« L'ennemi principal de la créativité est le bon sens. » — Pablo Picasso

Sans vouloir offenser M. Picasso, ce n'est pas tout à fait correct.

Si beaucoup de créatifs considèrent les processus bien pensés comme un obstacle à la créativité, gérer des centaines de projets émanant de dizaines de clients différents peut rapidement devenir très compliqué. Les flux de travail inefficaces entraînent échéances manquées, confusion et doublons.

Ces difficultés font obstacle à la capacité de votre équipe à faire preuve de créativité. Selon un sondage iStock, réalisé auprès de 400 créatifs aux Etats-Unis et au Royaume-Uni, environ 25 % des créatifs aujourd'hui consacrent moins de deux heures par jour à leur travail créatif.

Pour les équipes créatives en pleine croissance qui sont très performantes et travaillent sur des projets cycliques, il est très utile de visualiser le processus créatif sous l'angle de l'industrie discographique.

Les disques vinyles se composent de sillons créant des vibrations et produisant in fine de la musique. Au lieu de graver manuellement les sillons sur chaque disque, la société de production crée d'abord ce que l'on appelle une « matrice ». Les matrices servent de « moules » pour des albums ou des titres spécifiques et permettent de produire des disques en grande quantité, un peu comme les moules à gaufres.

Supposons que les matrices représentent votre processus créatif et que les disques représentent vos projets individuels. Au lieu de « graver de nouveaux sillons » à chaque fois que vous créez une nouvelle page Web ou une campagne e-mail, imaginez que vous disposez d'un processus défini pour créer ces éléments créatifs.

En d'autres mots, si vous avez défini un processus créatif solide, vous pouvez accomplir plus de projets, de façon plus efficace que si vous deviez commencer de zéro à chaque fois. Voyons comment établir des processus de travail alliant créativité et bon sens.

La première chose à faire : Documentez votre processus créatif

La plupart des processus de flux de travail ne s'appuient pas sur des informations suffisantes. C'est ce que révèle le In-House Creative Industry Report de 2017, rapport portant sur les départements créatifs internes, réalisé auprès de 375 responsables de départements. Les répondants affirment en fait que moins de la moitié de leurs processus de travail sont complètement documentés.

Avant de perfectionner vos processus ou d'en mettre en place de nouveaux, vous devez avoir une solide compréhension des flux de travail en cours au sein de votre équipe, mais aussi de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Si vous pensez que votre équipe n'est pas concernée par les processus, réfléchissez encore ! Un manque de processus représente en soi un processus (désorganisé).

Il y a deux façon efficaces de documenter votre/vos processus existant(s) :

1) Tableau entrée/action/sortie : cette technique est recommandée pour les équipes ayant peu de processus, ces derniers étant linéaires et moyennement complexes. Elle vous permettra de mieux comprendre les activités de votre équipe, la dépendance entre chaque tâche et de visualiser les participants à chaque étape. Voici un exemple de tableau entrée/action/sortie partiellement rempli :

Tableau entrée action sortie

2) Représentation des processus : pour les équipes gérant un grand volume de projets, et d'un niveau de complexité plus élevé, il ne suffit pas de comprendre chaque étape d'un processus ou de savoir qui est responsable. Celles-ci doivent aussi savoir établir des priorités parmi les projets, tout en coordonnant d'autres équipes, en prenant en compte leurs intérêts.

La représentation des processus est une technique avancée qui peut être utile. Les équipes commencent avec un inventaire des projets et des livrables en cours. Ces éléments sont ensuite classés par ordre de priorité selon leur impact. À partir de là, il convient de définir les processus en identifiant les déclencheurs (points de départ) et les livrables (points d'arrivée). On dresse ensuite une liste des étapes spécifiques pour faire le lien entre les déclencheurs et les livrables.

  • Faire l'inventaire des processus, projets et livrables en cours
  • Classer les activités par ordre de priorité, en fonction de leur impact
  • Identifier les déclencheurs (points de départ) et les livrables (points d'arrivée)
  • Dresser une liste des étapes nécessaires pour passer des déclencheurs aux livrables.

Cet exercice vous permet de visualiser comment circule les informations au sein de votre équipe et de votre organisation. Il met en évidence les obstacles et les inefficacités telles que les doubles emplois, le manque de communication, les boucles de feedbacks inefficaces et bien plus encore.

