¿Qué son los procesos de gestión de proyectos?

¿Qué son los procesos de gestión de proyectos?

Para llevar a cabo cualquier tipo de proyecto, ya sea la construcción de un edificio, el lanzamiento de una aplicación o la implementación de una campaña de marketing, hay que poner en marcha una serie de procesos. Estos procesos son bastante parecidos entre sí, independientemente del sector o el tipo de producto final. Entonces, ¿qué son los procesos de gestión de proyectos y en qué consisten?

Los cinco procesos de gestión de proyectos

La Guía del cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (Guía PMBOK, por sus siglas en inglés) divide el proceso general de gestión de un proyecto en cinco etapas, o «grupos de procesos». Estos grupos de procesos suelen definirse como:

• Iniciación: Durante esta fase, se conceptualiza el proyecto y se determina su viabilidad. Según SME Toolkit, entre las actividades que deben realizarse durante este proceso, se incluyen: establecer la meta del proyecto, definir el alcance del proyecto, identificar al gestor de proyectos y las partes interesadas clave, identificar riesgos potenciales, y elaborar un presupuesto y un cronograma estimados.
• Planificación: A continuación, el gestor de proyectos creará un plan que servirá de guía todo el proyecto, desde la concepción hasta su finalización, y que contendrá la siguiente información: el alcance del proyecto, los recursos necesarios para crear los productos finales, tiempo estimado y compromisos financieros, estrategia de comunicación para asegurar que las partes interesadas se mantengan actualizadas e involucradas, plan de ejecución, y propuesta de mantenimiento continuado. Si el proyecto aún no ha sido aprobado, este plan servirá como una parte fundamental de la presentación.
• Ejecución: Durante esta fase, el gestor de proyectos realizará las adquisiciones necesarias para el proyecto, y organizará el equipo humano. Además, la ejecución de los objetivos del proyecto requiere una gestión eficaz de los miembros del equipo sobre el terreno. Los gestores de proyectos son responsables de delegar y supervisar el trabajo al tiempo que mantienen buenas relaciones con todos los miembros del equipo y hacen que todo el proyecto evolucione según los tiempos previstos y el presupuesto estimado. Por lo tanto, el gestor de proyectos debe ser altamente organizado y un líder excepcional. Efectivamente, debe abordar las preocupaciones del equipo y cualquier problema que surja en el camino, lo que requiere una comunicación abierta y frecuente con todos los miembros del equipo y las partes interesadas.
• Seguimiento y control: Durante este grupo de proceso, los gestores de proyectos evaluarán de cerca el progreso del proyecto para asegurarse de que se esté desarrollando correctamente. Pueden utilizar documentación como datos recopilados e informes de estado verbales y escritos. «El seguimiento y el control están estrechamente relacionados con la planificación del proyecto. Si bien la planificación determina qué se debe hacer, el seguimiento y el control establecen la idoneidad de lo que se ha hecho», explica SME Toolkit. «El seguimiento detectará cualquier acción correctiva necesaria o cambios en el proyecto que permiten que este siga en marcha».
• Cierre: El grupo de proceso de cierre tiene lugar una vez que se han producido los productos finales del proyecto y las partes interesadas los han validado y aprobado. Durante esta fase, el gestor de proyectos cerrará contratos con proveedores externos, consultores y otros prestadores de servicios externos. Toda la documentación se archivará y se elaborará un informe final del proyecto. Además, se iniciará la fase final del plan del proyecto, el plan de resolución de problemas y mantenimiento.

Técnicas de gestión de proyectos

Aunque el proceso de gestión de proyectos es relativamente estándar, la forma en que un gestor de proyectos lo lleva a cabo puede variar mucho. De hecho, existen varios enfoques diferentes que los gestores de proyectos pueden adoptar para gestionar sus proyectos a lo largo del proceso. Los más conocidos pueden clasificarse de la siguiente manera:

• Metodologías secuenciales tradicionales, como el método de cascada y ruta crítica (CPM). Estos enfoques suelen ser los más adecuados para proyectos que producen un producto físico y tangible, como un edificio o un ordenador.
• Metodologías Agile como scrum, kanban, programación extrema y marco de proyecto adaptativo. Estas metodologías fueron creadas originalmente para desarrolladores de software, y son más efectivas en proyectos que incluyan tareas o prioridades cambiantes.
• Orientaciones con enfoque de gestión del cambio, como la metodología de la cadena de eventos y la gestión de proyectos extremos. Estos enfoques tienen en cuenta la posibilidad de cambios masivos a lo largo del proyecto y propician la flexibilidad.
• Un enfoque basado en el proceso, como la gestión de proyectos Lean, que se centra en la eficiencia y la reducción de desperdicios y se puede aplicar a casi todos los sectores.

La elección de la técnica de gestión de proyectos idónea dependerá del proyecto, la organización y el gestor de proyectos.

Habilidades para el éxito

Para que el proceso de gestión de proyectos se desarrolle sin contratiempos, es importante que los gestores de proyectos tengan una serie de habilidades y experiencia específicas. Los mejores gestores de proyectos demuestran un alto nivel de organización y atención al detalle, comprensión de los objetivos comerciales generales, capacidad de gestión de riesgos, ingenio, excelentes habilidades de comunicación y gran liderazgo. Según el Project Management Institute, una actitud abierta a la autoevaluación es muy conveniente.

Lecturas adicionales:

• Gestión de proyectos descendente y ascendente
• ¿Qué es la gestión de recursos y por qué es importante?
• Conceptos básicos de gestión de proyectos: seis pasos para crear un plan de proyecto infalible
• Cómo mejorar el proceso de gestión de cambios en siete tipos de personalidades clave