Êtes-vous un directeur marketing qui doit faire la même campagne SEO chaque jour pour chaque nouveau client ? Ou êtes-vous un gestionnaire de projet avec un flux de travail complexe pour le développement d’un produit, qui exige des heures de mise au point ? Vous savez, il existe un moyen plus simple de gérer tous ces projets répétitifs sans contrariété. Et nous avons la réponse : la solution que vous recherchez se trouve dans les modèles de projet. Les modèles de projet sont une façon remarquable de dupliquer le travail dans Wrike, et peuvent être élaborés en seulement quelques minutes. Mais avant de nous lancer dans Template Babylon, assurez-vous que vous avez réellement besoin de modèles.

Comment savoir si vous devez utiliser des modèles de projet

Étape 1 : Déterminez la complexité du projet sur une échelle de 1 à 4, avec 1 correspondant à très simple et 4 à très complexe. Étape 2 : Déterminez la fréquence du projet sur une échelle de 1 à 4, avec 1 correspondant à très peu fréquent et 4 à un projet très récurrent. Si votre note dépasse 3 dans chaque catégorie, alors vous devez certainement utiliser des modèles. Si votre note dépasse 3 en fréquence, mais est inférieure à 3 en complexité, alors vous pouvez tirer profit d’un modèle. Si votre note est inférieure à 1 ou à 2 dans les deux catégories, alors vous feriez mieux d’utiliser les tâches, sous-tâches et flux de travail personnalisés pour gérer votre travail. Toujours pas sûr ? Voici une liste des cas d’utilisation fréquents de la création de modèles. Ce ne sont que des exemples et ils ne sont pas censés vous limiter. Si votre situation ne figure pas parmi ces exemples, mais que vous pensez pouvoir tirer avantage des modèles, nous vous encourageons à les essayer et à voir si cela convient à votre équipe !

Cas d’utilisation fréquents de la création de modèles :

  • Bons de commande
  • Implémentations
  • Campagnes marketing
  • Flux de travail sur le développement de produits
  • Processus de demande (demande de brevets, etc.)
  • Tout projet répétitif avec plusieurs étapes
Vous avez décidé d’utiliser des modèles ? Nous sommes là pour vous aider ! Continuez à lire.

Comment créer des modèles de projet dans Wrike

Maintenant que vous savez que vous avez besoin de modèles, commençons à les élaborer. Étape 1 : Créez un dossier nommé « Modèles ». Vous pouvez créer ce dossier dans votre dossier racine, ou si vous avez plusieurs équipes de différents services dans Wrike, créez ce dossier dans le dossier spécifique à votre service (p. ex., créez le dossier Modèles marketing dans votre dossier Marketing principal). Étape 2 Dans le dossier Modèles que vous venez de créer, créez un sous-dossier pour un projet qui est récurrent. Commencez par composer les tâches dans ce dossier à partir de la conception jusqu’à la réalisation de votre projet. Assurez-vous de bien détailler chaque description de tâche pour que chaque personne recevant cette tâche pour la première fois sache exactement ce qu’elle doit faire. Quand vous avez terminé cette étape, vous devez avoir des tâches pour chaque étape nécessaire dans votre projet, ainsi que les sous-tâches appropriées. Étape 3 : Examinez chacune des tâches que vous venez de créer et définissez une durée appropriée pour chaque tâche (p. ex., la tâche X sera achevée en 2 jours). Vous n’avez pas encore besoin de définir une date spécifique, cela viendra plus tard. Étape 4 : Déterminez si vous avez des dépendances dans votre projet. Si vos tâches peuvent toutes être réalisées au même moment, vous n’aurez pas besoin de dépendances et pouvez passer à l’étape suivante. Mais probablement, vos tâches auront besoin d’être accomplies dans un ordre spécifique, ce qui signifie que vous allez devoir définir des dépendances. Pour commencer à définir les dépendances, assignez les dates de chaque tâche à la date du jour. De là, basculez vers l’affichage chronologique et commencez à glisser et déposer les tâches pour les reprogrammer et définir les dépendances entre elles. Pour plus d’informations sur l’établissement de dépendances spécifiques, consultez notre page d’aide. Dès que tout est reprogrammé et que les dépendances sont définies, vous devez avoir quelque chose qui ressemble à ceci : Déterminez si vous avez des dépendances dans votre projet. Étape 5 (facultative) : Si vous le souhaitez, vous pouvez faire de la dernière tâche de votre modèle une étape clé qui servira de date limite à votre projet. Vous pouvez également ajouter les personnes assignées à vos tâches si c’est toujours la même personne qui répète ces tâches. Mais nous ne le recommandons pas, car vous pouvez surcharger la charge de travail d’une personne en oubliant de réassigner ces tâches après la duplication du modèle. Étape 6 : Maintenant que vous avez défini toutes les dépendances pour le flux de travail de votre modèle, la dernière étape consiste à changer chacun des statuts des tâches en « Différé ». Cela permet de garantir qu’une tâche incluse dans le dossier modèle ne sera pas confondue avec les tâches dupliquées du même titre. Vous pouvez faire cela en revenant à l’affichage en liste, puis en sélectionnant toutes les tâches et en changeant le statut des tâches en « Différé » sur le panneau de gauche de la page. Et voilà, vous avez créé un modèle de projet dans Wrike !

Comment commencer un projet à partir d’un modèle

Maintenant que nous avons créé votre modèle, parlons de son utilisation quand un projet arrive sur votre bureau. Étape 1 : Dupliquez le modèle. Rendez-vous dans votre dossier de modèles et effectuez un clic droit sur le modèle que vous voulez utiliser. Cliquez sur « Dupliquer le dossier ». À l’invite, vous copierez le dossier avec les descriptions de tâches, les personnes assignées (le cas échéant), les valeurs des champs personnalisables, puis vous reprogrammerez le nouveau projet. Si vous avez utilisé une étape clé comme votre dernière tâche dans le modèle, programmez la date de fin comme la date de réalisation finale du projet. Si vous n’avez pas utilisé d’étape clé, programmez la date de début à n’importe quelle date à laquelle vous voulez que le projet commence. Vous devez également renommer le dossier pour montrer avec précision le nom du client, le projet ou le processus que vous répèterez. Dupliquez votre modèle. Étape 2 : Glissez et déposez le modèle dans son dossier approprié. Vous devez ensuite déplacer ce dossier là où vous avez déjà enregistré les projets de la même nature (p. ex., une campagne marketing dupliquée doit être dans le dossier des campagnes actives). Étape 3 : Assignez les tâches. Vérifiez chaque tâche dans le modèle et assignez-les aux membres de l’équipe ayant suffisamment de temps pour réaliser ces tâches. L’affichage Charge de travail est idéal pour cette fonction puisqu’il vous permet de voir qui est disponible pour un autre projet et qui est déjà pris. C’est fini ! Suivez ce processus pour tous les autres projets récurrents. C’est sans aucune difficulté ! Vous avez des questions sur la création de modèles de projet dans Wrike ? Posez-nous vos questions dans les commentaires ou envoyez-nous un courrier électronique à l’adresse support@team.wrike.com, nous sommes là pour vous aider !
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