Faire plus avec moins : préparez votre agence pour la vie après la pandémie

Pour l'instant, beaucoup de gens tentent de survivre à la pandémie de COVID-19 et de sauver leur entreprise. Mais il est tout aussi important de penser au-delà de la pandémie et de se préparer à la vie d'après crise.

De nombreuses entreprises ont dû revoir radicalement leur façon de travailler et le fait est que nous ne pouvons pas simplement « revenir à la situation d'avant » une fois que la pandémie sera terminée.

Pour aider votre agence à s'en sortir maintenant et à l'avenir, nous avons compilé un guide de survie comportant 12 pratiques commerciales essentielles à adopter après la pandémie. Elles aideront votre agence à se préparer pour la reprise des affaires après le coronavirus et à assurer la continuité de ses activités à long terme.

Apprenez à faire plus avec moins

La pandémie de COVID-19 a engendré diverses pénuries importantes, du papier toilette aux équipements de protection individuelle (EPI). Les entreprises et les frontières ayant été contraintes de fermer, les fabricants et les chaînes d'approvisionnement ont eu du mal à répondre à la demande.

Les entreprises qui ont poursuivi leurs activités ont également été confrontées à une pénurie de main-d'œuvre. De nombreux services essentiels tentent de répondre à des niveaux de demande sans précédent, tout en luttant contre un absentéisme accru des employés en raison de la pandémie.

Penser que ces pénuries vont disparaître après la pandémie est peut-être trop optimiste. En acceptant la possibilité de pénuries à long terme, vous pouvez préparer votre entreprise au pire et optimiser en même temps votre productivité et votre efficacité.

1. Affinez vos compétences en gestion des ressources

La gestion des ressources sera essentielle pour les entreprises après la pandémie. L'accumulation de ressources peut entraîner des problèmes de stockage et de gaspillage qui peuvent coûter cher. D'autre part, la philosophie du juste-à-temps vous laisse peu ou pas de moyens pour faire face à des pics soudains et imprévus de la demande ou à des retards dans votre chaîne d'approvisionnement, comme l'a montré la crise de COVID-19.

Consultez notre guide de planification des ressources pour obtenir des conseils et des astuces qui vous aideront à renforcer vos compétences en gestion des ressources et à accroître l'adoption par les employés.

N'oubliez pas, lorsque vous planifiez des ressources, qu'une utilisation à 100 % est pratiquement impossible. Même si un employé travaille 8 heures par jour, cela n'équivaut pas nécessairement à 8 heures de travail facturable. Vous devez également tenir compte des pauses, des réunions, des tâches administratives et autres tâches non facturables.

Un logiciel de gestion des ressources adapté peut vous aider à améliorer votre planification des ressources, à traiter rapidement tout changement soudain et à vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires au moment où vous en avez besoin.

Étude de cas : l'équipe créative et l'équipe marketing de Stitch Fix ont réussi à livrer 90 % des projets dans les délais après avoir mis en œuvre Wrike pour améliorer leur gestion des ressources et leur planification de projet.

2. Adoptez l'automatisation

Le fait est que la gestion des ressources a ses limites si vous devez faire la même quantité de travail avec moins de ressources qu'auparavant.

Vous pouvez recourir à l'automatisation pour mener à bien des activités qui sont routinières, répétitives ou non essentielles. En allégeant ainsi la charge de travail de vos employés, vous libérez leur temps pour leur permettre de se concentrer sur les tâches plus essentielles, et augmenter ainsi leur productivité et leur temps facturable.

Bon nombre de vos tâches internes non liées aux clients peuvent être automatisées. Si vous ne savez pas par où commencer, consultez notre article sur l'utilisation de l'automatisation pour en savoir plus sur les tâches qui peuvent être automatisées et sur la manière de les automatiser.

Un simple flux de travail automatisé peut simultanément réduire le travail manuel, minimiser le risque d'erreurs et accélérer les transitions de tâches.

Étude de cas : Ogilvy, l'une des plus grandes agences de publicité au monde, utilise les formulaires de demande et les flux de travail automatisés de Wrike pour accroître la transparence et la cohérence tout en accélérant le travail.

3. Améliorez la gestion du temps

Après avoir amélioré la gestion de vos ressources et mis en œuvre l'automatisation là où elle est justifiée, il est temps de vous pencher sur la gestion du temps. En aidant vos employés à améliorer la gestion de leur temps, vous augmentez leur capacité d'utilisation et leur productivité.

Souvent, les distractions inutiles telles que les réseaux sociaux ou les interruptions de collègues qui posent des questions font perdre du temps. En aidant vos employés à éliminer ces pertes de temps, vous leur permettrez de consacrer plus d'heures facturables à leur travail.

Votre équipe peut aussi perdre du temps pour cause d'évitement de certaines tâches désagréables qu'elle rechigne à faire. Cela peut être dû à un manque de soutien, de formation, d'expérience ou à autre chose. Déterminer la raison de l'évitement est souvent la première étape pour l'éliminer.

Il existe de nombreuses façons d'aider votre équipe à mieux gérer son temps. Un bon point de départ consiste à effectuer le suivi du temps qu'elle consacre à différentes tâches afin de déterminer les domaines à améliorer. Consultez notre article sur le suivi du temps et découvrez comment il peut booster la productivité et la rentabilité de votre équipe.

Vous pouvez également mettre en place un calendrier de gestion du temps et intégrer certains de nos autres conseils de gestion du temps afin de renforcer l'efficacité de votre équipe et de faire plus avec moins.

Étude de cas : en adoptant le logiciel de gestion de projet de Wrike, TGI Fridays a pu améliorer la gestion du temps de son équipe. La capacité de voir et de suivre les charges de travail et le temps consacré aux tâches leur a permis de booster la responsabilité et la productivité.

Se préparer à la reprise des activités après la pandémie de COVID-19

Nombreux sont ceux qui prédisent qu'après la pandémie le monde de l'entreprise ne sera plus jamais le même.

Heureusement, les mêmes conseils qui peuvent vous aider à mettre en œuvre une reprise des activités contribueront à assurer la continuité des activités.

Améliorer la gestion de vos ressources, automatiser les tâches non essentielles et aider vos employés à améliorer leurs compétences en gestion du temps sont autant d'éléments qui vous permettront d'accroître votre efficacité et votre productivité. Votre agence sera en mesure de faire encore plus qu'auparavant, malgré des ressources potentiellement réduites.

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