Скорее всего, вам знаком формат виртуальных совещаний. Вы находите комнату (желательно тихую) с хорошим интернет-соединением, запускаете программу, в которой проводите совещания... и обнаруживаете, что доброй половины участников еще нет в сети, микрофон главного докладчика периодически отключается, да еще кто-то чем-то шелестит, и это чертовски раздражает.
Пора признать: виртуальные совещания редко проходят гладко. Люди отвлекаются, все норовят отключить свою камеру, а презентации всегда длятся дольше, чем нужно.
В начале года мы провели исследование, касающееся виртуальных совещаний, и выяснили, что только 30% опрошенных считают продуктивными большинство совещаний (80-100%), в которых участвовали.
Но поскольку удаленная работа становится все популярнее, а времени на дорогу от дома до офиса уходит все больше, виртуальные совещания в ближайшие годы точно никуда не денутся.
Если вы тоже не в восторге от ваших виртуальных совещаний, пора освежить в памяти принципы проведения эффективных совещаний в режиме онлайн. И тогда ваша команда больше не будет впадать в спячку, оказавшись в виртуальной переговорной.
Виртуальные или личные встречи?
На самом деле, спорить тут не о чем: личные встречи намного эффективнее. И 68% опрошенных утверждают, что предпочитают личную встречу виртуальной. Но нужно понимать, когда разумнее провести виртуальное совещание, а когда — встретиться лично.
При личном общении все внимание собеседника приковано к вам, и вам виден его язык тела. Личные встречи лучше всего подходят для общения с потенциальными или существующими клиентами и для проведения собеседований.
Но если члены команды работают в разных городах и могут пообщаться только в сети, то виртуальное совещание — единственная возможность принять важные решения и помочь развитию компании.
Давайте рассмотрим несколько советов и выслушаем рассказы профессионалов о том, как они сумели заинтересовать коллег и сделать совещания более продуктивными.
Виртуальные совещания: советы из практики
1. Представьтесь
Казалось бы, очевидная вещь! Но иногда приходится напоминать себе, что не все участники совещания знакомы друг с другом.
Было бы неплохо начинать совещание с того, чтобы каждый представился и рассказал, чем занимается (вообще, а не в конкретном проекте — эту информацию оставьте для обновлений статусов). Особенно это касается удаленных команд.
Затем можно слегка поднять всем настроение, попросив участников поделиться своими успехами или чем-нибудь приятным, что произошло со времени последнего совещания. Это может быть что угодно — запуск крупной кампании, встреча с потенциальным клиентом или просто завершение работы над задачей.
Вы увидите, что основная часть достижений компании совершается не в одиночку. Рассказав об этих победах, вы поднимете боевой дух всех участников команды, и совещание начнется на правильной ноте.
2. Следите за манерами
Если участники команды находятся в разных часовых поясах, всегда есть вероятность, что совещание назначат на поздний вечер или раннее утро. В этих случаях все правила хорошего тона легко могут оказаться забытыми в ящике стола вместе с надеждой на продуктивное совещание. И никаким количеством кофе ситуацию не спасти.
Помня о необходимости соблюдать этикет, вы сумеете лучше сконцентрироваться и продемонстрируете свое уважение к присутствующим. И если вы будете уважительно относиться к другим, то и они проявят уважение к вам, когда наступит ваша очередь говорить. Несколько правил хорошего тона:
- Оденьтесь подобающе
- Будьте готовы начать вовремя или чуть раньше
- Закройте все посторонние вкладки и браузеры
- Не проверяйте почту и не смотрите в телефон
- Заглушите свой микрофон, пока говорят другие
- Никогда не разговаривайте во время чужого выступления
- Задавайте вопросы только в конце презентации
- Поблагодарите всех за потраченное время
3. Удерживайте внимание участников
Легче всего зайти на платформу, где идет совещание, отключить камеру и погрузиться в собственные мысли (именно в таком порядке). Но, выключая камеру, мы начинаем быстрее отвлекаться и заниматься десятком дел сразу, что не идет нам на пользу.
Даже в самый загруженный день попытка заниматься несколькими делами во время совещания не приведет ни к чему хорошему. Вы не только потеряете нить разговора, но и потратите на выполнение каждой задачи на 40% больше времени, чем если бы занимались ими по отдельности. Так что вы проиграете по всем фронтам.
