何かがうまくいかなくなり、その理由がわからなかったことはありませんか？ それは、問題を根源までさかのぼって追跡していないからかもしれません。 個の追跡を始めるのに必要なのはシンプルな疑問「なぜ？」だけです。
「なぜ？」と5回（または必要に応じてそれ以上）問いかけて、問題の核心に迫ります。 例えば、今期の売上が落ちたとしましょう。 なぜでしょうか？ ウェブサイトが頻繁にダウンしていたからかもしれません。 なぜダウンしていたのでしょうか？ サーバーが頻繁にクラッシュしていることがわかりました。 それはなぜでしょうか？ 過負荷になっていることが判明しました。 このパターンをお分かりいただけたでしょうか？ 「そうか！」と気づくまで掘り下げ続けてください。
コーヒーを用意し、チームを招集して、好奇心旺盛な子供のように「なぜ？」と問いかける準備をしましょう。 また、Wrikeという最強の作業管理ソフトウェアもご紹介します。このソフトウェアは、 FitbitやWalmart Canada などの一流組織で、多くの頭痛の種からチームを救うために使用されています。 今こそ、会社が必要としている問題解決ヒーローになる時です。 さっそく取りかかりましょう！
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なぜなぜ分析テクニックの理解
なぜなぜ分析テクニックは、さまざまな業界で使われているシンプルで強力な根本原因分析法です。 問題が発生した理由を問いながら、「なぜ？」をさらに4回繰り返して主要な原因を見つけます。
想像してみてください。車が動かなくなって遅刻しているとします。 「なぜ今日なの？！」と叫んで放り出すこともできます。 しかし、もし「なぜ？」と5回問いかけてこれを解決しようとしたらどうなるでしょうか？ 最初の「なぜ？」、 バッテリーが切れています。 「なぜ？」、 ライトが点けっぱなしになっていました。 ライトを消し忘れた際の警告音が鳴らなかったためであることに気付くまで続けます。 当たり！ それは修正可能なものであることが判明しました。
これがなぜなぜ分析テクニックの概要で、 極めてシンプルです。 問題から始めて「なぜ？」を繰り返し、根本原因を突き止めます。
なぜなぜ分析メソッドの起源
1930年代に開発されたなぜなぜ分析メソッドは、最初に、トヨタ自動車の製造プロセスで機械的問題の根本原因を特定するために使用されました。 問題の主要原因を突き止め、その後に同様の問題を発生させないために、チームは「なぜ？」という同じ質問を何度も繰り返しました。 このプロセスは、問題の効果的な発見と修正に役立ちました。
それ以来、なぜなぜ分析メソッドは医療、金融、技術などの様々な分野や業界の組織で採用されています。 これは、プロセスを改善でき、見過ごされがちな根本問題を特定できる効果的なツールであることが証明されています。
なぜなぜ分析テクニックの目的
解決策がずっと目の前にあったことに気づく「あれっ！」という瞬間、ありますよね？ それがなぜなぜ分析テクニックの狙いです。
なぜなぜ分析テクニックには主要な目的が2つあります。 １つ目は問題の根本原因を明らかにすることで、これにより組織は原因を排除し、解決策を実施して将来の発生を防ぐことができます。 2つ目は、職能横断型チームを結集して問題に対処することで、問題解決を促進することです。 このテクニックにより、組織はさまざまな部門の人材を巻き込むことで、各問題をより深く理解し、より効果的な解決策を開発できます。
効果的な解決策について言えば、Wrikeの カレンダービューやボードビューのようなツールを 問題解決プロセスに統合することで、なぜなぜ分析テクニックの効果を大幅に高めることができます。 カレンダービューを使用すると、プロセスの各ステップに注意が必要となるタイミングを簡単に追跡でき、他のチームが取り組んでいる作業を把握して確実に調整できます。 一方、看板のようなレイアウトの改良型ボードビューでは、タスクをウィジェットに移動させて調査のステータスを更新し、主要プロジェクトの進捗を追跡し、期限の切れたタスクを特定することができます。
なぜなぜ分析メソッドで問題解決スキルを向上させる方法
単に問題を見つけて応急処置を施すだけでよいというわけではありません。 問題の根本原因にたどり着くためには、何度も同じ質問を投げかけ、解決の糸口を見つける必要があります。 なぜなぜ分析メソッドでは、チームが批判的かつ系統的に考え、複雑な問題を管理可能な要素に分解し、問題の根本原因を特定できるようにすることで、問題解決能力を強化します。
この戦略により、チームは問題に関連しているさまざまな要因間の関係を理解することもできます。 チームメンバーは問題の状態に対処するだけでなく、問題を根本的に解決することができます。 最初のハードルでへこたれて諦めるのではなく、掘り下げていくことを学ぶのです。 各回の「なぜ？」がより深い一歩となり、表面的な答えに落ち着かないための忍耐力が養われます。
