Как создавать шаблоны проектов в Wrike

Вы раз за разом создаете для клиентов одну и ту же кампанию по оптимизации для поисковых систем? Или по несколько часов мучаетесь над настройкой сложного процесса разработки? Наверняка вы искали способ упростить управление похожими проектами. Такой способ существует — это шаблоны проектов. Шаблоны делают работу над схожими задачами гораздо проще, а настроить их можно всего за несколько минут. Но для начала давайте проверим, действительно ли вам стоит ими пользоваться.

Как решить, нужны ли вам шаблоны проектов

1. Оцените сложность проекта по шкале от 1 до 4, где 1 — «очень простой», а 4 — «очень сложный».

2. Оцените частоту повторения проекта по шкале от 1 до 4, где 1 — «практически не повторяется», а 4 — «регулярно повторяется».

Если обе оценки выше 3, шаблоны — это то, что вам нужно. Если вы оценили частоту проекта на 3 или выше, а сложность — на 3 или ниже, шаблоны могут упростить вам работу. Если же проект в обеих категориях получил оценку 1 или 2, шаблоны вам не нужны.

Используйте для управления задачи, подзадачи и собственные рабочие процессы. Всё еще не уверены? Приведем список самых популярных задач, для решения которых удобно пользоваться шаблонами. Это всего лишь примеры. Если вы не нашли здесь своей ситуации, но считаете, что шаблоны могут пригодиться вам и вашей команде, просто попробуйте их в деле.

Случаи, в которых чаще всего используются шаблоны

  • Оформление заказов на покупку
  • Внедрение
  • Маркетинговые кампании
  • Процессы разработки
  • Подача заявок (на патенты и т. д.)
  • Повторяющиеся проекты из нескольких этапов

Если вы решили, что шаблоны вам пригодятся, поговорим о том, как с ними работать.

Как создавать шаблоны проектов в Wrike

Для начала создадим первый шаблон.

1. Создайте папку «Шаблоны». Ее можно поместить в корневом каталоге или в папке вашего отдела (если в вашей компании сервисом Wrike пользуется несколько отделов). В последнем случае можно, например, создать в основной папке «Маркетинг» вложенную папку «Маркетинговые шаблоны».

2. В новой папке «Шаблоны» создайте вложенную папку для повторяющегося проекта и добавьте в нее задачи. Они должны полностью описывать работу над проектом — от стадии планирования до завершения. Добавьте для каждой задачи максимально подробное описание, чтобы сотрудники легко поняли, что от них требуется, даже если раньше не занимались подобными делами. В итоге у вас должен получиться проект, каждому этапу которого отвечают задачи в Wrike (в том числе и все связанные подзадачи).

3. Выставьте для каждой созданной задачи длительность выполнения (например, задача X — два дня). Указывать точные даты пока что не нужно — это вы сделаете позже.

4. Определите, есть ли в проекте зависимости. Если все задачи в нем можно выполнять одновременно, пропустите настройку зависимостей. Однако чаще всего задачи необходимо выполнять в определенной последовательности. В этом случае нужно настроить зависимости. Для этого выставьте для каждой задачи текущую дату, откройте временную шкалу и упорядочите их. На шкале можно перетаскивать задачи, располагая в нужном порядке, и настраивать для них зависимости. Подробную информацию о работе с зависимостями вы найдете в справке. В результате у вас должно получиться что-то в этом роде:

timeline

5 (необязательно). Последнюю задачу в шаблоне можно сделать вехой и использовать ее как окончательный срок выполнения проекта. Если над задачей всегда будет работать один исполнитель, можно назначить его ответственным, однако мы не рекомендуем так поступать. Если руководитель забудет переназначить задачу в копии шаблона, сотрудник может оказаться перегружен.

6. Остался последний шаг — изменить статус всех задач в папке шаблона на «Отложено», чтобы не путать их с одноименными рабочими копиями. Для этого вновь откройте список задач, выделите их все и установите на правой панели статус «Отложено». Шаблон проекта готов!

Как создать проект из шаблона

Шаблон готов. Как применить его, когда у вас появится новый проект?

1. Скопируйте шаблон. Для этого перейдите в папку «Шаблоны» и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите «Скопировать папку». Когда появится запрос, подтвердите, что папку нужно скопировать вместе с описаниями задач, ответственными (если они указаны) и настроенными значениями полей, а затем установите для нового проекта график выполнения. Если последняя задача в шаблоне используется как веха, установите срок ее выполнения — он станет окончательной датой сдачи проекта. Если веха не используется, укажите для проекта дату начала работы. Обязательно дайте папке новое название с указанием клиента, проекта или процесса.

Скопируйте шаблон.

2. Перетащите шаблон в нужную папку, а папку — в родительскую папку с аналогичными проектами (так, созданную из шаблона маркетинговую кампанию следует переместить в папку с текущими кампаниями).

3. Назначьте каждую задачу на кого-либо из свободных участников команды. Для этого сверяйтесь с графиком загрузки сотрудников.

Готово! Создайте шаблоны для всех повторяющихся проектов, чтобы сэкономить время для приятных дел!

Возникли вопросы о создании шаблонов проектов в Wrike? Задайте их в комментариях или напишите нам на support@team.wrike.com.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности