Als Anbieter von Software für Projektmanagement und Zusammenarbeit sprechen wir mit vielen Projektmanagern. Allzu oft hören wir, dass trotz aller guten Absichten, das Projekt erfolgreich zu leiten, die Realität manchmal ganz anders aussieht. Meiner Überzeugung nach sind Sie am besten darauf vorbereitet, das zu verhindern, wenn Sie sich vorher darauf vorbereitet haben, zu scheitern. Darum habe ich Projektmanager gebeten, mir ihre Erfahrungen und die Gründe der Misserfolge zu erzählen. Die Ergebnisse möchte ich mit Ihnen teilen, damit wir uns ganz im Klaren darüber sind, was uns bevorsteht, jedes Mal wenn wir ein neues Projekt anfangen. Das sind die angegebenen Hauptgründe für das Scheitern von Projekten: 1. Mangelhafte Kommunikation Alle gescheiterten Projekte hatten etwas gemeinsam: mangelhafte Kommunikation. Die anderen Faktoren variieren, aber Kommunikation steht immer im Mittelpunkt, wenn es um gescheiterte Projekte geht: —Tom Atkins, Gründer, Quarry House Es ist allgemein bekannt, wie wichtig der proaktive Austausch von Informationen und Wissen während der Ausführung eines Projektes ist, um erfolgreich zu sein. Trotzdem führt mangelhafte Kommunikation, Teams immer wieder zum Stolpern. Falls Sie und Ihr Team sich schon länger keine Zeit genommen haben, um die Kommunikationsfähigkeit zu verbessern, warten Sie nicht auf die nächste Katastrophe, um sich zu überzeugen, dass es absolut notwendig ist. Wenn die Kommunikation im Team anfängt zu bröckeln, was können Sie dann tun? Und wie beschränken Sie bis zur Lösung des Problems die Anzahl der Pannen auf ein Minimum? Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um diesen interessanten Artikel zu lesen und sammeln Sie einige Kommunikationstipps für Ihr Team: 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team vor Kommunikations-Pannen schützen 2. Fristen unterschätzen Wenn Sie Projektfristen unterschätzen, ist das Resultat weit mehr als nur ein nicht eingehaltenes Fälligkeitsdatum auf dem Kalender. Angestellte müssen länger arbeiten, dementsprechend überschreiten Sie das Budget. Vertriebsteams rechnen mit der pünktlichen Produktfreigabe und könnten große Aufträge verlieren. Es ist sehr wichtig, die Fristen haargenau vorherzusehen - und Jazmin Truesdale macht dies mit exzellentem Risikomanagement. Projekte scheitern an unterschätzten Fristen. Wenn ich Projekte plane, dann stelle ich mir 3 bis 5 Situationen vor, die das Projekt in Verzug bringen könnten, wie ich mit diesen Situationen umgehe und schätze die vorgesehen Zeit für die Situation, deren Lösung am längsten braucht. 75% meiner gesamten Projekten schließe ich vor den geplanten Fristen ab. —Jazmin Truesdale,Vorstandsvorsitzende, Mino Enterprises Um realistische Fristen zu setzen, empfiehlt es sich, mit dem kritischen Pfad zu arbeiten, einem Algorithmus für die Planung von Projekt-Aktivitäten. Mit dieser Berechnung können Sie die "kritischen" Aktivitäten in Ihrer Planung erkennen. Lernen Sie mehr über die Methode des kritischen Pfads: Die Methode des kritischen Pfades im Projektmanagement ist so einfach wie das ABC 3. Unfähigkeit, die wesentliche Details zu erkennen Es hängt von den wesentlichen Details ab, ob Ihr Projekt erfolgreich ist oder scheitert. Projekte fangen gut an, aber versagen je näher das Fälligkeitsdatum rückt. —Jennifer Mansfield, Kundendienst-Abteilungsleiterin, Qgiv Sind Sie ein Big-Picture Thinker oder eher detailorientiert? Normalerweise beherrschen wir nur eine Eigenschaft, aber wenn Sie wollen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, dann brauchen Sie beide. (Ich weiß, dass ist nicht gerade das, was Sie hören wollten.) Überprüfen Sie bereits abgeschlossene Projekte, um zu sehen, wo Ihre Schwachstellen sind und wie Sie diese zukünftig beheben können. Denn wenn man vollkommen damit beschäftigt ist, die Grundsätze des Projektmanagements in der Praxis anzuwenden, dann vergisst man leicht die kleinen Details, die einen wirklich guten Projektmanager noch besser machen. Wir haben 10 bewährte Methoden für Sie zusammengestellt, die Sie vor jedem Projekt noch einmal durchgehen sollten, um sicherzustellen, dass Sie keine Details vernachlässigen, die eine erhebliche Auswirkung auf den Projekt-Erfolg haben können: 10 Projektmanagement Best Practices, die Sie nicht vergessen sollten 4. Wenig hilfreiche Teams und Technologien, die alles nur komplizierter machen Damit sind Teams und Software gemeint, die nicht den Erwartungen entsprechen. Machen Sie Schluss mit diesem Wahnsinn! Beheben Sie die unterbrochene Projektabwicklung schnell — auch wenn Sie die Kosten für das frühzeitiges Vertragsende übernehmen müssen. Trevor Ewen erzählte mir von einem fehlgeschlagenen Kundenprojekt, in dem sein