Cómo mejorar la colaboración remota entre equipos

El teletrabajo ha pasado de ser un incentivo especial a convertirse en la norma. Ahora, debido a la pandemia de la COVID-19, se ha vuelto una necesidad. Sin embargo, adoptar el estilo de vida que implica el teletrabajo no ha sido fácil para todos nosotros, ya que algunos responsables todavía están luchando para superar los problemas relacionados con la eficiencia operativa, empezando por la colaboración remota.

Lograr que tus equipos hagan piña es complicado. Pero, si además hay que mantener la distancia física, la complejidad llega a otro nivel. Por tanto, la pregunta es: ¿Cómo podemos superar este desafío y obtener los beneficios empresariales de la colaboración en equipo?

Afortunadamente, es más fácil de lo que imaginas. Al seguir algunas prácticas recomendadas, puedes hacer que tus equipos logren una colaboración de forma remota fluida, que es el tema central de este post. Profundicemos en ello.

Cinco prácticas recomendadas para garantizar la colaboración remota entre diferentes departamentos

Con el paso de los años, el teletrabajo ha ganado popularidad. De hecho, según Flexjobs, en los últimos cinco años, el teletrabajo ha aumentado un 44 %. Es lógico.

Las estadísticas relativas al teletrabajo indican lo efectivo que puede llegar a ser en términos de eficiencia y satisfacción. Por ejemplo, en una encuesta el 85 % de las empresas indicaron que habían observado un aumento en la productividad debido a una mayor flexibilidad.

A continuación, te ofrecemos unos consejos para aumentar la colaboración remota entre equipos:

1. Dota a tus equipos de las herramientas adecuadas

Antes de preocuparte por cualquier otra cosa, debes asegurarte de que tus equipos remotos dispongan de las herramientas adecuadas.

Al fin y al cabo, el principal motivo por el que aumentó la popularidad del teletrabajo fueron las innovaciones digitales como los software flexibles de colaboración de equipos y las herramientas de gestión de proyectos.

Las más populares son:

  • Wrike: software de gestión de proyectos en línea con una amplia gama de funciones de colaboración a distancia.
  • Zoom: una herramienta de videochat y videoconferencia que permite a los equipos dar un toque personal a las reuniones en línea.
  • CloudApp: permite una comunicación fluida entre equipos a través de la grabación de pantallas, capturas de pantalla y GIF.
  • G Suite: un conjunto de herramientas empresariales que te permiten crear documentos comerciales en línea y mucho más.
  • TINYPulse: permite realizar encuestas, recopilar comentarios y medir los niveles de compromiso de los empleados que teletrabajan.

 

2. Define con claridad los horarios de los equipos

Al abordar el teletrabajo, una preocupación común para la mayoría de los responsables es la disponibilidad. Si bien la flexibilidad horaria es una ventaja complementaria del trabajo desde casa, no siempre es factible para los equipos. Para garantizar la eficiencia y la colaboración fluida del equipo remoto, necesitarás horarios claramente definidos.

Esto no quiere decir que impongas que tus equipos trabajen X horas durante un período de tiempo fijo sin consultarlos primero. En su lugar, debes tratar de encontrar diferentes horarios adecuados para los miembros de tu equipo, y luego cumplirlos.

Comienza haciendo las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son las diferentes zonas horarias en las que se encuentran mis empleados?
  • ¿En qué momento se superponen las zonas horarias en términos de horas de trabajo?
  • ¿Es pertinente contactar a los empleados a horas intempestivas?
  • ¿Cuál sería un tiempo de respuesta apropiado/razonable?

Con la información relevante a tu disposición, crea diferentes horarios diarios o semanales, en los que cada miembro del equipo esté disponible para reuniones de colaboración y charlas individuales.

3. Sé totalmente claro en tu comunicación

Según OWL Labs, las sesiones de lluvia de ideas son las más desafiantes para quienes trabajan de forma remota. Al fin y al cabo, la falta de claridad en los comentarios o las solicitudes es uno de los obstáculos más comunes para la colaboración creativa.

 

Esto puede ocasionar pequeños problemas diarios o incluso errores que podrían descarrilar todo un proyecto. Por lo tanto, es fundamental que todos los miembros del equipo (responsables y subordinados por igual) sean muy claros al redactar y transmitir mensajes.

Para empezar, al redactar mensajes de correo electrónico y otros mensajes importantes, no dejes lugar a malentendidos y nunca des por hecho que el destinatario conoce el contexto de todo lo que dices. Además, es importante ser claro respecto de la urgencia.

También puedes crear tus propios acrónimos (junto con los miembros de tu equipo, por supuesto) y usarlos para transmitir instantáneamente tus mensajes.

4. Utiliza diferentes canales de comunicación

Como ya hemos señalado, comunicarse a través del texto plano elimina el toque personal. Y a la larga, puede pasar factura a cualquier colaboración. No está de más cambiar las cosas de vez en cuando usando diferentes canales.

Por ejemplo, en lugar de tener un chat grupal con más de 100 mensajes (la mayoría de los cuales se pierden en medio del caos), organiza una videoconferencia.

Usa los canales de comunicación apropiados y pídeles a tus equipos que hagan lo mismo. Por ejemplo, si un determinado responsable necesita que se haga algo urgentemente, el correo electrónico no sería un canal adecuado. En cambio, sería mucho más acertado comunicarse a través de una aplicación de mensajería instantánea.

5. Dedica tiempo a actividades de trabajo en equipo

La última incorporación a nuestra lista de prácticas recomendadas para equipos remotos es centrarse en las actividades para promover el espíritu de equipo. El espíritu de equipo fomenta la camaradería entre los empleados. Y contrariamente a la creencia popular, la proximidad no es un requisito previo.

A continuación, te indicamos varias actividades que puedes probar para fomentar la colaboración de forma remota:

  • Visita virtual por tu casa
  • Intercambio virtual de experiencias
  • Sesiones de pausa para el café
  • Juegos multijugador

Pídeles sugerencias a tus empleados y desata tu creatividad.

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Con solo un par de cambios y las herramientas adecuadas, pronto conseguirás que tus equipos remotos empiecen a colaborar. ¡Y Wrike puede ayudarte!

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