Cómo ganar visibilidad para impulsar la eficiencia en el trabajo

¿Cuán rápido puedes comprobar el estado de todo en lo que está trabajando tu equipo? Para la mayoría de los responsables, esto requiere cierta investigación. Propongamos tres situaciones:

Situación 1: supongamos que tienes que enviar un mensaje de correo electrónico a tu equipo, formado por 10 empleados, para pedirles información sobre el estado de sus proyectos. Algunos responden rápidamente, mientras que otros no ven el correo hasta la tarde o, tal vez, la mañana siguiente.

Resultado: entre 1 y 2 días hábiles.

Situación 2: de acuerdo, eso lleva mucho tiempo. En lugar de lo anterior, decides convocar una reunión para hablar de lo que tiene tu equipo entre manos. Quieres dejar tiempo suficiente para plantear preguntas y conocer cuáles serán los pasos siguientes.

Resultado: 1 hora.

Situación 3: ¿una hora para una sencilla actualización sobre el estado del trabajo? Si quieres una actualización semanal, es una hora a la semana y cuatro al mes de pérdida de productividad. La opción final es acudir a cada uno de los trabajadores y preguntar en qué punto se encuentran sus proyectos. Supongamos que dedicas unos tres minutos con cada uno.

Resultado: 30 minutos.

Con las tres situaciones, también debes tener en cuenta ciertas complejidades. Si algunos miembros del equipo trabajan de forma remota, las cosas se pueden complicar. Si se necesita un seguimiento, tienes que registrar la correspondencia. Si una tarea se atasca o surge un problema repentinamente, no hay margen para intervenir y tomar medidas. Seguir el rastro de los informes de estado y recibir respuestas a preguntas pendientes es una tarea tediosa.

El tiempo es oro y la ineficiencia cuesta a todas las empresas tiempo, dinero y, lamentablemente, clientes. De hecho, contar con el material y el equipo para realizar el trabajo correctamente es un importante factor que afecta a la rotación de personal, según James K. Harter, doctor y científico jefe de Gallup para la gestión de espacios de trabajo. Por no hablar de que una comunicación y una colaboración ineficaces son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Dotar a tus empleados de un software eficaz y fácil de usar para realizar el trabajo puede reducir el estrés y la frustración, lo que ayuda a retener a los empleados.

Así pues, ¿cuál es la mejor solución para registrar todos los proyectos en curso en todo el equipo? Una ubicación central para ver, organizar, priorizar y medir todo el trabajo. Es decir: paneles de control y generación de informes de Wrike.

Hemos preguntado a Justin Liles, responsable de productos de Advice Local, una empresa tecnológica de SEO local, cuánto tiempo le lleva comprobar el estado del trabajo de su equipo con Wrike.

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Profundicemos en cómo puedes ganar visibilidad para impulsar la eficiencia en toda tu organización.

Utiliza paneles de control para una visión de rayos X de todos los proyectos

El primer obstáculo que te impide ganar visibilidad total del flujo de trabajo es tener demasiados procesos. Cuando todo el mundo registra su trabajo de forma diferente, no hay coherencia en el modo de gestionar o documentar el trabajo.

“De media, presentamos entre 3 y 4 contenidos diferentes a la semana”, afirma Lauren Beth, directora global de marketing y comunicaciones de Euromonitor International. “Evolucionamos constantemente, por lo que es obligatorio tener una visión general de todos los proyectos en curso”.

Sin una visión general de todo el trabajo en curso, tienes un control limitado de lo que ves realmente. Esto puede provocar atascos y obstáculos que podrían hacer descarrilar el proyecto entero.

Los paneles de control organizan estos datos en un solo lugar, hacen que los procesos sean consistentes y ofrecen una visión general de todo lo que está en proceso.

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Gracias a los paneles de control de Wrike, puedes:

  • Tener todo al alcance de tu mano: definir un único lugar para guardar lo que sucede hoy y mañana, y lo que debería haber pasado ayer. Aborda rápidamente los proyectos que se están quedando rezagados.
  • Elige lo que quieres ver: utiliza widgets para identificar estados que son importantes para ti. Identifica los problemas rápidamente: derriba los obstáculos y haz que todo fluya en la vista de proyecto.
  • Da prioridad a la priorización: redirige los cambios de priorización u objetivos de forma que todo el mundo trabaje primero en los proyectos de más repercusión.
  • Gestiona el reparto de responsabilidades: si te preocupan miembros del equipo o proyectos, agrúpalos en su propio panel de control.