Beratungsunternehmen gezwungen war, ein gescheitertes Projekt neu zu beleben: "In der Bemühung, eine bestehende Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten, waren wir gezwungen, mit diesem Anbieter zu arbeiten. In Wirklichkeit wären wir viel besser dran gewesen, wenn wir dem Kunden geraten hätten, den Anbieter zu bezahlen und nicht weiter mit ihm zusammen zu arbeiten. Es war ein Gewinn-Verlust. Sie lieferten ein unvollkommenes Produkt: und wir waren verpflichtet, es zu beheben ". —Trevor Ewen, Leitender Software-Ingenieur, Neosavvy Sich an Teams zu halten, die mehr Probleme verursachen, heißt, dass Sie mehr Zeit und mehr Geld ausgeben müssen, um zusätzliche Teams anzustellen und die Fehler zu beheben. Es lohnt sich, die Zusammenarbeit vorzeitig abzubrechen, bevor Sie mehr Probleme verursachen, als sie wert sind. Und das Gleiche gilt für die Technik. Wenn die Software, die Sie verwenden, um Ihr Team und Ihre Projekte zu steuern, Ihre Arbeit erschwert, sollten Sie sofort eine neue Lösung finden. Es gibt viele Arten von Lösungen, die Ihr Team verwenden kann, um die Arbeit zu erleichtern: Projektmanagement, Dokumentenmanagement, Contentmanagement, Portfoliomanagement, Kundenbeziehungsmanagement ... und viele mehr. 5. Unaufmerksames Management Als Projektmanager sind Sie das symbolische Elternteil und der Meister der Projektabwicklung. Und genau wie bei einem Kind müssen Projekte regelmäßig "Gesundheitschecks" unterzogen werden, um sicherzustellen, dass alles so abläuft wie geplant. Es ist wichtig, regelmäßig die Arbeit zusammen mit Ihrem Team zu überprüfen und Hilfe anzubieten in dem Fall, dass der Arbeitsrhythmus nachlässt. Das unglücklich gescheiterte Projekt von Trevor Ewen verfügte über keine angemessene Unterstützung eines Projekt-Managers: "Er erfüllte seine Aufgaben nicht, um die Produktfreigabe besser zu planen. Diese Situation zog sich über Monate mit einem Remote-Team. Die Vogel-Strauss-Taktik ist nie eine gute Idee." —Trevor Ewen, Leitender Software-Ingenieur, Neosavvy Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie ein effizienter und erfolgreicher Projektmanager sein können, lesen Sie diesen Artikel: So stellen Sie eine hervorragende Projektausführung mit einem externen Projektmanager sicher Möchten Sie eine ähnliche Geschichte mitteilen? Haben Sie an einem Projekt gearbeitet, das nicht nach Ihren Erwartungen verlief? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und die Gründe, warum Sie denken, dass Ihr Projekt gescheitert ist, in den Kommentaren. Je mehr wir wissen und erfahren, desto besser können wir planen, erfolgreich zu sein. Und wenn Sie ausprobieren möchten, wie eine Projektmanagement-Software Ihnen dabei helfen kann, das Scheitern von Projekten zu vermeiden, dann starten Sie jetzt eine kostenlose Testphase mit Wrike.
Sie sind Kreativdirektor. Sie haben zu viele Projekte, Ihre Mitarbeiter machen bereits Überstunden und Sie haben keine Ahnung, wie Sie all Ihre Arbeit schnell und effizient mit Ihrem aktuellen System erledigen sollen. Da ist guter Rat gefragt. Kollaborative Arbeitsmanagement-Lösungen helfen, die Zeit zu reduzieren, die Ihr Team mit zusätzlichen Meetings, der Bewältigung riesiger E-Mail-Berge und der planlosen Suche nach den neusten Anhängen und aktualisierten Projektbeiträgen verschwendet. Doch vor allem räumt ein leistungsfähiges Collaboration-Tool Ihren Kreativleuten mehr Zeit dafür ein, tatsächlich kreativ zu SEIN, statt nur Projektdaten aufzuspüren oder E-Mails zu senden. Kreativteams sind meist sehr beschäftigt, egal ob sie es nun mit der Kundengewinnung oder dem Jonglieren endloser Anfragen zu tun haben. Sie haben keine Zeit, neue Tools zu testen, ohne sicher zu sein, dass sich die Mühe auch lohnt. Bevor Sie sich einer bestimmten Arbeitsmanagement-Lösung verschreiben und mit dem Kopf voraus hineinspringen, lesen Sie bitte zuerst diese Anleitung, die Ihnen dabei helfen wird, sicherzustellen, dass Ihr vielbeschäftigtes Team Ihr gewähltes Tool erfolgreich annehmen und anwenden kann. Dann kann es losgehen. 