Wrike Collaborate 2021: las funcionalidades de nueva generación definen una nueva norma en materia de gestión del trabajo colaborativo

La transformación digital está en su punto álgido mientras las empresas continúan iterando su estructura de trabajo. La adopción de nuevos sistemas para satisfacer las demandas de teletrabajo y mantener la continuidad del negocio sigue siendo una necesidad que tiene un coste, como el agotamiento que contribuye a «La Gran Dimisión». Muchos equipos pensaron que las nuevas herramientas tecnológicas mantendrían su productividad y su trabajo colaborativo —y lo han hecho—, pero resulta que esta ha sido una solución solo provisional para un problema mayor en evolución.

El trabajo se pierde en soluciones fragmentadas, como la mensajería instantánea, las aplicaciones de videoconferencia y soluciones más rígidas previamente implementadas, lo que genera un problema serio de gestión del trabajo sin un sistema estructurado. A raíz de esto, las complejidades del lugar de trabajo han aumentado, además del agotamiento de los empleados. Los siguientes resultados de una encuesta lo confirman:

  • Un estudio de Citrix reveló que los empleados usan más de 10 aplicaciones al día y, en consecuencia, el 98 % de los jefes admite que hay un sentimiento de frustración entre sus empleados.
  • Un estudio de Wrike mostró que la falta de compromiso, el agotamiento y los problemas de productividad constituyen los tres mayores peligros para las empresas este año.

Las nuevas complejidades de la transformación digital hacen que resulte aún más difícil trabajar de manera óptima.

Las últimas actualizaciones de productos de Wrike están diseñadas para reducir estas complejidades en el lugar de trabajo, mejorar la experiencia de los empleados y permitir que las empresas avancen al ritmo de las transformaciones digitales actuales. Nunca antes una plataforma de gestión del trabajo había podido ofrecer tanta flexibilidad, simplicidad, seguridad y conectividad para respaldar con total transparencia los flujos de trabajo en todos los niveles de la organización: individual, de equipo, de departamento y de toda la empresa. Esta orquestación única de los flujos de trabajo y los procesos permite que organizaciones enteras trabajen como una sola entidad. Es hora de avanzar juntos en Wrike.

Descubre nuestras actualizaciones de productos de Collaborate 2021

Modelos de trabajo

Por lo general, los usuarios de Wrike trabajan a partir de tareas, proyectos y carpetas, pero en realidad el proceso es más dinámico. Wrike es la única plataforma de gestión del trabajo que ha ido más allá de simples proyectos, tareas y hojas de cálculo para utilizar el lenguaje específico de tu actividad en el flujo de trabajo de tu empresa. La interfaz de producto de Wrike ahora es compatible de forma nativa con «sprints», «campañas», «clientes» o cualquier otra entidad personalizada que desees introducir. También es compatible con estructuras integradas en esas entidades, por ejemplo, los «sprints» pueden ser parte de «epics». Los usuarios pueden así modelar a la perfección el trabajo de cualquier equipo o departamento de la empresa y, al mismo tiempo, toda la organización utiliza una sola plataforma de gestión del trabajo. 

Si estás familiarizado con los blueprints y el modelo de campos personalizados de Wrike, verás que los modelos de trabajo representan modelos de última generación que incluyen elementos de trabajo personalizados, con un aspecto y una lógica personalizados que se establecen al agregar y configurar campos obligatorios, flujos de trabajo y automatizaciones. Esta nueva función hace que el diseño, el formato y el comportamiento sean personalizables. Los modelos de trabajo aportan a los usuarios un nivel de libertad, capacidad de configuración y flexibilidad similar a la forma en que trabajan los equipos, independientemente de su función, tamaño y escala.

