 30% опрошенных считают продуктивными большинство совещаний (80-100%), в которых участвовали. Но поскольку удаленная работа становится все популярнее, а времени на дорогу от дома до офиса уходит все больше, виртуальные совещания в ближайшие годы точно никуда не денутся. Если вы тоже не в восторге от ваших виртуальных совещаний, пора освежить в памяти принципы проведения эффективных совещаний в режиме онлайн. И тогда ваша команда больше не будет впадать в спячку, оказавшись в виртуальной переговорной. Виртуальные или личные встречи? На самом деле, спорить тут не о чем: личные встречи намного эффективнее. И 68% опрошенных утверждают, что предпочитают личную встречу виртуальной. Но нужно понимать, когда разумнее провести виртуальное совещание, а когда — встретиться лично. При личном общении все внимание собеседника приковано к вам, и вам виден его язык тела. Личные встречи лучше всего подходят для общения с потенциальными или существующими клиентами и для проведения собеседований. Но если члены команды работают в разных городах и могут пообщаться только в сети, то виртуальное совещание — единственная возможность принять важные решения и помочь развитию компании. Давайте рассмотрим несколько советов и выслушаем рассказы профессионалов о том, как они сумели заинтересовать коллег и сделать совещания более продуктивными. Виртуальные совещания: советы из практики 1. Представьтесь Казалось бы, очевидная вещь! Но иногда приходится напоминать себе, что не все участники совещания знакомы друг с другом. Было бы неплохо начинать совещание с того, чтобы каждый представился и рассказал, чем занимается (вообще, а не в конкретном проекте — эту информацию оставьте для обновлений статусов). Особенно это касается удаленных команд. Затем можно слегка поднять всем настроение, попросив участников поделиться своими успехами или чем-нибудь приятным, что произошло со времени последнего совещания. Это может быть что угодно — запуск крупной кампании, встреча с потенциальным клиентом или просто завершение работы над задачей. Вы увидите, что основная часть достижений компании совершается не в одиночку. Рассказав об этих победах, вы поднимете боевой дух всех участников команды, и совещание начнется на правильной ноте. 2. Следите за манерами Если участники команды находятся в разных часовых поясах, всегда есть вероятность, что совещание назначат на поздний вечер или раннее утро. В этих случаях все правила хорошего тона легко могут оказаться забытыми в ящике стола вместе с надеждой на продуктивное совещание. И никаким количеством кофе ситуацию не спасти. Помня о необходимости соблюдать этикет, вы сумеете лучше сконцентрироваться и продемонстрируете свое уважение к присутствующим. И если вы будете уважительно относиться к другим, то и они проявят уважение к вам, когда наступит ваша очередь говорить. Несколько правил хорошего тона: Оденьтесь подобающе Будьте готовы начать вовремя или чуть раньше Закройте все посторонние вкладки и браузеры Не проверяйте почту и не смотрите в телефон Заглушите свой микрофон, пока говорят другие Никогда не разговаривайте во время чужого выступления Задавайте вопросы только в конце презентации Поблагодарите всех за потраченное время 3. Удерживайте внимание участников Легче всего зайти на платформу, где идет совещание, отключить камеру и погрузиться в собственные мысли (именно в таком порядке). Но, выключая камеру, мы начинаем быстрее отвлекаться и заниматься десятком дел сразу, что не идет нам на пользу. Даже в самый загруженный день попытка заниматься несколькими делами во время совещания не приведет ни к чему хорошему. Вы не только потеряете нить разговора, но и потратите на выполнение каждой задачи на 40% больше времени, чем если бы занимались ими по отдельности. Так что вы проиграете по всем фронтам. Включенная камера делает вас внимательнее. Если все участники видят друг друга, вряд ли кому-нибудь захочется проверить телефон или написать письмо. Донна Дэннис, президент Leadership Solutions Consulting, создательница и координатор трехдневного семинара Американской ассоциации менеджмента Работа с виртуальной и удаленной командой, советует на совещании всем выступить по очереди и назвать свою должность, прежде чем приступать к обсуждению дел. «Годится все, что только можно позаимствовать из личных встреч», — говорит она. Поощряйте активное решение проблем и высказывание альтернативных идей. Презентации, идущие одна за другой, могут заглушить способность мыслить самостоятельно и обмениваться идеями, создавая такой феномен, как групповое мышление. Так что побуждайте коллег задавать вопросы и делиться идеями (даже самыми нелепыми) и будьте готовы вести дискуссию по крупным решениям, не вынося никаких суждений. 4. Не отвлекайтесь от темы Чем больше людей участвуют в совещании, тем проще съехать с темы и тем самым загубить всю встречу. В таких случаях совещание затягивается, участники теряют интерес, и не удается достигнуть ни одной из намеченных целей. Как же избежать перескакивания с темы на тему и держаться выбранного курса? Роджер Шварц, автор книги "Умные лидеры, еще более умные команды: как вам и вашей команде сдвинуться с места, чтобы добиться успеха" , написал статью для Harvard Business Review о том, как не сорвать совещание: Согласуйте маршрут, прежде чем по нему отправляться. Заранее согласуйте с каждым участником тему и цели совещания. Завершите все обсуждения, прежде чем переходить к следующему пункту. Вместо того чтобы сказать «Ну ладно, поехали дальше», скажите что-то вроде этого: «Кажется, мы все обсудили по теме А. Все готовы перейти к теме В?» Проверьте, действительно ли совещание съехало с маршрута. Если кто-нибудь поднимает постороннюю тему, выясните, как она соотносится с тем, что обсуждалось до этого: «Майк, я не совсем понимаю, как твоя мысль про X связана с темой B. Можешь объяснить?» Достигнув всех поставленных целей совещания, заканчивайте его! Не думайте, что вы обязаны растянуть совещание на весь час, заявленный в расписании. Если работа сделана, отпустите всех пораньше, чтобы люди успели налить себе кофе или немного поработать над своими задачами. 5. Наметьте следующие шаги Важно помнить, что на виртуальном совещании нужно обозначить план действий на будущее. На продуктивном совещании сотрудники обсуждают движение вперед, а не оглядываются назад. При личной встрече можно завершить совещание зажигательной речью, которая захватит внимание всех участников на оставшиеся несколько минут. Но сделать это при виртуальном собрании не так-то просто. К моменту окончания встречи большинство участников уже держат палец на кнопке «Завершить собрание». Так что вместо речи или расплывчатого вопроса «Все ли мы обсудили?» лучше завершить встречу, перечислив, чего вы уже добились и что планируете делать дальше. Подведите итоги крупных решений и назовите тех, кому поручены определенные задачи, чтобы исполнители точно о них не забыли. Согласуйте сроки выполнения работы и закрепите договоренность, создав задачи в инструменте управления проектами и назначив для них исполнителей. Пламенные речи приберегите для личных встреч. Если вы станете заканчивать виртуальные совещания, согласовав с участниками дальнейшие действия, то такие встречи станут более продуктивными и успешными. Ваша очередь! Пора применить полученные знания на практике. Личные встречи — самый лучший вариант, но есть способы проводить виртуальные совещания так, чтобы они были не менее эффективными. Вот основные правила: 1. Всегда представляйтесь и рассказывайте о крупных успехах. 2. Одевайтесь подобающе и уважайте выступающих. 3. Задавайте вопросы, которые возбудят интерес к презентации, и не делайте несколько дел сразу. 4. Не сбивайтесь с темы сами и пресекайте отходы от нее. 5. Всегда перечисляйте назначенные задачи.