Pour obtenir des informations supplémentaires sur le processus de représentation, consultez notre article de blog !

Conseil de pro : si vous avez du mal à documenter votre processus en utilisant l'une des techniques susmentionnées, essayez de travailler à l'envers. Commencez avec le livrable du projet et analysez votre processus pour voir comment vous en êtes arrivé là.

Une fois que vous avez documenté vos processus existant(s), considérez les domaines principaux suivants pour améliorer les choses.

Choisir une source d'informations unique

Comment vos demandes de projet sont-elles soumises et réceptionnées ? Où se trouvent les informations ? Où sont stockés les fichiers ? Si vous fonctionnez comme la plupart des équipes créatives, vous répondrez aux demandes soit via e-mails, soit via Excel, soit via Dropbox. Pas moins de 80 % des chefs d'entreprises s'accordent à dire que les problèmes surviennent généralement parce que les collaborateurs utilisent des systèmes différents et des applications non intégrées.

Plus les projets que vous avez à gérer sont nombreux, plus c'est difficile de traiter les informations, les éléments et les différentes versions sur les différentes plateformes. C'est pourquoi vous devez déterminer une source d'informations unique pour votre équipe avant d'essayer de déjouer tout obstacle au processus. En général, cela signifie faire ses adieux aux e-mails et à Excel, et choisir un espace de travail collaboratif pour recueillir toutes les informations et les éléments en lien avec le projet.

La plateforme de réservation en ligne Airbnb avait réalisé l'importance d'utiliser une seule source d'informations pour collaborer, mais s'obstinait à le faire dans un tableur partagé.

« Le système plantait sans arrêt », se souvient Hoon Kim, Directeur Création chez Airbnb. « Les collaborateurs finissaient pas créer des copies du document pour gérer les données dans leur coin. Les documents devenaient vite obsolètes parce qu'ils n'étaient pas synchronisés avec le document original. Il régnait une immense confusion. »

Wrike a permis à Airbnb de réunir ses équipes de production et ses processus dans un même écosystème. Cela a accéléré la livraison des projets grâce à la suppression du temps de latence inhérent à la transmission d'informations, à une simplification de la collaboration au sein de l'équipe et à une plus grande transparence dans tous les projets.

« Pour ceux qui le vivent au quotidien, le processus est devenu beaucoup plus simple », confie Kim.

Conseil de pro : les meilleures solutions de gestion du travail facilitent davantage les flux d'informations si elles sont intégrées aux outils que l'équipe utilise déjà, tels que Gmail, Adobe Creative Suite, Box, et Slack. Si la solution de gestion du travail est la source d'informations unique de l'équipe, on peut accéder aux informations et les saisir en utilisant ces outils existants.

Passer du « À faire » au « Comment faire »

En ce qui concerne les processus, tout est dans l'exécution. S'il est possible que vous sachiez ce dont vous avez besoin pour accomplir le travail grâce à une planification adéquate, le moment est venu de penser à la manière dont vous allez procéder. La meilleure façon de commencer est de diviser les tâches individuelles en « portions » de travail nécessaires pour accomplir un projet ou atteindre un objectif.

Après avoir choisi Wrike comme source d'informations, Airbnb a adapté l'espace de travail de son équipe pour qu'elle puisse travailler sur les tâches importantes, hautement prioritaires, plutôt que sur l'intégralité du projet.

« Lorsque vous cherchez des informations, c'est très utile d'avoir affaire à un système de recherche simplifié, puis de savoir avec qui communiquer », conclut Kim. « Ces listes de tâches de 800 éléments deviennent beaucoup plus gérables lorsque vous vous concentrez sur des portions plus petites. »

Si les processus d'une équipe se composent de différentes tâches et sous-tâches, voici certaines unités de travail qui représentent les éléments clefs de la plupart des processus créatifs :

  • Réception de la demande / brief créatif
  • Détermination de la portée du projet ou du livrable
  • Recherche créative
  • Révision et approbations
  • Production
  • Rapports

Vous pouvez déterminer ces unités de travail en fonction des caractéristiques spécifiques de votre équipe (structure, clients et livrables). Une des manières les plus communes et les plus sensées de structurer vos processus est de procéder par type de projet (vidéo, campagne e-mail ou conception web). Examinez l'exemple de processus ci-après pour la conception d'une page web :

exemple de processus pour la création d'une page web

Notez que les unités de travail de ce processus sont marquées par un flux de travail comportant des statuts de tâches tels que « Nouvelle tâche », ou « En cours », ou « Approuvée ». Définir ces statuts de manière à ce qu'ils aient un sens pour vos projets est important pour le processus. Ils permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'ondes et signalent le moment où il faut passer à la tâche ou à l'« unité » suivante.

