Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами: чрезмерный контроль (часть 1 из 5)
Да, у вас уже есть опыт управления проектами, вы умеете оценивать объем работ по каждому отдельному проекту, планировать внедрение, общаться с участниками команды и контролировать риски. Но как только вы начинаете управлять несколькими проектами одновременно, работа становится на порядок сложнее. Растет не только уровень ответственности, но и требования к вашим лидерским качествам, а необходимость в координации усилий и вовсе возрастает в несколько раз. Расслабьтесь: вы не одиноки. У вас есть возможность поучиться на чужих ошибках и воспользоваться удачными стратегиями управления несколькими проектами от настоящих мастеров своего дела. Ошибка №1. Стремление контролировать каждую мелочь и делать все самому Вы поручили выполнение важной задачи талантливому сотруднику и поставили срок. Теперь вы спокойно ждете, пока он закончит работу, и лишь время от времени, в заранее назначенные моменты, интересуетесь состоянием дел? Или не отходите от его стола и забрасываете электронными письмами с вопросами о том, какая часть уже готова? Если верно последнее, то, возможно, вы превращаетесь в чрезмерно контролирующего руководителя. Это руководитель, который сам принимает все решения, лично вмешивается в работу над каждой задачей, а в некоторых случаях еще и указывает сотруднику, как ему выполнять каждый, даже самый незначительный, этап задания. Такой избыточный контроль ни к чему хорошему не приводит, и страдают от него все — и руководитель, и рядовые сотрудники, и вся компания целиком. Проверьте, не склонны ли вы заниматься микроменеджментом с помощью нашего теста. Выигрышная стратегия №1. Учитесь делегировать обязанности Не пытайтесь делать все самостоятельно. Вам никогда не хватит времени на то, чтобы выполнить все ваши проекты в одиночку. Даже суперменам нужна помощь и поддержка. Помните, что ваш самый мощный инструмент — это ваша команда. Все ее участники — специалисты в разных областях. Объединившись, вы работаете как единый коллективный «супермозг». Единственное, что вам нужно делать — это направлять вашу команду и указывать ей правильный путь. Очень важно помнить, что главная задача руководителя — позаботиться о том, чтобы задача была выполнена максимально эффективным способом. Если руководитель пытается постоянно навязывать свое мнение и контролировать каждый шаг подчиненных, команда будет действовать далеко не с той эффективностью, как действовала бы при разумном руководстве. Мы настоятельно рекомендуем вам прочесть «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови и «От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет...»" Джима Коллинза. Эти книги не только дадут вам пищу для размышлений о таких важных вопросах, как делегирование обязанностей, управление и лидерство, но и помогут работать более продуктивно и даже пересмотреть свой стиль руководства. Совет. Делегирование обязанностей — беспроигрышная стратегия при управлении несколькими проектами. С одной стороны, вы даете участникам возможность проявить себя и тем самым улучшаете работу всей команды. С другой, вы снимаете с себя часть рабочих обязанностей. Предлагая команде больше возможностей для сотрудничества и участия в планировании проектов, вы экономите собственное время, которое можете потратить на обдумывание стратегий, расстановку приоритетов и определение порядка выполнения задач по всем вашим многочисленным проектам. Делегируйте обязанности, чтобы избавить себя от рутинной работы! Но при этом не забывайте координировать действия команды. Продолжение следует... А пока мы с нетерпением ждем ваших комментариев.
В чем разница между управлением проектами и управлением портфелем проектов?
Управление проектами? Портфелями проектов? Программами? Чем они отличаются? Попробуем дать краткое объяснение, чтобы вы поняли разницу. Что такое управление портфелем? Портфель проектов — это общее представление обо всех проектах организации, выполняемых для достижения стратегических бизнес-целей. Это могут быть все проекты компании, отдельного подразделения или отдела. Источник: Михаил Софонов, управление проектами Управление портфелем включает в себя расстановку приоритетов на основе целей, согласованных руководителями компании, а затем выбор программ и проектов для выполнения в зависимости от ожидаемой пользы для бизнеса, уровня рисков и доступности ресурсов. По словам менеджера проектов Боба Баттрика, управление проектами необходимо, чтобы правильно выполнить проект, а управление портфелем — чтобы выполнить правильные проекты. Менеджеры портфелей проектов оценивают проекты компании и делают вывод о том, насколько хорошо они выполняются, как их можно улучшить и получает ли организация ожидаемые преимущества. Что такое управление программами? Программа — это группа связанных проектов, которые вносят общий вклад в достижение определенной цели или преимущества. У программы есть четкая цель, и каждый проект, включенный в программу, участвует в достижении этой цели. Менеджеры программ изучают зависимости между проектами, риски, проблемы, требования и решения и могут координировать усилия с менеджерами отдельных проектов для получения необходимой информации и успешного выполнения программы. Их не столько интересует успех каждого отдельного проекта, сколько успех всей инициативы и достижение более значимых преимуществ. Также для менеджеров программ очень важно выбрать правильные проекты и правильно расставить приоритеты, чтобы в итоге получить максимальную пользу для бизнеса. Успешные программы