Definición de un proyecto

La importancia de una buena definición de un proyecto

¿Por qué fracasan los proyectos? Eso es como preguntar ¿cuánto mide un trozo de cuerda? Los distintos proyectos fracasan por diferentes razones, pero una razón importante es una mala planificación y definición del proyecto. La encuesta de 2017 del Project Management Institute, «Pulse of the Profession Global Project Management» concluyó que el 37 % de los proyectos fracasaron debido a «la falta de objetivos e hitos claramente definidos para medir el progreso». 

Definir proyectos es crucial para establecer expectativas realistas y trazar una visión clara para el ciclo de vida de un proyecto. La definición del proyecto (también conocida como plan del proyecto) es un documento que establece los objetivos y las condiciones clave de un proyecto.

Una buena definición del proyecto allana el camino para la entrega a tiempo y dentro del presupuesto porque reduce las posibilidades de requerimientos imprevistos, rebasamiento del presupuesto y agotamiento de los empleados. Con seguridad, podemos decir que dejar estos términos sin definir puede generar obstáculos importantes.

La definición del proyecto también sirve como documento de referencia que las partes interesadas y el personal del proyecto pueden consultar durante el ciclo de vida del proyecto.

¿Qué es la definición de un proyecto? 

El ciclo de vida de la gestión de proyectos puede dividirse en fases. El PMBOK (Project Management Body of Knowledge, cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos) las clasifica como fases de inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento, y cierre. Por lo general, la definición del proyecto debe establecerse en algún momento durante la fase de inicio. 

Antes de empezar, es fundamental definir los parámetros del proyecto. Hazte a ti mismo y a las partes interesadas involucradas las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las metas, los objetivos y las posibles limitaciones del proyecto?
• ¿Quién es el patrocinador del proyecto? ¿Quién es el gestor de proyectos? 
• ¿Cuáles son los productos finales del proyecto? 
• ¿Qué riesgos deben tener en cuenta las partes interesadas y los gestores de proyectos en este proceso? 

La identificación del riesgo es útil porque ayuda en la planificación de contingencias. Piensa en la última vez que algo que hiciste salió exactamente de acuerdo con el plan. Es algo que sucede en raras ocasiones, por lo que adelantarse a los problemas es crucial para la entrega a tiempo y dentro del presupuesto.

También es conveniente insertar un texto sobre qué no se entregará a lo largo del proyecto. Al incluir una declaración sobre qué está fuera del alcance, podemos gestionar y definir desde el principio las expectativas del proyecto.

La posibilidad de que suframos el síndrome del lavadero resulta menos probable cuando los parámetros se describen de esta manera. Ambas partes son conscientes de los límites del proyecto, de modo que los jefes de proyecto pueden gestionar las expectativas del cliente desde el principio.

La industria de servicios profesionales, por naturaleza, está muy centrada en el cliente. Las empresas de servicios profesionales hacen crecer su negocio prestando un servicio (es decir, servicios jurídicos, de contabilidad, etc.) o llevando a cabo una campaña o proyecto en nombre de un cliente (es decir, asesoramiento de marketing o informático).

Por lo tanto, es necesario preparar el proceso definiendo el alcance, los productos finales y otras condiciones, a fin de lograr el éxito. Así se genera transparencia y comprensión entre el gestor de los servicios profesionales y el cliente. 

Todo esto puede recogerse en un documento denominado contrato de servicios profesionales.

¿Qué es un contrato de servicios profesionales?

Cada relación cliente-proveedor es única y, por tanto, un contrato de servicios profesionales no tiene el mismo aspecto para todos los contratistas o equipos de asesoramiento. Adaptar el contrato de servicios profesionales a las necesidades específicas de cada cliente es un buen punto de partida para un proyecto.Un cliente también puede tener requisitos internos adicionales sobre la información que debe incluirse en un contrato de servicios de un proyecto. Por ejemplo, si el proyecto es particularmente sensible en términos de privacidad, puede incluir una sección sobre confidencialidad.

