Семь самых важных вопросов от новых пользователей Wrike

Осваивать новую программу всегда непросто. Это все равно что вырабатывать у себя новую полезную привычку или изменять режим тренировок в спортзале. Приходится запоминать базовые вещи, например, на какую клавишу нужно нажать, чтобы получить желаемый результат, и искать эффективные способы для выполнения привычных задач с помощью новых инструментов. И одна из важных составляющих обучения — это умение задавать правильные вопросы.

Специалисты наших групп внедрения решений и развития отношений с клиентами всегда готовы ответить на вопросы пользователей о решениях для управления проектами и помочь в решении проблем. Мы решили, что новым пользователям Wrike будет полезно узнать, какие вопросы чаще всего задают на тренингах и при обращении в службу поддержки, и попросили наших сотрудников составить список из семи самых распространенных вопросов. Вот эти вопросы:

1. Есть ли в Wrike диаграммы Ганта?

Да, в Wrike есть диаграммы Ганта. Когда вы создадите пару задач и укажете для них срок выполнения, то при отображении папки или проекта в виде временной шкалы диаграмма Ганта появится автоматически. После этого вы сможете перетаскивать соединительные линии между задачами, чтобы установить зависимость одной задачи от другой. Можно даже перемещать задачи по временной шкале с помощью мышки, если сроки их выполнения изменяются. Отличный способ визуализировать график работ по проекту!

 

  • В режиме временной шкалы появилась диаграмма Ганта [1]
  • Выполненные задачи выделены зеленым [2]
  • Просроченные задачи выделены красным [3]
  • Активные задачи выделены синим [4]
  • Отложенные задачи выделены фиолетовым
  • Отмененные задачи выделены серым

Чтобы узнать больше об использовании диаграмм Ганта, обратитесь в наш Справочный центр.

2. Что в Wrike подразумевается под «общим доступом»?

Общий доступ в Wrike означает, что вы даете другим пользователям доступ к вашей задаче. Но даже если у них есть доступ к определенной задаче, они могут не знать о ее существовании. Если вы хотите, чтобы о задаче узнали другие пользователи, @упомяните их в поле комментария, чтобы им поступило уведомление на вкладку «Входящие».


Sharing in Wrike

Совет: делать задачу личной имеет смысл, только если это личное напоминание или список дел для личного пользования. В этом случае храните ее в вашей личной папке. Но все остальные задачи нужно сохранять в папку соответствующей компании или отдела, чтобы при необходимости ваши коллеги могли их найти.

Не уверены, чем отличаются личные папки от папок компании? При первоначальной настройке Wrike лучше всего создать для команды систему общих папок, упорядоченных по отделам или пользователям, чтобы всю работу можно было сохранять в соответствующих папках. Но у каждого пользователя Wrike должна быть своя собственная папка для личных напоминаний, задач, пометок и т. п. Короче говоря, у каждой задачи должно быть свое место.

У вас остались вопросы? Читайте в Справочном центре статью об общем доступе к задачам.

3. Когда лучше использовать папки, а когда — проекты?

Задачи — ключевой компонент Wrike. Их можно размещать и в папках, и в проектах. Возникает вопрос: что же лучше использовать, папки или проекты? Наш совет таков:

Если вам нужно сохранить справочные материалы или текущую работу без даты окончания (например, успешные маркетинговые методики, статьи из блога или истории клиентов), разместите их в папке.

Если вы хотите сохранить задачи, у которых есть точная дата начала и окончания (например, «Кампания Dreamforce 2020» или «Почтовые адреса новых пользователей — II кв. 2017»), создайте для них проект.

Папки нужны для:

  • Задач без даты окончания
  • Подборки справочных материалов или не связанных друг с другом задач
  • Задач, которыми вы занимаетесь регулярно, потому что они требуют постоянного внимания

Проекты нужны, если:

  • У вас есть задачи с точной датой окончания
  • У вас есть задачи, которыми нужно будет заниматься после определенного события
  • Вам нужно составлять отчеты о выполнении задач

Остались вопросы? В Справочном центре всегда найдется ответ: Когда использовать задачи, подзадачи, папки и проекты?

4. Как пригласить коллег в Wrike?

Итак, вы разобрались с Wrike и хотите, чтобы ваши коллеги тоже насладились возможностью грамотно организовать работу? Их легко можно пригласить в Wrike, воспользовавшись следующими указаниями:

Adding new users and inviting coworkers into Wrike
  • Нажмите «Добавить пользователей» [1] (в нижней части рабочего пространства).
  • Введите электронный адрес [2] вашего коллеги в диалоговом окне и укажите подходящий для него тип лицензии. [3]
  • Чтобы пригласить в Wrike других коллег, нажмите “Ввести адрес электронной почты” [4] в диалоговом окне.
  • Нажмите кнопку «Отправить приглашения». [5]

5. Как можно использовать панель задач Wrike в качестве канбан-доски?

Если до перехода к Wrike вы пользовались другими онлайн-инструментами с той же терминологией, давайте уточним некоторые понятия.

В Wrike есть панели задач (причем их может быть несколько). Панели задач остаются пустыми, пока вы не заполните их виджетами. Конечно, можно создать собственные виджеты с нуля, и тогда вы сможете менять статусы задач, перетаскивая эти задачи с помощью мыши. Но можно и воспользоваться готовыми виджетами. Нужно всего лишь выбрать несколько виджетов и добавить их на новую панель задач.

Чтобы создать канбан-доску, понадобится панель задач и несколько настраиваемых виджетов, которые будут соответствовать статусам ваших проектов (например, «в очереди», «в работе», «на проверке», «готово»). Чтобы понять, как это делается, прочтите статью в нашем блоге или посмотрите это видео:

6. Где и как я смогу узнавать об обновлениях задач?

Большинство новых пользователей интересует вопрос о том, как они будут получать уведомления при совместной работе над задачами в Wrike. Будут ли мне и моим коллегам сыпаться тонны уведомлений? Нам придется включить функцию уведомлений или они будут приходить автоматически? Уведомления будут приходить на мою почту, в Wrike или и туда, и сюда? Значит ли это, что все мои коллеги будут знать, что я делаю? А на телефон уведомления тоже будут приходить?

Вот как работают уведомления:

  • При работе над задачей все уведомления о ее обновлениях будут видны в ленте новостей.
  • Вам и вашим коллегам будут поступать уведомления на вкладку «Входящие» в Wrike, только если вас @упомянут в комментарии.
  • Если вы установите Wrike на мобильном телефоне, то да, те же уведомления будут приходить и на телефон. Настройки доставки уведомлений на телефоне можно изменить.

7. Я что, только что удалил все свои задачи?

Если вы однажды откроете папку, в которой было полно задач, и не увидите ни одной, не паникуйте! По умолчанию Wrike показывает задачи со статусом «Все активны» и назначенные всем пользователям («КОМУ: Всем»). Эти фильтры находятся под названием папки.

Возможно, вы недавно искали задачи с другим статусом (например, «Завершено» или «Отменено») и забыли снять этот фильтр. Поэтому вы не видите активных задач. Чтобы вернуться к первоначальному виду, нужно снять предыдущий фильтр (например, «Завершено» или «Отменено»), нажав кнопку «X» рядом с ним. Тогда список задач вернется к виду по умолчанию. И все!

Если вы действительно удалили задачи (это случается даже с лучшими из нас), их легко можно достать из корзины. Не переживайте!

Вот и все. Семь самых часто задаваемых вопросов от новых пользователей Wrike. Если что-то все-таки осталось непонятным, посещайте наши регулярные вебинары для новых пользователей. Успешной работы с Wrike!

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности