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gestión de carteras de proyectos

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Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos
Gestión de proyectos 5 min leídos

Diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos

¿Cuáles son las diferencias entre un jefe de programas y un jefe de proyectos? Para responder a esta pregunta, tenemos que empezar por otras dos: ¿qué es un programa? ¿Y un proyecto?

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: fallos en la comunicación (parte 5 de 5)
Gestión de proyectos 5 min leídos

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: fallos en la comunicación (parte 5 de 5)

Una mala comunicación entre el equipo genera malentendidos y lleva a cometer errores en el proyecto.

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: software y tecnología (parte 4 de 5)
Gestión de proyectos 3 min leídos

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: software y tecnología (parte 4 de 5)

Puede parecer que la esencia de tu role como project manager es reunir información y actualizar planes. Pero no debería ser así.

Los cinco errores más comunes al gestionar varios proyectos: programas de proyectos (parte 3 de 5)
Gestión de proyectos 3 min leídos

Los cinco errores más comunes al gestionar varios proyectos: programas de proyectos (parte 3 de 5)

¿Cuál es el tercer error más común al gestionar diversos proyectos? Los planes de proyectos independientes hacen que sea difícil establecer las secuencias de tareas y las prioridades entre tus proyectos.

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: planificación de proyectos (parte 2 de 5)
Gestión de proyectos 3 min leídos

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: planificación de proyectos (parte 2 de 5)

Al liderar una empresa que ofrece software de gestión de proyectos, he tenido la ocasión de escuchar muchas historias de guerra de clientes, inversores y mentores sobre proyectos. Por eso, he pensado que sería una estupenda oportunidad para compartirlas con vosotros con la esperanza de que os ayude a mejorar vuestras propias habilidades de gestión. Esta es la segunda parte de una serie llamada Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos. Antes de leer este artículo, echa un vistazo a Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión (parte 1 de 5). Error n.º 2: planificación de proyectos poco cuidada Existe la gran tentación de no pararse a pensar en profundidad sobre el plan y simplemente lanzarse a ejecutar.   Sin embargo, en un marco corporativo donde cada proyecto debe contribuir a los resultados de la organización esta actitud entusiasta aboca al fracaso. Recuerda que una de las razones más importantes del fracaso en la gestión de proyectos es tener planes de proyectos acumulando polvo en la estantería. Un plan de proyecto inexistente, sin usar, desactualizado, incompleto o diseñado pésimamente provoca errores en la ejecución del proyecto. La mayoría de los errores en la gestión de proyectos se deben a la falta de planes de proyectos eficientes y actualizados. En el momento en el que fallas por no mantener tus planes actualizados, estás fallando en el control y la influencia del progreso de tus proyectos. Además, terminas estando ocupado durante más tiempo del que necesitarías e, incluso, fundiéndote el presupuesto. Como resultado, los miembros de tu equipo acaban con retrasos en la finalización de sus tareas. Y todo esto influye directamente en la fecha de entrega de tu proyecto. Estrategia ganadora n.º 2: mantén tus planes actualizados y realistas ¿Y cómo puedes hacer esto? Aquí tienes tres formas concretas: Revisa, revisa, revisa Si quieres que tus proyectos se finalicen a tiempo y con el presupuesto asignado (o por debajo), es importante comprobar a diario el progreso de cada uno de tus proyectos. Asimismo, el equipo debe creer en sus objetivos y programa. Para que esto suceda, debes revisar y actualizar tus planes de manera regular; de lo contrario, no serán útiles. Diseña planes flexibles Cuando gestionas varios proyectos al mismo tiempo, necesitas estar preparado para reaccionar ante los cambios inesperados que surjan dentro de un proyecto y ajustar tu plan a estos. Así te ahorrarás los costes por los errores en la programación inicial. Ten toda la información preparada Es fundamental disponer de toda la información al alcance de la mano para ser capaz de reaccionar ante los cambios en los proyectos y completarlos con éxito. No permitas que exista información valiosa sobre actualizaciones escondida en archivos desconectados. Combina tus datos y guarda todos los archivos relacionados con el proyecto en un solo lugar. Hazlo de manera que las personas adecuadas puedan acceder fácilmente a todo. Disponer de toda la información a mano te permitirá saber en cualquier momento en qué punto está cada proyecto.