1. Legen Sie fest, wie das Tool verwendet werden soll. Sie wissen genau, wie Sie das tun, was Sie tun. Tragen Sie als Erstanwender und wahrer Meister dieses Tools Ihre Kenntnisse zusammen und erstellen Sie eine Reihe von klar definierten Regeln, wie Ihr Team das neue Tool verwenden soll, damit es weiß, was es zu erwarten hat. Erstellen Sie ein Dokument, das Folgendes hervorhebt: Welche Funktionen werden Sie nutzen - und wie. Einige Tools sind mit einer Menge von Funktionen ausgestattet, die Sie möglicherweise nicht alle benötigen. Machen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihr Team nutzen wird, und erklären Sie, wie genau diese Funktionen Ihrem Team helfen werden, seine Arbeit zu erledigen. Wie Sie Ihre Arbeit organisieren. Ihr Collaboration-Tool sollte ein System bieten, mit dem Sie Aufgaben in Ordnern oder Projekten organisieren können, damit Ihre Arbeit nicht kreuz und quer im ganzen Tool verstreut ist. Entscheiden Sie, nach welchem System Ihr Team die Arbeit anordnen soll: nach Art der Lieferergebnisse, Kunden, verantwortlichem Designer, oder nach all den oben genannten Aspekten. Was auch immer am besten zu Ihren Bedürfnissen passt! Wie Sie Ihre Arbeit benennen. Eine konsistente Namensgebung erleichtert es Ihren Mitarbeitern zu verstehen, was sie erwartet, wenn sie eine Aufgabe öffnen. Legen Sie ein System mit Regeln fest, wie z.B.: Aufgabennamen beginnen/enden mit [dem Namen des Kunden] Aufgabennamen enden immer mit einem Verb, z.B. "erstellen" oder "aktualisieren" Mit einer Zeitschätzung beginnen/enden, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen wird, z.B. [2 Stunden] Wie Sie Ihre Anhänge organisieren. Bringen Sie Ihr gesamtes Team auf den gleichen Stand, wo Dokumente und kreative Dateien gespeichert werden, um sicherzustellen, dass Ihre Kreativleistungen und Dateien nicht verloren gehen . Werden sie alle zusammen in einem einzigen Ordner untergebracht? Werden sie an den Ordner, das Projekt oder die jeweilige Aufgabe angehängt? Gibt es ein geteiltes Laufwerk, in der zurzeit die Dateien gespeichert sind? Welche leicht verständlichen Namen geben Sie Dateien? Wenn ein Projekt erledigt ist, werden endgültige Versionen dann an einem speziellen Ort aufbewahrt? Wie Sie sich regelmäßig wiederholende Meetings organisieren. Wenn Ihr Team regelmäßig wiederkehrende Meetings abhält, geben Sie diese in Ihr Tool ein. Dies ist nicht unbedingt notwendig, wenn Sie es aber tun, bewahren Sie Ihre gesamte kollaborative Arbeit (und ein Meeting sollte kollaborativ sein) an einer zusammenhängenden Stelle auf. Unser Vorschlag: Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung "Meetings" und Unterordner für verschiedene Arten von Meetings (bei Bedarf). Erstellen Sie dann in diesem Ordner eine Aufgabe mit dem Datum und dem Titel Ihres Meetings, weisen Sie sie jedem zu, der an dem Meeting teilnimmt, setzen Sie das Datum fest und stellen Sie sie als wiederkehrende Aufgabe ein. Wenn diese Meetings abgehalten werden, geben Sie die Besprechungsnotizen in diese Aufgabe ein, so dass jeder Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf die Notizen hat und sie bei Bedarf vervollständigen kann. 2. Geben Sie einer kleinen Kerngruppe eine Test-Einführung Haben Sie Ihr Verfahren zur Nutzung des Tools einmal zusammengefasst, können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass Sie die bestmögliche Verfahrensweise für Ihr gesamtes Team gefunden haben. Wie würden Sie bei Ihren Kunden vorgehen? Sie würden Feedback einholen. Tun Sie das auch hier! Führen Sie eine kleine Kerngruppe mit "Früh-Anwendern" in Ihr Tool ein, erklären Sie Ihre zusammengestellten Verfahrensweisen, schulen Sie die Mitarbeiter, wie Sie das Tool und die Funktionen verwenden können, und bitten Sie sie, sofort damit zu beginnen, mittels des Tools an einem kleinen oder großen Projekt zusammenzuarbeiten. Präsentieren Sie ihnen die Vorteile, die sich aus der Nutzung des neuen Tools und der neuen Verfahrensweisen ergeben, und ermutigen Sie sie, sich voll und ganz auf das neue Tool zu verlassen, so minimieren Sie das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter in ihren früheren Arbeitsstil zurückfallen. 3. Nehmen Sie Korrekturen an Ihren Verfahrensweisen vor, um sie zu verbessern Bitten Sie Ihr Team im Laufe des kollaborativen Projekts Ihre vorläufigen Verfahrensweisen bei Bedarf zu ergänzen oder zu verändern, bevor Sie das Tool den restlichen Teammitgliedern vorstellen. Äußern sie Vorschläge, wie z.B. Funktionen besser genutzt oder Ordner und Aufgaben besser benannt werden können, dann nehmen Sie das Feedback in Ihre Verfahrensunterlagen mit auf. Die Teammitglieder sollten das letzte Wort haben, wie das neue Collaboration-Tool genutzt werden soll, da sie es schließlich sind, die tagtäglich damit arbeiten werden. 4. Setzen Sie das Tool für das gesamte Team ein Sobald Sie und Ihre kleine Kerngruppe zuversichtlich sind, dass Sie einen Weg gefunden haben, das neue Collaboration-Tool zukunftsfähig zu implementieren und zu nutzen, ist es Zeit für die große Enthüllung! Stellen Sie Ihrem gesamten Team das Tool vor, genauso wie Sie es bei der kleinen Testgruppe getan haben. Teilen Sie Ihre Verfahrensunterlagen, schulen Sie Ihr Team und bitten Sie alle, sofort mit der Verwendung des Tools zu beginnen, damit der Zusammenarbeit an neuen Projekten nichts mehr im Weg steht. 