Cómo definir OKRs en Wrike: una guía de 6 pasos + plantillas

Has escuchado que los objetivos y resultados clave (OKR, por sus siglas en inglés) han sido promocionados como el "ingrediente secreto" de Google y que fueron fundamentales para el gran éxito de gigantes de la tecnología como Intel y LinkedIn. Sin embargo, ser una empresa de mil millones de dólares no es un requisito necesario para que el método de la planificación de OKRs funcione en tu organización. Si no estás seguro de qué son los OKR y cómo funcionan, lee primero esta descripción general para entender los detalles. Y no te preocupes, que aquí te esperamos.

¡Bienvenido de vuelta! Ahora que has leído todo sobre los OKR y te has convencido de sus beneficios, es posible que estés interesado en probar esto por ti mismo. ¿Por dónde se empieza? ¿Y cómo puedes integrar este nuevo método de planificación en la forma en la que tu equipo funciona actualmente?

Con esta guía paso a paso para aprender cómo definir OKRs puedes crear una plantilla de OKRs en Wrike, hacer el seguimiento de tu progreso y y disfrutar del camino sin dolores de cabeza.

¿No tienes Wrike? No hay problema. Descarga nuestra prueba gratuita de 2 semanas para probar tu plantilla de OKRs.

Paso 1: crea una plantilla de OKRs para tu equipo

Desarrolla de manera colaborativa objetivos para el equipo que reflejen los objetivos de alto nivel de la empresa. Asegúrate de que debates los objetivos que los empleados individuales piensen que son importantes también. Aunque los OKRs se crean a nivel individual, de equipo y de empresa, estos deben estar conectados con los objetivos globales de la organización y servir como apoyo.

Determina objetivos específicos. Los OKRs son tan poderosos, en parte, porque además de ser objetivos globales de alto nivel, también se enfocan y se detallan, y siempre se basan en datos para que el progreso se pueda medir. Todos tus OKRs deben cumplir criterios clave.

Los OKRs deben ser:

  • Agresivos: tus OKRs tienen que sacarte de tu zona de confort. ¡Sé ambicioso!
  • Medibles: las fechas, los porcentajes, las cantidades en dólares,... todos los resultados clave (KR) deben tener un número vinculado a ellos.
  • Visibles: toda la empresa debería poder ver tus OKRs, no solo tus responsables directos. La visibilidad es clave para fomentar la colaboración y la innovación.
  • Puntuables: al final del proceso, utiliza los datos de tu resultados para calificar cada resultado clave en una escala de 0 a 10.

Puedes tener varios objetivos por trimestre, pero no más de 5. No abarques más de lo que puedas hacer.

Aquí tienes un ejemplo de cómo definir OKRs de marketing:

Objetivo: aumentar el reconocimiento y la notoriedad de marca

  • Resultado clave 1: aumentar la participación en los medios en un 20%
  • Resultado clave 2: lanzar un programa de referencia de clientes antes del 1 de enero
  • Resultado clave 3: ampliar el alcance y la visibilidad en las redes sociales a dos mercados objetivo nuevos
  • Resultado clave 4: expandir el programa de líderes de opinión al publicar artículos de invitados en 4 sitios relacionados con el sector con una calificación en Alexa de, al menos, 30 000

¡Pruébalo tú mismo ahora! Utiliza la siguiente plantilla para definir los OKRs de tu empresa:

Objetivo:

— "Resultado clave medible 1" — progreso actual: __ %    calificación ___

— "Resultado clave medible 2" — progreso actual: __ %      calificación ___

— "Resultado clave medible 3" — progreso actual: __ %     calificación ___

— "Resultado clave medible 4" — progreso actual: __ %    calificación ___

Puedes ver más ejemplos de OKRs aquí.