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión y liderazgo (parte 1)
Gestión de proyectos 3 min leídos

Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión y liderazgo (parte 1)

 Si ya has gestionado proyectos antes, sabes que eres capaz de evaluar y conocer el alcance de un solo proyecto, planificar su implementación, comunicarte con los miembros del equipo y gestionar los riesgos. Sin embargo, al gestionar varios proyectos simultáneamente, el trabajo de gestor adquiere una nueva dimensión. Aumenta la responsabilidad, se eleva la exigencia de liderazgo y se multiplica la necesidad de mostrar tus habilidades de coordinación. Respira; no estás solo en esto. Puedes aprender de los errores de otras personas y emplear las estrategias ganadoras de profesionales experimentados para gestionar varios proyectos.   Error n.º 1: microgestión y hacerlo todo uno mismo Has asignado una tarea importante a un empleado con gran talento y le has dado un plazo. Ahora bien, ¿dejas que haga su trabajo y simplemente te comunicas con él en momentos determinados del proceso? ¿O no haces más que pasar por su mesa y enviarle mensajes de correo electrónico para conocer el progreso? Si tu actitud es la segunda, puede que seas un microgestor. El microgestor es aquel que toma cada una de las decisiones personalmente, asume un papel principal en el desempeño de cada tarea y, en casos extremos, dicta cada uno de los pasos que han de tomar los trabajadores. La microgestión es una mala gestión y, con ella, el gestor, los empleados y la empresa sufren. Estrategia ganadora n.º 1: aprende a delegar No lo hagas todo tú. Nunca tendrás tiempo para hacer todo el trabajo en absolutamente todos los proyectos. Incluso "supertú" necesita ayuda y apoyo. Recuerda que tu herramienta más potente es tu equipo. Los miembros del equipo son expertos en su campo. Juntos pueden actuar como un potente cerebro colectivo. Lo único que tienes que hacer es ofrecerles orientación y mostrarles el camino adecuado para el desarrollo del proyecto. Ayuda recordar en todo momento que el gestor está ahí para garantizar que el trabajo se realice de la forma más eficaz posible. Si el gestor intenta dictar todas y cada una de las acciones, y trata de controlar los movimientos de los empleados, el grupo no será tan eficaz como debería si la gestión fuera racional y libre. Te recomiendo encarecidamente que leas "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva" por Steven Covey y "De lo bueno a lo mejor: por qué hay empresas que dan el salto... y otras no" por Jim Collins. Estos libros contienen estupendas ideas sobre la delegación de tareas, la gestión y el liderazgo, que no solo te ayudarán a ser más productivo, sino que te inspirarán para cambiar todo tu estilo de gestión. Tip: Delegation is a win-win strategy in managing multiple projects. Por un lado, como ofreces a tu equipo oportunidades para brillar, capacitas a sus miembros para que lo hagan bien. Por otro lado, te deshaces de parte de tu trabajo. Al dar a tu equipo más libertad para colaborar y aportar a los planes del proyecto, ahorrarás tiempo y le darás la oportunidad de pensar en estrategias, definir prioridades y secuenciar las tareas de los diferentes proyectos. Delega para acortar tu rutina de trabajo. Pero no te olvides de coordinar las acciones del equipo. Continuará... Mientras tanto, agradecemos que nos dejes tu opinión en los comentarios.

¿Qué diferencia hay entre gestión de carteras y proyectos?
Gestión de proyectos 5 min leídos

¿Qué diferencia hay entre gestión de carteras y proyectos?

Gestión de proyectos, gestión de carteras de proyectos, gestión de programas. ¿Qué diferencia hay entre gestión de carteras y de proyectos? ¿Y en qué punto entra en juego la gestión de programas? Aquí tienes una explicación rápida de cada concepto para que distingas las diferencias.

Tres motivos por los que necesitas un software de gestión de carteras de proyectos
Gestión de proyectos 5 min leídos

Tres motivos por los que necesitas un software de gestión de carteras de proyectos

