Man hat Ihnen gerade Ihr eigenes Kreativteam übergegeben. Was nun!?

Herzlichen Glückwunsch! Nachdem Sie jahrelang dafür gesorgt haben, dass die Kunden tolle Kampagnen erhalten, sind Sie mit Ihrem eigenen Kreativteam belohnt worden. Jawohl, sitzen Sie am Steuer!

Visuelle Darstellungen zu kreieren, Prüfungen durchzuführen und Freigaben zu sichern ist ihr tägliches Einmaleins. Aber die Team-Produktivität für Stakeholder transparent zu machen, Teammitglieder zu coachen und der Kampf um ausreichende Mitarbeiter sind absolutes Neuland.

„Eine meiner größten Herausforderungen beim Übergang von einem Grafiker zu einem Kreativteam-Leiter besteht darin, auf Fragen nicht sofort eine Antwort zu geben“, sagt Jessica Phan, ehemalige Grafikerin und Head of Design bei Zugata. „Es ist wichtiger, die Teammitglieder nach ihrer Meinung und Einschätzung zu fragen, weil meine Aufgabe heute darin besteht, dass meine Mitarbeiter lernen, ihre Problemlösungsfähigkeiten zu entwickeln.“

Marina Luderer, Kreativ-Direktorin bei Gigya, sagt, dass ihre größte Herausforderung darin besteht, die richtige Balance zu finden: „Man muss den Grafikern genügend Freiheit geben, damit sie ihre eigenen Kreativ-Lösungen hervorbringen, aber man muss dennoch für genügend Anleitung sorgen, dass das Ergebnis die Zielsetzung erfüllt“, sagt sie.

In unserer digitalen On-Demand-Wirtschaft gibt es einen großen Bedarf an starken Kreativ-Leitern. Das liegt daran, dass die heutige Vielzahl an Bildschirmen und Medien visuelle Konsistenz erfordert. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit sind jetzt synonym mit Verbrauchervertrauen.

Design steht eng mit Geschäftserfolg in Verbindung. Tolles Design spielt eine entscheidende Rolle für Kundenzufriedenheit und ist ausschlaggebend für einen Sieg über die Konkurrenz. Und zwar so sehr, dass das neue Jahrtausend bei großen Firmen wie Pepsi oder Johnson & Johnson die Einführung eines Chief Design Officer (CDO) hervorgerufen hat.

Abgesehen von den sich bietenden Möglichkeiten und der Vorfreude auf die neue Rolle – der Übergang von einem Einzelmitarbeiter zum Kreativ-Chef ist eine Herausforderung. Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps, um Team-Fortschritte zu messen, Engpässe zu überwinden und vieles mehr von Leuten, die den Schritt zum eigenen Kreativteam bereits gemeistert haben.

Fortschritte messen

Als Projektverantwortlicher vertiefen Sie sich in jedes Detail. Sie leben für diese Farbpalette oder atmen diesen Ikonografie-Stil. Für einen Kreativleiter ist es aber unmöglich, einen solch intensiven Einblick in alle Projekte beizubehalten, die Ihr Team in Angriff nimmt.

„Der schwierigste Moment als Kreativ-Leiter ist dann, wenn man alles selbst tun will“, sagt David Mekerishvili, Wrike‘s eigener Grafikteam-Leiter. „Sie haben ein Gesamtbild über alle Projekte und Kampagnen und es erfordert so viel Zeit, dieses Wissen an Ihr Team weiterzugeben. Manchmal möchten Sie alle diese Aufgaben packen, sich in Ihre Wohnung verkriechen und dann so richtig selbst mit der Designarbeit loslegen. Aber das ist schlecht. Wirklich schlecht.“

Sie können sich nicht um jede einzelne Aufgabe kümmern, sondern müssen stattdessen Fortschritte messen und Ihr gesamtes Team verantwortlich halten. Sie haben nicht die Zeit, einzelnen Projektdetails über E-Mails und Tabellen hinterher zu jagen. Der erste Schritt, diese Vogelperspektive anzunehmen, besteht darin, einen bestimmten Workspace zu wählen, an dem alle Projektinformationen vorliegen.

Profi-Tipp: Ihr Workspace sollte flexibel genug sein, dass jede Person im Team so arbeiten kann, wie sie es am liebsten mag. Das senkt die Gefahr, dass einzelne Teammitglieder in alte Gewohnheiten zurückfallen und Projektdetails in Notizbüchern und Posteingängen festhalten.

