Visibilité : élément essentiel pour l'optimisation des flux de travail d'équipe

Connaissez-vous la charge de travail de votre équipe à chaque moment du projet ? Que se passe-t-il en cas de retard ou obstacle sur les tâches ? Avez-vous une solution pour résoudre ces problèmes ? Maintenir la visibilité à chaque étape du projet est la clef !

Lors de notre rencontre avec Bailey Shemenski, anciennement responsable des opérations pour la société d'analyses prédictives SimpleRelevance, celle-ci nous a expliqué qu'elle résolvait ce problème en emmenant avec elle un carnet rempli d'informations sur les projets. Pendant ce temps, ses collègues utilisaient leurs propres tableaux individuels avec leurs listes des tâches. Ce qui était loin d'être idéal.

Son équipe des opérations devait passer du temps à suivre les éléments sur des carnets et dans des fils d'e-mails pour suivre l'avancement des tâches.

« Les petits détails passaient parfois entre les mailles du filet, sans dates d'échéance ou sans que je ne puisse partager mes notes avec les membres de l'équipe », explique Bailey Shemenski.

De la même façon, la société internationale de location d'appartements Only-apartments rencontrait des problèmes similaires. Leur service marketing comptait huit divisions distinctes et lançait un tout nouveau site Web en plus de ses tâches quotidiennes. Ils ont survécu en envoyant des centaines d'e-mails et en programmant des dizaines de réunions. Encore une fois, ce n'était pas idéal.

Selon Ramon Glieneke, directeur marketing de Only-apartments, ils avaient besoin d'une vision claire sur la façon dont les divisions collaboraient entre elles et sur l'attribution des tâches spécifiques.

Une meilleure visibilité sur l'intégralité du flux de travail de l'équipe est essentielle.

Ce que la visibilité en entreprise n'est pas

La visibilité en entreprise est l'un de ces mots tendance omniprésent sur tous les sites de SaaS entre professionnels. Pas dans le sens horrifiant des caméras de surveillance et de l'espionnage de poste de travail, mais plutôt dans le sens où la transparence des informations apporte une vue plus complète sur ce qui se déroule dans l'entreprise.

La visibilité n'implique donc pas la microgestion ni la surveillance des employés. C'est plutôt un moyen de mieux comprendre le travail interne de l'équipe pour améliorer la façon de réaliser le travail.

Une visibilité optimisée augmente les résultats

Chez SimpleRelevance comme chez Only-apartments, Wrike a permis d'obtenir la visibilité tant attendue et est devenue la plateforme centrale de stockage et d'accès à toutes les données des projets. Aujourd'hui, les équipes peuvent trouver les données ou les informations du client sans avoir à parcourir de longs fils d'e-mails, à faire des réunions-bilans ni à attendre des réponses par e-mail.

« Cela a grandement raccourci notre délai de production », affirme Steve Rose, du service de la réussite client et des opérations chez SimpleRelevance. « L'avantage de tout regrouper dans un seul système facilite beaucoup la collaboration des personnes sur les projets et supprime les barrières à l'information.

La transparence et la capacité d'avoir une vision d'ensemble sur la charge de travail des différents membres de l'équipe nous ont permis de livrer les commandes beaucoup plus facilement et de manière beaucoup plus efficace », explique Bailey Shemenski.

Le résultat final de toute cette visibilité ? SimpleRelevance a pu augmenter de 30 % sa capacité à produire les livrables des clients.

De bons outils pour une meilleure visibilité

Il ne suffit pas de simplement demander à voir comment les choses se déroulent pour parler de visibilité. Il faut des outils appropriés avec les bonnes fonctions. Un outil adéquat doit comporter les fonctions suivantes :

  • Tableaux de bord - un moyen d'accéder aux données que vous jugez essentielles en un seul écran
  • Rapports - des rapports automatisés et récurrents sur la performance de l'équipe, le statut des projets et d'autres données personnalisables
  • Affichage de la charge de travail - une façon de visualiser la charge de travail de chacun des membres de l'équipe ou de toute l'équipe
  • Gestion des ressources - un moyen de gérer les ressources de l'équipe, qu’elles soient physiques ou financières

Ramon Glieneke, de Only-apartments, affirme : « Les rapports détaillés sur les projets, les employés et l'avancement des équipes nous ont permis d'obtenir d'excellents résultats dans le lancement de nos projets. »

Prêt à optimiser votre visibilité en entreprise ?

Vous pouvez évidemment continuer à gérer les activités comme vous l'avez toujours fait, en ayant une vue incomplète sur ce que fait votre équipe ou sur l'avancement des projets. Éventuellement en envoyant plus d'e-mails ou en organisant plus de réunions pénibles.

Ou bien vous pouvez envisager d'autres options pour améliorer votre visibilité en mettant en place un outil de gestion du travail tel que Wrike.

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