Cómo hacer el Paso 1 en Wrike:

  • Celebra una sesión de planificación de OKRs y utiliza la edición de tareas colaborativas en tiempo real para conseguir que todo el equipo se involucre. Crea nuevas tareas conforme las vas concibiendo, añade detalles clave y asígnalas de inmediato para que no se pierda ni se olvide nada.
  • Una vez que hayas establecido los OKRs de tu equipo, configura una carpeta compartida dentro de la carpeta de tu departamento y reorganiza o crea los OKRs finales de tu equipo en las tareas y subtareas apropiadas.

  • Crea una subcarpeta en tu carpeta de empresa/raíz para guardar los objetivos de la empresa y recopilar los OKR de cada departamento y equipo.
  • Anima a tu equipo a comentar sobre las tareas o @mencionar a compañeros para ofrecer ayuda o asistencia.

Paso 2: crea tu plantilla individual de OKRs

Una vez establecidos los objetivos del departamento y de la empresa, cada empleado debería empezar a considerar sus aportaciones para el próximo trimestre con el fin de apoyar y promover esos objetivos. ¿En qué crees que puedes invertir tu tiempo de forma valiosa? ¿Cómo quieres definir tu éxito al final del trimestre? Esta es una gran oportunidad para que los miembros del equipo se comprometan a trabajar en lo que en realidad quieren hacer y motivarlos para que lo hagan.

Cómo hacer el Paso 2 en Wrike:

  • Crea una carpeta llamada OKRs de [tu nombre]. Dentro de esa carpeta, crea a serie de tareas nuevas, una por cada objetivo.

  • Crea una subtarea para cada resultado clave de modo que estén conectadas con los objetivos. Ten en cuenta que puedes crear varios niveles de subtareas si así lo deseas: una tarea para el objetivo, una subtarea para el resultado clave y un tercer nivel de subtareas que registre las actividades relativas al logro de los resultados clave.

  • Usa la extensión para Chrome de Wrike para crear tareas de objetivos o resultados clave relacionadas con algo de la web: actualizaciones del sitio, inspiración de diseño, artículos, etc. Incluye una captura de pantalla para tener una referencia o para informar.

Paso 3: comenta los OKRs individuales con los responsables

Los OKRs individuales no deberían ser establecidos por los directivos. Al menos el 60% de los objetivos de la empresa deberían venir de abajo a arriba. Deja que tu equipo cree sus propios OKRs individuales en función de los objetivos del equipo. Programa reuniones individuales con los empleados para tratar y negociar los detalles de sus OKR individuales.

Cómo hacer el Paso 3 en Wrike:

  • Pide a tu equipo que comparta contigo sus tareas de OKRs individuales una vez que hayan completado su primer borrador, bien asignándotelos o bien @mencionándote en un comentario. Después puedes discutir los detalles en persona, hacer comentarios directamente en las tareas o editar los detalles de manera colaborativa dentro de la descripción de la tarea.

  • Después de la reunión, pide a cada uno de los miembros del equipo que incluya las carpetas o subcarpetas OKRs de [Name] en la carpeta de los OKRs del equipo. De esta forma, sus compañeros podrán ver sus objetivos y colaborar entre ellos siempre que les sea posible. También aporta una visibilidad clara de cómo está relacionada cada tarea con los objetivos principales.

Paso 4: haz el seguimiento del progreso y realiza ajustes

No solo no ignores tus OKRs hasta el final del trimestre, sino que también haz una reunión de registro con tu equipo a mitad del trimestre para compartir el progreso y realizar las correcciones necesarias. Si las suposiciones que hiciste al crear tus OKRs no resultaron ser exactas, no hay necesidad de llevarlas a cabo de manera obstinada. La ventaja de Wrike es que cada día puedes continuar, compartir los éxitos, pedir feedback y hacer ajustes para que no malgastes ni tiempo ni esfuerzo en el trabajo equivocado.

Cómo hacer el Paso 4 en Wrike:

  • Para tus OKR individuales, puedes crear un widget de panel de control de Mis objetivos para tener tus objetivos y tareas fundamentales siempre a la vista.

  • Para hacer el seguimiento de los OKRs de un equipo entero (o de toda la empresa), se puede crear y compartir un panel de control independiente con una vista global de todos los OKRs.