Estos contratos o acuerdos se pueden modificar para crear una descripción general personalizada que se adapte a la naturaleza del proyecto y a la industria a la que pertenece el cliente. 

Las principales secciones que figuran en un contrato de servicios profesionales son: 

• Alcance del trabajo
• Productos finales 
• Programación del trabajo 
• Remuneración
• Confidencialidad 

Supongamos, por ejemplo, que tu empresa contrata a una empresa de desarrollo de aplicaciones para crear una aplicación móvil que proporcione recursos educativos para una certificación profesional.

Para este proyecto en concreto, las secciones sobre productos finales y programaciones de trabajo pueden dibujar una línea de tiempo en la que el equipo debe crear contenido, como preguntas de prueba, prototipos y maquetas que reflejen la apariencia y el funcionamiento de la app, así como pruebas beta para minimizar la posibilidad de errores durante el lanzamiento.

Además de las fases del proyecto, un contrato de servicios profesionales también incluiría información como quién es el gestor del proyecto y sobre órdenes de cambio. Una sección de orden de cambio describe lo que sucederá si cambia el alcance del proyecto. Por ejemplo, puede establecer que cualquier solicitud para ampliar el alcance de un proyecto se ponga por escrito y sea acordada por ambas partes. 

La información sobre el presupuesto del proyecto y la forma de pago a la empresa también debe figurar en el contrato de servicios de un proyecto.

¿Cuáles son los diferentes tipos de contratos de servicios profesionales?

Como hemos mencionado, un contrato de servicios profesionales no es un documento genérico que sea exactamente igual para cada proyecto o negocio. 

Estos contratos pueden diferir en función del tipo de proyecto, la tarifa y la estructura de facturación del cliente, la longitud del proyecto y la naturaleza de los servicios que se prestan.

Entre los diferentes tipos de contratos de servicios profesionales se incluyen una estructura de contrato de precio fijo, estructura de contrato de tiempo y material, una estructura de contrato de máximos, un contrato de servicios gestionados, una estructura de contrato de anticipo o de prestación de servicios y una estructura de contrato de servicios recurrentes.

Estructura de precio fijo frente a estructura de contrato de anticipo o de prestación de servicios

Dos de las estructuras de precios más extendidas son el contrato de precio fijo y el contrato de anticipo o de prestación de servicios.

Una estructura de contrato de precio fijo refleja un conjunto acordado de servicios o productos finales que la empresa de servicios profesionales proporcionará por una tarifa fija. Esto puede no ser ideal para algunas industrias porque generalmente no tiene en cuenta la fluctuación de los costes de los materiales. Si tu empresa no depende de los costes del proveedor, una estructura de precio fijo te puede resultar conveniente.

Un contrato de anticipo o de prestación de servicios representa un tipo diferente de acuerdo en el que una organización o individuo paga una tarifa única o continua para cubrir el coste de los servicios que se prestarán. Los anticipos son independientes del trabajo facturable que se puede cobrar, como la labor de instrucción en el caso de un abogado. Este tipo de estructura de contrato es habitual en los servicios jurídicos y de asesoramiento. 

Cómo escribir la declaración de alcance de un proyecto

¿Qué es una declaración de alcance de un proyecto?

Una declaración de alcance de un proyecto aspira a identificar los aspectos clave de un proyecto en un documento de tabla fácil de leer. Este documento incluirá, como mínimo:

• Patrocinadores/Partes interesadas
• Alcance
• Objetivos
• Requisitos y productos finales
• Limitaciones y suposiciones

Para las personas que nunca han elaborado una declaración de alcance de un proyecto, existen numerosos ejemplos y plantillas disponibles online.

Esta declaración es de suma importancia porque forma parte del abanico de documentación e información en la que los equipos confían para una gestión de proyectos eficaz e integral.