私が最初に職能横断型プロジェクトに取り組み始めたときに直面した最大の障害は、ツールの欠如ではなく構造の欠如でした。 チームに善意はありましたが、締め切りに間に合っておらず、オーナーシップが曖昧になり、実際に仕事をするよりも作業進め方を考えることに多くの時間を費やしていました。 こういう状況でこそ、ビジネスプロセス管理（BPM）ワークフローが大きな違いを生み出します。
BPMワークフローでは、調整を後回しにするのではなく、チームが物事を成し遂げるための共有システムを活用することで、スケーリングや適応が可能になり、最新情報を追いかけることなく結果に集中できるようになります。 このワークフローは単なる理論に留まりません。2024年までに、企業の3分の2がスピードと説明責任の改善のために1つ以上のビジネスプロセスを合理化していました。
この記事では、BPMワークフローの概要、シンプルなプロセスパスとの違い、さらにそれらを活用して、効果的な調整、拡張性、長期的なビジネスインパクトを実現していく方法を詳しく解説します。
重要なポイント
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BPMワークフローを活用すれば、複雑な作業の構造化、組織の拡大・調整、ビジネス成果への集中を実現できます。
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ワークフローツールは、タスクレベルの自動化を管理するものですが、BPM自動化は部門を超えてエンドツーエンドの完全プロセスを連結して最適化します。
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戦略的な職能横断調整にはBPMを、シンプルな反復タスクにはワークフローを使用します。
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BPMワークフローは、効率性、コンプライアンス、可視性、および迅速な実行を通じてビジネス価値を高めます。
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BPMとワークフローの自動化を1つのプラットフォームにまとめることで、より柔軟なテンプレート、自動化、リアルタイムの可視化が可能になります。
目次
ビジネスプロセス管理（BPM）ワークフローとは?
ビジネスプロセス管理（BPM）ワークフローは、特定の組織目標を達成するために設計された、体系的な一連のタスクとアクティビティです。 ビジネスプロセスモデリング、ビジネスプロセスの実行・監視・最適化をカバーしており、各ステップを組織の目標に整合化させます。
BPMワークフローは、即席のプロセスや非公式のプロセスとは異なり、構造化されていて繰り返しが可能です。効率と一貫性を高めるために自動化がよく利用されます。
BPMとワークフローの比較
でもちょっと待ってください。ワークフローと本格的なビジネスプロセス管理は何が違っており、それぞれどのような時に使用すべきなのでしょうか？
ワークフロー管理では、個々のタスクを適切な順序で完了することが重視されます。 これは、承認、提出、内部リクエストなど、反復可能なタスクレベルプロセスの自動化に適しています。
一方、ビジネスプロセス管理（BPM）ではより広い視野で物事をとらえます。 部門間の複数のワークフローを結び付け、それらを戦略的目標と整合させ、さらに、複雑なプロセスの監視・分析・最適化を長期間実行するために必要な構造を提供します。
BPMワークフローとBPMは同じ？
全く同じとは言えません。 BPMワークフローは、ビジネスプロセス管理という大きなパズルの1つのピースに過ぎません。 BPMは、ビジネスプロセスの分析・設計・実施・継続的改善に使用される包括的な戦略、方法、およびツールに焦点を当てています。
対照的に、BPMワークフローは、孤立したプロセス内の特定のタスクシーケンス、または日常業務の実行レイヤーを指します。 BPMは業務を誘導するフレームワークであり、ワークフローは業務を実際に処理する可動部品と考えてください。
ビジネスプロセス管理ワークフローの選び方
BPMと独立したフローのどちらを導入するかは、ビジネスプロセスの複雑さと範囲に合わせて決めるべきです。
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BPM：組織全体での調整、コンプライアンスの追跡、および継続的な最適化を必要とする複雑な職能横断プロセスを扱う場合
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ワークフロー：タスクが部門特有の反復可能な単純なものであり、広範な監視や他のプロセスとの連携が不要である場合
組織は通常、特定のタスクに対するワークフロー自動化から始め、プロセス管理のニーズが複雑になるにつれて徐々にBPMを採用します。
BPM事例の詳細
さて、そろそろこの理論を実践に移すとしましょう。 BPMツールとワークフロー自動化による主要部門の支援およびプロセス管理の向上を示した 実際のユースケースをいくつか取り上げます。
サプライチェーン管理
BPMツールは、サプライチェーン業務全体の日常業務を結び付けることで、調達、在庫、物流をサポートします。 組み込みのワークフロー自動化により、チームはベンダーとのコミュニケーションの追跡、注文の承認、スケジュールの管理を1つの環境で行うことができます。 このレベルの調整では、余分な作業を追加することなく、遅延の軽減、コンプライアンスの確保、国際調達のような複雑なプロセスの簡素化を実現できます。
カスタマーサービス
カスタマーサポートでは、多くのチームがワークフロー管理ツールを利用して、部門間の移動を要する各リクエストの明確な経路を作成しています。