  • Echa un vistazo a la vista de tabla para ver cada tarea relacionada con la carpeta de OKRs específica, las fechas de inicio y de vencimiento, la duración de las tareas, los estados de las tareas y las personas asignadas. Verás a todos los que están implicados, la cantidad de tiempo que toman las tareas de alta prioridad y las estadísticas clave. Si hay algo que parezca que está mal, puedes encararlo antes de que sea tarde.

Registra, actualiza o añade información desde cualquier lugar usando la aplicación móvil de Wrike.

  • Si es necesario aplicar cambios, arrastra y suelta tareas dentro de la lista de una tarea (o arrastra y suelta el orden de las subtareas) para reestructurar fácilmente las prioridades. Todos los implicados verán de inmediato los cambios reflejados en sus espacios de trabajo, consiguiendo así que todo el equipo se mantenga alineado en las tareas más importantes.

Paso 5: califica los OKR e informa sobre los resultados

Al final del trimestre (o año), mantén una reunión de conclusión donde todos compartan sus calificaciones, expliquen sus resultados y resuman los ajustes que van a hacer para la próxima vez.

Cuando se trata de calificar, céntrate en los números. Si el OKR es para "Reducir el número de quejas de clientes en un 20%" y consigues un descenso del 10%, entonces tu puntuación será 0,5. Puedes hacer la media de las calificaciones de resultados clave para determinar el progreso total hacia tu objetivo general.

Plantilla de informe de OKR:

Objetivo 1                     Calificación:

    Calificación de KR 1:

    Calificación de KR 2:

    Calificación de KR 3:

Objetivo 2                    Calificación:

    Calificación de KR 1:

    Calificación de KR 2:

    Calificación de KR 3:

Objetivo 3                     Calificación:

    Calificación de KR 1:

    Calificación de KR 2:

    Calificación de KR 3:

Calificación total de los objetivos:

Cómo hacer el Paso 5 en Wrike:

  • A medida que empiezas a cumplir objetivos y marcar como completadas las subtareas de tus KR, se va llenando la barra de progreso verde en la tarea de nivel superior del objetivo. Verás de un vistazo lo que has avanzado y lo que te queda por completar.

  • Los usuarios de Wrike Business y Wrike Enterprise pueden aprovechar los campos personalizados de Wrike para ver qué objetivos del equipo o de la empresa admite cada tarea o proyecto. Utiliza los campos personalizados para generar fácilmente informes que muestren cómo impactan los trabajos de tu equipo sobre los objetivos globales.

Paso 6: celebra los éxitos, revisa las lecciones aprendidas y define los siguientes OKRs

El trabajo de tu equipo no debe acabar tras comprobar la casilla de completado de una tarea. Si te detienes aquí, perderás una valiosa oportunidad de reflexionar sobre el proceso y hacer mejoras para el futuro. Realiza una breve retrospectiva con tu equipo para hablar sobre el proceso de cómo definir OKRs y celebrar tus triunfos.

Cómo hacer el Paso 6 en Wrike:

  • Crea una carpeta en Wrike donde recopiles todas tus experiencias, bien sean sugerencias sobre cómo podría ejecutarse mejor el proceso de cómo definir OKRs, consejos sobre la elaboración de informes o un resumen de los éxitos de tu equipo. Crea una minibase de conocimientos como carpeta compartida dentro de Wrike, añadiendo una tarea para cada lección aprendida, y pide a tu equipo que añadan sus propias experiencias. Echa un vistazo a esta carpeta de manera periódica (o cuando te sientas abrumado) para recordar todo lo que has logrado o lo lejos que has llegado.

¡Felicidades!

Has completado tu primera plantilla de OKRs en Wrike. Ahora es el momento de empezar a trabajar para alcanzar tus próximos objetivos.

Si tienes consejos para los lectores sobre cómo definir OKRs, escribe en los comentarios y compártelos.

Más lecturas sobre los OKR

 
Comentarios 0

¡Ups! Este contenido no se puede mostrar si no aceptas las cookies.

Infórmate más