Los equipos de servicios profesionales luchan constantemente por cumplir los plazos y garantizar que los proyectos y los KPI se presenten a tiempo. Pero, cuando se trabaja con varias cronologías a la vez, cumplir cada plazo se convierte en un reto. Aquí te ofrecemos seis consejos para garantizar que tu equipo disponga de un plan de entrega de gestión de proyectos consolidado y que nunca vuelva a incumplir ningún plazo.
Consejo n.º 1: Elabora un plan de entrega de gestión de proyectos realista
El primer paso para garantizar que tu equipo no vuelva a incumplir plazos es asegurarse de que esos plazos sean realistas. Al planificar un proyecto con plazos fijos, es fundamental realizar un esfuerzo inicial para elaborar un programa factible.
Para crear un plan de entrega de gestión de proyectos realizable, es necesario:
- Utilizar una metodología de entrega de gestión de proyectos de eficacia probada para diseñar la estructura de tu proyecto.
- Crear una EDT (estructura desglosada de trabajo) y una lista completa de tareas y actividades necesarias para cumplir con los objetivos y las entregas del proyecto.
- Establecer una secuencia de cada tarea y anotar las dependencias.
- Sobre la base de proyectos anteriores similares y la experiencia de expertos en la materia, calcular cuánto tiempo llevará cada tarea.
- Utilizar la herramienta PERT o el método de ruta crítica para identificar qué tareas pueden hacer que todo el proyecto se retrase.
- Incluir un amortiguador de contingencias para mitigar los posibles riesgos de incumplimiento del programa.
No olvides involucrar a las partes interesadas clave del proyecto. Su participación en las cronologías contribuirá a su compromiso y reducirá las posibilidades de que algo se pase por alto o se olvide.
Consejo n.º 2: Planifica tus objetivos y tus procesos
Una vez que tengas un plan de entrega de gestión de proyectos, es importante ser proactivo para supervisarlo y controlarlo. Si no eres consciente de la duración de un proyecto hasta que llega la misma fecha de vencimiento, siempre será tarde para cumplir lo programado.
Tendrás que determinar cómo vas a supervisar el progreso de tu equipo sin microgestionar su trabajo. Así tendrás tiempo suficiente para elaborar un «plan B» si algo sale mal.
Estos son algunos objetivos y procesos útiles:
- Crear entregas provisionales o hitos de progreso.
- Programar controles periódicos con tu equipo para revisar el progreso y los posibles problemas.
- Adoptar un software de gestión de proyectos que te permitirá supervisar la marcha del trabajo sin tener que solicitar actualizaciones.
Consejo n.º 3: Asegúrate de gestionar tus recursos
Al crear tu plan de entrega de gestión de proyectos, es fácil asignar recursos genéricos como «diseñador gráfico» y planear la asignación a las personas reales más adelante. Desafortunadamente, esta práctica puede causar estragos en tu programa.
Por ejemplo, ¿qué ocurre si todos los diseñadores gráficos ya han sido asignados a otros proyectos? Si esperas demasiado tiempo antes de asignar personas a las tareas, puede que aquellas ya no estén disponibles cuando las necesites.
Si tu equipo tiene un software de proyectos, calendarios de proyectos compartidos o informes que muestran asignaciones de recursos, consúltalos para asegurarte de que la persona que buscas no haya sido asignada o no esté disponible cuando la necesites.
Consejo n.º 4: Facilita una comunicación perfecta
Todos en tu equipo deben comprender la cronología del proyecto. El uso de un recurso visual como un diagrama de Gantt puede ayudar a los miembros del equipo a comprender cuándo se necesita su parte del trabajo, así como qué trabajo es anterior al suyo y quién está esperando a que terminen.
¿Qué pasaría si el trabajo tuviera que ser devuelto al creador y su revisión no estuviera prevista en el cronograma? En situaciones como esta, tu equipo necesitará procesos fiables para saber a quién trasladar las tareas cuando su parte se haya completado y cómo notificar a otros que ahora tienen trabajo pendiente.
Una comunicación directa con todas las partes interesadas es necesaria para gestionar los plazos. Puedes comunicarte con el cliente para ver cómo modificar las fechas de entrega o puedes comunicarte con otros directivos para ver si puedes obtener ayuda adicional. La comunicación no solo amplía tus opciones, sino que también ayuda a las partes interesadas a sentirse involucradas en momentos cruciales del ciclo de vida del proyecto.
Consejo n.º 5: Céntrate en mejorar la gestión del tiempo
La planificación y la gestión del tiempo juegan un papel fundamental en el cumplimiento de los plazos. En efecto, si se calcula que una tarea durará cuatro horas, pero el miembro del equipo asignado a ella sigue recibiendo distracciones, es posible que necesite mucho más tiempo para completarla. Al ayudar a tu equipo a mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, puedes impulsar la productividad y asegurarte de que cumpla o supere sus cronogramas planificados.
Una forma de mejorar la gestión del tiempo es reduciendo las distracciones. Esto puede traducirse en eliminar reuniones sin valor agregado, facilitar áreas de trabajo tranquilas alejadas de posibles distracciones o prohibir las redes sociales y otras aplicaciones que no sean de trabajo. Otra opción es implementar un sistema de control de plazos del proyecto donde los empleados puedan ver qué tareas son prioritarias y crear o gestionar sus listas de tareas pendientes.
A veces, también te pueden pedir que ayudes a delegar trabajo menos importante, o capacitar y gestionar a los empleados sobre evasión de tareas (cuando los miembros del equipo evitan algo desagradable porque no quieren abordarlo).
Consejo n.º 6: Ten las herramientas adecuadas para el trabajo
Tener las herramientas adecuadas para el trabajo puede marcar la diferencia en cuanto al éxito o el fracaso del proyecto. Estas herramientas brindan amplia visibilidad sobre cualquier obstáculo que pueda surgir en la planificación.
Con un software de gestión de proyectos y la elaboración de informes podrás gestionar sin caer en la microgestión. Puedes controlar el progreso y ver rápidamente dónde comienzan a aparecer obstáculos o retrasos, mientras todavía hay tiempo para hacer ajustes.
Además, con un software capaz de supervisar y gestionar dependencias, puedes jugar con diferentes situaciones para descubrir cuál es la mejor solución. Por ejemplo, si una tarea se complica, puedes ver el impacto potencial de extraer recursos de otros trabajos o reorganizar las cronologías.
Cómo gestionar plazos en un software de gestión de proyectos
Según la encuesta del Project Management Institute «Pulse of the Profession», en 2019, más de la mitad (51 %) de los proyectos mundiales se completó a tiempo. Siguiendo los consejos anteriores y utilizando herramientas de gestión de proyectos para garantizar la colaboración, el conocimiento y el trabajo inteligente, podrás mantener tus proyectos futuros en el buen camino y evitar el incumplimiento de los plazos.
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