La gestión carteras de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es un método que utilizan las organizaciones para planificar los calendarios y asignar los recursos necesarios para llevar la cartera de proyectos a buen término. Las carteras de proyectos son, en esencia, un tipo de gestión de proyectos a una escala mayor, ya que concierne a grupos de proyectos empaquetados en carteras de trabajo. PPM es un sistema para analizar el retorno de la inversión, el rendimiento y los riesgos de cada cartera de proyectos. Gracias a este sistema, podrás dar a cada trabajo la prioridad adecuada. En el caso de las organizaciones con muchos proyectos simultáneos, el software PPM se utiliza para garantizar que todos los proyectos cuenten con el personal adecuado para su realización dentro del plazo de entrega y respetando el presupuesto. También se puede utilizar este software para marcar y, a continuación, prever los recursos que se van a necesitar, determinar el retorno de la inversión de los compromisos del proyecto, y gestionar los posibles riesgos. El software PPM también puede admitir funciones administrativas, como la supervisión de las cargas de trabajo de los miembros del equipo, el seguimiento de las horas facturables y la gestión de las solicitudes de cambios. En resumen, un software PPM adecuado ayuda a los equipos a superar los muchos retos a los que se enfrentan las empresas. Estamos hablando de las dificultades habituales asociadas con el software PPM y cómo puedes superarlas con el software adecuado: Las dificultades de las empresas que implementan la gestión de la cartera de proyectos Ya hemos hablado de las dificultades de PPM. En pocas palabras, las empresas que implementan la gestión de carteras de proyectos sufren estos problemas: Un gran número de proyectos simultáneos provocan conflictos con los recursos, atascos y demoras Proyectos propuestos que no alcanzan los objetivos globales de la empresa Proyectos que se demoran mucho, afectan negativamente a los ingresos y al retorno de la inversión Aquí es donde puede ayudar la herramienta adecuada para garantizar la eficacia necesaria de la empresa. Las tres ventajas del software de gestión de carteras de proyectos El único objetivo del software PPM es mejorar el resultado mediante la priorización de las carteras de proyectos que añaden valor y contribuyen al buen estado de la organización. Y, cuando utilices el software adecuado para el trabajo en cuestión, podrás hacer esto mucho más rápido. 1. Más transparencia da lugar a decisiones más inteligentes El software de gestión de carteras de proyectos ofrece a los equipos más transparencia del trabajo. De repente, la organización podrá ver toda la amplitud de los proyectos, lo que implica que podrás tomar decisiones más inteligentes y mejor fundamentadas sobre el trabajo, en lugar de tomar decisiones basadas en corazonadas. De este modo, podrás poner los proyectos en línea con los objetivos de la empresa. 2. Mejor visibilidad significa una gestión eficaz de los recursos El software PPM ofrece más visibilidad para una mejor gestión de los recursos. Como puedes ver quién trabaja en qué, ahora y en el futuro, puedes planificar la distribución de las carteras de proyectos en consecuencia y sabiamente. Adiós a los atascos y los retrasos. 3. Acceso en tiempo real significa mejores herramientas para elaborar informes y análisis El software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube ofrece un acceso en tiempo real al trabajo que se está llevando a cabo. Tiene la capacidad de producir informes puntuales y análisis en tiempo real. Un buen software PPM también ofrece funciones para los altos cargos de administración, como la creación de presupuestos de la cartera, la coordinación de carteras y el retorno de la inversión/previsión. Todo ello contribuye a que puedas gestionar mejor las carteras de proyectos. Por qué necesitas un software PPM Implementar un software de gestión de carteras de proyectos basado en la nube es una forma eficaz de lograr los objetivos empresariales de la organización mientras trabajas con tus limitaciones de recursos. Si tienes experiencia trabajando con software PPM, especialmente si formas parte del equipo que implementa la herramienta por primera vez, comparte tu experiencia y tus consejos en la sección de comentarios que aparece a continuación.

Tres dolores de cabeza que sufren los gestores de proyectos y sus curas correspondientes
Gestión de proyectos 5 min leídos

Tres dolores de cabeza que sufren los gestores de proyectos y sus curas correspondientes

