De'Longhi utilizza Wrike per ridimensionare, riprogettare e sviluppare globalmente un nuovo sito web

Ricard Martín Sol

Responsabile dei Sistemi digitali del gruppo

De'Longhi è un'azienda leader nel settore dei piccoli elettrodomestici. L'azienda italiana opera direttamente in 42 mercati e dispone di distributori in tutto il mondo. Fondata nel 1974 a Treviso, in Italia, dalla famiglia De'Longhi, storicamente già nota come importante produttore di radiatori portatili elettrici e condizionatori d'aria, l'azienda si è espansa fino ad avere nella propria gamma di prodotti quasi tutte le categorie di elettrodomestici, nell'ambito della cucina, dal caffè alla preparazione dei cibi e alla cottura, oltre che della pulizia domestica e della stiratura. Il team digitale si trova nel dipartimento Trade Marketing e Comunicazione e serve i tre marchi principali del gruppo De'Longhi: De'Longhi, Kenwood e Braun. Il team è responsabile dell'implementazione della strategia digitale globale.

La loro situazione

Un eccesso di comunicazioni e la necessità di ottimizzare i processi hanno portato De'Longhi a cercare una soluzione

Il gruppo De'Longhi è noto per facilitare e rendere più conveniente la vita dei consumatori, soddisfacendo un gran numero di esigenze domestiche; sia che si tratti di riscaldare e rinfrescare la casa, che di cucinare, preparare il caffè o stirare a vapore. Tuttavia, al momento di dover seguire una strategia digitale e riprogettare il sito web di Braun, il responsabile dei sistemi digitali del gruppo, Ricard Martín Sol, si è reso conto della necessità di dover essere più rapidi. Non c'era tempo per il via vai delle comunicazioni, i follow-up settimanali o invii manuali delle ultime sequenze temporali. "Ero arrivato al limite", ricorda Martín Sol, "era chiaro che stavo perdendo troppo tempo solo per gestire le comunicazioni".

I processi devono essere impeccabili in un'azienda che dà estremo valore alla qualità e che opera direttamente in 42 mercati, oltre a disporre di distributori in tutto il mondo. Con la vendita al dettaglio in tutti i settori sottoposti a trasformazione e sfruttando la tecnologia per migliorare l'interazione dei clienti con i marchi e promuovere l'aumento dell'e-commerce, era di fondamentale importanza che i team distribuiti in tutta l'Europa, nonché un'agenzia di terze parti con sede in Nepal, fossero allineati e in grado di comunicare tra loro in modo trasparente ed efficace. “Lavorando in parallelo in così tanti paesi diversi, che si muovono a velocità diverse, non è difficile trovarsi con dei casi in cui un paese ha completato l'80% del progetto mentre un altro ne ha completato solo il 20%. È chiaro che avevamo bisogno di qualcosa che potesse tenere traccia di tutto come parte del nostro progetto principale”, dice Martín Sol.

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Oltre a richiedere un metodo per gestire progetti complessi, per il gruppo De'Longhi era necessario un processo per la gestione delle richieste. “Le richieste arrivavano per email, per chat e per telefono, non venivano canalizzate nel modo corretto e non venivano ricevute dalle persone giuste che avrebbero dovuto gestirle. Dedicavamo troppo tempo per realizzare l'assegnazione alla persona corretta”, dice Martín Sol.

Era chiaro che dovevano essere messi in atto flussi di lavoro efficaci perché non si stava solo lavorando nell'ambito di un team digitale, ma con marchi e mercati diversi. Oltre a rafforzare i processi già in atto, Martín Sol riteneva che molti dei processi manuali avrebbero potuto essere automatizzati, riducendo in tal modo il tempo impiegato per il lavoro amministrativo e monotono. De'Longhi ha valutato altri sistemi di gestione del lavoro, ma nessuno ha alleviato i problemi del team. Il team stava lavorando con documenti e fogli di calcolo, secondo Martín Sol, “gestire le prioritá era impossibile, così come tenere traccia di ciò a cui stava lavorando il mio team nel Regno Unito”.

