Strategy Manager libera mais de 80% do tempo para trabalho estratégico usando o Wrike

Omar Branquinho

COO, Strategy Manager

A Strategy Manager é uma empresa de software localizada em São Paulo, Brasil. A empresa vende soluções de software empresariais que ajudam grandes organizações a gerenciar recursos humanos, metas da equipe e avaliações. A empresa tem aproximadamente 50 funcionários e também usa gerentes de projetos externos.

Sua história

A Strategy Manager usa o Wrike para planejar e alocar recursos para projetos atuais e futuros, bem como se comunicar com clientes e informar a produtividade.

Antes do Wrike, a Strategy Manager usava uma plataforma alternativa para gerenciar projetos, o que tornava demorada a geração de relatórios precisos de todas as solicitações. "A exibição era muito confusa", diz Omar Branquinho, "Eu precisava exportar inúmeros relatórios em planilhas e juntar todos eles. O custo estava começando a ficar muito alto".

Omar Branquinho, COO, decidiu ir atrás de ferramentas de alteração após ter recebido três metas principais para o ano: primeiro, definir um PMO na Strategy Manager para otimizar a estrutura de projetos para clientes da Strategy Manager. Segundo, padronizar todas as equipes de suporte no helpdesk e, por fim, analisar todos os lançamentos da equipe de desenvolvimento. Ele contratou dois gerentes de projetos externos adicionais e percebeu que eles não tinham os processos para definir um PMO na Strategy Manager e que havia problemas entre os departamentos devido à falta de recursos de previsão e planejamento. Um de seus consultores já tinha trabalhado com o Wrike e o recomendou.

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Ele acabou escolhendo o Wrike porque ele oferecia mais visibilidade e estrutura, particularmente os formulários de solicitação e as ferramentas integradas de monitoramento e geração de relatórios. "Os relatórios são produzidos a partir de analítica. Isso é muito importante para nós. Podemos também ter nossos clientes como usuários colaboradores, que são livres. Eles podem colaborar dentro do projeto, ver a análise de linha do tempo e ver outros relatórios."

Com inúmeros softwares, você precisa fazer concessões e decidir se eles são bons para o usuário final ou eficazes para o gerente. Com o Wrike, você não precisa fazer essas concessões. Ele é robusto sem sem excessivamente complicado.

Omar Branquinho,

COO, Strategy Manager

Sua vitória

O Wrike proporcionou transparência a toda a equipe e permitiu a alocação de recursos para projetos, acelerando o processo de planejamento, o que liberou até 80% mais tempo para trabalho estratégico.

Comunicação aprimorada entre departamentos e reuniões mais rápidas e mais eficazes

A empresa imediatamente viu um aumento da transparência, da responsabilidade, da eficiência e da colaboração em todos os setores. Quando um novo projeto é iniciado, ele é feito por meio de um formulário de solicitação, e toda a comunicação relacionada ao projeto é feita dentro da plataforma, não permitindo que os detalhes sejam perdidos.

A comunicação entre departamentos fica também mais clara. "O pessoal de vendas consegue ver no Wrike a capacidade da equipe de desenvolvimento. Antes, tínhamos problemas do tipo a equipe de vendas vender projetos, mas não termos as horas de desenvolvimento disponíveis para executá-los. Agora, os planos de lançamento estão claros e disponíveis para evitar ocorrências desse tipo."

Devido às analíticas e aos relatórios do Wrike, as reuniões levam menos tempo e são mais direcionadas a problemas. A preparação das reuniões semanais agora envolve apenas a obtenção dos relatórios do Wrike. "Após a implementação do Wrike, havia funções que nas quais nunca havíamos pensado a respeito, as quais causaram um enorme impacto na nossa produtividade."

Fluxos de trabalho claros e processos mais aprimorados

A implementação do Wrike significou que a empresa podia eliminar o uso de oito ferramentas de software separadas, poupando tempo e diminuindo os custos. Dois fluxos de trabalho separados, criados no Wrike, aprimoraram e tornaram preciso o processo de desenvolvimento de software, com relatórios criando planos de lançamento claros e precisos, um processo que antes era preciso ser feito manualmente.

Todos os dados dos clientes e dos projetos da equipe de suporte são agora mantidos no Wrike. Todos os projetos que tenham necessidades de desenvolvimento ou especificações são alocados por meio do Wrike, de modo que os padrões de suporte sejam constantemente altos.

Os funcionários são mais eficazes e conseguem integrar mais projetos

O Wrike também permite que a equipe da Strategy Manager agora gaste menos tempo em tarefas administrativas ou procurando informações. Branquinho afirma: "Antes da implementação do Wrike, nossa equipe conseguia lidar com aproximadamente seis projetos de uma vez. Agora, eles lidam facilmente com 15 projetos cada". Os gerentes de projeto têm a visão ideal para tomar decisões e alocar recursos. As equipes em outras funções agora conseguem trabalhar com mais rapidez, graças aos dados centralizados, e informar com eficácia quanto tempo os projetos levam.

Recursos de planejamento e monitoramento da integridade dos projetos aprimorados

O uso dos recursos analíticos e da implementação interfuncional do Wrike pela Strategy Manager significou que todos os desafios ou todas as mudanças em um projeto podem ser previstos com bastante antecedência. "A consideração principal quando eu estava escolhendo uma ferramenta era análise e analítica de geração de relatórios. Quando vi a página de analítica do Wrike, eu me apaixonei."

O Wrike permitiu ter um plano mais estratégico para toda a empresa. "Temos agora uma visão de médio prazo de nossa equipe de desenvolvimento. Não olhamos apenas para os próximos três meses, conseguimos planejar projetos para o restante do ano com o Wrike."

Seus superpoderes

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Geração de relatórios

A facilidade e a precisão dos relatórios no Wrike permitiram à Strategy Manager reduzir o tempo de preparação de reuniões e, como resultado, o estimado é que elas sejam duas vezes mais eficazes. A visão completa oferece um snapshot instantâneo de como os departamentos estão se saindo. "As reuniões levam menos tempo e agora são mais direcionadas a problemas", diz Branquinho. "Agora, eliminei pelo menos 3 horas na preparação de nossa reunião semanal."

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Formulários de solicitação

Os formulários de solicitação estão disponíveis no Wrike para simplificar seu fluxo de trabalho de entrada e adicionar estrutura ao sistema de solicitação. A Strategy Manager conseguiu criar comunicações abertas e claras e melhorar o processo de fluxo de trabalho. A equipe de vendas apresenta solicitações, o que é extremamente útil para que as equipes de operações comecem a mapear os fluxos de trabalho. As solicitações proporcionam clareza ao processo de solicitação, garantem que sejam adicionadas ao local apropriado com todas as informações necessárias e diminuem as chances de serem perdidas.

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Visibilidad

Os relacionamentos entre departamentos foram aprimorados pela visibilidade oferecida pelo Wrike. "Os relacionamentos entre departamentos estão mais claros, por exemplo, o relacionamento entre a equipe de vendas e a de desenvolvimento; podemos agora demonstrar claramente a capacidade da equipe de desenvolvimento, então, por exemplo, os representantes de vendas sabem que podem ou não vender projetos para janeiro com base no espaço e na disponibilidade de nossas equipes."

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