Es ist Freitagnachmittag. Sie haben sich mit Ihrem Team ausgetauscht, Ihre Projekte sind auf Kurs und Sie sind für die nächste Woche vorbereitet - gute Aussichten für einen frühen Start ins Wochenende! Doch plötzlich kommt Ihr Chef mit aufregenden Neuigkeiten zu Ihnen: Sie werden das nächste große Projekt mit mehreren Teams für einen wichtigen Kunden leiten und der Projektstart ist nächste Woche. Sie müssen so schnell wie möglich einen Projektplan erstellen, um das Projekt zu organisieren - aber wenn so viele Stakeholder involviert sind, wo fängt man da überhaupt an?
Der Projektplanungs-Prozess kann schwierig sein, vor allem, wenn es sich um komplexe Projekte handelt. Laut Forbes scheitern 25% aller Technologieprojekte völlig – eine düstere Statistik für Projektleiter. Die gute Nachricht ist, dass Sie kein Projektmanagement-Experte sein müssen – oder Ihr Wochenende opfern müssen – um in kurzer Zeit einen erfolgreichen Projektstart zu planen. Sie müssen nur diese 8 einfachen Schritte befolgen, mit denen Sie einen Projektplan erstellen können.
Einen Projektplan erstellen – in 8 einfachen Schritten
Schritt 1: Den wichtigsten Stakeholdern das Projekt erklären, Ziele definieren und erste Akzeptanz gewinnen
Der erste Schritt in jedem Projekt besteht darin, das „Was“ und „Warum“ zu definieren. Wichtige Stakeholder haben den Einfluss und die Autorität, um zu entscheiden, ob ein Projekt erfolgreich ist, deshalb müssen ihre Ziele erreicht werden. Selbst wenn das Projekt vom Vorstandsvorsitzenden selbst kommt, ist ein Buy-in erforderlich.
Nutzen Sie dieses erste Gespräch dazu, um eine gemeinsame Linie zu finden, Ziele zu definieren und den Wert des Projekts zu bestimmen. In diesem Teil des Projektplanungs-Prozesses besprechen Sie Bedürfnisse und Erwartungen und legen die Basis für den Projektumfang, das Budget und den Zeitplan fest. Dies schafft eine solide Grundlage für Ihren Projektarbeitsplan.
Fragen, die Sie mit den Stakeholdern erörtern sollten:
- Wie passt das Projekt zu den Zielen des Unternehmens?
- Was erwarten die Stakeholder? Was wird von ihnen erwartet?
- Wie soll der Erfolg gemessen werden?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Welche Assets oder Ergebnisse werden von diesem Projekt erwartet?
Schritt 2: Ziele auflisten, OKRs ausrichten und das Projekt skizzieren
Nach Ansicht von Geschäftsführern, gehen 37% aller Projektausfälle auf den Mangel an klaren Zielen zurück. Ohne klare Ziele werden Sie feststellen, dass die Anforderungen, Aufgaben und Termine, die Sie für Ihren Projektarbeitsplan festgelegt haben, nirgends verankert sind. Aber jetzt, da Sie eine Liste der wichtigsten Stakeholder-Bedürfnisse und deren Buy-in haben, beginnen Sie damit, diese den Zielen und OKRs zuzuweisen. OKRs sind eine Planungs- und Zielsetzungstechnik, die von Intel und Google berühmt gemacht worden ist. Ihr Projekt sollte auf Ihr Team und die OKRs Ihres Unternehmens ausgerichtet sein.
Schreiben Sie die Projektziele auf und verbinden Sie sie mit den Stakeholder-Anforderungen, die sie ansprechen. Von dort aus bauen Sie die Struktur, Meilensteine und Aufgaben auf, die erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen. Meilensteine können Kontrollpunkte im gesamten Projekt definieren, damit jedem klar ist, welche Erwartungen bestehen und wie der Fortschritt gemessen wird.
Schritt 3: Ein Pflichtenheft anlegen
Jetzt, da Sie das Projekt skizziert haben, Ihre Aufgaben an den Zielen ausgerichtet sind und die Akzeptanz des Teams gewonnen wurde, ist es Zeit, ein Pflichtenheft zu erstellen, das ausführlich die Projektelemente beschreibt, die Sie in Schritt 2 aufgelistet haben.
