¿Cómo gestionar un proyecto de principio a fin?

¿Cómo gestionar un proyecto de principio a fin?

La gestión de un proyecto puede parecer abrumadora para un nuevo gestor de proyectos. Incluso los proyectos pequeños pueden ser complejos, con muchos parámetros dispares. Sin embargo, la mejor manera de gestionar un proyecto con éxito es dividirlo en fases y tareas manejables, y seguir procesos de gestión de proyectos de eficacia probada.

Procesos de gestión de proyectos

Existen cinco grupos de procesos que se emplean para gestionar proyectos. Son los siguientes:

1. Iniciación del proyecto. Aquí es donde se aprueba una idea para convertirse en proyecto. En esta fase se crea el plan de constitución del proyecto. 
2. Planificación del proyecto. Durante esta fase, se planifica todo el trabajo del proyecto, como el objeto final del proyecto, cómo se hará, cuándo se hará, quién lo hará y cómo se supervisará y se controlará todo. La mayor parte de los procesos de gestión de proyectos pertenecen a este grupo. Cualquier gestor de proyectos te dirá que el éxito de un proyecto se reduce a su buena planificación.
3. Ejecución del proyecto. En esta fase se realiza el trabajo real. También se lleva a cabo la gestión de la comunicación, la calidad y el equipo.
4. Seguimiento y control del proyecto. Esta fase se superpone a las demás e incluye todos los procesos para garantizar que el proyecto respeta el plan. Incluye procesos para controlar el alcance, el cronograma y el presupuesto.
5. Cierre del proyecto. En esta fase, el proyecto ya ha alcanzado (o no) sus objetivos, y se llevan a cabo procesos de cierre para finalizar y cerrar el proyecto.

En la sexta edición del PMBOK (Project Management Book of Knowledge), figuran 49 procesos que entrarían en estos cinco grupos. Seguir estos 49 procesos te proporcionará una estructura eficaz para gestionar cualquier proyecto, lo que aumentará tus probabilidades de éxito.

Cómo gestionar un proyecto de manera efectiva

Para gestionar un proyecto de manera efectiva, también debes estar enterado de los siguientes datos estadísticos:

Según la encuesta Pulse de 2018 del Project Management Institute, los tres motores principales del éxito de un proyecto son:

1. Invertir en patrocinadores ejecutivos activamente comprometidos.
2. Evitar el síndrome del lavadero o los cambios incontrolados en el alcance de un proyecto.
3. Madurar las capacidades de entrega de valor.
4. Según la misma encuesta, también hay tres razones principales por las que los proyectos fracasan: Un cambio en las prioridades de la organización.
5. Un cambio en los objetivos del proyecto.
6. Un conjunto de requisitos erróneos.

Un patrocinador comprometido y una comunicación frecuente ayudan a garantizar que las prioridades de la organización y los objetivos del proyecto se mantengan conectados. Si tu empresa tiene un gestor de cartera, este también puede asegurarse de que esto suceda. Para reducir el riesgo de recopilar los requisitos incorrectos, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Los objetivos, las metas y los resultados del proyecto deben estar claramente definidos.
• Tener una descripción del alcance del proyecto clara, con las limitaciones identificadas.
• Realizar sesiones de recopilación de requisitos con las partes interesadas clave, incluidos los usuarios finales del resultado final del proyecto.
• Celebrar una reunión de revisión y aprobación de requisitos para que las partes interesadas aprueben los requisitos.
• Mantenerlo todo documentado para garantizar un registro de auditoría para cualquier cambio de requisitos.

Consejos adicionales para el éxito de la gestión de proyectos

Presentamos tres consejos adicionales para mejorar tus habilidades de gestión de proyectos y gestionar proyectos de manera más efectiva.

Consejo n.º 1: Mantén una comunicación constante.

Se dice que aproximadamente el 90 % del trabajo de un gestor de proyectos es la comunicación. La comunicación frecuente con el equipo y todas las demás partes interesadas proporciona numerosos beneficios, tales como:

• Ayuda a que todos se mantengan implicados.
• Garantiza que las expectativas y las interpretaciones estén conectadas.
• Identificación temprana de riesgos y problemas potenciales.
• Reducción de las posibilidades de conflictos y revisiones.

No podemos permitir que haya gente sin hacer nada porque están esperando a que otro miembro del equipo termine algo cuando en realidad ya está hecho. O alguien que sigue trabajando en un aspecto del diseño que ya no es necesario debido a un cambio de alcance. Debes programar regularmente reuniones de estado con todas las personas que trabajen o tengan un impacto directo en el proyecto. Así todos pueden compartir actualizaciones y plantear problemas a medida que van surgiendo. Además, se debe proporcionar un informe periódico del proyecto a todas las partes interesadas para mantenerlas informadas sobre el estado del proyecto. Si surge un problema o algo sale mal, es importante comunicárselo a todos los involucrados lo antes posible. Si tardas demasiado tiempo en plantear el problema, es posible que sea más difícil de resolver y esto puede afectar a tu puesto en la empresa. ¡No hagas que la gente piense que estás ocultando un problema!

Consejo n.º 2: Sé proactivo

Ningún plan funciona a la perfección, especialmente en gestión de proyectos. Para minimizar el impacto de los cambios en el proyecto, es importante ser lo más proactivo posible. La gestión de riesgos se ocupa en gran parte de estas cuestiones. Identifica los riesgos con anticipación y revisa periódicamente con el equipo los riesgos conocidos para comprender si han cambiado o si hay alguno nuevo que añadir. Una vez que se identifica un riesgo, determina cómo mitigar la posibilidad de que ocurra y qué harás si ocurre. Considera qué puede salir mal y piensa cómo lo afrontarás. ¿Cuál es tu «Plan B»? También debes tener presente los próximos hitos y productos finales y cómo el equipo avanza en su consecución (de nuevo, la comunicación constante es clave). No permitas que sucedan situaciones como que el día de la fecha de entrega de un producto final descubres que no estará listo hasta dentro de dos semanas.

Consejo n.º 3: Recuerda que no estás solo

Un gestor de proyectos no es el único responsable del éxito de un proyecto, aunque a veces lo parezca. Es importante confiar en la experiencia y el apoyo de los demás, especialmente cuando estás empezando en tu rol de gestor de proyectos. Mantén a tu patrocinador informado e involucrado, y no tengas miedo de delegar en él los problemas que consideres. Por ejemplo, si acabas de perder un recurso clave del proyecto, es posible que tu patrocinador pueda encontrar un sustituto de forma mucho más rápida y fácil que tú. Es fundamental crear un equipo de personas competentes en las que puedas confiar. Utiliza recursos y expertos en la materia que hayan participado en proyectos similares en otras ocasiones. Haz preguntas y pide consejo sin miedo. Si tu organización dispone de una base de datos de lecciones aprendidas, investiga sobre proyectos anteriores similares para comprender mejor las prácticas recomendadas y los consejos. Asimismo puedes hablar con otros gestores de proyectos que tengan más experiencia en un área en particular. Utiliza plantillas, herramientas y software de gestión de proyectos para que te sirvan de apoyo a la hora de gestionar, controlar e informar sobre el proyecto. Así podrás ahorrar tiempo, aumentar tu visibilidad del proyecto e incluso llamar la atención sobre problemas potenciales cuando surjan.

Lecturas adicionales

• Conceptos básicos de gestión de proyectos: seis pasos para crear un plan de proyecto infalible
• Por qué tu equipo creativo no está utilizando el software de gestión de proyectos
• Los cinco errores más comunes en la gestión de varios proyectos: errores de comunicación (Parte 5 de 5)