カスタマーサポートは、最初のメッセージから解決までのプロセス全体を整理することで、質の観点を失うことなく、さまざまな部門や利害関係者と交わりながら迅速に行動できるようになります。 単一のプロセスに集中することで、優先順位の変化や量の急増が発生しても、すばやく適応して業務を合理化できます。
人事（HR）
人事部門では、物事を円滑に進める上でワークフロー管理が重要な役割を果たします。 たとえば、人事チームは、新入社員のオンボーディングプロセスを設定する際に、フォーム、機器のリクエスト、トレーニングセッション、マネージャーのチェックインを含めた単一の経路を作成できます。
構築した1つの経路を各新入社員に対して実行することで、生産性の向上と混乱の減少が期待できます。 タスクを自動化することで、毎週何時間も節約でき、チーム間でこの総合的な体験の一貫性を維持できます。
財務
BPMは、請求書処理、経費承認、報告のデジタル化により、財務業務を最適化することに重点を置いています。 財務チームは、レガシーシステムに頼るのではなく、BPMプラットフォームを使用して、多段階プロセスのトリガー、エラーの削減、進捗状況の追跡を行います。 この構造化されたアプローチは、コンプライアンスとリスク管理を強化し、同時に精度も向上させます。
単純ワークフロー管理のユースケース
ワークフロー管理は、プロセス内の特定のタスクの自動化と最適化に重点を置いています。 その例を以下に挙げます。
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文書承認：必要な承認チャネルを通じて文書をルーティングし、タイムリーなレビューと承認を確実に行う
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休暇申請：従業員が休暇申請書を提出でき、承認のために上司に自動で転送される
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ITサービスリクエスト：IT関連の問題またはサービスリクエストの送信・追跡・解決を管理する
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発注書：発注書の作成 ・承認・追跡を自動化して調達を効率化する
BPMワークフローの重要性
BPMワークフローは、リアルタイムの意思決定と継続的成長をサポートする効率的でスケーラブルなシステムを組織が構築するのに役立ちます。 このワークフローは、デジタル変革、業務の明確化、長期的な敏捷性（アジリティ）を重視したあらゆる戦略の中心となります。
少ない摩擦でプロセスを最適化
ビジネスプロセス管理プロセスでは、日常タスクを自動化してオーナーシップを明確化することで、遅延を減らします。 これにより、チームはビジネスワークフローを動かしながら、インパクトの大きい作業に集中できます。 BPMでは、個々のワークフローを管理する場合でも、複数の部門に渡って調整を行う場合でも、プロジェクト管理を円滑にするために明確な経路を作成します。
継続的改善、ビルトイン
BPMを使用すれば、パフォーマンスを監視し、インサイトを収集し、進行中のプロセスを改善できます。 スマートなBPM戦略により、主要な利害関係者は、システム全体を中断することなく、リアルタイムのニーズに基づいて特定のプロセスを調整できます。 これは長期的なプロセス管理目標をサポートする直接的な方法です。
コンプライアンスをサポートするプロセス管理
BPMワークフローでは、リスクを減らすために、タスクと承認を標準化します。 コンプライアンスを念頭に置いて構築すれば、実行を遅らせることなく、文書の追跡、責任の割り振り、ガバナンス要件への対応に役立ちます。 このアプローチは、単一のタスクでも複雑な業務でもうまく機能します。
変化に対応するデジタル変革
BPMを使用すると適応が容易になります。 チームは、市場の変化を反映させるために、システム全体を見直すのではなく一度に1つのシーケンスまたはタスクを最適化できます。 最新のBPMプラットフォームは、レガシーシステム全体の更新を簡素化しながら、デジタル変革を組織の目標に合わせるのに役立ちます。
BPMワークフローを使用するメリット
ビジネスプロセス管理の真の価値は、チームが一歩離れてプロセス全体を見たときに明らかになります。 BPMでは、すべてのステップに場所と目的を与えることで効率の向上を目指します。 個別のタスクやフローがあるかもしれませんが、BPMの役割は、これらすべてのプロセスパスを統合して、より広範なビジネス目標に対応した相乗的なシステムにすることです。
企業がBMPプロセスからメリットを得られる方法をいくつか示します。
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業務の合理化：さまざまなプロセスを統合することで、時間を節約し、事業運営を合理化し、品質管理を確保できる
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可視性の向上：プロセスのリアルタイム監視により、ビジネスユーザーは組織の目標に沿って意思決定を行い、問題が起きる前に対処することができる
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顧客体験の向上：効率的なプロセスは、より迅速なサービス提供と顧客満足度の向上につながる
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コスト削減：自動化により人件費が削減され、エラーが最小限に抑えられるため、経済的な節約につながる
BPMワークフローの課題