Los modelos de trabajo ayudan a crear fácilmente elementos de trabajo organizados en plantillas, que pueden abarcar toda la cuenta o limitarse a un espacio específico. Los administradores de espacios y los miembros clave del equipo pueden definir el trabajo específico de su función comercial, mientras que los administradores y propietarios de Wrike pueden crear elementos comprensibles para todos los colaboradores y que puedan ser utilizados por varios equipos. La creación de elementos de trabajo real está a un clic de distancia: los usuarios eligen el modelo de trabajo relevante mediante el «botón verde grande con el signo de más» familiar, o pueden agregar nuevos registros a través del menú de creación de contexto en su propio espacio.

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Gestión de objetivos

Ahora es más difícil que nunca para los empleados ver cómo su trabajo contribuye a los objetivos del equipo y de la empresa, y para los directivos, saber si el trabajo de sus empleados responde a los objetivos de la empresa. 

Con la presencia cada vez mayor del teletrabajo, a los directivos y a los equipos les cuesta cada vez más mantenerse inspirados y motivados. Al no tener resultados y métricas probados, resulta más difícil conectar la estrategia, los planes y el trabajo en el futuro. Por añadidura, las dificultades de comunicación agravan el problema, y ​​muchos empleados pierden de vista los objetivos compartidos de la empresa. Nuestra solución de gestión de objetivos aspira a resolver todos estos inconvenientes.

La gestión de objetivos se basa en el nuevo concepto de modelos de trabajo que introduce nuevos tipos de elementos de trabajo como objetivos, metas, resultados clave, productos finales, entre otros. Integra campos, automatizaciones y horarios definidos por el usuario, y se puede modificar fácilmente en función de las necesidades organizativas o departamentales. Además, aprovecha el modelo de jerarquía de trabajo de Wrike y el etiquetado con referencias cruzadas para hacer un seguimiento del progreso de la actividad y medir la consecución de objetivos conectados en relación con la finalización de un proyecto o una tarea. El sistema Work Intelligence de Wrike, basado en inteligencia artificial y aprendizaje automático, mide automáticamente los riesgos asociados con el resultado del objetivo y efectúa un seguimiento de los logros de los equipos.

Nuestra nueva solución de gestión de objetivos conecta las métricas del trabajo diario con los objetivos estratégicos de una empresa, proporciona visibilidad en tiempo real de los objetivos actuales y futuros y, al mismo tiempo, permite que toda la empresa trabaje en sintonía para alcanzar una meta común. Además, la gestión de objetivos aprovecha los informes automatizados y los recordatorios inteligentes para acelerar el logro de los objetivos. Asimismo, Wrike se integra con otras soluciones de medición de objetivos e incorpora de forma automática puntos de datos clave y métricas de éxito. Con una comunicación clara, en tiempo real y bidireccional, las empresas pueden lograr que sus empleados compartan la misma visión y el objetivo de éxito. 

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Motor de flujo de trabajo

Desde sus inicios, Wrike ha estado invirtiendo en capacidades de automatización, incluidos formularios de solicitud, blueprints, aprobaciones y bots de motores de automatización. Se ha podido comprobar que estas funcionalidades han ayudado a los equipos de empresas como Walmart y Siemens a estructurar su trabajo y crecer. ¡Hoy estamos encantados de haber simplificado la automatización aún más en Wrike!

El Motor de flujo de trabajo es la última funcionalidad sin código o de código mínimo de Wrike. Se trata de un visual builder que permite a los empleados establecer rápida y fácilmente flujos de trabajo personalizados, independientemente de su complejidad, para que el trabajo avance de manera fluida en toda la empresa. Si bien se trata de un proceso simplificado que puede admitir escenarios complejos y de gran envergadura, se ejecuta silenciosamente en segundo plano, lo que permite a los empleados dedicarse a las tareas más importantes.

El motor de flujo de trabajo de Wrike permite a los usuarios definir reglas de automatización para tipos específicos de modelos de trabajo y distribuir estas reglas en nuevas plantillas de trabajo. Wrike puede automatizar acciones basadas en plantillas y tipos de elementos en lugar de tareas en un espacio de proyecto. Al combinar el motor de flujo de trabajo con modelos de trabajo, es posible utilizar activadores avanzados con flujos de trabajo específicos para extender esta funcionalidad a toda la empresa. 