Obtenir des résultats cohérents grâce aux modèles et à l'automatisation

Comme vous pouvez le constater, les processus créatifs peuvent être très détaillés. C'est pourquoi les équipes performantes choisissent en général de considérer leur travail, non pas comme des projets distincts, mais plutôt comme des ensembles continus de tâches et de flux de travail répétitifs.

Enregistrer des processus (comme celui de la conception de la page web ci-dessus par exemple) comme des modèles dans votre plateforme de gestion de projets vous permet tout simplement de les cloner à chaque fois que vous commencez un nouveau projet. Au lieu de commencer depuis le début, il vous suffit de copier les éléments clés tels que les dépendances, la durée des tâches, les chargés de mission et les rapports.

Les processus modélisés font gagner énormément de temps aux équipes performantes, permettant de libérer des ressources pour des projets plus complexes ou moins standards. Ils permettent également de mesurer et d'améliorer progressivement la performance, ce qui se traduit par des réussites reproductibles pour votre équipe.

Pour les équipes qui excellent sur le plan opérationnel, une autre manière de simplifier leurs processus est de recourir à l'automatisation. Cela comprend la création automatique de projet lorsqu'un brief créatif est envoyé, le routage intelligent vers la bonne personne en fonction des exigences du projet et la réception en temps-réel de notifications sur le travail.

Par exemple, pour pouvoir adapter sa production créative dans 50 villes du monde, Kim d'Airbnb a automatisé ses processus autant que possible. Les demandes de projets sont créés dans Salesforce qui s'intègre avec la plateforme middleware Azuqua. Une fois qu'une demande est reçue, Azuqua envoie une demande de projet automatique à Wrike et joint automatiquement les informations pertinentes et les chargés de mission à la tâche.

L'importance de l'itération

Un bon processus n'est jamais « terminé », mais plutôt perfectionné et optimisé de façon continue grâce aux projets, aux personnes et aux enseignements.

Comme l'explique Adler Chan, expert en opérations et spécialiste du service client Wrike, « La nécessité de mettre en place des méthodes d'itération et d'optimiser les processus met en évidence l'importance d'avoir une seule source d'informations pour toutes les initiatives. C'est le seul moyen de regarder en arrière et de faire une bonne analyse de la situation pour améliorer les processus existants à partir de performances passées. »

Battre le rythme

« La créativité, c'est l'intelligence qui s'amuse. » — Albert Einstein

Connaître l'échéance d'un projet de design ou savoir qui doit réviser une maquette fait rarement obstacle à l'inspiration. En revanche, passer du temps à rechercher des informations dans les e-mails, jongler avec les priorités et ne pas savoir ce qui va se passer ensuite, peut vraiment la freiner.

La créativité et les processus sont loin d'être mutuellement exclusifs. Comme nous le montre l'industrie du disque, il existe une manière efficace, réfléchie et intelligente de produire l'art :

  • Documentez clairement vos processus créatifs existants, en utilisant un tableau entrée/action/sortie ou la technique de représentation du processus.
  • Choisissez une source unique d'informations pour toutes les données concernant le projet.
  • Divisez les tâches de grande envergure qui impressionnent, en unités plus petites et plus facile à gérer.
  • Définissez les statuts des flux de travail qui permettent aux designers et aux parties prenantes de mesurer les progrès en un coup d’œil.
  • Modélisez les projets et les tâches fréquents et récurrents pour ne pas perdre de temps à réinventer la roue.
  • Automatisez les tâches répétitives les plus ordinaires, comme l'assignation du travail ou l'envoi de mises à jour de statuts par e-mail.
  • Revoyez sans cesse votre processus créatif afin de trouver des moyens de le perfectionner et de l'optimiser.

Le processus n'est qu'un des quatre domaines clés sur lesquels les équipes créatives doivent se concentrer pour atteindre une production adaptable, d'une qualité exceptionnelle. Pour en savoir plus sur les autres domaines, téléchargez notre e-book gratuit Execution is Everything: How to Transform Your Creative Team into a Real Powerhouse

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