“Cuando encontré Wrike, todo me parecía obvio”, afirma Liles. “Lo elegimos porque se adaptaba a nuestro modelo de trabajo con 150 personas en nuestro día a día y 650 en todo el mundo. Tengo 15 paneles de control que comparto con los equipos. Nos aseguramos de realizar una formación mensual sobre los nuevos procesos que implementamos en Wrike porque necesitamos que la coordinación sea absoluta entre todos los departamentos”.

Medir el rendimiento y gestionar los recursos con la generación de informes

En Advice Local, Liles y su equipo dan máxima prioridad a la eficiencia. De hecho, Liles atribuye su éxito al tiempo y el dinero que se han ahorrado gracias a Wrike.

"Wrike nos ahorra dinero simplemente por su gran fiabilidad”, afirma Liles.

La generación de informes de Wrike ayuda a gestionar la carga de trabajo de tu equipo y prever los recursos recopilando la información necesaria de las tareas y los proyectos. Los informes de datos están disponibles en tiempo real, es decir, cada vez que actualizas tus datos se refleja automáticamente en el informe.

“Wrike nos aporta visibilidad gracias a la generación de informes”, afirma Liles. “Tengo unos 60 informes que utilizo diariamente. Cuando se ejecuta un informe, este siempre está actualizado. Puedo dar visibilidad y datos actualizados directamente a mis ejecutivos”.

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Las vistas de informes se pueden personalizar para que muestren exactamente lo que quieres visualizar. Estos son algunos de los diferentes casos de uso de la generación de informes:

  • Todas las tareas activas: perfecto para cuando quieres ver todo el trabajo en curso.
  • Tareas atrasadas: ve al instante lo que está atrasado y recoloca los elementos si procede.
  • Informes semanales de estado de los proyectos: acaba con las reuniones para informar del estado de los proyectos de una vez por todas gracias a la visibilidad total de la carga de trabajo semanal de tu equipo.
  • Proyectos que vencen este mes: ve el trabajo en curso del mes de forma que puedas planificar y gestionar los recursos de forma eficaz.
  • Tareas sin asignar: asegúrate de que no haya tareas olvidadas que se acaben perdiendo.
  • Tiempo dedicado: ve qué proyectos llevan la mayor parte del tiempo y planifica en consecuencia.

Tú controlas los datos. Comparte fácilmente el informe entre otros equipos o restringe el acceso para que solo tu equipo pueda acceder a él.

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Si buscas funciones de generación automática de informes, las suscripciones te permiten enviar informes semanales o mensuales directamente a tu bandeja de entrada.

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Con la generación de informes de Wrike, puedes:

  • Anticiparte a los obstáculos: ve todo lo que lleva retraso y quién está sobrecargado de trabajo.
  • Mide el éxito: de un vistazo, podrás saber cuántos proyectos ha completado tu equipo a tiempo y cuántos se han quedado rezagados.
  • Prevé los recursos: en función del conocimiento de las tareas que más tiempo llevan, podrás distribuir eficazmente la carga de trabajo.

“La escalabilidad de Wrike es asombrosa”, reconoce Liles. “No te puede dar miedo la configuración. El algún punto hay que empezar; a veces tienes que construir la casa y derribarla para edificar otra mejor. No hay opción, no nos podemos estancar”.

Empieza a ganar visibilidad

Si eres usuario de Wrike o si simplemente estás estudiando la gestión del trabajo colaborativo, debes comprender que la visibilidad es la clave para mejorar la eficiencia y la sostenibilidad. Invertir en una herramienta de colaboración con paneles de control y funciones de generación de informes no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también reduce el estrés y la frustración de los empleados. Empieza a ganar visibilidad:

  • Configurando un centro para todo el trabajo en curso y manteniendo los procesos claros y coherentes; definiendo las expectativas y mejorando el valor de tu equipo.
  • Priorizando, identificando y agrupando los progresos que quieres ver.
  • Haciendo que todo el mundo se responsabilice de su propio trabajo.
  • Eliminando los obstáculos antes de que surjan.
  • Gestionando los recursos y la carga de trabajo para que nadie esté sobrecargado.
  • Midiendo el rendimiento del equipo para mejorar constantemente.

¿Quieres probar los paneles de control y la generación de informes? Inicia hoy mismo tu prueba gratuita de dos semanas de Wrike.

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