De'Longhi ha scelto Wrike perché offre un gruppo completo di funzionalità, tra cui gestione dei progetti, flussi di lavoro personalizzati, creazione di report e pianificazione. Martín Sol ricorda “quando ho iniziato a provare Wrike, mi sono reso conto che aveva altre funzioni estremamente utili per il nostro lavoro”.

La compagnia ha intrapreso un piano di sviluppo tattico, organizzato in fasi. Il successo e l'entusiasmo dei membri del team riguardo al progetto hanno portato ad estendere lo strumento anche al resto dell'organizzazione. Sono stati aggiunti gli altri marchi e l'agenzia di terze parti con cui lavoriamo. Oggi, il Gruppo De'Longhi usa Wrike per centralizzare la gestione dei progetti in team globali, aumentando in tal modo la visibilità del progetto e riducendo i costi.

Senza Wrike, non posso immaginare come avrei potuto gestire il lancio della riprogettazione del nuovo sito web. Se avessimo dovuto ancora realizzare il coordinamento per email, sarebbe stato incredibilmente complicato.

Ricard Martín Sol

Responsabile dei Sistemi digitali del gruppo

La loro vittoria

De'Longhi ha utilizzato Wrike per raggiungere l'eccellenza operativa in un progetto globale

Oggi, la maggior parte del lavoro digitale del Gruppo De'Longhi viene gestita tramite Wrike. Le funzionalità di Wrike hanno aiutato il Gruppo De'Longhi ad adottare una strategia digitale più agile e sono state di grande aiuto per la mastodontica impresa di ridisegnare il sito web di Kenwood e De'Longhi. Lo strumento ha consentito il raggiungimento dell'eccellenza operativa mentre il team lavorava per superare i problemi con cui si ritrovano oggi i team digitali per ridimensionare a livello globale grandi progetti.

Un allineamento migliore per un team geograficamente diviso

Con Martín Sol in Italia e il resto del team sparso per il mondo e con esigenze diverse a seconda del marchio e del mercato, era di fondamentale importanza che la comunicazione fosse efficiente ed efficace. Per tutti i problemi e le richieste dei singoli mercati, Wrike ha agito come una fonte unica di verità grazie alla quale il team poteva coordinarsi facilmente con l'agenzia di terze parti e poter accedere a tutte le informazioni di cui aveva bisogno.

La creazione di un modello di progetto e la sua duplicazione in Wrike si sono rivelate realmente preziose per De'Longhi durante la localizzazione del sito web per i singoli paesi. “I modelli ci permettono di lavorare in parallelo con la montagna di richieste che sarebbe impossibile affrontare senza uno strumento come Wrike”, afferma.

La recente aggiunta della funzione per le riunioni ha semplificato ulteriormente i processi riducendo i tempi da dedicare alla programmazione e dando più spazio al tempo da impiegare per la comunicazione con i membri del team. “La funzione per le riunioni di Wrike è veramente incredibile, ora utilizziamo Wrike per qualsiasi cosa, anche per le chiamate”.

Priorità del lavoro migliorata

Prima di Wrike, il team non disponeva di nessun metodo per tenere traccia dei progetti in modo centralizzato. Grazie all'implementazione di Wrike, i membri del team possono accedere immediatamente a informazioni, risorse e attività e sapere esattamente cosa c'è nel loro elenco di attività da realizzare giornalmente. “Con Wrike posso gestire e contenere tutte le attività inutili riuscendo a trovare ogni giorno del tempo per svolgere attività realmente importanti e urgenti”.

L'uso dei dashboard personalizzati e delle sequenze temporali dà ai membri del team la possibilità di comprendere rapidamente quali sono le attività su cui lavorare per prima. I progetti vengono gestiti in modo più efficace,  le persone ora ricevono avvisi su cosa è in arrivo e su cosa è importante. “Il nostro team centrale è piccolo e siamo riusciti a guadagnare molto tempo, ciò significa che siamo in grado di assumere una maggiore quantità di lavoro”.