приводят к улучшениям, последствия которых могут ощущаться очень долго, и, в отличие от проектов, имеющих конкретный срок выполнения, программы могут быть бессрочными. Организации управляют проектами в рамках более крупной программы, потому что такой подход дает больше возможностей для контроля и больше преимуществ, чем если бы управление проектами осуществлялось по-отдельности. К тому же при отслеживании группы связанных проектов гораздо проще координировать и приоритизировать общие ресурсы, следить за ходом выполнения и результатами. Что такое управление проектами? В то время как портфели и программы отражают более общее представление о деятельности организации, проект — это отдельное начинание: серия задач, нацеленных на производство определенного товара, оказание услуги или создание преимущества в указанный срок. Менеджеры проектов следят за выполнением отдельных проектов, руководят командами и заботятся о соблюдении сроков, бюджетных ограничений и взятых на себя обязательств. Они определяют наилучшие методики, изучают процессы для повышения эффективности и работают с заинтересованными лицами, чтобы в числе прочего добиться ожидаемых преимуществ. Успешное управление проектами означает, что команды и их участники постоянно развиваются и повышают свой уровень, что дает компании значительные конкурентные преимущества. Подробнее об управлении проектами Если вы — начинающий менеджер проектов и только знакомитесь с терминологией и рабочими процессами, мы можем предложить вам полезный материал. Это «Руководство по управлению проектами для начинающих», оно выложено в сети и доступно для чтения совершенно бесплатно. Внесите его в закладки, чтобы не потерять. Источники: PMfiles.com, Wikipedia.org, ProjectSmart.co.uk
Три причины обзавестись системой для управления портфелем проектов
Flat design illustration. Hand carrying briefcase. Eps10 Управление портфелем проектов (УПП) — это метод, который используется в организациях для планирования графиков и распределения ресурсов, необходимых для успешной реализации портфелей проектов. Можно сказать, что управление портфелем — это более высокий уровень управления проектами, оперирующий группами проектов (собственно, портфелями). УПП представляет собой систему для анализа рентабельности, производительности и рисков каждого портфеля; ее использование помогает правильно расставить приоритеты задач. В компаниях, где одновременно ведется много проектов, программное обеспечение УПП обеспечивает адекватное распределение сотрудников по проектам с учетом сроков и бюджетов. Решения УПП также позволяют сравнивать и прогнозировать потребности в ресурсах, определять рентабельность проектов и управлять потенциальными рисками. Кроме того, эти решения помогают оптимизировать выполнение административных задач, таких как мониторинг нагрузки на участников рабочих групп, учет оплачиваемых часов и управление запросами на изменение. Иными словами, правильно выбранное программное обеспечение УПП помогает справиться со многими сложностями управления портфелем проектов. Давайте поговорим об этих сложностях и о том, как технологии помогают их решить. Типичные проблемы компаний, практикующих УПП Кратко перечислим самые распространенные проблемы управления портфелями проектов: Большое количество идущих одновременно проектов приводит к борьбе за ресурсы, возникновению узких мест и задержкам. Планируемые и реализуемые проекты не соответствуют бизнес-целям компании. Массовые задержки проектов негативно влияют на доходы и рентабельность инвестиций. Избежать этих трудностей и восстановить эффективность работы помогут правильные инструменты. Три преимущества программного обеспечения для управления портфелем проектов Главная задача УПП — повысить прибыль за счет приоритизации более доходных и ценных для организации портфелей проектов. Правильно подобранное программное обеспечение поможет выполнить эту задачу гораздо быстрее. 1. Прозрачность — ключ к успешному принятию решений Программное обеспечение для управления портфелем проектов делает работу команд прозрачной. Вместо разрозненной картины сотрудники могут получить полное представление о реализуемых проектах. Это позволяет принимать более взвешенные и обоснованные решения и перестать полагаться на одну интуицию. Кроме того, это помогает согласовать проекты с целями компании. 2. Осведомленность — ключ к эффективному управлению ресурсами Программное обеспечение УПП улучшает осведомленность о задействовании ресурсов, помогая использовать их более рационально. Когда вы знаете, кто над чем работает сейчас и будет работать на следующей неделе, вы можете точнее планировать графики и распределение персонала для портфелей проектов. Прощайте, узкие места и задержки! 3. Доступность в реальном времени — ключ к оптимизации отчетности и анализа Облачные решения для управления портфелем проектов предоставляют доступ в реальном времени к информации о проводимых работах, позволяя составлять своевременные отчеты и анализировать актуальную ситуацию. Хорошие решения УПП также предлагают эффективные инструменты для высшего руководства, такие как составление бюджета портфеля, координация проектов внутри портфеля и прогнозирование рентабельности. Зачем вам программное обеспечение УПП Внедрение облачного ПО для управления портфелем проектов — это эффективный способ достижения бизнес-целей организации с соблюдением заданных ресурсных ограничений. Если вы работали с решениями УПП, особенно если вы были участником команды, впервые внедряющей этот инструмент, расскажите нам о вашем опыте в комментариях.