5. Nehmen Sie bei Bedarf weiterhin Korrekturen an Ihren Verfahren vor Wie sollte es auch anders sein - bitten Sie weiterhin um Feedback! Hat jemand eine Idee, wie Ihr Team eine Funktion noch besser nutzen kann? Dann beschäftigen Sie sich damit, denn sie könnte Ihr Team verbessern und Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Treten bei einer Verfahrensweise Probleme auf, dann finden Sie eine Lösung und setzen Sie sich einmal im Monat oder einmal im Quartal, je nachdem wie häufig Sie Anpassungen vornehmen, mit Ihrem Team zusammen, um sicherzustellen, dass das Problem behoben ist. Wenn Sie ein SaaS-Collaboration-Tool verwenden, dann werden sicherlich regelmäßig Updates, Verbesserungen und neue Funktionen herausgebracht. Nehmen Sie sich jedes Mal die Zeit, herauszufinden, ob diese neuen Funktionen die Zusammenarbeit im Team noch weiter verbessern könnten, wenn Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Nicht jede Funktion passt zu den Bedürfnissen Ihres Teams. Verändern Sie Ihre Verfahrensweisen also nur dann, wenn Sie der Meinung sind, dass so die Arbeitsweise Ihres Teams verbessert wird. Helfen Sie Ihrem Team, noch besser zusammenzuarbeiten Mithilfe dieser 5 Schritte können Sie sicherstellen, das Ihr Kreativteam Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich in den Arbeitsalltag übernehmen und somit noch bessere Leistungen erzielen und mehr Zeit mit der eigentlichen Kreativarbeit statt mit dem Aufräumen der Posteingänge verbringen kann. Haben Sie weitere Empfehlungen, was man tun oder tunlichst vermeiden sollte, wenn man ein neues Collaboration-Tool in einem Kreativteam einführt? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Empfehlungen im unten stehenden Kommentarbereich mit! Suchen Sie ein neues Collaboration-Tool? Dann laden Sie sich unseren kostenlosen Einkaufsführer für Collaboration-Software herunter. Er befasst sich mit Fragen und Funktionen, über die Sie vor einem Kauf sorgfältig nachdenken sollten.
Vielleicht haben Sie unseren Blogbeitrag "10 Sätze, die Sie niemals sagen dürfen, wenn Sie eine Aufgabe delegieren" gelesen. Falls nicht, hören Sie mit dem auf, was Sie gerade tun, und lesen Sie ihn. Er bietet Einblick in einige am Arbeitsplatz häufig gehörte Sätze, die die Produktivität aller Beteiligten mindern. Vielleicht verwenden Sie einige davon sogar selbst? Als Reaktion auf diesen Artikel hat uns einer unserer Leser vorgeschlagen, eine Liste mit Aussagen zu erstellen, die Sie verwenden können, um die Produktivität eines Kollegen zu fördern, wenn Sie ihn darum bitten, eine Aufgabe zu erledigen. Daher präsentieren wir also... 7 Aussagen, mit denen Sie die Produktivität steigern: 1. "Hier sind alle Dokumente, die Sie benötigen, um diese Arbeit zu erledigen." Das schlimmste, was Sie tun können, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist, dem Kollegen aufzutragen, etwas zu erledigen, ohne ihm die erforderlichen Materialien zur Verfügung zu stellen. Das hält ihn unnötig auf und kann nur schiefgehen. Wenn Sie gerade jemanden darum gebeten haben, ein neues Projekt zu bearbeiten, dann stellen Sie demjenigen alles zur Verfügung, was er benötigt, um sofort zu beginnen – Projektbeschreibungen, Vorlagen, Verträge. 2. "Hier können Sie Beispiele für ähnliche Arbeiten finden." Wurde ein solches Projekt schon einmal durchgeführt? Eine großartige Möglichkeit, jemanden einzuarbeiten, besteht darin, der Person Beispiele für frühere Arbeiten zu zeigen. Sie weiß dann, was von ihr als fertiger Beitrag erwartet wird. Referenzen zur Verfügung zu stellen, verhindert, dass Ihnen Arbeitsergebnisse geliefert werden, die nicht Ihren Vorstellungen entsprechen. 3. "Was meinen Sie, bis zu welchem Termin können Sie diese Arbeit fertigstellen?" Fälligkeitstermine zu besprechen, anstatt diese vorzugeben, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Dinge erledigt werden. Geben Sie der von Ihnen beauftragten Person die Möglichkeit, Sie über ihre anderen Verpflichtungen zu informieren. Dann können Sie besprechen, ob Ihr gewünschter Fälligkeitstermin machbar ist oder nicht. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, bei Bedarf die Prioritäten des Mitarbeiters neu zu ordnen. 4. "Wenn Sie zwischendurch auf Probleme stoßen, dann lassen Sie mich — oder das Team — das so schnell wie möglich wissen, damit wir eine Lösung finden können." Bieten Sie Ihre Hilfe klar und deutlich an, damit Ihr Kollege keine Angst davor hat, sich mit Fragen an Sie zu wenden — jedoch nur, wenn Sie es auch so meinen! Indem Sie sich selbst oder den Rest des Teams als Informationsquelle zur Verfügung stellen, können Sie dabei helfen, Hemmnisse abzubauen, sobald diese auftreten, und Projekte können im Zeitplan bleiben. Je länger Mitarbeiter warten, bevor sie Fragen stellen oder um Hilfe bitten, desto mehr verzögert sich Ihr Projekt. 