Una ventaja adicional del motor de flujo de trabajo es que tu flujo de trabajo no tiene que estar dentro de Wrike. El trabajo también puede comenzar en el portal de empleados de tu empresa y conectarse a Wrike a través del motor de flujo de trabajo. Además, no se trata de un enfoque simplificado de tipo IFTTT (IF This, Then That; si esto, entonces aquello) con condiciones y activadores, sino más bien de un mecanismo avanzado de repartición del trabajo adaptable a múltiples niveles. El motor de flujo de trabajo también ayuda a eliminar la actualización manual de datos, una tarea repetitiva para los usuarios, conectando de manera bidireccional flujos de información entre Wrike y sistemas de terceros, por ejemplo, los registros de recursos humanos o los sistemas informáticos. Una vez que se ingresan los datos en uno de los sistemas, el motor de flujo de trabajo asegura que se repliquen automáticamente en Wrike y viceversa.

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Wrike para equipos de servicios

Los equipos que se dedican a servicios, como el marketing de marca y los recursos humanos, suelen trabajar de manera interfuncional y, a menudo, necesitan abordar solicitudes puntuales de empleados, proyectos tácticos e incluso iniciativas estratégicas cruciales para la empresa. Sin embargo, a menudo deben alternar entre herramientas dispares que no están conectadas, lo que genera una experiencia inconexa, disruptiva e ineficiente. Por su parte, a los usuarios les resulta engorroso utilizar herramientas tradicionales de servicios, que les impiden centrarse en su trabajo diario. En lugar de utilizar una herramienta específica para generar solicitudes de servicios, los empleados ahora pueden realizar sus actividades diarias y conectarse con los equipos de servicios en una sola plataforma, lo que garantiza un flujo de trabajo continuo y, en consecuencia, la posibilidad de centrarse completamente en su trabajo. Descubre Wrike para equipos de servicios.

Con Wrike para equipos de servicios, hacemos que sea más fácil aprovechar las capacidades de tu plantilla y disfrutar de la versatilidad de la plataforma. Independientemente del enfoque del equipo, ya sean solicitudes de viaje o incidencias informáticas, Wrike conecta a los solicitantes de servicios con los encargados del cumplimiento del servicio dentro de una plataforma en la que la interfaz y la experiencia de usuario están unificadas. Wrike para equipos de servicios permite a los empleados y a los equipos de servicios alinearse en su trabajo —incluidas las solicitudes de servicios, proyectos e iniciativas estratégicas— dentro de un único sistema de registro. Todo el mundo se beneficia así de un flujo de trabajo unificado de extremo a extremo, que brinda visibilidad e inteligencia integral en todos los proyectos. Adiós a la frustración causada por el uso de múltiples herramientas, y bienvenida la satisfacción de los empleados.

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Integración de Wrike con ShareFile

Las organizaciones trabajan cada vez más con colaboradores externos, lo que aumenta los riesgos para la seguridad. Esto supone una mayor preocupación para las industrias reguladas y tradicionales, así como para las grandes compañías que necesitan seguridad avanzada. La plataforma Wrike ya cuenta con una seguridad excepcional de nivel empresarial, además de más de 400 integraciones con aplicaciones en la nube y en las instalaciones de la empresa. Hoy, nos complace agregar otra solución a nuestra lista: Citrix ShareFile.

La integración de ShareFile es exclusiva de Wrike y se inscribe en nuestro programa de desarrollo continuo con Citrix, lo que proporciona unas ventajas que otras soluciones de gestión del trabajo no podrán ofrecer.

