Marketing-Teams stehen unter einem enormen Leistungsdruck. Oft sind sie unterbesetzt, man erwartet, dass sie bereits "gestern" alles geliefert haben, und dass sie hinsichtlich Tools und Technologien auf dem allerneuesten Stand sind. Es kann sich um virtuelle Teams handeln (manchmal über mehrere geografische Standorte hinweg verteilt), die meistens auch mit externen Beratern, Designern und Agenturen zusammenarbeiten. Sie müssen einen stetigen Strom qualifizierter Leads in den Vertriebstrichter pumpen und gleichzeitig innovativ an Earned Media und Paid Media herangehen.

Bei Wrike habe ich einen Ansatz etabliert, um das Team für Content, Social Media und Suchmaschinen-Optimierung zu leiten. Als jemand, der zuvor in einer Welt aus E-Mails, überlangen Meetings und ausufernden Tools gelebt hat, kann ich nun sagen: Es ist tatsächlich möglich, die Arbeitskommunikation mit den richtigen Prozessen und Tools zu zentralisieren.

Für mein Marketing-Team habe ich den Ansatz für Zusammenarbeit und Arbeitsablauf wie folgt strukturiert:

1) Mit persönlicher Produktivität und Aufgabenverwaltung beginnen

In meinem Wrike-Account habe ich ein GTD-System (Getting Things Done = zu erledigen) eingerichtet, das nur ich sehen kann. Unabhängig davon, wo ich mich gerade befinde — im Büro, zu Hause oder auf dem Weg — kann ich Aufgaben entweder direkt oder per E-Mail in den Ordner eintragen. Alles beginnt in meiner GTD-"Inbox". Von dort aus verschiebe ich sie in andere Ordner (Aktion erforderlich, Terminkalender, irgendwann/vielleicht, Referenzen, usw.), je nach Bedarf.

Ist bei einer dieser Aufgaben Hilfe erforderlich, weise ich sie jemandem zu (sie bleibt aber in meinem Ordner) und ich kennzeichne sie als "Abhängigkeit", so dass ich alle abhängigen Aufgaben in einem Ordner gruppieren kann. Zusätzlich zu diesen Punkt-Aktionen oder Ideen, die sich oben in meinem Aktionspunkte-Trichter befinden, kann man nachfolgend sehen, wie wir die Struktur für das gesamte Team eingerichtet haben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man GTD mit Wrike implementieren kann, laden Sie sich dieses kostenfreie E-Book Get Things Done with Wrike herunter.

Wie man GTD-Ordner in Wrike einrichtet.

2) Organisieren Sie Ihre Kommunikation um die Team-Struktur und die Team-Ziele herum

Die Team-Struktur und die Ziele sind zueinander ausgerichtet. Mit anderen Worten, die Ziele des Content-Teams basieren auf den Ergebnissen unseres Content-Marketing. Die Ziele des Social-Media-Managers drehen sich um Leads und Verkehr aus Social Media. Die Ziele der Suchmaschinenoptimierung (SEO) sind mit Verkehr, Schlüsselworten und Leads verbunden.

Unsere Wrike-Ordner sind um genau diese Bereiche herum strukturiert. Neben einem Strategie-Ordner gibt es einen Content-Ordner, Social-Media-Ordner, SEO-Ordner, Gastbeitrags-Ordner und Blog-Ordner. Auf diese Weise haben die Leiter dieser Bereiche Kontrolle über ihren jeweiligen Bereich, und wir können schnell sehen, woran dort gearbeitet wird.

Wie Sie Ihre Ordner in Wrike einrichten - nach Abteilung

Darüber hinaus habe ich noch andere Ordner, mit denen es möglich ist, bestimmte Aufgaben mit verschiedenen Ansichten zu verfolgen. Beispielsweise haben wir einen Ordner "Design-Abgabe". Jedesmal, wenn wir ein Projekt an das Design-Team abgeben, markieren wir es, und es taucht dann sowohl im ursprünglichen Ordner als auch in dem "Design-Abgabe"-Ordner auf. Dadurch können wir Content verfolgen, der darauf wartet, dass Designer damit arbeiten.

In jedem Ordner befinden sich Unterordner, die sich auf einen bestimmten Bereich oder Arbeitsablauf richten. Beispielsweise handelt es sich bei "Blogger Outreach" um eine Zusammenstellung von Aktivitäten und Ressourcen im Social-Media-Ordner. Wir erstellen diese Ordner, fügen Aufgaben ein und weisen Kollaboratoren zu oder teilen ihnen mit, für welches Projekt oder welche bestimmten Aufgaben sie verantwortlich sind.