チームがなぜなぜ分析テクニックを使って問題を特定したら、Wrikeがこれらの問題を解決するためのプランの作成と実施に最適なプラットフォームになります。 例として、 Frontline Education社がどのように Wrikeを使ってより短い時間で多くのことを成し遂げたのかを見てみましょう。 同社のチームは、Wrikeにより作業プロセスが劇的に改善されたことを目の当たりにしました。 「Wrikeにより、財務、マーケティング、CS、業務、ITをすべて一つのシステムにまとめることができた」とショーン・アムスター（Sean Amster）さんはおっしゃっています。 この統一されたアプローチにより、部門間のシームレスな連絡と連携を実現でき、問題解決能力が向上しました。 さらにショーンさんは次のようのおっしゃっいました。
「達成事項が増え、作業が加速しました。以前は8日かかっていたプロジェクトが今では5日で完了します。また、毎四半期のプロジェクト数が約80件増えました。これは、Wrikeのおかげでマーケティング部が引き受けられる作業量が20％増えたことを意味します。」
組織がなぜなぜ分析テクニックやWrikeのような適切なツールとメソッドを採用すれば、問題解決能力を大幅に強化でき、全体的な生産性を向上させられるのは明らかです。
なぜなぜ根本原因分析テンプレート：ステップバイステップガイド
なぜなぜ分析メソッドを効果的に実施するには、構造化されたプロセスに従うことが重要です。 以下は段階的なガイドです。
ステップ1：問題を定義する
問題を明確に定義します。これにより、残りのプロセスに対する準備が整います。 解決すべき問題、その問題が何に関係しているのか、影響を受ける利害関係者を特定します。 こうすることで、後で質問する内容に集中できます。
もしあなたが製造工場で働いているとしたら、問題は頻繁に故障する機械であり、そのせいで生産の遅延が発生する可能性があります。 影響を受ける利害関係者 は、生産チーム、メンテナンスチーム、そして製品を待つクライアントです。
その対処方法は以下の通りです。
- 具体化する。
- 関係者に相談する。
- 事実関係を確認する。
- 問題に関するデータや記録を収集する。
- 問題をまとめた明確な報告書を作成する。
- 内容の信ぴょう性を再確認する。
ステップ2：根本原因を特定するまで「なぜ？」と問い続ける
なぜこの問題が発生したのかを自問します。 答えを出し、それに対して再び「なぜ？」と問うという作業を繰り返します。 元の問題の根底にある発生理由を積み上げ、根本原因を突き止めるまでこのプロセスを繰り返します。
なぜなぜ分析の典型例は次のとおりです。
- なぜ機械が故障したのか？
- なぜ潤滑剤が不足していたのか？
- なぜ機械に潤滑油が十分に注入されていなかったのか？
- なぜシステムが修正されなかったのか？
- なぜ技術者がマニュアルに従っていなかったのか？
このように、なぜなぜ分析メソッドは、問題をより深く掘り下げて根本原因を突き止めるのに役立ちます。 この例では、根本原因はメンテナンス技術者のトレーニングの有効性であり、それを強化する必要があります。
ステップ3：根本原因を分析する
何度も「なぜ？」と問いかけた結果、問題の根源が見えてきました。 このステップは明らかになったことを整理するのに役立ちます。 原因の層をはぎ取り、騒動の原因となっている核心問題が明確になりました。
次の手順に従って迷わず深堀りしてください。
- 点をつなぐ。
- 問題ではなく解決策を考える。
- セカンドオピニオンを求める。
- それを書き留める。
技術者が適切にトレーニングされていないために機械が故障していた場合、なぜトレーニングが不十分だったのかを見極めてください。 トレーニング教材が古くなっているか、十分に網羅されていないためでしょうか？ それともトレーナーの能力不足で効果的にトレーニングを完了できなかったからでしょうか？ 理由を特定したら、根本原因に対処するプランを策定します。
ステップ4：是正措置を実施する
根本原因分析に基づき、実践的で影響力のある解決策を開発して元の問題の原因を排除します。 同じ問題が再発しないように防止策についても検討する必要があります。
是正措置を実施し、その中でこれまでの結果を具体的な改善に反映させます。 再発防止に役立つ大小の調整を加えます。
「なぜなぜ分析」問題解決テクニックの実例
なぜなぜ分析テクニックを使用した問題解決法の実例を3つ紹介します。
例1：製造上の欠陥
ある玩具メーカーで、人気のあるおもちゃの車に関する顧客からの苦情が増えていることが発覚しました。 「子供のおもちゃの車が1日で壊れた！」というフィードバックが寄せられています。 ビジネスにはよくないことですよね？ それでは、同社がなぜなぜ分析テクニックを使ってこの問題にどう取り組めるのかを見てみましょう。
- なぜ顧客はおもちゃの車について苦情を言ってくるのか？ 車輪が壊れやすいため。
- なぜ車輪が壊れやすいのか？ 車輪に使用されているプラスチックの強度が不十分。
- なぜプラスチックの強度が不十分なのか？ サプライヤーがコスト削減のためにプラスチックの組成を変更した。
- なぜサプライヤーは事前に通知することなくプラスチック組成を変更したのか？ サプライヤーに材料変更時の通知が義務付けられていなかった。
- なぜ材料変更時の通知義務が定められていなかったのか？ サプライヤーとの契約にはこの通知の必要性が規定されていなかった。
それだ！ そこに答えがあります。 根本原因は単なる車輪やプラスチックではなく、契約上のギャップでした。 対応策として、チームはすべてのサプライヤー契約に包括的なテンプレートを導入しました。 これにより同様の問題の再発が防止されました。
例2：顧客からの苦情
レストランで注文したものがなかなか来なかったことはありませんか？ イライラしますよね？ 似たような状況で、あるチェーンレストランが遅いサービス提供に関する苦情を数多く受けているというシナリオを見てみましょう。 彼らはなぜなぜ分析テクニックを駆使して、その真相を突き止めることにしました。
- なぜ顧客はサービス提供が遅いと苦情を言うのか？ 注文したものが届くまでに時間がかかりすぎるから。
- なぜ注文に時間がかかるのか？ 厨房が忙しすぎて需要に対応できていないから。
- なぜ厨房は対応できないのか？ スタッフの不足と現在のレイアウト配置のせいで調理に時間がかかっている。
- なぜスタッフが不足しているのか？ スタッフの仕事に対する満足度が低く、スタッフの定着・維持が難しい。
- なぜ厨房スタッフの満足度が低いのか？ 職場環境のストレスが大きく、設備の刷新が必要になっており、作業が必要以上に困難になっている。
これだ！ 問題の根本はサービス提供の遅延だけでなく、さらに深いところにあります。 それは、スタッフの維持、仕事への満足度、職場環境、設備です。
例3：プロジェクトの遅延
プロジェクト の進行が遅れて利害関係者の間で不満が生じました。 なぜなぜ分析メソッドにより、遅延の原因が人手不足であることが判明しました。 チームは「なぜ？」と問い続け、人手不足の根本原因が、明確なプロジェクトタイムラインと リソース配分の欠如であることを明らかにしました。
そこで、チームは新しいプロジェクト管理プロセスを作成し、明確なタイムラインとリソース配分 計画を盛り込みました。 チームはまた、リソース配分を改善できる他の領域を特定し、将来の遅延を防ぐために改革を実施しました。
なぜなぜ分析を効果的に実施するためのヒント
組織内でなぜなぜ分析メソッドを成功させるために、以下のヒントをご確認ください。
- 分析中にオープンコミュニケーションと透明性を利用すれば、 チームメンバーが躊躇することなく自由に意見を交換できます。
- 問題を人員や部署のせいにしないで、その問題の解決策の開発に集中しましょう。
- 調査結果の裏付けや、根本原因の分析結果の検証にはデータを使用しましょう。
- 問題を解決できたら、祝福しましょう！ これにより士気を高め、将来の問題解決への参加意欲を引き出します。
- 対応状況を確認するためにチェックインの予定を設定しましょう。
Wrikeがなぜなぜ分析問題解決プロセスにどう役立つのか
Wrikeは、プロジェクト管理 とコラボレーション用の多目的プラットフォームであり、なぜなぜ根本原因分析の実践を促進するのに貴重な役割を果たします。 Wrikeを利用することで、ユーザーは「なぜ？」という各質問に対してタスクを作成し、担当者を指名することで、説明責任とチームメンバー間の協力体制を確保できます。 ドキュメントの共有とリアルタイムでのコラボレーションにより、さまざまな観点から洞察を集めて分析することができます。
Wrikeでは以下を使用できます。
- ダッシュボード：各質問を追跡し、解決策の進捗状況を監視します
- ガントチャート：問題の特定から解決までのタイムラインを描き出します
- カンバンボード：調査と対応のステージを通じてタスクを展開し、何一つ見逃さないようにします。
- クロスタギング：関係する利害関係者全員が、なぜなぜ分析から得た洞察に簡単にアクセスして対処できるようにします。
- インテグレーション：Wrikeエコシステムから離れることなく、データ収集、調査結果の共有、解決策での連携を行うことができます。
Wrikeのこれらの機能を使用することで、なぜなぜ分析が基本的な質問技法から強力な問題解決プロセスに変わります。
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注：本記事はAIエンジンを利用して作成されました。 正確性と品質を保証するために、弊社エキスパートチームが内容のレビューと修正を行っています。
