As operações de marketing aumentam e melhoram a visibilidade com o Wrike

Brian Lam

Coordenador de operações de Marketing

Kate Chalmers

Directora de Operações de Marketing

O Hootsuite is é a plataforma de rede social com mais de 10 milhoões de clientes em 175 países em todo o mundo.

Sua história

A qualidade do trabalho era sofrível e a visibilidade do projeto era ruim, enquanto os esforços estavam concentrados no gerenciamento de um grande volume de tarefas

O Hootsuite is é a plataforma de rede social com mais de 10 milhoões de clientes em 175 países em todo o mundo. À medida que o crescimentp dos clientes e dos recursos de marketing começaram a aumentar rapidamente, a equipe de operações de marketing da Hootsuite tinha que descobrir uma maneira de administrar o fluxo de tarefas. O volume de tarefas tornou-se rapidamente o maior desafio, já que ficou mais difícil acompanhar o progresso e manter a comunicaçãoentre diversas planilhas e plataformas diferentes. Como cada departamento usava as ferramentas de uma maneira diferente, tornou-se difícil localizar os dados corretos. "Não tínhamos como gerar relatórios, então não havia como sabermos quantos projetos estávamos fazendo, para quem estávamos fazendo ou quanto estavam consumindo do nosso tempo", declarou Kate Chalmers, directora de Operações de Marketing.

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Um de nossos principais valores aqui na Hootsuite é encontrar soluções melhores, e o Wrike nos ajuda do com isso.

Brian Lam

Coordenador de operações de Marketing

Sem uma maneira de administrar as tarefas, a qualidade do trabalho começou a sofrer, devido à má administração das tarefas. "Devido ao volume dos projetos, não conseguíamos investir tanto tempo nos projetos de alto valor quanto gostaríamos" afirmou Brian Lam, coordenador de operações de Marketing.

Também era difícil acompanhar os recursos. Com pouca ou nenhuma no visibilidade dos projetos, os recursos eram desperdiçados e o algumas vezes o trabalho era dobrado e demorado. A produtividade começou a sofrer e a equipe de operações de marketing começou a procurar novas ferramentas para melhorar a administração do trabalho.

Acho incrível ser capaz de contar com uma ferramenta que nos auxilia a trabalhar em equipe e ficarmos cercados por pessoas que compartilham da mesma visão e que realmente querem realizar todo o trabalho, e realizar da melhor maneira.

Brian Lam

Coordenador de operações de Marketing

Sua vitória

A capacidade do Wrike de oferecer transparência aos interessados e priorizar as tarefas ajuda a gerência a informar sobre os níveis de produtividade trimestralmente.

O Wrike proporcionou um local centralizado para lidar com o grande volume de tarefas e gerar relatórios de produtividade. "Sem o Wrike, amontoam-se muitas sequências de emails," afirmou Lam,"às vezes surgem 5 ou 6 sequências de emails sobre o mesmo projeto. Com o Wrike, nós temos um local centralizado onde todos os interessados e criadores de conteúdo se comunicam; resolvem a linha do tempo, o conteúdo, o design ou copiam detalhes juntos". Com essa ferramenta centralizada, a equipe de operações de marketing é capaz de comparar relatórios trimestrais e acompanhar a produtividade ao longo do tempo. "Temos uma estrutura específica que definimos in no Wrike, para que possamos analisar nossas campanhas e lançamentos por trimestre, e acompanhar o que estamos fazendo, trimestre a trimestre," afirmou Chalmers."Gero relatórios trimestralmente para os executivos sobre quantos projetos fizemos e quanto tempo levamos para lançar no mercado. Estamos constantemente procurando garantir que permaneceremos estáveis ou nos tornaremos mais rápidos no que fazemos."

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A equipe de operações de marketing não só foi capaz de criar visibilidade na organização, mas também de organizar e estruturar seu fluxo de trabalho com base na prioridade das tarefas. “O Wrike nos ajuda a priorizar o que é importante e ajuda a retirar a prioridade do que pode ser deixado para a mais tarde, quando tivermos tempo para fazer”, afirmou Lam.

A Hootsuite usou uma campanha de email futura como projeto a ser implementado no Wrike. Eles usaram o Wrike para ajudar a coordenar e administrar a tradução e o design, assim como para ajudar na localização para diversos mercados. Com a ajuda do Wrike, a campanha foi lançada a tempo para todos os seus clientes, em escala global. “A campanha foi muito bem-sucedida e ficamos satisfeitos por temos usado o Wrike para isso,” declarou Power.

Seus superpoderes

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Tarefas duplicadas

Como diversas das tarefas de operações de marketing são recorrentes, tais como enviar emails e campanhas, uma das ferramentas mais úteis do Wrike é a possibilidade de duplicar tarefas. Em vez de começar do zero todas as semanas, o Power atribuir uma tarefa e a duplica instantaneamente para o futuro. Isso ajuda a economizar tempo e manter o processo e as solicitações constantes de uma semana para a outra.

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@Referências

Outro recurso que a equipe usa todos os dias são as @menções. Assim como nas redes sociais, quando você @menciona alguém, ele é notificado instantaneamente dentro do software e por email. "Uso para acompanhar as pessoas em tarefa específicas, status, e procuro medir em que ponto se encotram. Isso é muito útil pois envia um email imediatamente e podemos receber rapidamente uma resposta e uma atualização de status dessa forma," afirmou Power.

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Vista de carga de trabalho

Quando o Hootsuite recebe solicitações para um projeto criativo de alto impacto, a equipe de operações de marketing usa a visão de carga de trabalho para localizar a pessoa mais disponível para concluí-la a tempo. Esse nível de visibilidade ajuda a equipe a concluir os trabalhos mais rápido, e impede que qualquer pessoa fique sobrecarregada de trabalho e estresse.

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