5. "Jennifer und Johannes haben Erfahrung mit dieser Art von Aufgabe. Fühlen Sie sich frei, sie um Hilfe zu bitten." Dies ist vergleichbar damit, Kollegen ältere Beispiele ihrer Aufgaben oder Projekte zu geben. Wenn Sie an Ihr Teammitglied eine Aufgabe delegieren, lassen Sie es wissen, wer Erfahrung mit dieser Art der Arbeit hat, damit es weiß, an wen es seine Fragen richten kann. Ihrem Teammitglied diese Informationen im Voraus zu geben, erspart es ihm oder ihr, überall herumrennen zu müssen, um Antworten auf Fragen zu finden. 6. "Letztes Mal haben Sie großartige Arbeit geleistet, daher bin ich davon überzeugt, dass Sie dieses Projekt/diese Aufgabe genauso gut lösen werden." Positive Bestätigung ist altbewährt. Jemandem zu zeigen, dass man an seine Fähigkeiten glaubt und ihm vertraut, ermuntert dazu, ausgezeichnete Arbeitsergebnisse zu liefern! 7. "Sie haben sehr hart gearbeitet, machen Sie eine Pause!" Pausen sind der Schlüssel für kontinuierliche Produktivität. Lassen Sie Ihre Teammitglieder wissen, dass es Sie nicht stört, wenn sie eine Pause einlegen – solange sie wohlverdient ist. Die Pomodoro-Technik schlägt vor, in 25-Minuten-Abschnitten zu arbeiten und zwischendurch jeweils 3- bis 5-minütige Pausen einzulegen. Und nun 2 Fragen, mit denen Sie die Produktivität steigern: Wir alle wissen, dass es manchmal nicht ausreicht, Menschen zu sagen: "Ich bin da! Sie können mich gerne um Hilfe bitten!" Ihre Teammitglieder könnten zu schüchtern sein, um dieses Angebot zu nutzen, oder vielleicht sogar denken, dass sie nicht gut dastehen, wenn sie Sie beim Wort nehmen. Möchten Sie wirklich sichergehen, dass Ihre Kollegen so produktiv wie möglich sein können, formulieren Sie Ihre Aussagen in Fragen und laden Sie sie dazu ein, ihre Projektsorgen mit Ihnen zu teilen. 1. "Sehen Sie bereits irgendwelche Probleme (oder fehlen Ihnen Dinge), durch die Sie Schwierigkeiten bekommen könnten, rechtzeitig fertig zu werden? Das gibt Ihrem Teammitglied die Chance, etwas zu nennen, das ihm während der Projektarbeit im Weg stehen könnte. Die Antworten können alles Mögliche umfassen, von fehlenden Unterlagen bis zu schleppender Zusammenarbeit mit einem anderen Teammitglied. 2. "Haben Sie irgendwelche Ideen, wie dieses Projekt verbessert und das Fälligkeitsdatum dennoch eingehalten werden kann?" Sie wissen nie, welche tollen Ideen dabei herauskommen können! Wenn Ihr Teammitglied eine gute Idee hat, wie das Projekt verbessert oder das Verfahren beschleunigt werden kann, sperren Sie die Ohren auf und hören Sie zu. Ihr Mitarbeiter wird sich eher voll in ein Projekt einbringen, wenn er zum Brainstorming-Prozess beigetragen hat. Haben Sie einen dieser Sätze bereits in Ihrem Büro gehört? Behalten Sie diese im Sinn, wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren, und lassen Sie uns wissen, ob sie Ihrer Meinung nach geholfen haben. Berichten Sie uns unten im Kommentar-Bereich von Ihren Erfolgsgeschichten! Wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe delegieren müssen, dann nutzen Sie Wrike, um die Übergabe noch einfacher zu machen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase! BIOGRAFIE DER AUTORIN: Ashley Coolman ist Content Marketing Managerin bei Wrike und spezialisiert auf Social Media, trockenen Humor und das Oxford-Komma. Twitter | LinkedIn
Wer das Ziel hat, hervorragende Meetings zu führen, sollte sich gut vorbereiten. Unsere Anleitung in vier Schritten zur perfekten Besprechung in Ihrem Unternehmen kann Ihnen einen allgemeinen Einblick geben, bevor Sie weiterlesen. Bei virtuellen Meetings gibt es die gleichen Probleme wie bei Besprechungen vor Ort, doch es kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu. Was muss man tun, um ein gutes Besprechungs-Umfeld zu schaffen, wenn Ihre Kollegen in der ganzen Stadt, landes- oder sogar weltweit verteilt sind? Nachfolgend finden Sie vier häufige Probleme, die speziell bei virtuellen Meetings auftreten, und was man tun kann, um sie zu beheben: Problem Nr. 1: Sich ständig wiederholen Das passiert, wenn jemand nicht zuhört. Sie fragen nach einer Meinung und bekommen statt einer Antwort die Rückfrage: "Können Sie das bitte wiederholen?". Lösung: Die Namen aller Beteiligten kennen. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung beteiligt sind, sorgt man am besten für die ungeteilte Aufmerksamkeit, indem man den Namen einer Person nennt. Und zwar gleich am Anfang — bevor man zu sagen beginnt, was der andere hören soll. Es weckt die Aufmerksamkeit dieser Person, so dass sie sich konzentriert und Sie sich nicht wiederholen müssen, weil der andere gerade merkt, "Ach so, das galt mir?". Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie jeden Satz mit einem Namen. „Kathrin, was meinen Sie hierzu? Wolfgang, was denken Sie, wie könnten wir dieses Problem lösen?" Problem Nr. 2: Sie haben keine Ahnung, wer mit Ihnen spricht Jemand in der Telefonkonferenz nennt Ihren Namen und fragt nach Ihrer Meinung. Und Ihnen wird bewusst, dass Sie nicht genau wissen, wer diese Person ist. Lösung: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran — sorgen Sie dafür, dass jeder Ihren Namen weiß. Es kommt häufig vor, dass nicht jeder in der Telefonkonferenz die anderen Teilnehmer kennt. Daher wird nicht jeder Ihre Stimme erkennen, wenn Sie zu sprechen beginnen. Statt davon auszugehen, dass jeder weiß, wer Sie sind und wie Ihre Stimme klingt (wir wissen alle, wie diese Annahmen enden), stellen Sie sich mehrmals namentlich vor, so dass die anderen anfangen, einen Namen mit Ihrer Stimme zu verbinden. Oder einen Namen mit Ihrem Gesicht, wenn es eine Video-Konferenz ist. Bitten Sie alle anderen, dasselbe zu tun. Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie Sätze mit Ihrem eigenen Namen: "Hier ist wieder Werner. Kathrin, was meinen Sie dazu?“. Und zur weiteren Klarheit können Sie sogar Ihre berufliche Stellung nennen: "Hallo, hier ist wieder Werner vom Marketing. Kathrin..." Problem Nr. 3: Ihre Technik beschließt, eine Pause zu machen Das ist schon den Besten passiert. PowerPoint stürzt ab. Das Mikrofon nimmt Ihre Stimme nicht auf. Der Video-Stream ist so verpixelt, dass Ihr Kollege zu einem unkenntlichen Muster aus farbigen Blöcken verschwimmt. Lösung: Einen Plan-B bereithalten. Die Technik scheint immer zu wissen, wann sie nicht streiken darf — und sucht sich dann genau diesen Zeitpunkt aus. Kommunizieren Sie Ihren Plan-B schon im Voraus. Wenn Sie immer wieder technische Schwierigkeiten haben, erstellen Sie eine Anleitung für die gesamte Gruppe, damit alle im Falle eines Falles in wenigen Sekunden zu einer neuen Plattform wechseln können. Sich mit der Lösung eines technischen Problems herumzuschlagen kann eine 30-Minuten-Sitzung locker um 15 Minuten verlängern. Im nächsten virtuellen Meeting: Wenn Sie für Ihre Besprechung eine bestimmte Plattform nutzen (wie Google Hangouts), sorgen Sie dafür, dass jeder die Plan-B-Plattform (zum Beispiel Skype) bereithält und alle Teilnehmer einen Zugang dazu haben. Teilen Sie den anderen diese Erwartung im Voraus mit. Problem Nr. 4: Der Hund bellt ständig Das haben Sie alles schon erlebt: Babys weinen, Hunde bellen, Baulärm kommt von außen, Autos hupen. (Ich war einmal gezwungen, 20 Minuten lang zuzuhören, wie jemand lautstark seine Chips gegessen hat.) Lösung: Legen Sie Höflichkeitsrichtlinien für telefonische Meetings fest. Weisen Sie darauf hin: einander nicht sehen zu können, bedeutet nicht, dass man sich nicht hören kann. Bitten Sie alle, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, sich während der Besprechung an einen relativ ruhigen Ort zu begeben (kein volles Café oder ein lauter Zug) und in einen Raum zu gehen, wo das schreiende Baby nicht zu hören ist. Im nächsten virtuellen Meeting: Versenden Sie im Voraus Etikette-Leitlinien für Ihre Telefonkonferenz. Die Liste sollte nicht zu lang sein — jeder weiß, was Höflichkeit bedeutet. Manchmal muss man nur sanft daran erinnert werden. Es gibt einige technische Probleme, auf die man sich nicht vorbereiten kann: schlechte WLAN-Verbindungen oder Leitungsstörungen. Aber man kann versuchen, zusätzliche Probleme zu vermeiden, indem man sein Team mit den vier genannten Maßnahmen vorbereitet. Was meinen Sie? Helfen Ihnen diese 4 Lösungen, Probleme bei virtuellen Meetings zu minimieren? Was fehlt in der Liste? Lesen Sie als nächstes: 7 Tipps für bessere Besprechungen (Infografik)
Es gibt Vertriebsteams und es gibt Weltklasse-Vertriebsteams. Was unterscheidet die besten Leistungsträger vom durchschnittlichen Mitarbeiter? Wir haben uns im Internet nach Forschungsergebnissen umgesehen und von den vielen Faktoren, die dazu beitragen, dass ein Sales-Team wie eine gut geölte Maschine läuft, war eine bestimmte Erkenntnis besonders interessant: Leistungsstarke Vertriebsteams und vertriebsunterstützende Teams zeichnen sich durch eine sehr gute Zusammenarbeit aus. Um ein besonders gutes Vertriebsteam aufzustellen, muss Ihr Unternehmen von der Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams (von Einzelperson zu Einzelperson) sowie zwischen Teams (von Vertrieb zu Marketing, IT, Support, usw.) profitieren. Wir haben ein paar online gefundene Statistiken zusammengestellt, die zeigen, warum Ihr Team sich auf Zusammenarbeit konzentrieren sollte, um sich weiter nach oben und in die richtige Richtung zu bewegen. Herausragende