Los equipos de marketing trabajan bajo una gran presión debido a sus plazos de entrega. Suelen trabajar con falta de personal, les piden las entregas "para ayer" y deben estar a la última en herramientas y tecnología. Pueden trabajar como equipos virtuales (a veces en diferentes zonas geográficas) y, normalmente, colaboran con consultores externos, diseñadores o agencias. Necesitan mantener un flujo constante de clientes potenciales en el canal de ventas, al mismo tiempo que innovan tanto en los medios ganados ("earned media") como los pagados ("paid media").

En Wrike, he adoptado el siguiente enfoque para dirigir al equipo encargado del contenido, redes sociales y SEO en la empresa. Anteriormente, vivía en un mundo de correos electrónicos, reuniones eternas, y la "proliferación de nuevas herramientas". Ahora, puedo anunciar que es posible centralizar tus comunicaciones con los procesos y herramientas de colaboración adecuados.

A continuación, te ofrezco las pautas que he seguido para estructurar la colaboración y flujo de trabajo de mi equipo de marketing:

1) Empieza con la productividad personal y la gestión de tareas

Cuento con un sistema de GTD (Getting Things Done) que he configurado en mi cuenta de Wrike y solo puedo visualizar yo. De esta manera, añado tareas desde cualquier lugar (la oficina, mi casa o incluso viajando) de manera directa o añadiéndolas desde el correo electrónico a la carpeta. Empiezo desde la "bandeja de entrada" de mi GTD. Desde allí, muevo todas las tareas a otras carpetas (acción, vencimiento, algún día/quizá, referencias, etc.), según corresponda.

Si necesito ayuda con alguna de estas acciones, simplemente las asigno (mientras permanecen en mi carpeta) y las etiqueto como “dependencias” para agrupar todas las tareas dependientes en una carpeta. Además de estas medidas o acciones puntuales para priorizar mis tareas pendientes, verás cómo establecemos la estructura de todo el equipo.

Si quieres obtener más información sobre la implementación de un GTD con Wrike, descarga este libro electrónico gratuito Get Things Done with Wrike.

Cómo configurar tus carpetas de GTD en Wrike.

2) Organiza tus comunicaciones en torno a los objetivos y la estructura de tu equipo

La estructura y los objetivos del equipo están alineados. En otras palabras, el contenido de los objetivos del equipo se basa en los resultados de nuestro contenido de marketing. Los objetivos del gestor de redes sociales giran en torno a los clientes potenciales y el tráfico de las redes sociales. Los objetivos de SEO están ligados al tráfico, las palabras clave y los clientes potenciales.

Nuestras carpetas de Wrike están estructuradas en torno a estas mismas áreas. Además de una carpeta de estrategia, contamos con una de contenido, una de redes sociales, una de SEO, una de publicaciones de invitados y una de blog. De este modo, los directores de cada área mantienen el control sobre la misma y podemos ver de forma rápida las actividades que se están realizando.

Cómo configurar tus carpetas en Wrike por departamentos

Además, tengo otras carpetas que permiten el seguimiento de ciertas tareas mediante diferentes tipos de visualización. Por ejemplo, tenemos una carpeta de envíos a diseño. Cada vez que enviamos un proyecto al equipo de diseño, lo etiquetamos y se muestra en su carpeta original, además de en la carpeta de envíos a diseño. Esto nos permite hacer seguimiento del contenido que requiere de la "magia" de los diseñadores.

En cada carpeta existen subcarpetas enfocadas en un flujo de trabajo o área específicos. Por ejemplo, Blogger Outreach engloba un conjunto de actividades y recursos incluido en la carpeta de redes sociales. Organizamos estas carpetas y las tareas entrantes, y las asignamos a los colaboradores o les informamos sobre el proyecto o las tareas específicas que están a su cargo.

3) Gestiona tu contenido y archivos

Adjuntamos nuestros archivos y documentos a Wrike directamente o a través de uno de nuestros socios: Google Drive, DropBox y Box. Al estar todos integrados, nuestra experiencia en la gestión de la tarea, los colaboradores y el contenido resulta muy sencilla.

También gestionamos nuestro contenido y calendario de blog directamente en Wrike. Para todo el texto, nuestros redactores escriben el contenido directamente en una tarea de Wrike, incluido el texto, los enlaces, las imágenes, los recursos relacionados y otras notas. La revisión del texto simplemente se solicita a los redactores compañeros con la función de @mención.

Como Wrike guarda todo el trabajo automáticamente y registra la fecha de cada acción, los cambios del contenido se pueden visualizar mediante el selector de versiones o el enlace "descripción actualizada" en el flujo de comentarios. Si es necesario, podemos recuperar una versión anterior del texto simplemente arrastrando el selector de versiones hacia atrás.

4) Establece las políticas y flujos de trabajo de colaboración

Gracias al alto grado de personalización de Wrike, podemos establecer nuestros flujos de trabajo y políticas para que estén en consonancia con lo que hacemos actualmente (o lo que nos gustaría hacer en un mundo ideal). En otras palabras, organizar nuestras reuniones, y el modo en el que nos comunicamos antes y después de ellas, se puede estructurar y plasmar en la herramienta de forma muy sencilla. El proceso mediante el que las ideas se recogen, aprueban, convierten en contenido, revisan y envían al departamento de diseño se puede decidir e implementar muy fácilmente.

Ejemplo de un panel de control de un equipo creativo

5) Integración de participantes externos en tu flujo de trabajo

Los profesionales de marketing solemos necesitar la colaboración de agencias, contratistas o consultores. Puedes necesitar incluirlos, pero ¡no quieres entregarles las llaves del reino! Con Wrike puedes ofrecer acceso limitado a participantes externos para tareas o proyectos específicos.

Cualquier usuario puede invitar a un colaborador y establecer límites de acceso flexibles. Esto significa que no tenemos que trabajar con terceras partes con un método diferente (por ejemplo, correo electrónico) al empleado con el resto del equipo (por ejemplo, Wrike). Otra función muy útil permite controlar el tiempo invertido por los participantes externos en Wrike, por lo que se puede ver lo que han hecho y el tiempo empleado. Esto permite controlar la duración del trabajo a efectos de facturación.

Echa un vistazo al centro de ayuda para obtener más información sobre colaboradores en Wrike.

6) Mantén reuniones semanales para incentivar el progreso

Las reuniones diarias, semanales o mensuales pueden ser un fastidio cuando dependes del correo electrónico y los calendarios para gestionar aspectos como: el orden del día, los asistentes, el trabajo previo, el historial de reuniones anteriores, las acciones posteriores a la reunión, etc. En su lugar, nosotros usamos una simple invitación de calendario, una estructura de reuniones en Wrike (orden del día, acciones, etc.), una herramienta de reuniones (GoToMeeting, Join.Me, Skype), y un repositorio de documentos relacionados (consulta los detalles más arriba).

No olvides crear el orden del día (las personas recibirán una notificación automática) y mantener el propósito de la reunión.

Lee esta publicación para obtener más información sobre la celebración de reuniones semanales usando Wrike. O mira este webinar grabado de 23 minutos sobre la celebración eficaz de reuniones:

¿Cómo colabora y contribuye tu equipo de marketing al progreso?

Las herramientas de colaboración me permiten gestionar al equipo de marketing de contenido en Wrike, lo que incluye a grupos de personas en tres ciudades de todo el mundo, además de varias terceras partes. Mediante la centralización, siempre sabes a dónde ir, así que se pierde menos tiempo en buscar cosas y se emplea más tiempo en generar progreso.

¿Cómo gestionas a tu equipo de marketing? ¿Qué flujos de trabajo o actividades te resultan más difíciles de controlar? Cuéntanoslo en los comentarios.

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