Utiliser des outils collaboratifs Marketing pour gérer une équipe

Les équipes Marketing subissent beaucoup de pression en ce qui concerne la livraison des projets. Souvent en manque de personnel, elles sont généralement censées livrer des projets pour « la veille » et doivent être au fait des derniers outils et technologies. Parfois virtuelles (basées aux quatre coins du monde), elles travaillent souvent en sous-traitance avec des consultants, des designers, ou des agences. Elles doivent dynamiser les ventes en transformant les prospects en clients, tout en innovant dans les EARNED et PAID media.

Chez Wrike, j'ai adopté l'approche ci-après pour diriger l'équipe responsable du contenu, des réseaux sociaux et du référencement pour la société. Je viens d'un monde où règnent les e-mails, les réunions interminables et la prolifération des outils. Mais je peux vous dire que OUI, vous pouvez centraliser les communications grâce à des processus adéquats et des outils de collaboration en ligne.

Voici comment j'ai organisé la collaboration et le flux de travail pour mon équipe Marketing :

1) Commencer avec la productivité personnelle et la gestion des tâches

Je dispose d'un dossier PA (Pour action) que j'ai créé dans mon compte Wrike, auquel je suis le seul à avoir accès. J'y ajoute des tâches depuis n'importe quel endroit (du bureau, de chez moi ou quand je suis sur la route) et cela directement, ou via e-mail vers un dossier choisi. Je travaille toujours à partir de la boîte de réception de mon dossier PA. Puis, je déplace les éléments vers d'autres dossiers (action, aide-mémoire, éventuellement/peut-être, références, etc.) selon mes besoins.

Si, pour l'une de ces actions, j'ai besoin d'aide, je les assigne tout simplement (elles restent dans mon dossier) et je les marque d'une étiquette « dépendances », pour que je puisse grouper toutes les tâches dépendantes dans un seul et même dossier. En plus de ces actions à entreprendre, je vais vous exposer comment j'établis l'organisation de toute l'équipe.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de mettre en place un dossier PA avec Wrike, téléchargez gratuitement l'e-book Travailler avec Wrike.

Comment créer votre dossier PA dans Wrike.

2) Organiser les communications concernant la structure de l'équipe et les objectifs

La structure de l'équipe et les objectifs sont alignés. En d'autres termes, les objectifs de l'équipe Marketing de contenu reposent sur les résultats de notre Marketing de contenu. Les objectifs du responsable des media sociaux tournent autour des prospects et du trafic sur ceux-ci. Les objectifs en matière de référencement sont liés au trafic, aux mots-clés et aux prospects.

Nous structurons nos dossiers Wrike autour de ces mêmes domaines. En plus d'un dossier « stratégie », nous comptons un dossier « contenu », un dossier « médias sociaux », un dossier « référencement », un dossier « publications d'invités » et un dossier « blog ». Ainsi, les responsables de ces départements peuvent surveiller ce qui les concerne et il est possible de voir rapidement ce sur quoi on travaille dans chacun d'eux.

Comment créer vos dossiers dans Wrike - par département

J'ai aussi d'autres dossiers qui permettent d'effectuer le suivi de certaines tâches grâce à différents affichages. Par exemple, nous avons un dossier « conception des articles ». À chaque fois que l'on envoie un projet à l'équipe créative, nous l’étiquetons et il apparaît dans son dossier original ainsi que dans le dossier « conception des articles ». Cela nous permet de suivre le contenu qui est prêt à être utilisé par les designers.

Dans chaque dossier se trouvent des sous-dossiers concernant un domaine ou un flux de travail spécifiques. Par exemple, le dossier « sensibilisation des blogueurs », recueillant un ensemble d'activités et de ressources, se trouve dans le dossier « médias sociaux ». Nous avons créé ces dossiers, ajouté et assigné des tâches aux collaborateurs ou leur avons notifié les tâches spécifiques dont ils ont la responsabilité.

