TGI Fridays augmente le nombre et la qualité des projets stratégiques, entre départements

Meredith Selden

Directrice des processus d'intégration

Kimberly Otte

Chef de projet de l'innovation menus

TGI Fridays — TGI Fridays détient les franchises et licences de marque de plus de 900 restaurants et ce dans 60 pays. C'est un leader reconnu de la restauration décontractée, avec plus 74 000 salariés. Sa promesse : « Ici, c'est toujours vendredi ».

Leur histoire

La branche américaine de TGI Fridays a vu une augmentation des projets stratégiques marketing et inter-fonctionnels.

Ces projets sont destinés à une équipe étendue comprenant les services Marketing, Opérations Stratégiques, Développement, Finance, Ressources et Informatique, et pour une quantité de tâches, allant d'une dizaine à plusieurs centaines. Comme les livrables sont principalement des documents imprimés distribués aux restaurants, il est essentiel de respecter délais et budgets. Les projets tels que les lancements de nouveaux plats sont mesurés en fonction d'augmentations spécifiques des pourcentages de vente, et de mesures opérationnelles tel que l'atteinte de l'objectif "0 réimpressions après le lancement".

Avant l'adoption de Wrike, ces projets étaient gérés grâce à Word, Excel et par e-mail. « Gérer tous les détails des tâches dans Excel, c'était fastidieux », explique Meredith Selden, Directrice des Processus d'Intégration. « À un moment donné, je gérais un tableur avec 15 onglets, j'étais alors incapable de comprendre comment les projets s'imbriquaient, et quel était le chemin critique des projets », affirme Kimberly Otte, Chef de Projet de l'Innovation Menus. « Les éléments se perdaient dans les e-mails. Nous ne parvenions pas à retrouver les dernières pièces jointes, ou bien elles étaient obsolètes », indique-t-elle.

Selden et son équipe ont comparé Wrike à Smartsheet et JIRA, et ils ont finalement sélectionné Wrike. « Je préfère Wrike parce que je le trouve plus intuitif. Je l'ai testé avec 10 autres personnes de notre équipe projets », affirme Selden.

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Ça a été le jour et la nuit. Pouvoir gérer les dépendances dans le calendrier, identifier les chemins critiques, prendre des instantanés de calendriers et les partager pour que les parties prenantes soient sur la même longueur d'ondes...

Meredith Selden

Directrice des processus d'intégration

Wrike va plus loin. Suivre chaque détail de chaque tâche pour s'assurer que tous les éléments sont en place le jour du lancement représentait une grande difficulté ; Wrike nous permet de faire cela de manière plus précise, et donc de réduire les coûts.

Meredith Selden

Directrice des processus d'intégration

Leur Victoire

Meredith Selden et Kimberly Otte ont développé des phases de plan de lancement, pour piloter Wrike de département en département.

« J'ai essayé d'inclure certains des utilisateurs les plus influents ou communicatifs dans le processus de test afin de pouvoir compter sur leur soutien dès le début », explique Meredith. « J'ai organisé des formations pour chacun des services. J'ai même développé une présentation PowerPoint montrant des exemples de la façon dont je voulais utiliser le logiciel, dans le but de faciliter la transition de l'ancien processus au nouveau système. Ensuite, j'ai réalisé un suivi quotidien ou hebdomadaire des utilisateurs les plus actifs. » Les services Informatique et Développement de l'apprentissage ont été les premiers formés. Ils se sont adaptés plus vite car ils utilisaient déjà un système de gestion de projet et de partage de fichiers auparavant (comme JIRA et Basecamp).

Une optimisation du lancement des nouveaux produits et des résultats sur le terrain

Meredith Selden et Kimberly Otte utilisaient Wrike pour optimiser les processus complexes lors du lancement de nouveaux éléments du menu. Cela impliquait généralement une équipe de 30 personnes de différents services, et se répercutait sur 900 restaurants. Meredith a créé des modèles de projet dans Wrike pour s'assurer que chaque détail est analysé, attribué et programmé afin d'éviter les erreurs. « Les avantages se ressentent au niveau de la qualité de mise en œuvre », indique Kimberly. « Wrike va plus loin. Suivre chaque détail de chaque tâche pour s'assurer que tous les éléments sont en place le jour du lancement représentait une grande difficulté ; Wrike nous permet de faire cela de manière plus précise, et donc de réduire les coûts », confie celle-ci.