Включенная камера делает вас внимательнее. Если все участники видят друг друга, вряд ли кому-нибудь захочется проверить телефон или написать письмо.
Донна Дэннис, президент Leadership Solutions Consulting, создательница и координатор трехдневного семинара Американской ассоциации менеджмента Работа с виртуальной и удаленной командой, советует на совещании всем выступить по очереди и назвать свою должность, прежде чем приступать к обсуждению дел. «Годится все, что только можно позаимствовать из личных встреч», — говорит она.
Поощряйте активное решение проблем и высказывание альтернативных идей. Презентации, идущие одна за другой, могут заглушить способность мыслить самостоятельно и обмениваться идеями, создавая такой феномен, как групповое мышление. Так что побуждайте коллег задавать вопросы и делиться идеями (даже самыми нелепыми) и будьте готовы вести дискуссию по крупным решениям, не вынося никаких суждений.
4. Не отвлекайтесь от темы
Чем больше людей участвуют в совещании, тем проще съехать с темы и тем самым загубить всю встречу. В таких случаях совещание затягивается, участники теряют интерес, и не удается достигнуть ни одной из намеченных целей.
Как же избежать перескакивания с темы на тему и держаться выбранного курса? Роджер Шварц, автор книги "Умные лидеры, еще более умные команды: как вам и вашей команде сдвинуться с места, чтобы добиться успеха" , написал статью для Harvard Business Review о том, как не сорвать совещание:
- Согласуйте маршрут, прежде чем по нему отправляться. Заранее согласуйте с каждым участником тему и цели совещания.
- Завершите все обсуждения, прежде чем переходить к следующему пункту. Вместо того чтобы сказать «Ну ладно, поехали дальше», скажите что-то вроде этого: «Кажется, мы все обсудили по теме А. Все готовы перейти к теме В?»
- Проверьте, действительно ли совещание съехало с маршрута. Если кто-нибудь поднимает постороннюю тему, выясните, как она соотносится с тем, что обсуждалось до этого: «Майк, я не совсем понимаю, как твоя мысль про X связана с темой B. Можешь объяснить?»
Достигнув всех поставленных целей совещания, заканчивайте его! Не думайте, что вы обязаны растянуть совещание на весь час, заявленный в расписании. Если работа сделана, отпустите всех пораньше, чтобы люди успели налить себе кофе или немного поработать над своими задачами.
5. Наметьте следующие шаги
Важно помнить, что на виртуальном совещании нужно обозначить план действий на будущее. На продуктивном совещании сотрудники обсуждают движение вперед, а не оглядываются назад.
При личной встрече можно завершить совещание зажигательной речью, которая захватит внимание всех участников на оставшиеся несколько минут. Но сделать это при виртуальном собрании не так-то просто. К моменту окончания встречи большинство участников уже держат палец на кнопке «Завершить собрание».
Так что вместо речи или расплывчатого вопроса «Все ли мы обсудили?» лучше завершить встречу, перечислив, чего вы уже добились и что планируете делать дальше. Подведите итоги крупных решений и назовите тех, кому поручены определенные задачи, чтобы исполнители точно о них не забыли. Согласуйте сроки выполнения работы и закрепите договоренность, создав задачи в инструменте управления проектами и назначив для них исполнителей. Пламенные речи приберегите для личных встреч.
Если вы станете заканчивать виртуальные совещания, согласовав с участниками дальнейшие действия, то такие встречи станут более продуктивными и успешными.
Ваша очередь!
Пора применить полученные знания на практике.
Личные встречи — самый лучший вариант, но есть способы проводить виртуальные совещания так, чтобы они были не менее эффективными. Вот основные правила:
1. Всегда представляйтесь и рассказывайте о крупных успехах.
2. Одевайтесь подобающе и уважайте выступающих.
3. Задавайте вопросы, которые возбудят интерес к презентации, и не делайте несколько дел сразу.
4. Не сбивайтесь с темы сами и пресекайте отходы от нее.
5. Всегда перечисляйте назначенные задачи.
Системы совместной работы для маркетинговых команд: руководство покупателя
Если на рынке доступны тысячи инструментов, как выбрать лучший для своей команды?
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.