Sales-Abteilungen arbeiten innerhalb ihres Teams zusammen Eine jährliche Studie des Miller-Heiman Research Institute zeigt die von besonders leistungsstarken Vertriebsteams genutzten Best Practices auf. Wir haben die Ergebnisse ihrer Studie 2015 mit den Ergebnissen ihrer Studie 2013 verglichen, um zu sehen, wie sich die Trends in der Vertriebszusammenarbeit verändert haben. Vertriebsorganisationen wurden gebeten, die Leistung ihrer Teams auf der Grundlage der folgenden Aussagen zu bewerten: Über die Zusammenarbeit zwischen Management und Team-Mitgliedern: "Unser Management-Team unterstützt unser Vertriebs-Team sehr wirksam bei der Förderung von Absatzchancen." Weltklasse-Teams konzentrieren sich weiter auf die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Teammitgliedern, während andere Teams diesen Trend aufgreifen. Über die Zusammenarbeit zwischen Top-Performern und ihren Kollegen: "Wir wissen, warum unsere Top-Performer erfolgreich sind." Ein Weltklasse-Team aufzubauen bedeutet nicht nur, Top-Performer zu HABEN, sondern auch zu wissen, WARUM sie Top-Performer sind, damit man die gesamte Organisation hin zu erfolgreichen Praktiken führen kann. "Wir nutzen die Best Practices unserer Top-Performer, um alle anderen zu verbessern." (nur in der Studie von 2013) Leistungsstarke Teams nehmen sich während der Woche Zeit, die gewinnbringenden Verhaltensweisen der Top-Performer allen anderen im Unternehmen zu vermitteln, so dass jeder bessere Leistungen erbringen kann. Herausragende Sales-Teams arbeiten mit anderen Abteilungen zusammen Ergebnisse zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, einschließlich des Vertriebs, aus derselben Studie des Miller Heiman Research Institute: Über die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und anderen Abteilungen durch gemeinsam genutzte Tools: "Unser CRM-System ist sehr wirksam, um unser Unternehmen bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zu unterstützen." (nur in der Studie von 2015) Mit der steigenden Popularität von CRM-Tools konzentrieren sich Weltklasse-Vertriebsorganisationen darauf, Tools zu integrieren, die eine Zusammenarbeit zwischen Teams ermöglichen, statt Informationen nur innerhalb eines Teams zur Verfügung zu stellen. Über die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing: "Vertrieb und Marketing sind gleichsam ausgerichtet auf das, was unsere Kunden wollen und brauchen." Sowohl besonders erfolgreiche als auch durchschnittliche Vertriebsteams konzentrieren sich darauf, mit ihrem Marketing-Team auf einer Linie zu sein, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Und nicht nur das Miller Heiman Research Institute berichtet, dass abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Vertriebsteams hilft, bessere Leistungen zu erbringen. Gemeinsam veröffentlichten Salesforce und die TAS-Gruppe Zahlen über die Vorteile, die durch eine einheitliche Ausrichtung von Vertriebs- und Marketing-Teams, entstehen: Wo Vertrieb und Marketing in Bezug auf ihre Pläne und Ziele aufeinander ausgerichtet sind, wurden folgende Ergebnisse verzeichnet: — Umsatzsteigerung 15% — Unternehmenserlöse können bis zu 25% steigen — Es ist 57% wahrscheinlicher, dass Vertriebsmitarbeiter High-Performer werden Und wenn Ihre Vertriebs- und Marketing-Teams zusammenarbeiten, um Ihre Leads von Tag 1 bis zum Verkaufsabschluss zu begleiten, dann: — hat E-Mail-Marketing einen 2x höheren ROI als andere Kanäle (Direct Marketing Association, über Smart Data Collective) — Interessenten genau die Informationen zu liefern, die sie in der jeweiligen Phase der Kaufentscheidung gerade benötigen, (Lead Nurturing) führt zu 47% höheren Käufen als bei nicht gepflegten Leads (The Annuitas Group) Ist Ihre Vertriebsorganisation kollaborativ? Die Trends sind deutlich: zusammenarbeitende Vertriebsteams erbringen bessere Leistungen. Wie würden Sie also Ihre Vertriebsorganisation klassifizieren? Sind Sie sehr kollaborativ oder haben Sie noch Raum für Verbesserungen? Teilen Sie uns Ihre positiven Erfahrungen mit abteilungsübergreifender Zusammenarbeit unter "Kommentare" mit und helfen Sie so anderen Vertriebs- und vertriebsunterstützenden Teams mehr darüber zu erfahren, was wirklich funktioniert. Vielen Dank dass Sie Ihre Erkenntnisse teilen! Wenn Sie bereit sind, ihre Team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, um die Geschäftsergebnisse zu steigern, prüfen Sie bei einem kostenlosen Wrike Test wie Wrike Ihnen dabei helfen kann.
