Обязательны для управления совместной работой — улучшенное взаимодействие и ускоренное утверждение активов

Чтобы команды могли быстрее работать и получать положительные результаты, важно выполнить два ключевых условия. Во-первых, необходима возможность асинхронного общения. Без простого в использовании и общего для всей команды метода коммуникации способностьк эффективной совместной работе снижается. (Мало что снижает производительность так же, как траты времени на поиск новой информации в Slack, электронной почте и т.д.) Во-вторых, платформа управления совместной работой должна быть единой для всех — и именно через нее необходимо давать обратную связь и согласовывать дальнейшее движение работ. Если не выполнено хотя бы одно условие, неизбежны замедление развития команды, ее фрагментация и общее снижение производительности.

Это первая публикация в нашей серии статей «Выбор лучшего решения для управления совместной работой», и мы рассмотрим в ней главные болевые точки, характерные для современных быстрорастущих компаний и предприятий:

  • Невыраженность процессов затрудняет принятие и распределение рабочих запросов.
  • Управление работой команды через электронные таблицы времязатратно и неэффективно.
  • Отсутствие контроля хода проекта означает разобщенность команд.
  • Работа с несколькими инструментами не позволяет командам оставаться на одной волне.

Далее мы сосредоточимся на совместной работе команд и ускорении процесса утверждения.

Болевая точка: больше инструментов — не выход

Во многих компаниях есть технологии, такие как Slack, Zoom, Microsoft Teams и электронная почта, которые используют все без исключения. Некоторые программные продукты применяются только отдельными командами. Например, команда разработчиков использует Atlassian и Miro, творческая команда работает с Adobe и Figma, а отдел по работе с клиентами контролирует ситуацию с каждым заказчиком, отток клиентов и возможностями допродаж при помощи Totango, Accelo или ChurnZero. Но как со всеми этими разрозненными инструментами, к каждому из которых имеет доступ лишь часть команды, обеспечить прозрачность работы для общего обмена файлами, задачами, отчетами и обновлениями по проектам? Если нет единого решения с единым доступом к проектным обновлениям, утверждениям, управлению активами и общим календарям команды, все становится неясным.

Конечно, существует такой способ повышения прозрачности, как @mention — эти метки позволяют вызвать к общению любого участника команда или заинтересованное лицо. Любые инструменты управления совместной работой должны включать функцию @mention, но это лишь часть того, что нужно для полноценной совместной работы участников команды и заинтересованных сторон. Требуются также функции обмена файлами и предоставления отзывов о контенте HTML и проектные активы, они обеспечивают общее сотрудничество в едином интерфейсе. Если выбранное вами ПО не позволяет этого, вам приходится работать на нескольких платформах и критически важные отзывы могут быть потеряны.

Болевая точка: утверждение дизайнерских активов занимает слишком много времени

Маркетинговые кампании не запускаются, пока все активы не будут окончательно утверждены, и всего один неутвержденный актив может задержать всю кампанию. Когда несколько активов находятся в разных местах, слишком сложно отслеживать их все. В результате процесс утверждения затягивается, когда требуются подписи нескольких заинтересованных сторон, а доступ к необходимым инструментам есть не у всех.

Утверждающие лица должны иметь доступ к одному и тому же ПО и сотрудничать в режиме реального времени. Будет еще лучше, если используемое ПО позволяет сравнивать истории версий, и все могут видеть, что нового появилось в активах. Когда дается обратная связь по дизайну, очень хорошо, когда вместо обмена скриншотами есть возможность точно указывать места, в которые нужно внести правки. Кроме того, ваша система управления совместной работой должна предоставлять пользователям возможность автоматически передавать активы и проекты по цепочке — следующему человеку или на следующий этап производства.

Сотрудничество — в нашей ДНК

Функция @mention — это простой способ вызвать кого-либо для участия в важном обсуждении. Одни инструменты управления совместной работой позволяют использовать @mention в областях, доступ к которым ограничен, другие вообще не поддерживают совместную работу на уровне проектов или папок. Командам, стремящимся к быстрому росту, как и группам из крупных компаний, нужно больше.

В Wrike, разумеется, поддерживается @mention, причем разговоры упорядочиваются на уровне папок, проектов, задач и подзадач, а «над» обсуждениями имеются описания, которые поддерживают многопользовательское редактирование в реальном времени.

 

Кроме того, команды могут хранить файлы в разных местах, и заинтересованным сторонам нужно в рамках проектов работать с этими файлами. Wrike позволяет совместно использовать файлы, находящиеся на компьютерах пользователей, в Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube и на веб-сайтах, а также у провайдеров управления цифровыми активами MediaValet и Bynder. Wrike работает практически с любыми источниками файлов, который вы можете использовать.

Быстро утверждайте активы — и оперативно запускайте кампании

Файл загружен, и теперь необходимо полноценная коллективная работа команды, чтобы окончательно утвердить актив. Возможности проверки Wrike повышают производительность команды и качество результата, поскольку система позволяет визуально маркировать и сравнивать изображения, видео, PDF-файлы, документы Word, презентации PowerPoint и веб-контент в формате HTML, чтобы их можно было удобно редактировать и быстро утверждать. Выделяйте текст, нажимайте на изображения, выбирайте временные маркеры — и оставляйте комментарии непосредственно в контексте. Отвечайте на отзывы, обсуждайте их в режиме онлайн и устраняйте замечания по мере внесения правок.

 

 

А еще функциональность доступна в приложениях Adobe® Creative Cloud® — вы можете просматривать отзывы и вносить изменения без переключения вкладок и инструментов.

 

Вы также можете пригласить внешних рецензентов, которые не работают в вашей организации — и все это безопасно благодаря парольной защите:

 

Aerotek ускоряет утверждение активов с помощью Wrike

Компания Aerotek сократила время планирования на несколько недель благодаря использованию Wrike — Мэтт Эндрюс (Matt Andrews), менеджер по маркетинговым кампаниям, в восторге от возможностей проверки:

«Возможность оставлять замечания, делать пометки в инструменте и отправлять их непосредственно команде экономит нам много времени... В электронной почте такой функциональности нет. Теперь можно пропустить несколько встреч и быть в курсе истории всех комментариев и правок».

Wrike — почувствуйте разницу

Чтобы оценить ПО для управления совместной работой, недостаточно ознакомиться с отзывами клиентов и обзором функций решения. Нельзя относиться к этому легкомысленно, ведь от такого решения зависит сама работа вашей команды — сможет она работать так, как ей удобно, или нет. Загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о 16 самых важных функциях управления совместной работой для растущих и корпоративных команд.

Независимо от того, как работает ваша команда — удаленно, гибридно или в офисе — всегда есть возможность выполнять проекты лучше и быстрее утверждать активы. Загрузите бесплатную пробную версию Wrike уже сегодня!

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie