Один из важных факторов успеха вашей команды — это уникальный набор разнообразных личных качеств и убеждений всех ее участников. Но подобное разнообразие рано или поздно может привести к непониманию и недоразумениям. Результатом могут стать испорченные отношения в команде, высокий риск невыполнения проекта, а возможно и угроза для успешной деятельности всей вашей организации. 

Что делать, если в команде начались разногласия? И как свести число ссор к минимуму? 

В компании Wrike мы прежде всего стремимся упростить взаимодействие и совместную работу различных команд. К тому же наши сотрудники разбросаны по различным географическим регионам, и это тоже может стать причиной недоразумений. Но вот какие стратегии и приемы командного общения нам удалось выработать за годы работы.  

Заранее ставьте цели и формируйте ожидания

Работать сообща гораздо проще, если все участники одинаково хорошо информированы. Поэтому не заканчивайте организационные совещания и мозговые штурмы, пока не убедитесь, что каждый участник команды хорошо понимает свою роль, задания, сроки и цели, а иначе все может закончиться возмущением: «Разве не Вася должен был это делать?» или «Я думала, это понадобится только на следующей неделе». 

Записывайте все запланированные задания, назначения и сроки, о которых было сказано на совещании. В конце совещания подведите итог, повторите, кто за что отвечает, и к какому сроку нужно закончить задания, а также разошлите всем служебную записку, чтобы каждый из сотрудников был в курсе ближайших планов. 

А еще лучше — назначьте задачи в приложении для управления проектами. Специалисты из океанариума Монтерей Бэй используют Wrike для записи всей приоритетной информации перед началом каждого проекта, чтобы каждый участник команды мог свериться с изначальным планом и выяснить, что именно он должен сделать. Кэти Скотт, менеджер по электронному обучению в океанариуме Монтерей Бэй, прокомментировала это так: «Мы совершенно точно знаем, что от нас ожидают, и это неотъемлемая часть стабильного движения вперед».

Перестаньте полагаться на электронную почту...

Слишком много сообщений, слишком много вложенных файлов, слишком много размытых комментариев без понятного контекста… Электронная почта — самая благоприятная среда для недоразумений. Кроме того, поступающие сообщения все время отвлекают от работы, становясь источником лишнего стресса

Перенесите все командное общение в приложение для управления проектами, где вы сможете обсуждать рабочие вопросы и прикреплять файлы непосредственно к конкретной задаче. Или пользуйтесь командным чатом, например, Slack или HipChat, где можно создать отдельный канал для подразделения или проекта и вести рабочие обсуждения в нем.

«Пока у нас не было Wrike, мы буквально тонули в электронной переписке. Wrike дал нам централизованный ресурс для общения всех заинтересованных лиц и создателей контента. Теперь они вместе решают вопросы, связанные с календарным планом, контентом, дизайном и текстами», — Брайан Лэм, координатор маркетинговых операций, Hootsuite

…или сделайте электронную почту более эффективной

Для некоторых команд отказ от электронной переписки просто невозможен. Но некоторые дополнения к сетевому этикету помогут повысить эффективность общения по электронной почте.

Во-первых, тема письма должна быть краткой и выражать суть вопроса. Если человек прочтет только тему письма, поймет ли он, о чем идет речь? Такой подход позволяет сотруднику просматривать папку «Входящие» и сразу видеть, что стоит или не стоит его внимания, не открывая каждое из сообщений. А впоследствии это поможет отыскать нужное письмо.

Еще один совет: если вы отвечаете на длинную ветвь переписки или ставите в копию нового участника, перечислите все ключевые моменты в начале письма в виде маркированного или нумерованного списка. Это поможет новым участникам обсуждения быстро войти в курс дела и понять, что именно от них требуется. 

Изучите предпочтительный стиль общения ваших коллег

Некоторые участники команды любят обсуждать проблемы вслух или излагать свои идеи перед большой группой зрителей. Другие склонны выслушивать чужие предложения и тщательно их обдумывать, а затем изливать собственные мысли на бумагу.

Выясните, какие способы общения выбирают ваши сотрудники, и постарайтесь по возможности идти им навстречу. В результате вы поможете им более эффективно делиться своими мыслями и доносить их до внимания коллег.

Создайте базу знаний

Возможно, вы приняли в команду нового сотрудника, и ему нужно очень быстро войти в курс дела. Или вы хотите сохранить накопленный опыт, чтобы улучшить методы работы своей команды. Или вы стремитесь предотвратить недоразумения, предоставив участникам команды доступ ко всей рабочей информации. Какую бы цель вы ни преследовали, упрощая запись важной информации и обмен знаниями для участников вашей команды, вы в любом случае сделаете их взаимодействие более эффективным.

В компании Wrike мы используем внутреннюю базу знаний, чтобы каждый из наших сотрудников мог легко получить доступ к актуальной информации, точным инструкциям и шаблонам, помогающим сэкономить рабочее время. 

Вот как работает наша внутренняя база знаний:

  • Все важные сведения заносятся в задачу и добавляются в папку «База знаний», доступ к которой открыт всем сотрудникам компании. Эти задачи никому не назначены, и для них установлен статус «в очереди» (у них нет дат выполнения). Поэтому они всегда доступны всем сотрудникам, которым могут понадобиться. 
  • Каждый объект мы добавляем в подпапки для подразделений или проектов. Поскольку одни и те же задачи могут находиться в нескольких папках одновременно, нам не приходится рыться в отдельных папках, чтобы найти нужный элемент, или терять полезную информацию, потому что она оказалась не в той папке.
  • Мы прикрепляем все необходимые файлы к соответствующим задачам и используем управление версиями, поэтому информация и инструкции всегда самые свежие.

Технологии + Инструменты = Эффективное взаимодействие в команде

Не нужно быть телепатом, чтобы успешно общаться с участниками команды (хотя это бы несомненно помогло). Использование перечисленных простых стратегий вместе с подходящими инструментами для общения и командной работы поможет наладить отношения в команде, поощрить участников к обмену новыми идеями и наилучшими методами, а также улучшить процесс (и результаты!) сотрудничества. 

Источники: Inc.com, FastCompany.com

комментарии 0