3) Gérer son contenu et ses fichiers

Nous joignons nos fichiers et documents directement sur Wrike ou via l'un de nos partenaires - Google Drive, DropBox, et Box. Étant donné qu'ils sont tous intégrés, notre gestion des tâches, des collaborateurs et du contenu est très simple.

Nous gérons également notre calendrier de blog directement dans Wrike. Nos auteurs tapent les textes écrits directement dans une tâche Wrike, en incluant du texte, des liens, des images, des ressources liées et d'autres notes. Pour obtenir une révision, il suffit d'@mentionner ses pairs en le leur demandant.

Étant donné que Wrike sauvegarde tout le travail automatiquement en conservant la date et l'heure de chaque action, les modifications du contenu peuvent s'apprécier dans le Curseur de temps ou grâce au lien de « mise à jour de la description » dans le flux des commentaires. Il est possible, le cas échéant, de revenir à une version antérieure du texte en faisant glisser le curseur jusqu'à la date souhaitée.

4) Établir des flux de travail et des politiques de collaboration

Wrike offre de nombreuses fonctions de personnalisation, c'est pourquoi, nous pensons nos flux de travail et nos politiques en fonction de ce que nous faisons à un moment donné (en tout cas c'est l'idée). En d'autres termes, on peut facilement organiser la tenue de nos réunions et notre manière de communiquer avant et après et le reproduire dans l'outil. Le processus par lequel les idées sont recueillies, approuvées, transformées en contenu, révisées et envoyées aux designers est facile à déterminer et à mettre en place.

Un exemple de tableau de bord d'une équipe créative

5) Intégrer des parties externes à votre flux de travail

Nous, les spécialistes Marketing, avons souvent besoin de travailler avec des agences, des entrepreneurs ou des consultants. On veut qu'ils s'impliquent, mais on ne veut pas non plus leur donner les clefs du château ! Avec Wrike je peux donner un accès limité aux parties externes pour des projets ou tâches spécifiques.

N'importe quel utilisateur peut inviter un collaborateur et configurer des limites d'accès flexibles. Cela veut dire que l'on est pas obligés de travailler avec des tiers séparément (via e-mail) pendant que l'on travaille avec l'équipe d'une autre façon (via Wrike). Une autre fonction utile est celle qui permet de suivre le temps que les entrepreneurs ont passé dans Wrike : ce sur quoi ils ont travaillé et pendant combien de temps. Le total des heures passées sur Wrike leur servira à établir leur facture.

Consultez le centre d'aide pour plus d'informations sur les collaborateurs travaillant dans Wrike.

6) Tenir des réunions hebdomadaires pour multiplier les succès

Les réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles peuvent être un calvaire si vous dépendez des e-mails et des calendriers pour gérer des aspects tels que l'ordre du jour, les participants, le travail précédent, l'historique des réunions passées, les actions à réaliser après la réunion, etc. Au lieu de cela, nous utilisons une simple invitation, une structure de réunions dans Wrike (ordre du jour, actions, etc.), un outil pour les réunions (GoToMeeting, Join.Me, Skype) et un répertoire de documents connecté (Cf. ci-dessus).

N'oubliez pas de créer votre ordre du jour (les participants seront notifiés automatiquement) et de le respecter lors de la réunion !

Veuillez lire cet article pour en savoir plus sur la tenue de réunions hebdomadaires avec Wrike. Ou regardez la vidéo de ce webinar de 23 minutes, sur la manière de tenir des réunions efficaces :

Comment votre équipe Marketing collabore-t-elle et contribue-t-elle au progrès ?

C'est comme cela que j'utilise les outils de collaboration pour diriger l'équipe Marketing de contenu, composée de personnes situées aux quatre coins du monde, ainsi que de nombreuses parties externes. En centralisant les informations, vous savez toujours où les trouver, vous perdez moins de temps à les chercher et vous vous consacrez pleinement à faire avancer les choses.

Comment gérez-vous votre équipe Marketing ? Quels flux de travail ou activités trouvez-vous le plus difficile à contrôler ? Faite-le nous savoir en laissant un commentaire !

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