Три большие проблемы менеджера проектов, и как с ними справиться
Управление проектами — дело очень сложное. Так как при выполнении любого проекта в игру вступает множество различных факторов, менеджеру проектов приходится быть очень гибким и изобретательным. В отличие от разработчиков, инженеров и архитекторов, занимающихся только технической стороной, менеджер проектов должен быть знаком со всеми техническими деталями, а также учитывать и социальные, и корпоративные аспекты. Более того, ему часто приходится управлять несколькими проектами одновременно. Кроме всего прочего менеджер проектов должен позаботиться о том, чтобы между подразделениями поддерживались открытые каналы связи, чтобы различные команды могли координировать свои действия, и чтобы любые возможные риски не остались незамеченными. Естественно, на этой почве вырастает множество проблем. Вот три главные проблемы, с которыми приходится сталкиваться буквально каждому менеджеру проектов, и несколько путей их решения. Проблема №1. Обновление графика работ по проекту Излишне говорить о том, что у каждого проекта должен быть график, позволяющий всем участникам следить за ходом работ и возложенными на них обязанностями, а также отмечать пройденные вехи. Именно менеджер проектов должен вести учет всей деятельности участников команды, обновлять статус проекта и выступать в роли связующего звена между командой и всеми заинтересованными лицами, в том числе представителями высшего руководства. Однако такие административные задачи требуют огромных временных затрат, в то время как менеджер проектов мог бы использовать свои опыт и навыки для выполнения гораздо более полезной работы. Решение. Автоматизируйте обновления графика везде, где это возможно, чтобы вам не пришлось тратить время на сбор данных вручную. Если вы будете проводить совещания для выяснения статуса задач каждого из участников, у вас уйдет на это большая часть рабочего времени. Есть специальные инструменты для управления проектами и совместной работы, которые позволят участникам вашей команды самостоятельно отмечать выполненные задачи и пройденные вехи, а вам — получать отчеты и обновления статуса в режиме реального времени. Вы сможете меньше времени тратить на административную рутину и направить все свои усилия и опыт на выполнение более важных задач. Проблема №2. Многозадачность Когда у вас столько дел, многозадачность может показаться вам единственным выходом. Но на самом деле она снижает вашу эффективность, отрицательно влияет на качество работы и может привести к серьезным нарушениям графика. Всего лишь один сбой неизбежно отразится на зависимых задачах, которые нельзя будет начать до завершения первой задачи, и так далее, и так далее. Задержки будут нарастать, как снежный ком. Решение. Делайте все возможное, чтобы сократить число проектов, находящихся в работе одновременно. Старайтесь выполнять одновременно не более 25-50% от общего количества проектов, чтобы сократить задержки и повысить качество работы. Вам же станет легче, если вы будете разделять свое внимание между меньшим числом проектов. Также воспользуйтесь преимуществами многочисленных онлайн-инструментов, способных облегчить вашу ношу. Приложение для обмена мгновенными сообщениями, такое как Slack, позволит общаться в реальном времени, архивировать сообщения и легко находить нужную информацию, если вам потребуется вспомнить что-то важное из конкретного разговора. Проблема №3. Ожидаемая продолжительность проекта Если у вас нет волшебного хрустального шара (а если есть, не могли бы вы одолжить его нам?), вы никогда заранее не узнаете, сколько времени может занять выполнение конкретной задачи. Но вы можете сообщить клиентам и руководству предполагаемую дату выполнения, основанную на имеющейся у вас информации. И на вас будет возложена ответственность за соблюдение указанного срока. Есть несколько различных методов, помогающих оценить время, которое потребуется вашей команде на выполнение проекта. Но если вы просто назначите для каждой отдельной задачи предполагаемый срок выполнения, ваши прогнозы могут не оправдаться. А это значит, что участникам команды придется наверстывать время, пытаясь уложиться в график. И это может привести не только к стрессу, но и к снижению качества, превышению бюджета или к опасности сорвать срок сдачи. Решение. Вместо того, чтобы спрашивать у участников, когда они рассчитывают завершить свои задачи, попробуйте метод двух точечных оценок. Преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет нарушить предварительный срок благодаря временному буферу, позволяющему несмотря ни на что сдать проект вовремя. Учтите: этот метод вовсе не гарантирует, что вы сможете сдать вовремя любой проект, но он может послужить вам в качестве страховки. Эти полезные стратегии и инструменты позволят вам лучше планировать и выполнять свои проекты, а также повысить эффективность работы команды, снизить стресс и неизменно оправдывать (и даже превышать!) ожидания ваших клиентов. Об авторе: Диана Кларк (Diana Clark) — специалист по цифровому маркетингу и менеджер маркетинговых проектов. Она работает вместе с командой таких же талантливых маркетологов на портале Aussiewriter. Ей нравится предлагать людям бизнес-рекомендации и делиться своими идеями в блоге.