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Kelly Services consigue una visibilidad total del estado de sus proyectos gracias a Wrike
Su historia
Wrike les permitió conseguir una imagen clara y en tiempo real del estado en que se encuentra cada proyecto, ganando agilidad y eficacia en sus procesos
Kelly Services, empresa considerada pionera en el sector de recursos humanos, lleva más de 70 años en la industria brindando servicios profesionales a sus clientes a nivel nacional e internacional. Al brindar estos servicios, se implican diferentes áreas creando un flujo de trabajo con procesos encadenados y multidisciplinarios: desde el proceso comercial y alta del cliente, hasta la operación con el cliente, pasando por el área operativa y el área financiera.
Operar a una gran escala, involucrando de este modo a diferentes equipos puede resultar todo un desafío. “A medida que íbamos creciendo, nuestras reuniones de seguimiento a la implementación de nuevos clientes se convirtieron en maratónicas sesiones donde seguir el avance de los proyectos para cada uno de nuestros clientes era demasiado complejo — explica Verónica Sánchez, Sr. Implementations Success Partner en Kelly Services México — La información se recogía en un documento Excel con extensas celdas intentando capturar el historial de cada proceso, que acababa desactualizado a medida que se creaban nuevas versiones o que era demasiado complicado de interpretar”.
Su victoria
Kelly Services llevó la adopción con éxito y optimizó sus procesos gracias al servicio de implementación de Wrike
Con Wrike, lograron simplificar los procesos y aportar una visibilidad global del estado en el que se encontraba cada etapa. “Las reuniones en las que antes pasábamos dos o tres horas intentando aclarar en qué punto estaba cada tarea, se convirtieron en sesiones aclaratorias de 20 minutos, ya que la información ahora está al alcance de todos en Wrike”, comenta Verónica Sánchez. “El seguimiento de los proyectos de los nuevos clientes se ha vuelto más dinámico, más sencillo de manejar. Nos permite mantener una interacción multidisciplinaria, en donde está definido claramente el papel que juega cada colaborador. El proceso que tenemos configurado ahora en Wrike nos ha permitido mejorar día a día, adaptándose a nuestras necesidades y a la de nuestros clientes”— añade Verónica.
En Kelly Services México son conscientes de que los cambios tecnológicos pueden llegar a desestabilizar a un equipo de trabajo, por lo que diseñaron un efectivo plan de comunicación para anunciar la llegada de Wrike a la oficina. “Durante dos semanas, estuvimos enviando comunicados cada tres días, explicando qué es Wrike, por qué necesitábamos una herramienta como Wrike y cuáles eran los beneficios que iban a experimentar si trabajaban en Wrike”, explica Verónica Sánchez. El servicio de implementación de Wrike también jugó un papel muy importante a la hora de combatir la resistencia al cambio en Kelly Services México: “Gracias al servicio de implementación pudimos facilitar la adopción de la herramienta y además nos ayudaron en la creación de estrategias para diseñar nuestro flujo de trabajo en Wrike e ir mejorando a medida que íbamos conociendo sus funcionalidades”, afirma Verónica Sánchez. Wrike les permite mantener un historial de cómo se ha desarrollado la activación de cada negocio, centralizando la información en un único lugar: estados de tareas, fechas, comentarios y toda la documentación que se va compartiendo.
“Wrike nos ayuda también a detectar rápidamente los cuellos de botella y a mantener un control detallado para lograr una implementación exitosa, ahorrándonos mucho tiempo y esfuerzo” — explica Verónica Sánchez — “Cuando un cliente interno necesita conocer el estado de un proceso, es tan fácil como mostrarle un Diagrama de Gantt donde pueden visualizar lo que está sucediendo y va a suceder a la perfección”. Además, gracias a la creación de tareas mediante los formularios de solicitud, sus procesos son mucho más ágiles y sencillos y el uso de Wrike se ha extendido a otros departamentos de la empresa.
Sus superpoderes
Plantillas
La función de plantillas de Wrike permite crear proyectos automáticos a partir de una solicitud, configurando así marcos de trabajo predefinidos y evitando que se tengan que empezar tareas desde cero. “Tenemos formularios de solicitud donde se especifica toda la información que necesitamos para iniciar una implementación y de los que se crean tareas automáticamente. Ya no tenemos que regresar, duplicar el proyecto y duplicar tareas: se hace todo de forma automática», comenta Verónica.
Etiquetado de tareas
La función de etiquetado de tareas ofrece una mayor visibilidad y facilidad a la hora de actualizar los estados de cada etapa. En Kelly Services, organizar cada tarea en una o varias carpetas era de vital importancia. El etiquetado les permite hacerlo de forma sencilla y organizar sus tareas según lo necesiten.
Flujos de trabajo personalizados
Los flujos de trabajo personalizados ayudan a Kelly Services México a definir los pasos de cada proyecto y hacen que el seguimiento sea en tiempo real, claro, rápido y visible para todo el equipo. “Conocer el estado actual de cada tarea nos ha permitido ahorrar tiempo en el seguimiento de nuestros proyectos”, explica Verónica Sánchez.