3) Verwalten Sie Ihren Content und Ihre Dateien

Wir laden unsere Dateien und Dokumente entweder direkt in Wrike oder fügen es durch eines unserer Partner-Tools (Google Drive, DropBox und Box) als Anhang zu einer Aufgabe an. Da diese Tools alle integriert sind, haben wir eine nahtlose Zusammenarbeit bei der Verwaltung von Aufgaben, Kollaboratoren und Content.

Auch unseren Blog-Kalender und -Content verwalten wir direkt in Wrike. Bei all unseren geschriebenen Texten tippen die Autoren diese Texte direkt in eine Wrike-Aufgabe ein, einschließlich Text, Links, Bilder, zugehörige Ressourcen und andere Notizen. Um eine Begutachtung durch Kollegen zu erhalten, kann man einfach die Mit-Autoren @erwähnen eine Korrekturlesung anfragen.

Da Wrike automatisch alle Arbeiten speichert und jede Aktion mit einem Zeitstempel versieht, können Content-Änderungen per Zeitschieber oder über den Link "Beschreibung aktualisiert" im Kommentarverlauf betrachtet werden. Bei Bedarf kann eine vorherige Version des Textes wieder hergestellt werden, indem der Zeitschieber entsprechend verschoben wird.

4) Arbeitsabläufe und Richtlinien für Zusammenarbeit festlegen

Da Wrike sehr bequem benutzerdefiniert eingerichtet werden kann, passen wir die Arbeitsabläufe und Richtlinien unserer tatsächlichen Arbeit an (bzw. der idealen Version unserer Arbeit). Das Aufsetzen unserer Meetings und der Kommunikation davor und danach kann im Tool strukturiert und repliziert werden. Der Prozess, wie Ideen gesammelt, genehmigt, in Inhalte umgewandelt, geprüft und zum Design geschickt werden, kann unkompliziert beschlossen und umgesetzt werden.

Beispiel für Dashboard eines Kreativ-Teams

5) Interne Parteien in den Arbeitsablauf integrieren

Als Marketer müssen wir oft mit Agenturen, Auftragnehmern oder Beratern zusammenarbeiten. Diese sollen zwar involviert werden, aber man möchte ihnen nicht den Schlüssel zum Königreich geben! Ich benutze Wrike, um außenstehenden Parteien begrenzten Zugang für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu geben.

Jeder Nutzer kann einen Gast-Zugang einrichten und flexible Zugangsrechte festlegen. Das bedeutet, wir müssen nicht mit Drittparteien auf eine Weise (z.B. per E-Mail) und mit dem Team auf andere Weise arbeiten (z.B. Wrike). Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, dass Auftragnehmer ihre Zeit in Wrike aufzeichnen können, so dass man sehen kann, woran sie gearbeitet haben und wie lange. Damit können sie ihre Arbeitszeit auch zu Fakturierungszwecken verfolgen.

Weitere Informationen zu Kollaboratoren in Wrike finden Sie auch im Hilfe-Center.

6) Wöchentliche Meetings durchführen, um den Fortschritt voran zu treiben

Wöchentliche, tägliche oder monatliche Meetings können lästig sein, wenn man von E-Mail und Terminplaner abhängig ist, um Dinge wie Agenda, Teilnehmer, Vorarbeit, Meeting-Historie, Maßnahmen nach dem Meeting und so weiter zu verwalten. Stattdessen benutzen wir eine einfache Kalendereinladung, eine Meeting-Struktur in Wrike (Agenda, Aktionen usw.), ein Meeting-Tool (GoToMeeting, Join.Me, Skype) und ein angeschlossenes Dokumenten-Depot (siehe oben).

Vergessen Sie nicht, Ihre Agenda aufzustellen (Personen werden automatisch benachrichtigt) und das Meeting auf den Punkt zu bringen!

Lesen Sie diesen Beitrag für mehr Information über die Durchführung wöchentlicher Meetings mit Wrike. Oder schauen Sie sich diese 23-minütige Webinar-Aufzeichnung über effiziente Meetings an:

Wie arbeitet Ihr Marketing-Team zusammen und treibt den Fortschritt an?

Jetzt wissen Sie, wie ich Collaboration-Tools einsetze, um das Content Marketing Team bei Wrike zu leiten, wobei sich dieses Team aus Personen in drei weltweit verteilten Städten plus mehreren Drittparteien zusammensetzt. Zentralisierung bedeutet, dass Sie immer wissen, wo es lang geht - Sie brauchen weniger Zeit, um nach Dingen zu suchen und haben mehr Zeit, um Fortschritte zu erzielen.

Wie leiten Sie Ihr Marketing Team? Die Kontrolle über welche Arbeitsabläufe oder Aktivitäten ist für Sie die größte Herausforderung? Teilen Sie es uns doch in den Kommentaren mit!

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