Зависимости задач и настраиваемые рабочие процессы в Wrike: что выбрать?
Wrike — это гибкий инструмент, предлагающий различные способы выполнения проектов, отслеживания хода работ и достижения целей. Но разве возможностей может быть слишком много? Работу в Wrike можно сравнить с посещением кафе, где на выбор предлагается больше двадцати сортов мороженого, и вы хотите попробовать каждый из них. Чаще всего пользователям Wrike приходится выбирать между отслеживанием хода выполнения проекта с помощью настраиваемого рабочего процесса или цепочки зависимых задач. Предлагаем вам несколько советов, которые помогут решить, какой вариант использовать в том или ином случае. И учтите: никто не заставляет вас выбирать «или то, или другое». Для успешной организации работы можно сочетать оба метода. Когда в Wrike рекомендуется использовать цепочку зависимых задач? Создание цепочки отдельных задач, связанных с друг другом зависимостями, позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи, кем и в какой последовательности. Это очень важно для любой команды, занимающейся выполнением проектов и сдачей отчетных материалов (и если вы считаете, будто ваша команда не выполняет проекты и не сдает отчетные материалы, раскроем вам секрет: вы ошибаетесь!). Есть две причины для выбора именно этого варианта, которые мы рассмотрим ниже. 1. Автоматическая корректировка графика Зависимости в Wrike задают порядок выполнения задач. Допустим, у вас есть пять задач, которые должны быть выполнены в определенной последовательности (сначала задача №1, затем задача №2 и так далее). Автоматическая корректировка графика обновляет время начала и завершения связанных задач при изменении запланированных сроков в ту или другую сторону. Если завершение третьей задачи задерживается на несколько дней, вы можете изменить срок ее выполнения, и это приведет к изменению дат начала и окончания четвертой и пятой задачи. Или, напротив, если мы узнаем, что вторую задачу можно завершить с опережением графика, изменение даты ее окончания приведет к автоматическому изменению дат начала последующих задач — ведь какой смысл откладывать начало работы, если ее можно сделать раньше? 2. Своевременные уведомления о готовности Задержки в работе над проектами часто возникают потому, что исполнители не сразу узнают, когда им можно приступать к выполнению своих задач. Ведь если вы не следите за тем, как продвигается работа у ваших коллег (а им бы это наверняка не понравилось), или если они не докладывают вам сразу же о завершении своей задачи (а они этого наверняка не делают), вам придется ждать следующего совещания, где вдруг выяснится, что для начала вашего этапа работы все было готово еще три дня назад. Чтобы избежать такой ситуации, можно использовать цепочку связанных задач в Wrike и получать уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то из ваших коллег выполняет задачу, завершения которой вы дожидались. Настройте зависимости между задачами и убедитесь, что задача, которую вы должны выполнить в ходе рабочего процесса, назначена именно вам. И как только ответственный за предшествующую задачу укажет, что она выполнена, вы получите электронное письмо о том, что можно приступать к работе. Теперь участникам вашей команды не придется стоять друг у друга над душой, и работа будет выполняться без задержек. Но запомните: использование цепочки зависимых задач может оказаться для вашей команды недостаточно гибким методом. Если вы не намерены жестко придерживаться изначального графика, манипулировать цепочкой задач может оказаться сложнее, чем использовать настраиваемый рабочий процесс. Любая непредвиденная ситуация (добавление нового этапа, неожиданная задержка и т. п.) оказывает влияние на график и должна быть учтена в цепочке зависимых задач, что может потребовать определенной доработки. Всем, кто использует метод зависимостей, мы настоятельно рекомендуем пройти хотя бы начальный курс обучения классическому управлению проектами, чтобы узнать о таких понятиях, как критический путь, расползание границ проекта и управление рисками. Преимущества метода зависимых задач Точные сроки с легко предсказуемыми датами выполнения и вехами. Четкое делегирование обязанностей — все знают, кто над чем работает, когда и в каком порядке. Многоуровневый доступ к информации позволяет менеджерам проектов отслеживать выполнение сложных проектов, в то время как отдельные участники следят за выполнением лишь собственных задач на текущую неделю. График базового плана показывает, как команда выполняет проект в сравнении с первоначальными ожиданиями. Удобная возможность связать две или три зависимые задачи для получения своевременных уведомлений о готовности. Недостатки метода зависимых задач Требуются надежные методики управления проектами и договоренность участников команды о сроках и разделении ответственности. Владелец проекта должен вести постоянный мониторинг, чтобы избежать изменений в плане. Плохо подходит для проектов, где перемещение между этапами может происходить туда и обратно непредсказуемым образом в связи с утверждениями, проверками или неоднократными циклами редактирования. Когда в Wrike рекомендуется использовать настраиваемые рабочие процессы? Пользователи аккаунтов Wrike Enterprise могут использовать настраиваемые рабочие процессы для более гибкой организации труда. Есть два аргумента за использование единой задачи, меняющей статусы в рамках настраиваемого рабочего процесса: 1. Сохранение информации Если вы создаете контент, и для получения финального результата необходим вклад множества участников, использование цепочки задач приведет к лишним тратам времени. Вы прикрепляете к задаче вашу версию файла, отмечаете ее как завершенную и высылаете уведомление следующему участнику. Он возвращается к предыдущей задаче, скачивает ваш файл, вносит свои изменения, прикрепляет его уже к своей задаче, отмечает задачу как завершенную, отправляет уведомление следующему сотруднику в очереди и так далее. Вместо этого можно просто изменять статусы и исполнителей для одной и той же задачи: при использовании функции управления версиями файла каждый файл и все его версии будут доступны в едином местоположении, и это поможет оптимизировать рабочий процесс. Точно так же любые замечания в поле описания, которые приходится передавать от одного исполнителя к другому, будет проще находить, редактировать и совместно обсуждать, если они хранятся в одной задаче, а не перемещаются или копируются между задачами. Ваши сотрудники сэкономят время, нужное для поиска самой свежей версии информации, если вся она будет собрана в единственной задаче. 2. Нелинейные процессы Иногда путь от А до Я в ходе выполнения проекта действительно лежит через Б, В, Г и все остальные буквы по порядку. Но часто все происходит совершенно иначе. Вам приходится перескакивать с этапа на этап, туда и обратно, от одного исполнителя к другому, прежде чем вы дойдете до последней буквы. Такой процесс может быть совершенно естественным и продуктивным, но если вы настроите цепочку задач для выполнения их в строгой последовательности, то только все усложните. Использование настраиваемых рабочих процессов позволяет легко изменять статусы в любом порядке, перемещаться на предыдущие и последующие этапы и при необходимости передавать «эстафетную палочку» любому исполнителю. Прекрасный пример такого рабочего процесса — это создание контента. Часто работа над контентом начинается с идеи, затем идет создание черновика, редактирование, создание, утверждение и публикация. При этом в любую часть контента может вноситься множество исправлений и изменений, так что заранее практически невозможно предсказать, сколько этапов пересмотра потребуется. Если вместо цепочки задач вы пользуетесь настраиваемым рабочим процессом, то можете легко изменять статус контента с «Черновика» на «Проверку» и обратно столько раз, сколько потребуется, каждый раз назначая новых исполнителей и ответственных для текущей стадии процесса. Преимущества метода настраиваемых рабочих процессов Потрясающая гибкость (как описано выше). Подробные отчеты — в частности, на панелях задач — показывают, на каком этапе процесса находится каждая задача, помогая менеджерам сразу видеть, какие задачи сейчас проверяются, какие требуют утверждения и т. д. Цветная маркировка помогает с первого взгляда понять, на каком этапе находится задача. Рабочее пространство не загромождается большим количеством задач. Более наглядные индикаторы хода выполнения задач избавляют от необходимости проводить частые совещания для уточнения статуса проекта. Недостатки метода настраиваемых рабочих процессов Изменение статуса не влияет на даты выполнения, а это значит, что вам придется вручную изменять срок выполнения задачи, чтобы указать начало следующего этапа. Незначительный недостаток, о котором все же стоит упомянуть: исполнители не связаны с определенными статусами, то есть, если один сотрудник отвечает за написание текста, а другой — за проверку, вам придется либо (1) назначить обоим одну задачу и помнить, кто какой этап выполняет, либо (2) менять исполнителей при каждом изменении статуса. Узнайте больше о том, как пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач Мы создали настраиваемые рабочие процессы, чтобы дополнительно облегчить вам работу. Если вы используете только управление длинной цепочкой зависимых задач, то можете столкнуться с трудностями при недостаточном уровне подготовки в сфере управления проектами. Поэтому не забывайте, что эти две методики можно комбинировать для повышения эффективности совместной работы: для выполнения некоторых этапов могут потребоваться особые статусы, и в то же время эти этапы могут входить в длинную цепочку зависимых задач. В конечном итоге у каждого проекта есть свои особенности, и мы всегда готовы помочь вам эффективнее организовать работу. Если вы все еще не отыскали лучший способ пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач и хотите получить дополнительную информацию, обращайтесь к нам по адресу [email protected] или оставьте комментарий! Мы готовы ответить на все ваши вопросы.
Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных рабочих процессов
Выполнение мелких и повторяющихся задач может оказаться достаточно затратным делом. Узнайте, какую пользу может принести вашей компании оптимизация работы над задачами с помощью инструментов автоматизации рабочего процесса.
Геймификация как способ преобразовать управление задачами в вашей команде
Одна только надежда на победу заставляет людей выкладываться по-полной. Естественно, такой образ мышления создает возможность для повышения эффективности работы. Добавив элементы игры в процесс управления задачами, руководители компании могут вдохновить сотрудников на здоровую конкурентную борьбу.
Почему так трудно делегировать обязанности?
Одна из основных задач руководителя — перепоручать часть работы другим сотрудникам. Но иногда расставаться со своими задачами бывает очень тяжело. В ходе исследования, проведенного в 2013 году сотрудниками Стэнфордского университета, 35% руководителей высшего звена признались, что им необходимо лучше делегировать обязанности, а 37% заявили, что уже пытаются совершенствовать это умение. Почему же более трети руководителей считают, что им необходимо отточить этот навык? Мы опросили нескольких руководителей и владельцев компаний о том, почему делегирование обязанностей представляет такую огромную сложность, и оказалось, что все ответы можно свести к трем основным причинам. 1. Делегирование обязанностей не избавляет от ответственности Один из руководителей сказал: «Когда приходится перепоручать кому-нибудь работу, всегда остаются сомнения. Да, я смогу разделить с коллегой успех, но мне также придется в какой-то степени взять на себя ответственность в случае неудачи». Вероятно, самая главная и самая распространенная проблема связана с ответственностью. Перепоручая задачу коллеге, вы перекладываете на него обязательства по ее выполнению. Но если вы — руководитель, то все равно останетесь ответственным за успех или провал задания. О вас будут судить по результатам работы вашей команды. Поэтому решение поручить кому-нибудь другому переговоры или важный проект может оказаться очень рискованным, особенно с учетом пункта 2. 2. Делегирование обязанностей означает потерю контроля Один из ответов прозвучал так: «Но ведь я сделаю это лучше!» И это логично. Очень трудно поверить, что кто-то другой способен выполнить работу так же хорошо, как и вы. Страх утратить контроль (а в мыслях многих руководителей это гарантированно ведет к неудаче) мешает переложить часть обязанностей на подчиненных. Wrike позволяет проконтролировать выполнение поставленной задачи на любом этапе и оперативно выявить сложности с ходом работы. Попробуйте бесплатно » 3. Делегирование обязанностей требует времени и усилий Один из владельцев компаний объяснил это так: «Я рассматриваю делегирование обязанностей как управленческую задачу. Если я научил сотрудника выполнять работу на том уровне, который меня устраивает, значит, я справился со своей ролью руководителя. Вначале приходится буквально водить подчиненных за руку, но со временем я даю им все больше и больше самостоятельности. И когда я уже оказываюсь не нужен, значит, моя работа завершена». Делегирование обязанностей связано с необходимостью поддерживать тонкий баланс, особенно при поручении работы новичкам: часто на подготовку сотрудника тратится столько же времени, сколько вы сами могли бы потратить на выполнение задачи. Но более легкого пути не существует. Чтобы ваш подчиненный смог выполнить задание так же хорошо, как и вы, нужно не только объяснить ему цель работы, но и поделиться секретами ее выполнения. Невольно вспоминается пословица: дай человеку рыбу, и он будет сыт один день; научи его ловить рыбу, и он будет сыт всегда. Как успешно делегировать обязанности? Чтобы побороть сомнения и опасения, связанные с делегированием обязанностей, вам необходимо заложить основу для будущего успеха. Вот четыре действенных совета. Прежде всего четко выделите ту часть работы, которую необходимо передать. Определите, с какими задачами ваши подчиненные наверняка справятся и какие сможете сделать только вы. Обсудите цели и желаемые результаты каждого задания, чтобы исполнитель понимал, чего от него ожидают и как его работа вписывается в общую картину. Согласуйте срок сдачи и вехи, а также частоту проверок. И наконец, убедитесь, что ваши подчиненные готовы обращаться к вам с вопросами, если у них возникнут затруднения. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой все сотрудники работают по согласованному сценарию, имеют простой доступ к задачам, файлам, дискуссиям и документам и могут эффективно общаться по проектам. Попробуйте бесплатно » Как бы вы ни относились к делегированию обязанностей, избежать его невозможно, если вы хотите сосредоточиться на приоритетных направлениях и одновременно развивать свой бизнес. Просто помните: когда вы перепоручаете работу коллегам, вам необходим налаженный диалог.
Использование номеров задач для организации рабочего процесса
Тем из вас, кто привык пользоваться номерами задач для организации рабочего процесса, мы предлагаем уникальный идентификатор, позволяющий находить нужные задачи и ссылаться на них. Для чего нужны номера задач в Wrike? 1. Различение задач с одинаковыми названиями Если названия задач повторяются, уникальные номера помогут участникам вашей команды не перепутать задачи. Если вам часто приходится работать с задачами, имеющими одинаковые названия, вы сможете сослаться на конкретную задачу, используя ее уникальный номер, чтобы было понятно, о чем идет речь. «Вы еще не закончили задачу "Предоставить доступ к результатам кампании, ID: 25133"?» 2. Быстрый поиск исходных файлов для печатных материалов Если ваша компания печатает флаеры или любые рекламные материалы, добавляйте в нижней части страницы мелким шрифтом номер задачи, в которой содержится исходный файл. Так вы сможете легко и быстро находить в Wrike исходные файлы для дополнительной печати любых материалов. «Мне нужно допечатать 5000 копий флаера №54351». 3. Использование в качестве номеров заявок для отделов поддержки и разработки программного обеспечения Отделам поддержки и разработки программного обеспечения нужно отслеживать работу, которую они выполняют для подразделений компании и внешних заказчиков. Они могут использовать номера задач в качестве уникальных номеров заявок. «Какой статус у заявки на поддержку №24531?» 4. Синхронизация задач и выставленных счетов При выставлении счетов номера задач могут использоваться для ссылок на задачи Wrike и содержащуюся в них информацию. «См. задачу №976342». Как пользоваться номерами задач в Wrike? Номера задач можно просматривать в табличном режиме, в режиме просмотра задач и при выполнении поиска. Они присваиваются задачам автоматически и не могут быть изменены. Таким образом у каждой задачи в вашем аккаунте есть свой уникальный номер, не зависящий от разрешений на просмотр задач и папок. Включите отображение номеров задач в режиме таблицы. Для этого, во-первых, в дереве папок выберите ту папку, для которой нужно показать номера задач. Затем откройте эту папку в режиме таблицы. Под значком шестеренки в верхнем левом углу выберите столбец «ID», чтобы отобразить номера всех задач в этой папке. Повторите процесс для всех папок, где нужно видеть номера задач. После того, как номера задач будут включены для просмотра в режиме таблицы, они всегда будут отображаться рядом с именем создателя задачи. Чтобы найти задачу с определенным номером, в поле поиска перед номером задачи введите «ID:» (например, ID:50782873). Wrike постоянно обновляется! Мы надеемся, что вам понравилось это недавнее дополнение к рабочему пространству Wrike. Чтобы не пропустить очередные обновления, читайте наш блог!