Schauen Sie sich jede zu liefernde Leistung an und definieren Sie die Reihe von Aufgaben, die dafür erledigt werden müssen. Bestimmen Sie für jede Aufgabe den Zeitaufwand, die erforderlichen Ressourcen und wer für die Ausführung verantwortlich ist. Bestimmen Sie die endgültigen Projektdetails und legen Sie sie schriftlich fest, sodass es eine Single Source of Truth gibt. Machen Sie das Dokument leicht zugänglich, etwa in Ihrem Projektmanagement-Tool, um die Wahrscheinlichkeit einer kostspieligen Fehlkommunikation zu reduzieren.
Obwohl die Erstellung eines Pflichtenheftes eine Standardpraxis sein sollte, sagte einer von vier in Wellingstone's State of Project Management Survey befragten Projektleitern, dass er „nie“ oder nur „manchmal“ Pflichtenhefte erstelle. Dadurch, dass Sie ein solches Pflichtenheft erstellen, heben Sie sich von der Menge ab und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
Schritt 4: Einen detaillierten Projektzeitplan erstellen
Mit Ihren bereits skizzierten Zielen, Aufgaben und Meilensteinen ist es nun an der Zeit, Ihr Projekt in einen Zeitplan zu integrieren. Ein Gantt-Diagramm ist ein praktisches Tool, das Ihnen hilft, Ihren Projektzeitplan bequem zu visualisieren. Ein Gantt-Diagramm ist eine interaktive Zeitleiste, die Ihnen einen vollständigen Überblick über den Fortschritt des Projekts, den Arbeitsumfang und die Abhängigkeiten gibt.
Abhängigkeiten sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor andere Aufgaben begonnen werden können. Unterteilen Sie große Aufgaben bei der Planung in mehrere kleinere Teilaufgaben. Dies kann die Berichterstattung und die Ressourcenverwaltung erleichtern. Hier eine kleine Definition:
- Aufgaben: Individuelle Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, damit die Ziele erreicht werden.
- Teilaufgaben: Dauern jeweils nicht länger als ein paar Tage und helfen dabei, eine Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen, deren Ausführung zur Fertigstellung der größeren Aufgabe führen wird.
- Meilensteine: Wichtige Phasen oder Ereignisse in Ihrem Projekt, die helfen, das Projekt zu unterteilen. Setzen Sie Meilensteine als Kontrollpunkte im gesamten Projekt ein.
Profi-Tipp: Bauen Sie Puffer in wichtige Aufgaben ein, wenn Sie die Meilensteine einrichten, sodass Sie Spielraum für unerwartete Engpässe haben — beispielsweise, wenn ein Kunde mehr Zeit für die Prüfung benötigt oder ein Teammitglied krank wird. In einer perfekten Welt könnten einige Aufgaben an einem einzigen Tag erledigt werden. Planen Sie also zwei ein. Dabei muss jedoch nicht jede Aufgabe einen Puffer bekommen. Schätzen Sie die Risiken ab, und bauen Sie Puffer dort ein, wo es am sinnvollsten ist - Sie werden sich selbst dafür dankbar sein.
Schritt 5: Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen definieren
Ressourcen sind Personen, Arbeitsgeräte oder Geld, die für ein Projekt benötigt werden. Nachdem Sie Ihre Tools ausgewählt und ein Budget bestimmt haben, vergessen Sie nicht zu kalkulieren, wie viele Mitarbeiter erforderlich sind. Selbst Projektleiter, die bereits wissen, wie man einen Projektarbeitsplan schreibt und es schon hundertmal getan haben, unterschätzen manchmal den Arbeitsbedarf.
Ein RACI-Diagramm hilft Ihnen, genau zu bestimmen, wer was für Ihr Projekt machen wird. Es handelt sich um eine Matrix aller Aufgaben eines Projekts, gepaart mit den Personen, die verantwortlich (beauftragt, die Arbeit auszuführen), rechenschaftspflichtig (hat ein ja/nein/Vetorecht), konsultiert (muss genehmigen oder beitragen) und informiert (muss über die Aktion oder Entscheidung wissen) sind.
Achten Sie bei der Zuweisung von Aufgaben darauf, dass Sie die Kapazität und Kompetenzen berücksichtigen. Klären Sie die Verantwortlichkeiten und Erwartungen mit jeder Person ab. Denken Sie daran, dass 95% aller Mitarbeiter berichten, dass sie gleichzeitig in mehr als einem Teamoder an mehr als einem Projekt arbeiten. Wenn diese Projekte nicht aufeinander abgestimmt sind, kann die Arbeitsbelastung für Teams zu hoch werden. Stress bewirkt, dass etwa 50% der Arbeitnehmer nach einer neuen Arbeit suchen und 25% kündigen ihre aktuelle Arbeitsstelle, gemäß unserer Umfrage The Stress Epidemic.
Während Sie Ihr Projekt planen, überlegen Sie, wie Sie eingehende Anfragen filtern können, die sich auf den Zeitplan oder das Budget Ihres Projekts auswirken. Für Projektmanager können Tools wie Wrike Resource hilfreich sein, die Aufgaben eines Projektes aus der Perspektive des Team-Arbeitsablaufes zu visualisieren, wodurch sie die Transparenz und Flexibilität erhalten, um die Arbeitsauslastung auszugleichen.
Schritt 6: Den Kommunikations- und Kontroll-Prozess definieren
Laut McKinsey verbringen Mitarbeiter fast 20% der Arbeitswoche damit, Informationen zu suchen und zu sammeln. Hinzu kommt, dass ineffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu den Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz gehören. Wenn sich Stakeholder durch seitenlange E-Mails hindurch kämpfen oder ständig nach Aktualisierungen fragen müssen, werden sie frustriert und die Motivation nimmt ab.
Senken Sie den Frust-Pegel, indem Sie alle Projektteile — wie Assets, Gespräche, Aufgaben, Fälligkeitstermine, Aktualisierungen, Berichte — an einem einzigen Ort, z.B. in einem Collaboration-Tool, unterbringen. Das macht es einfach, Fortschritte zu verfolgen, Aktualisierungen zu teilen und Änderungen vorzunehmen. Definieren Sie, wie jeder während des Projekts kommunizieren soll, und halten Sie die Kommunikation in einem einzigen Tool fest, damit jeder auf die Informationen zugreifen kann.
Schritt 7: Einplanen, dass es nicht wie geplant laufen wird
Selbst wenn Sie ein Experte sind und bereits wissen, wie Sie einen Projektplan erstellen, ist es doch immer so, dass alle Projekte überraschende Wendungen haben können — das macht sie ja auch interessant. Sie haben sich während des Planungsprozesses einige Spielräume verschafft, haben dafür gesorgt, dass jeder seine Rolle kennt und die Kommunikation eingerichtet.
Aber bevor Sie mit der Projektarbeit richtig loslegen, sollten Sie sich nochmal hinsetzen und überlegen, welche möglichen Probleme auftauchen könnten, etwa durch bevorstehende Ferien für Teammitglieder, Feiertage oder externe Teams, die beteiligt sein könnten. Richten Sie eine klare Befehlskette ein und definieren Sie Schlüsselkontakte innerhalb des Projekts. Kommunizieren Sie vorab die Risiken, damit das gesamte Team bereit ist, sie gemeinsam anzugehen.
Schritt 8: Die Launch-Party
Jedes erfolgreiche Projekt braucht einen Kick-off, einen Startschuss. Legen Sie ein kurzes Meeting mit wichtigen Stakeholdern fest und bestimmen Sie eine klare Agenda. Ihr Ziel sollte es sein, alle Beteiligten auf den gleichen Stand bezüglich Ziele, Rollen, Prozess und Zeitleiste zu bringen. Ihre Agenda sollte alles beinhalten, worauf Sie sich in den obigen Schritten konzentriert haben:
- Definieren Sie die Projektziele und deren wirtschaftlichen Wert.
- Listen Sie die Assets, die das Projekt voraussichtlich liefern wird.
- Stellen Sie eine Verbindung zwischen den Stakeholder-Anforderungen und den Projektaufgaben her.
- Teilen Sie die Zeitleiste (Gantt-Diagramm) des Projekts, damit alle Beteiligten die Abhängigkeiten sehen und die erwarteten Termine kennen.
- Beschreiben Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Stakeholder.
- Gehen Sie nochmal durch, wie und wo jeder Beteiligte während des Projekts kommunizieren wird, wo man Informationen – wie das Pflichtenheft – abrufen kann und an wen man sich bei Fragen wenden soll.
- Besprechen Sie die Risiken und stellen Sie sicher, dass das Team vorbereitet ist.
- Holen Sie sich den vollen Einsatz des Teams!
Den Projektplan erstellen - und durchziehen
Sieht aus, als wäre Ihr Wochenende gerettet! Gern geschehen. Sie wissen jetzt, wie Sie schnell und einfach einen Projektplan erstellen und haben danach eine einfache Projektplanvorlage, die Ihnen hilft, Ihr nächstes Projekt zum Erfolg zu führen — und alle weiteren auch. Tatsächlich werden all diese komplexen Projekte so einfach werden, dass Sie vielleicht anfangen werden, sich wie im Urlaub zu fühlen. Richtig?
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