La gestión de proyectos es una labor muy compleja y difícil. Como son muchos los factores que influyen en cada proyecto, los gestores deben ser extremadamente versátiles y estar bien preparados. A diferencia de los desarrolladores, los ingenieros o los arquitectos, que trabajan en la parte técnica de los proyectos, los gestores, además de estar familiarizados con todos los detalles técnicos, también tienen que lidiar con los aspectos sociales y corporativos. Aparte de todo eso, muchas veces tienen que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Además de todo lo anterior, los gestores de proyectos deben garantizar que las líneas de comunicación entre los diferentes departamentos permanezcan abiertas, de forma que los equipos se puedan coordinar con los demás y que los posibles peligros que puedan dejar al proyecto fuera de juego pasen inadvertidos. Naturalmente, toda esta complejidad es terreno abonado para infinidad de problemas. Estos son los tres principales dolores de cabeza que casi todos los gestores de proyectos han sufrido, junto con algunas prácticas soluciones. Dolor de cabeza n.º 1: modificaciones en la programación del proyecto Huelga decir que los proyectos necesitan una programación para que todas las personas implicadas puedan seguir su progreso y conocer las responsabilidades, incluidos los hitos. Es cosa del gestor de proyectos controlar todas las actividades del equipo, actualizar el estado del proyecto y actuar como enlace entre el equipo y las partes interesadas, incluido el equipo directivo. Sin embargo, esta es una actividad que requiere mucha dedicación por parte de los gestores de proyectos, cuando sus habilidades y conocimientos podrían aprovecharse mejor si les dejáramos que hicieran su trabajo real en el proyecto, en lugar de asignarles tareas administrativas. Solución: automatiza las modificaciones de la programación siempre que sea posible para que no tengas que malgastar el tiempo recopilándolas manualmente. Reunirte con el equipo y preguntar a cada uno de sus miembros cuál es el estado de la tarea es una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando hay herramientas de gestión de proyectos y colaboración disponibles que permiten al equipo marcar sencillamente una tarea o un hito como finalizado, y proporcionar actualizaciones e informes del estado en tiempo real. Si ahorras tiempo en las tareas administrativas, podrás centrar tus esfuerzos y conocimientos en lo que realmente importa. Dolor de cabeza n.º 2: multitarea Con tanto por hacer, la multitarea parece inevitable. Pero resulta que en realidad impide que seas productivo, afecta negativamente a la calidad del trabajo y puede provocar grandes demoras. Un contratiempo en una parte inevitablemente causará problemas en las tareas dependientes, que no podrán dar comienzo hasta que la primera tarea haya finalizado y así sucesivamente. En poco tiempo crea y acumula más retrasos. Solución: haz todo lo posible para limitar el número de proyectos llevados a cabo simultáneamente. Trata de no dejar que haya más del 25 o el 50 % de los proyectos ejecutándose simultáneamente para provocar menos demoras y que el trabajo tenga una mayor calidad. Como gestor de proyectos, tu trabajo será más fácil con menos proyectos que requieran tu tiempo y atención al mismo tiempo. Además, tienes la ventaja de disponer de muchas herramientas en línea que te ayudarán a echarte al hombro parte de la carga. Una aplicación de mensajería instantánea como Slack te permite comunicarte en tiempo real, archivar mensajes y realizar búsquedas de forma sencilla en caso de que necesites recordar detalles concretos de una conversación. Dolor de cabeza n.º 3: cálculos de duración del proyecto A menos que tengas una bola de cristal a mano (en cuyo caso quizá podrías prestárnosla), sencillamente no es posible saber cuánto tiempo te llevará realizar una tarea concreta. No obstante, tendrás que ofrecer un cálculo de tiempo a las partes interesadas y los clientes basado en toda la información relevante que tengas a tu disposición. Y serás el responsable de la fecha de finalización que propongas. Hay varios métodos diferentes que puedes emplear para calcular cuánto tiempo le llevará a tu equipo finalizar un proyecto. Sin embargo, aunque asignes duraciones a cada tarea, puede que te quedes corto al calcular, lo que implica que tu equipo tendrá que ocuparse del trabajo pendiente y recuperar el tiempo perdido. Y, además de este estrés, ello puede significar el sacrificio de la calidad, salirse del presupuesto o incluso quedar fuera de los plazos establecidos. Solución: en lugar de pedir a los miembros del equipo que ofrezcan un solo plazo de entrega para sus tareas específicas, prueba con un método de cálculo de dos fechas. La ventaja del método de dos fechas radica en que te permite salirte del cálculo, además de proporcionar cierto margen para que puedas entregar el proyecto antes del plazo de entrega final. Ten en cuenta que este método no garantiza que seas capaz de entregar todos los proyectos a tiempo, pero te aporta cierta seguridad. Con estas útiles estrategias y herramientas, podrás planificar y ejecutar los proyectos mejor, y permitir que tanto tú como tu equipo funcionéis de forma más productiva, con menos estrés y, además, que cumpláis (o superéis) las expectativas de los clientes. Biografía de la autora:  Diana Clark es experta en marketing digital y gestora de proyectos de operaciones de marketing. Trabaja con su talentoso equipo de marketing en Aussiewriter. Le encanta orientar a las personas en prácticas empresariales y comparte sus ideas en un blog.