Grâce à une plus grande rapidité et un moindre fardeau administratif, le nombre de projets stratégiques actifs a augmenté d'environ 1/3, sans aucun personnel supplémentaire, après l'implantation de Wrike.

Notre succès est devenu celui des restaurants sur le terrain. « Nous sommes là pour simplifier les choses pour ceux qui travaillent dans les restaurants. Si nous ne livrons pas tous les éléments le jour J, ils perdent confiance en nous », affirme Kimberly. « Au cours des six derniers mois, nous avons obtenu de meilleurs retours des personnes sur le terrain. Les restaurants affirment que nous les prenons davantage en considération. Nous répondons plus rapidement, et avec une meilleure qualité de réponse », explique Meredith Selden. « Plus de restaurants disent vouloir participer et se portent volontaires pour les tests. Si nos plus grands pools de franchisés veulent participer, ils peuvent en inciter d'autres à nous rejoindre. »

Meredith ajoute, « Nous étendons maintenant la portée de Wrike des projets Marketing à tous les projets des États-Unis pour que chaque service puisse profiter pleinement de Wrike pour la mise en œuvre des projets. Cela va nous permettre d'y voir plus clair sur la projection des ressources, mais aussi pour identifier et répondre aux contraintes. »

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Une meilleure visibilité sur les projets pour les responsables et les dirigeants

Les rapports et les tableaux de bord sont utilisés conjointement pour informer les responsables et les équipes de différents services, des statuts des projets. « Nous nous sommes engagés à tout transférer dans Wrike », indique Meredith Selden. « Nous partageons avec nos dirigeants les mesures de performance, avec un diagramme représentant toutes les tâches finalisées et en retard. Nous utilisons les analyses pour créer un diagramme personnalisé de tous les dossiers de haut niveau. Ces diagrammes sont essentiels pour la performance, ils sont personnalisés pour inclure uniquement certains éléments. Nous faisons cela comme initiatives de marques et y incluons les équipes des départements Informatique, Finance et Numérique, afin de visualiser les tâches en retard pour une date particulière. Cela nous aide à voir la charge de travail et à gérer les tâches en retard. »

Une intégration plus rapide des nouveaux membres d'équipe

Meredith utilise Wrike pour orienter les nouveaux membres par départements sur les projets, plus rapidement qu'auparavant. « L'intégration des nouveaux membres dans l'organisation est beaucoup plus rapide. Cela nous permet d'organiser notre travail, de concevoir les différents flux, et d'assigner les tâches de façon à ce qu'ils puissent les récupérer dans "Mon travail" et démarrer. »

Lorsque nous l'intégrons dans Wrike, tout devient visible et facile à communiquer.

Kimberly Otte

Chef de projet de l'innovation menus

Leurs super pouvoirs

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Tableaux de bord partagés pour les équipes et les dirigeants

Meredith Selden utilise les tableaux de bord pour que les équipes puissent suivre les projets. « Nous partageons les tableaux de bord avec toute l'équipe pour montrer les étapes importantes de chaque projet », affirme-t-elle. « Nous pouvons consulter les tableaux de bord sur l'application mobile, et j'ai également créé des tableaux de bord personnalisés pour que les dirigeants voient le travail en retard. Ils peuvent ainsi les consulter rapidement lors des réunions. »

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Modèles de projets

Grâce aux modèles de projet Wrike, la gestion des projets inter-fonctionnels de grande ampleur a été considérablement améliorée. « Si le projet est dans Wrike, tout le monde peut y avoir accès », constate Kimberly Otte. « Les gens peuvent y accéder et les informations sont partagées entre toutes les parties prenantes. Il règne une certaine sérénité, car nous avons l'assurance que les objectifs finaux sont atteints et que toutes les parties qui devaient être réalisées sont réellement finalisées. »

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Affichage personnalisable individuellement

Les personnes gèrent leur propre travail en utilisant l'affichage qu'ils préfèrent. « J'adore l'onglet "Mon travail" et pouvoir visualiser les tâches qui se chevauchent, c'est incroyablement utile », confie Kimberly. « La possibilité d'avoir un flux où l'on peut consulter toutes les mises à jour et les partages de fichiers », affirme-t-elle. « J'apprécie le fait que dans wrike, on trouve toujours les fichiers les plus récents et les plus importants. On est informé lorsque les documents ont changé, c'est très utile. Et puis, j'adore cliquer sur le bouton indiquant qu'une tâche est finalisée », nous dit-elle.

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