Für alle, die Jobnummern verwenden, um ihre Arbeit zu organisieren, werden in Wrike jetzt für jede Aufgabe eindeutige Kennzahlen angezeigt, die Sie für Such- und Referenzzwecke verwenden können. Jobnummern: Wieso nützlich? 1. Unterscheidung zwischen Aufgaben mit dem gleichen Namen Wenn Aufgabentitel nicht ausreichen, erleichtern für alle Aufgaben vergebene eindeutige Jobnummern die Kommunikation in Ihrem Team. Arbeitet Ihr Team häufig an Aufgaben mit ähnlichen Namen, können Sie die Aufgaben unter Nennung ihrer Jobnummern angeben, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten. "Haben Sie 'Kampagnenergebnisse teilen, ID: 25133' bereits erledigt?" 2. Ausgangsdateien für Drucksachen problemlos wiederfinden Wenn Ihr Unternehmen Flyer oder Ähnliches druckt, dann fügen Sie die Jobnummer der Aufgabe mit der Ausgangsdatei in Kleinschrift am unteren Ende Ihres Druckerzeugnisses ein. So finden Sie in Wrike schnell und einfach die Ausgangsdateien für Nachdrucke jeglicher Materialien. "Ich benötige 5.000 weitere Exemplare von Flyer #54351." 3. Als Ticket-Nummern für die Software-Entwicklung oder den Support Support- und Software-Entwicklungs-Teams müssen auf die Arbeit, die sie für interne Teams oder externe Kunden durchführen, Bezug nehmen und diese nachverfolgen können. Jobnummern dienen diesen Teams als eindeutige Ticketnummern. "Wie ist der Status von Support-Ticket #24531?" 4. Aufgaben mit Rechnungsstellungen synchronisieren Nutzen Sie bei der Erstellung von Rechnungen Jobnummern, um Wrike-Aufgaben und die darin enthaltenen Informationen zu referenzieren. "Siehe Aufgabe #976342." So nutzen Sie Wrike Jobnummern Jobnummern stehen in der Tabellenansicht, der Aufgabenansicht und für Suchen zur Verfügung. Sie werden Aufgaben automatisch zugeordnet und können nicht verändert werden. So ist gewährleistet, dass jede in Ihrem Account vorhandene Aufgabe über ihre eigene eindeutige Jobnummer verfügt, und das unabhängig von den verschiedenen Ansichts-Berechtigungen für die Aufgaben und Ordner in Ihrem Account. Über die Tabellenansicht schalten Sie Jobnummern für Ihre Aufgaben ein. Wählen Sie als erstes in Ihrem Ordner-Baum den Ordner aus, für den Sie Jobnummern benötigen. Wechseln Sie dann in die Tabellenansicht dieses Ordners. Wählen Sie unterhalb des Zahnrad-Symbols in der linken oberen Ecke die Spalte "ID", um die Jobnummern für alle Aufgaben in diesem Ordner sichtbar zu machen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Ordner, in dem Jobnummern angezeigt werden sollen. Wurden die Jobnummern einmal über die Tabellenansicht eingeschaltet, werden sie in Ihren Aufgaben immer neben dem Namen des Aufgaben-Erstellers angezeigt. Um nach Aufgaben mit einer speziellen Jobnummer zu suchen, geben Sie "ID:" und dann die entsprechende Nummer ein (z.B. ID:50782873). Wrike erhält regelmäßig neue Funktionen! Wir hoffen, dass Ihnen die neueste Erweiterung Ihres Wrike Workspaces gefällt. Behalten Sie unseren Blog im Auge, um auch zukünftig keine Wrike-Updates zu verpassen!
Wissen Sie, wie viele Minuten Sie und Ihr Team täglich vergeuden? Und es geht hier nicht um diese "Hoppla, wieso bin ich denn schon wieder auf Facebook?"-Situationen, sondern um die Zeit, die mit ineffizienter Arbeit verschwendet wird: Das Durchkämmen von E-Mails, auf der Suche nach Dokumenten Die versehentliche Verwendung veralteter Informationen, wodurch Nacharbeit erforderlich wird Darauf warten, dass einem jemand die benötigte Information zusendet Unterbrechungen bei der Arbeit, durch die Beantwortung von "kann ich Sie kurz was fragen?" Man schätzt, dass 25% eines durchschnittlichen Mitarbeiter-Tages durch ineffiziente Arbeit vergeudet werden. Das ist enorm viel. Bei einem 8-Stunden Arbeitstag sind das 2 Stunden, die jeden Tag verschwendet werden, 10 Stunden pro Woche und 520 Stunden pro Jahr. Es lässt sich leicht ausrechnen, dass im Durchschnitt jeder Mitarbeiter pro Jahr 65 Tage (mehr als drei Monate Arbeitszeit!) für das „Sammeln von Information“ bezahlt wird. Das gilt für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Schockiert? Lesen Sie in der nachfolgenden Infografik mehr über die Herausforderungen, denen Teams und Führungskräfte in der heutigen Arbeitswelt gegenüberstehen: Warum benötige ich ein Arbeitsmanagement? Durch neue Arbeitsmanagement-Tools wird Teams geholfen, diese Ineffizienzen zu überwinden, so dass weniger Zeit mit dem „Sammeln von Informationen“ und mehr Zeit für die Erledigung der eigentlichen Arbeit eingesetzt werden kann. Ob Sie eine Führungskraft sind oder ein Teammitglied, es ist Zeit, dass Sie Ihrem Unternehmen helfen, die Leistungsfähigkeit zu steigern. Probieren Sie unser Arbeitsmanagement-Tool für die nächsten zwei Wochen kostenlos aus, und fordern Sie Ihr Team auf, jeden Tag mehr zu schaffen. Testen Sie jetzt Wrike für Ihr Team 2 Wochen lang kostenlos. Sie können diese Infografik auf Ihrem Blog teilen. Kopieren Sie diesen Code und binden Sie ihn ein: Infographik von Wrike