Der Hauptgrund, warum das Marketing-Team von Unbounce Wrike als Projektmanagement-Lösung wählte, war die Flexibilität.

„Es ist simpel genug für alle Mitarbeiter, um einfach nur ihre Aufgaben zu erledigen, und gleichzeitig kann ich sehr detailliert sehen, woran das gesamte Team arbeitet“, sagt Chelsea Scholz, Unbounce Marketing Manager für Brand Promotion. „Ich muss nicht mehr nach Einzelheiten in Notizbüchern, Google Docs, Tabellen suchen – alles ist in Wrike.“

Genügend Mitarbeiter anfordern

Man hat Ihnen gerade Ihr eigenes Kreativ-Team übergegeben...was nun?

Es stimmt: Wem viel gegeben ist, von dem wird viel verlangt. Im Geschäftsleben stimmt aber manchmal eher das Gegenteil: Wenn viel von einem verlangt wird, wird einem auch viel gegeben. Sie müssen einfach nur starke Geschäftsargumente dafür geben. Das ist sehr viel einfacher, wenn Sie ein klares Bild über den Fortschritt Ihres Teams haben.

„Wenn ich die Geschäftsführung nach zusätzlichen Mitarbeitern frage, dann erstelle ich eine Tabelle, in der die verschiedenen Bereiche aufgeführt sind, die wir unterstützen, und nenne die Fähigkeiten, die benötigt werden,“ sagt Phan. „Dann fülle ich diese Tabelle aus und führe an, wer derzeit wofür verantwortlich ist. Das Diagramm hilft mir und dem Team dabei, die Lücken zu visualisieren und/oder zu erkennen, wo wir zu wenige Grafiker haben. Sobald die zusätzlichen Stellen genehmigt sind, teile ich dies auch mit unserer Personalabteilung, damit unsere Kollegen bei Neueinstellungen genau wissen, welche Art Grafiker wir benötigen.“

Eine andere Taktik: Stellen Sie exakt fest, wie viel Zeit Ihr Team mit welcher Arbeit verbringt. Messen Sie, wie viel Zeit für verschiedene Projekte (z.B. für digitale Anzeigen gegenüber Druckanzeigen) erforderlich ist, sowie die Zeit, die für Anfragen von Kunden oder Abteilungen aufgewendet wird.

Sie sind dann eher in der Lage, die Projektdauer und das Enddatum genauer abzuschätzen und die Komplexität bestimmter Arten von Anfragen zu definieren. Das führt zu eine Verbesserung der Kapazitätsplanung sowie der Verteilung der Arbeitsauslastung und gibt Ihnen eine Grundlage, um bei Bedarf zusätzliche Mitarbeiter anzufordern.

Mekerishvili hat die Länge und Komplexität bestimmter Projekttypen klar definiert, sodass er genau weiß, wie viel mehr Arbeit man einem Grafiker zutrauen kann.

„Wir führen jeden Montag eine wöchentliche Planung durch“, sagt er. „Die Senior-Grafiker jeder Abteilung und ich verteilen dann neue Aufgaben und Projekte an das Team. Wenn wir 15-20% der neuen Aufgaben ablehnen oder neu planen müssen, dann ist das ein Signal dafür, dass wir mehr Mitarbeiter anfordern müssen.“

Wert nachweisen

Ihr Team hat sich abgeschuftet, um Assets für die große Konferenz zu schaffen. Aber wenn dann die Verträge hereinrollen, dann bekommen die Kollegen vom Event-Marketing und Vertrieb das ganze Lob. Wie können Sie dafür sorgen, dass Ihr Team die Anerkennung bekommt, die es verdient?

In einer 2013 durchgeführten Umfrage mit 1.200 US-Mitarbeitern gaben 70% der Befragten an, dass die wichtigsten Arten der Anerkennung „keinen Geldwert haben.“ Eine einfaches Schulterklopfen für eine gut erledigte Arbeit geht viel weiter, als man vielleicht erwartet.

