Hacer más con menos: Prepara tu agencia para la vida poscoronavirus

En estos momentos, muchas personas están centradas en cómo sobrevivir a la COVID-19 y no perder sus negocios. Pero pensar más allá de la pandemia y prepararse para la vida después de la crisis es igual de importante.

Muchas empresas han tenido que cambiar radicalmente su forma de hacer negocios, y la realidad es que no podemos «volver a lo anterior» después de que termine la pandemia.

Para ayudar a tu agencia a encontrar una manera de sobrevivir ahora y en el futuro, hemos elaborado una guía de supervivencia con 12 prácticas empresariales básicas para aplicar después del coronavirus. Estos consejos ayudarán a tu agencia a prepararse para los negocios después del coronavirus y para la continuidad de las actividades a largo plazo.

Aprende a hacer más con menos

La COVID-19 ha generado escasez masiva de todo, desde papel higiénico hasta equipos de protección individual (EPI). Conforme las empresas y las fronteras se han visto obligadas a cerrar, los fabricantes y las cadenas de suministro han tenido problemas para responder a la demanda.

Las empresas que permanecen abiertas, también tienen que hacer frente a la escasez de mano de obra. Muchos servicios esenciales están tratando de afrontar unos niveles de demanda sin precedentes con cada vez menos empleados, debido a las bajas por la pandemia.

Creer que esta escasez desaparecerá después de la COVID-19 puede ser demasiado optimista. Si empiezas a contar con la posibilidad de escasez a largo plazo, puedes preparar tu negocio para lo peor y, al mismo tiempo, optimizar tu productividad y tu eficiencia.

1. Perfecciona tus habilidades de gestión de recursos

La gestión de recursos será fundamental para los negocios después del coronavirus. El acaparamiento de recursos puede tener un coste muy alto por los problemas de almacenamiento y residuos que conlleva. Por otro lado, un método just-in-time (justo a tiempo) te deja con poca o ninguna capacidad para afrontar picos repentinos e imprevistos en la demanda o retrasos en tu cadena de suministro, como está sucediendo durante la pandemia. 

Consulta nuestra guía de planificación de recursos para descubrir consejos y trucos que te ayudarán a mejorar tus habilidades de gestión de recursos y aumentar la adopción por parte de los empleados. 

Ten en cuenta que al planificar los recursos, una utilización al 100 % de los mismos es prácticamente imposible. Incluso aunque un empleado trabaje 8 horas al día, eso no significa necesariamente 8 horas de trabajo facturable. También debes tener en cuenta los descansos, las reuniones, el trabajo administrativo y otras tareas no facturables.

El software de gestión de recursos adecuado puede ayudarte a mejorar la planificación de recursos, reaccionar con rapidez ante cualquier cambio que surja y garantizar que tienes los recursos que necesitas cuando los necesitas. 

Caso de éxito: Los equipos creativos y de marketing de Stitch Fix lograron un 90 % de entregas a tiempo de proyectos después de implantar Wrike para mejorar la gestión de recursos y la planificación de proyectos.

2. Adopta la automatización

La realidad es que la gestión de recursos tiene sus límites cuando debes sacar adelante el mismo nivel de trabajo con menos recursos que antes.

Pero puedes emplear la automatización para completar actividades que son rutinarias, repetitivas o no esenciales. Al liberar a tus empleados de estas tareas, pueden asumir un trabajo más valioso, lo que aumentará su productividad y el tiempo facturable.

Muchas de tus tareas internas no relacionadas con el cliente pueden ser automatizadas. Si no tienes claro por dónde empezar, consulta nuestra entrada sobre cómo utilizar la automatización para obtener más información sobre qué tareas se pueden automatizar y cómo hacerlo.

Algo tan simple como un flujo de trabajo automatizado puede al mismo tiempo reducir el trabajo manual, disminuir la probabilidad de errores y acelerar las transiciones de trabajo.

Caso de éxito: Ogilvy, una de las agencias de publicidad más grandes del mundo, utiliza los formularios de solicitud y los flujos de trabajo automatizados de Wrike para aumentar la transparencia y la coherencia al tiempo que acelera el trabajo.

3. Mejora la gestión del tiempo

Después de mejorar tu gestión de recursos e implantar la automatización en los puntos donde resulta conveniente, es hora de revisar la gestión del tiempo. Ayudar a tus empleados a mejorar su gestión del tiempo puede mejorar su capacidad de uso de recursos y su productividad.

El tiempo de trabajo a menudo se desperdicia debido a distracciones innecesarias como las redes sociales o las preguntas de los compañeros de trabajo. Suprimir estas formas de perder el tiempo liberará a tus empleados y les permitirá hacer más horas facturables.

En otras ocasiones, tu equipo puede estar perdiendo tiempo debido a la evasión de tareas, generalmente las que les resultan menos agradables. Esto podría deberse a una falta de apoyo, capacitación, experiencia u otros factores. A menudo, descubrir el motivo de la evasión de tareas es el primer paso para resolver este problema.

Hay muchas maneras de ayudar a tu equipo a mejorar su gestión del tiempo. Una excelente forma de comenzar es llevar un control de las tareas a las que dedican más tiempo para identificar así áreas de mejora. Lee nuestra entrada sobre control del tiempo para ver cómo puedes aumentar la productividad y la rentabilidad de tu equipo.

También puedes implantar un calendario de gestión del tiempo e incorporar algunos de nuestros consejos sobre gestión del tiempo para aumentar la eficiencia de tu equipo y lograr hacer más con menos. 

Caso de éxito: TGI Fridays mejoró la gestión del tiempo de su equipo a través de la implantación del software de gestión de proyectos de Wrike. La capacidad de ver y controlar las cargas de trabajo y el tiempo empleado en las tareas les permitió reforzar la responsabilidad y la productividad

Prepararse para los negocios después de la COVID-19

Muchos dicen que los negocios después del coronavirus nunca serán como antes.

Afortunadamente, los mismos consejos que pueden ayudarte a recuperarte ante desastres contribuirán a mejorar la probabilidad de continuidad del negocio.

Mejorar tu gestión de recursos, automatizar tareas no esenciales y ayudar a tus empleados a mejorar sus habilidades de gestión del tiempo se traducirá en más eficiencia y productividad. Tu agencia podrá hacer incluso más que antes, a pesar de tener potencialmente menos recursos.

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