Comment améliorer la collaboration à distance entre les équipes

Auparavant une exception, le télétravail est devenu la norme. Avec l'épidémie de COVID-19, il est maintenant une nécessité. Cependant, le passage au télétravail n'a pas été facile pour tous. Certains responsables ont encore du mal à surmonter les difficultés liées à l'efficacité opérationnelle, la collaboration à distance arrivant en tête de liste.

Regrouper vos collaborateurs n'est déjà pas une mince affaire. Mais avec la distance physique, les choses se compliquent encore plus. La question qui se pose est donc la suivante : comment surmonter ce défi et tirer parti des avantages commerciaux de la collaboration entre les équipes ?

Heureusement, c'est plus facile que vous ne le pensez. En suivant quelques bonnes pratiques, vous permettrez à vos équipes de collaborer à distance en douceur. C'est précisément ce dont nous allons parler dans cet article. Entrons dans le vif du sujet.

5 bonnes pratiques pour assurer la collaboration à distance entre les différents services

Au fil des ans, le télétravail a gagné en popularité. En effet, selon Flexjobs, le télétravail a augmenté de 44 % au cours des cinq dernières années, et pour cause.

Les statistiques sur le télétravail montrent à quel point il peut être efficace en termes d'efficience et de satisfaction. Par exemple, 85 % des entreprises interrogées dans le cadre d'une enquête ont déclaré avoir constaté une augmentation de la productivité en raison de la flexibilité accrue.

Voici comment vous pouvez renforcer la collaboration entre les équipes dans le cadre du télétravail :

1. Équipez vos équipes des bons outils

Avant toute autre chose, vous devez vous assurer que vos équipes distantes disposent des bons outils.

Après tout, si le télétravail a gagné en popularité, c'est grâce aux innovations numériques telles que les logiciels de collaboration d'équipe flexibles et les outils de gestion de projet.

Voici certains des outils les plus répandus :

  • Wrike : logiciel de gestion de projet en ligne offrant un large éventail de fonctionnalités pour la collaboration à distance.
  • Zoom : outil de visioconférence qui permet aux équipes d'apporter une touche personnelle lors des réunions en ligne.
  • CloudApp : outil permettant une communication fluide entre les équipes grâce à l'enregistrement d'écrans, aux captures d'écran et aux GIF.
  • G Suite : suite d'outils professionnels pour créer des documents professionnels en ligne, et bien plus encore.
  • TINYPulse : outil permettant d'effectuer des enquêtes, de recueillir des commentaires et de mesurer le degré d'implication des télétravailleurs.

 

2. Définissez clairement les horaires des équipes

Dans le télétravail, la disponibilité est une préoccupation commune pour la plupart des managers. Si la flexibilité des horaires est un avantage secondaire courant du télétravail, elle n'est pas toujours possible pour vos collaborateurs. Pour assurer l'efficacité et la bonne collaboration des équipes distantes, vous aurez besoin d'horaires clairement définis.

Cela ne veut pas dire que vous devez insister pour que votre équipe travaille pendant un certain nombre d'heures durant une période déterminée sans les consulter au préalable. Au contraire, vous devez essayer de trouver des horaires différents qui conviennent aux membres de votre équipe, et vous y tenir.

Commencez par vous poser les questions suivantes :

  • Dans quels fuseaux horaires vos employés se trouvent-ils ?
  • À quel moment les fuseaux horaires se chevauchent-ils en termes d'heures de travail ?
  • Est-il approprié de contacter vos employés à toute heure ?
  • Quel doit être le délai de réponse approprié/raisonnable ?

Une fois muni des informations pertinentes, créez différents horaires d'équipe journaliers/hebdomadaires, où chaque personne concernée est disponible pour les réunions de groupe et les discussions individuelles.

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3. Soyez parfaitement clair lorsque vous communiquez

Selon OWL Labs, les séances de brainstorming sont ce qu'il y a de plus difficile pour les télétravailleurs. Après tout, les déclarations et demandes confuses et vagues sont les obstacles les plus courants à la collaboration créative.

 

Cela peut conduire à de petits contretemps quotidiens, voire des erreurs, qui peuvent faire dérailler un projet tout entier. Il est donc essentiel que tous les membres de l'équipe (managers et subordonnés) soient parfaitement clairs lorsqu'ils rédigent et transmettent des messages.

Pour commencer, lorsque vous rédigez des e-mails/messages importants, ne laissez aucune place aux malentendus et ne supposez jamais que le destinataire connaît le contexte de tout ce dont vous parlez. En outre, il importe d'être clair quant à l'urgence de la situation.

Vous pouvez également créer vos propres acronymes (avec les membres de votre équipe, bien sûr) et les utiliser pour relayer instantanément vos messages.

4.  Utilisez différents canaux de communication

Comme nous l'avons dit auparavant, on perd la touche personnelle lorsqu'on communique uniquement par messages écrits. Cela peut avoir des conséquences sur la collaboration. Il n'y a pas de mal à changer les choses de temps en temps en utilisant des canaux différents.

Par exemple, plutôt que d'avoir une discussion de groupe avec plus de 100 messages (dont la plupart se perdent dans le désordre), optez pour une visioconférence.

Utilisez les canaux de communication appropriés et dites à vos collaborateurs de faire de même. Par exemple, si un manager a besoin que quelque chose soit fait de toute urgence, le courrier électronique n'est pas le canal approprié. Dans ce cas, il est plus prudent de communiquer via une application de messagerie instantanée.

5. Consacrez du temps aux activités de cohésion d'équipe

Dernier point dans notre liste des bonnes pratiques pour les équipes distantes : les activités de cohésion d'équipe. Grâce à celles-ci, vous favoriserez la camaraderie entre vos employés. Contrairement à ce que l'on croit, la proximité n'est pas nécessaire.

Voici quelques activités à tester afin de stimuler la collaboration à distance :

  • Visite virtuelle du domicile
  • Séances de démonstration virtuelle
  • Pauses-café durant l'appel
  • Jeux multijoueurs

Demandez à vos employés de vous faire part de leurs suggestions et soyez créatif.

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Avec quelques ajustements et les bons outils, vos équipes distantes collaboreront en un rien de temps. Et Wrike peut vous aider !

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