Riduzione delle email

La fase precedente, che comportava un'immensa perdita di tempo per gestire le email e da dedicare ad un numero eccessivo di riunioni è stata sostituita dal ben più efficiente processo dei moduli di richiesta in cui gli obiettivi del progetto vengono delineati in un modulo personalizzato. “Grazie ai moduli di richiesta con la funzione di assegnazione automatica siamo riusciti a ridurre un'infinità di attività totalmente inutili”.

Quando viene effettuata una richiesta, le discussioni sono minori e perdono totalmente importanza, così come chi deve essere incluso nella conversazione. L'agenzia di terze parti di De'Longhi è stata aggiunta come utente esterno in Wrike e, dal momento in cui tutte le informazioni sono centralizzate, i membri del team non devono perdere tempo con lunghe ricerche nelle vecchie code di email.

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Flussi di lavoro e campi personalizzati ridimensionati aumentano la trasparenza

De'Longhi ha sviluppato flussi di lavoro personalizzati per garantire l'efficienza ed automatizzare la maggior parte del processo possibile. La creazione di flussi di lavoro in Wrike ha fornito flessibilità e trasparenza. Martín Sol ha sviluppato i campi personalizzati per tenere traccia della soddisfazione dei suoi colleghi nei riguardi dell'agenzia. Tiene traccia dei ticket chiusi e in questo modo consente ai suoi colleghi di classificare la propria percezione riguardo al lavoro dell'agenzia. “In fin dei conti, siamo un'agenzia ed abbiamo la necessità di tenere traccia e controllare come sta andando il lavoro, con Wrike è davvero fantastico”. L'uso dei dati e delle analisi nei processi ed operazioni fornisce una visibilità extra.

Tutto ciò contribuisce ad ottenere un processo ben definito conferendo, allo stesso tempo, padronanza e precisione. “Ora possiamo garantire padronanza e flusso di lavoro corretti nel nostro lavoro. In passato non era così. Ora possiamo esser molto più precisi nella definizione dei processi successivi”. I flussi di lavoro che hanno avuto un enorme successo per la riprogettazione di Braun, sono stati replicati e implementati nella successiva riqualificazione dei siti web degli altri marchi dell'azienda.

Espansione dell'adozione di Wrike oltre il team digitale

Il successo dell'uso di Wrike da parte del dipartimento digitale del Gruppo De'Longhi per la gestione di progetti e di altre attività operative, tra cui gestione di code e report, ha portato all'adozione di questa soluzione per la gestione del lavoro anche da parte di altri team. Ora tutte le informazioni dei team sono in Wrike, aggiornate in tempo reale e distribuite facilmente grazie ai report. “Nel complesso, moltissime persone stanno utilizzando il programma in tutta l'azienda ed è veramente utilissimo.”

I loro super-poteri

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Pagine del progetto e Il mio lavoro

I progetti in Wrike hanno permesso al Gruppo De'Longhi di organizzare, gestire e creare report per riprogettare e rilanciare il sito web. Grazie ai progetti il team può tenere traccia dello stato e delle date di scadenza a livello globale, così come duplicare ciascun progetto per ogni singolo mercato. L'uso delle pagine Il mio lavoro ha fatto sì che i membri del team possano conoscere chiaramente le proprie assegnazioni e responsabilità, con la conseguente capacità di dare priorità al lavoro in modo molto più efficace.

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Moduli di richiesta personalizzati

De'Longhi usa i moduli di richiesta personalizzati con la funzione di assegnazione automatica per gestire attività come richieste di assistenza, campagne brevi, richieste di video di YouTube e richieste di e-commerce del team digitale. Questa funzione ha permesso di ottenere una precisione maggiore, ridurre di molto il tempo dedicato all'amministrazione e ridurre le email invite manualmente assegnando le attività alla persona giusta.

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Report in tempo reale

La funzionalità per la creazione di report di Wrike fornisce al team di De'Longhi aggiornamenti in tempo reale sui risultati e sullo stato del progetto. È possibile personalizzare facilmente i dashboard che mostrano quali attività dovranno essere completate dai membri del team in un giorno o una settimana in particolare e nelle settimane future, aiutando a dare priorità a taluni lavori in modo che i membri del team possano essere efficienti ogni giorno.

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