„Es gibt nichts Besseres, als einem Teammitglied mitzuteilen, dass er/sie eine tolle Arbeit macht“, sagt Luderer. „Und es ist noch besser, wenn man das vor dem gesamten Team macht.“

Phan schlägt vor, dass man auf die Ergebnisse von Kreativ-Mitarbeitern über unternehmensweite Slack-Kanäle oder bei All Hands hinweist.

„Öffentliche Anerkennung scheint zwar nur eine kleine Aufmerksamkeit zu sein, aber sie führt dazu, dass sich Teammitglieder wirklich anerkannt, wertvoll und geschätzt fühlen“, sagt sie. „Und im Gegenzug sind sie noch motivierter und produktiver.“

Den Wert eines Kreativ-Teams nachzuweisen, ist in datengetriebenen Unternehmen noch schwieriger.

„Es ist schwer zu sagen, wann genau Design den Erfolg eines Projektes beeinflusst“, gesteht Mekerishvili, „aber wir arbeiten eng mit dem größeren Marketing-Team zusammen, um zu verstehen, welche Design-Ansätze besser funktionieren. Wenn ein Grafiker die Vermutung hat, dass beispielsweise sein Webseiten-Design zu vermehrten Conversions führen wird, dann testen wir das. Die Ergebnisse des Tests liefern den Nachweis.“

Profi-Tipp: Verfolgen Sie regelmäßig die Anzahl der Projekte, die Ihr Team abschließt, wie viele Stunden dazu erforderlich sind und von wo die Anfragen kommen. Geben Sie den wichtigen Stakeholdern dann einen Bericht, in dem diese Details hervorgehoben werden, wie das Marketing Team bei Premier Sotheby's International Realty.

„Wenn man mit 900 individuellen Persönlichkeiten und unabhängigen Auftragnehmern arbeitet, dann ist es sehr wichtig, dass man seinen eigenen Wert nachweisen kann,“ sagt Christina Anstett, Sotheby's Spezialistin für Direktmarketing. "Es ist sehr wichtig, einen Bericht präsentieren zu können, in dem alle Aufgaben gesammelt sind, die in einer bestimmten Zeitspanne von uns erledigt wurden."

Engpässe überwinden

Man hat Ihnen gerade Ihr eigenes Kreativ-Team übergegeben...was nun?

Kreativ-Leiter müssen sicherstellen, dass Ihre Teams gute Arbeit leisten. Mehr als das, sie müssen sie trainieren, es noch besser zu machen. Wenn Sie einen Workspace benutzen, der wirkungsvoll alle Metadaten um Ihre Projekte und Prozesse herum erfasst, sollten Sie in der Lage sein, einen Bericht für Projekte mit verpassten Fristen oder unerfüllten Ziele zu erstellen.

Suchen Sie dann nach Gemeinsamkeiten zwischen diesen Initiativen: Waren bestimmte Inhaltsarten oder Kreativ-Briefings involviert? Bleiben Projekte immer am gleichen Projektschritt hängen? Sind bestimmte Teammitglieder immer beteiligt?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, Engpässe zu erkennen und anzusprechen, die sich negativ auf die Leistung auswirken. Probleme im Zusammenhang mit bestimmten Teammitgliedern zu erkennen, öffnet die Gelegenheit für wertvolles Coaching zu Fähigkeiten wie Zeitmanagement, Organisation und Kommunikation.

Damit stellt sich eine weitere wichtige Frage für neue Kreativ-Führungskräfte: Wie geht man am besten bei solchen Coaching-Möglichkeiten vor?

„Wenn ich eine Coaching-Möglichkeit für jemanden in meinem Team erkenne, dann gehe ich so vor, dass ich dem jeweiligen Mitarbeiter schriftliches und im Einzelgespräch mündliches Feedback gebe,“ erklärt Phan.

Phan nutzt auch die 30-minütigen Scrum-Meetings ihres Teams, um Grafikern zu helfen, bestimmte Fähigkeiten zu entwickeln.

„Beispielsweise bemerkte ich, dass sich eines meiner Teammitglieder bei Präsentationen nicht wohl fühlte und ein anderer hat nicht genug Vorarbeit auf Papier geleistet. Da habe ich dann eine Aktivität daraus gemacht,“ sagt sie.