ビジネスプロセス管理ワークフローは、多くの利点をもたらすにもかかわらず、その導入は必ずしも簡単とは言えません。 組織がプロセス管理に苦労するのは、システムが欠陥があるからでなく、作業方法を変えるのが難しいからです。 ワークフロー管理の変更により長期的に効率が向上する理由を理解するには、忍耐力、リーダーシップ、明確なコミュニケーションが必要です。
以下に一般的な課題をいくつか挙げます。
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変化への抵抗：従業員は新しいビジネスプロセスや新技術の導入に抵抗を感じるかもしれません。
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連携の複雑さ：BPMを既存のシステムやワークフロー自動化と連携させるのは、技術的に困難な場合があります。
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柔軟性の維持：変化するビジネスニーズにビジネスプロセスを適応させるには、継続的な改善が必要です。
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データの正確性の確保：プロセスの自動化には正確なデータ入力が不可欠です。 データのエラーはすぐに雪だるま式に増加する可能性があります。
BPMソフトウェアとワークフローソフトウェアのどちらを選ぶべきか
すべてのプロセスを全面的に見直す必要があるとは限らず、すべてのチームが複雑なソリューションを必要としているとは限りません。 ワークフローとビジネスプロセス管理ソフトウェアのどちらを選択するかは、扱う可動部分の数と、必要なコントロールの度合いにかかっています。
ビジネスプロセス管理ソフトウェア
複数のチームが関与しており優先順位が変わる複雑なビジネスプロセスを扱っている場合、ビジネスプロセス管理ソフトウェアは理想的なソリューションです。 作業の進め方を標準化し、部門間の調整を強化し、中断することなく一貫した改善を行うことに重点を置いている場合は、これが適切なアプローチです。
最適なプラットフォームは以下の作業に役立ちます。
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個別のタスクだけでなくプロセス全体をマッピングする
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すべてを組織目標に合わせる
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役割、期限、責任を明確にする
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ビジネスに合わせて規模を調整する
日常業務において、財務部、法務部、運用部などとの調整が必要な場合、ビジネスプロセス管理ソフトウェアを使用すると、すべてを接続した状態に維持できる構造を導入できます。
ワークフローソフトウェア
ワークフロー管理ソフトウェアは、単一プロセスや反復タスク（例：休暇承認、コンテンツレビュー）を自動化したい場合に最適です。
次のようなワークフロー自動化ソフトウェアを検討してください。
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分岐処理や条件付きロジックに対応できるだけの十分な柔軟性がある
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既存のツールとの連携が可能
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技術者以外のユーザーでもプロセスの作成と更新を実行できる
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タスクレベルで進捗状況を簡単に監視できる
特定の機能の改善に重点を置き、本格的なプロセス管理の複雑さを伴わない場合は、プロセスツールの方が適していることが多いようです。 ワークフローソフトウェアは、休暇承認、文書レビュー、内部リクエストといった単一のプロセスの簡素化や、反復タスクの処理を目的とする場合に最も効果を発揮します。
ソフトウェアを評価する際には、次のようなツールを探しましょう。
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ローコードインターフェースを採用しており、フローの構築・調整を誰でも実行できる
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余分な開発作業なしで条件付きロジックを処理できる
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手持ちのツールとの連携が可能
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タスクレベルの可視性を明確かつ直感的に実現できる
ワークフロー管理とBPMを1つのプラットフォームで
Wrikeで私が気に入っているのは、複数のワークフローを管理する機能と、高度なビジネスプロセス管理（BPM）のどちらかを選ぶ必要がなく、どちらにも対応できるように構築されている点です。 その堅牢なワークフロー機能により、自動化と強力なBPM機能が組み合わさっているため、タスクの効率化、職能横断型作業の調整、組織全体での継続的改善を単一のプラットフォームから推進できます。
リアルタイムの可視性、カスタマイズ可能なワークフロー、すぐに使えるテンプレートにより、厳格なシステムに縛られることなく実行をスピードアップできます。 どのようなタスクでも、Wrikeはニーズの変化に合わせて柔軟に拡張できるので、より大きな作業に集中できます。