Con esta nueva integración, Wrike agiliza los flujos de trabajo basados ​​en contenidos, como las solicitudes de propuestas y las fusiones y adquisiciones, y los sitúa en una estructura de trabajo dinámica. Esta funcionalidad habilita todas las revisiones, pruebas, aprobaciones, control de versiones, publicaciones, etc., en una interfaz intuitiva, lo que significa que los usuarios de ShareFile pueden mantener la eficiencia y la alineación de los documentos, todo dentro de Wrike. Además, la seguridad de calidad bancaria y la gestión de permisos brindan visibilidad y control completos sobre cómo los clientes, consultores, socios y otras partes interesadas acceden a los datos confidenciales. Como guinda del pastel, los usuarios empresariales pueden aumentar la eficiencia de su trabajo con flujos de trabajo de documentos y una integración de firma electrónica.

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Delegación de los niveles de espacio y tipos de usuarios

La capacidad de gestión de nivel empresarial siempre ha sido parte integral de Wrike. De hecho, muy pocas plataformas de gestión del trabajo ofrecen tanta capacidad de configuración y control de la seguridad como Wrike. Sabemos que los clientes valoran los espacios de Wrike para delegar la gestión del contenido y los flujos de trabajo relacionados con los equipos a los gestores de espacios y a los usuarios profesionales. En consecuencia, durante el último año, hemos seguido mejorando espacios añadiendo informes, paneles de control, calendarios, etc. Además, ahora los gestores de espacios pueden agregar y gestionar campos personalizados, flujos de trabajo y nuevas plantillas de trabajo en los propios espacios, como solían hacer con los formularios de solicitud. Hoy, hacemos de Wrike una plataforma aún más potente gracias a la delegación de los niveles de espacios y los tipos de usuarios personalizables.

La delegación de los niveles de espacios permite a los equipos democratizar y organizar su trabajo sin la implicación de los servicios informáticos o administradores de Wrike, y proporciona acceso para crear y gestionar herramientas de espacio a los miembros más importantes del equipo. Los tipos de usuarios personalizables permiten a los administradores y propietarios de Wrike duplicar o crear nuevos tipos de usuarios y personalizar fácilmente los permisos para obtener más control y mayor seguridad. Los equipos informáticos pueden atribuir autorizaciones o restricciones en toda una aplicación configurando con un simple clic controles avanzados. Esto les permite asegurarse de que los colaboradores externos seguirán los protocolos de seguridad correctos y obtendrán el nivel de permiso correspondiente a su función. Estas funcionalidades mejoran la relación entre los equipos informáticos y los equipos comerciales porque los servicios informáticos pueden permitirles configurar sus propios espacios y flujos de trabajo mientras controlan los diferentes tipos de usuarios y los permisos.

Estas funcionalidades son especialmente importantes para organizaciones con estrictas normas de seguridad y de gobernanza, así como las agencias, servicios profesionales y equipos comerciales que recurren a menudo a colaboradores externos. Wrike es el único proveedor de soluciones de gestión del trabajo que ofrece este nivel de configuración de la seguridad. Esta nueva versión ofrece a los clientes de Wrike controles de seguridad avanzados tanto a nivel de cuentas como de espacios.

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Mantente conectado para saber más

Wrike tiene como objetivo colectivo seguir siendo la plataforma de gestión del trabajo colaborativo más robusta, versátil e inteligente que ayuda a los equipos a colaborar y a ser más productivos. Estamos convencidos de que estas actualizaciones de productos consolidan esa posición. Los modelos de trabajo, por ejemplo, son una de nuestras actualizaciones más importantes en casi una década, cuyos beneficios adicionales descubrirás en futuras comunicaciones. ¡Prepárate porque hay nuevas funcionalidades de Wrike previstas para el próximo año!

Mientras tanto, visita el sitio de Collaborate 2021 para obtener más información y ver las grabaciones de las sesiones.

El desarrollo, la actualización y la sincronización de cualquier característica o funcionalidad descrita en relación con nuestros productos quedan a nuestra entera discreción y están sujetos a cambios sin previo aviso o consulta. Las informaciones proporcionadas solo tienen fines informativos y no constituyen ningún compromiso, promesa u obligación legal de proporcionar ningún material, código o funcionalidad, y tampoco deben servir como criterio para tomar decisiones de compra, ni ser incorporadas en ningún contrato.

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