„Die Aktivität bestand darin, sich verschiedene Möglichkeiten auszudenken, wie man eine Anzeige kreieren kann, wobei innerhalb von drei Minuten so viele Miniaturskizzen angefertigt werden sollten wie möglich“, erklärt sie. „Danach sollten alle ihre Ideen präsentieren und ihre bevorzugte Variante mitteilen - und warum diese besser wäre als die vorhandene Anzeige. Am Ende der Aktivität habe ich allen mitgeteilt, warum wir dies gemacht haben und wie es sich auf die Teammitglieder bezieht, sodass ihnen klar wurde, woran sie arbeiten müssten.“

Geschäftsergebnisse erzielen

Einzelne Grafiker sind meist mit der Qualität ihrer Arbeit beschäftigt. Wird die richtige Botschaft vermittelt? Ist es ästhetisch befriedigend? Werden bewährte Methoden befolgt? Andererseits müssen sich Kreativ-Leiter auch Gedanken darüber machen, ob ihre Teamarbeit die Geschäftsziele erreicht und die Geschäftsergebnisse fördert.

Dabei helfen können Projektannahme- bzw. Anfrage-Formulare, in die Anfragende die gewünschten Ergebnisse und Erfolgsmetriken eintragen können. Gleich zu Beginn Ziele festzulegen und schriftlich festzuhalten unterstützt Ihr Team dabei, Designarbeit mit festem Ziel im Auge zu führen, wobei ihnen auch ein Maß für den Erfolg ihrer Bemühungen an die Hand gegeben wird. Wurden diese Ziele erreicht? In welchem Umfang? Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden?

Phan stimmt zu: „Um sicherzustellen, dass das Grafikteam konsequent die Geschäftsziele erreicht, ist es einfach erforderlich, dass man bei der Aufgabenzuweisung mitteilt, was getan werden muss, warum wir es tun müssen und wie wir den Erfolg messen werden.“

Marken-Leitlinien sind ein weiteres nützliches Tool, um Grafiker am Geschäftserfolg orientiert zu halten und um zu vermeiden, dass sie sich in Grafikdetails verlieren.

„Marken-Leitlinien sind der Freund des Grafikers“, sagt Luderer. „Sie helfen dabei, das Rad nicht jeden Tag neu erfinden zu müssen und sich stattdessen auf den Inhalt konzentrieren zu können.“

Mekerishvili hat eine einfache, geradlinige Philosophie, um zu gewährleisten dass die Designs des Teams die Ziele erreichen: „Design ist keine Kunstform. Design löst Probleme. Kreieren Sie also Ergebnisse, die 80% erfolgsorientiert sind und polieren Sie die Ergebnisse mit 20% Kunst.“

Übernehmen Sie das Steuer selbstbewusst

Um ein effektiver Kreativ-Leiter zu werden, sind Zeit und Erfahrung nötig. Aber, wie der amerikanische Fernsehmoderator und Journalist Sam Levenson einmal sagte, „man muss aus den Fehlern der anderen lernen. Man kann unmöglich lange genug leben, um sie alle selbst zu machen.“

Um die Reise als fortschrittlicher Kreativ-Leiter zu beginnen, folgen Sie den Ratschlägen und den Erfahrungen aus diesem Beitrag:

  • Sie können nicht an allen Aufgaben beteiligt sein. Jagen Sie nicht plattformübergreifend nach Projektdetails. Um Fortschritte bequem verfolgen zu können, wählen Sie einen einzigen Workspace für alle Projektinformationen.
  • Um ein überzeugendes Argument für mehr Mitarbeiter zu bilden, dokumentieren Sie, wie lange die Teammitglieder an bestimmten Anfragetypen arbeiten und welche Kompetenzen gefragt sind.
  • Ein öffentliches Schulterklopfen ist viel wert um Ihren Teammitgliedern die Anerkennung zu geben, die sie begehren. Bei eher datengetriebenen Unternehmen kann es helfen, das Volumen der Projekte zu verfolgen, mit denen das Team umgeht.
  • Untersuchen Sie Projekte, bei denen Fristen und Ziele verpasst wurden. Finden Sie heraus, was diese gemeinsam haben und sprechen Sie es mit Ihrem Team an, um damit zu beginnen, die Leistungshemmnisse abzuschaffen.
  • Um sicherzustellen, dass die Geschäftsziele erreicht werden, definieren Sie Projektziele noch bevor mit dem Design begonnen wird. Und vergessen Sie nicht, die Marken-Leitlinien immer zur Hand zu haben!
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