Utiliser Wrike pour planifier le retour au bureau

Lorsque tous les membres de votre équipe travaillent depuis chez eux depuis plusieurs mois, la planification d'un retour au bureau peut sembler insurmontable.

Quelles mesures de sécurité doivent être mises en place ? Comment communiquer au sujet de ces nouvelles règles et exigences ? Faut-il que tout le monde revienne en même temps ou bien prévoir différentes phases de retour ?

Il faut faire le tri parmi de nombreuses informations, mais il y a une bonne nouvelle. Le passage au travail à distance a dû se faire presque instantanément afin de protéger votre équipe, mais vous pouvez désormais prendre le temps nécessaire pour établir votre plan de retour au bureau. Ce dernier mérite réflexion et stratégie.

Nous sommes conscients du fait que tout le monde ne retourne pas encore au bureau, mais dans certains pays, les employés retrouvent d'ores et déjà leur lieu de travail.

Alors, que vous ayez déjà commencé ce processus ou que vous souhaitiez vous y préparer, vous pourrez utiliser le présent article comme un guide de retour sur le lieu de travail qui se veut stratégique, organisé et, surtout, en toute sécurité.

Retour au bureau : comment préparer les locaux et votre équipe

L'idée de retourner au bureau est enthousiasmante. Cependant, elle peut aussi s'avérer stressante. Tout ne sera plus comme avant, ce qui peut générer de l'anxiété chez certains.

Comme dans n'importe quel domaine, une préparation adaptée peut apaiser tout le monde. Voici quelques conseils pour préparer votre équipe, ainsi que votre lieu de travail, au grand retour.

Conseils de préparation de votre équipe

Il est essentiel d'être conscient du fait qu'une grande partie de vos employés seront probablement méfiants vis-à-vis du fait de se retrouver ensemble.

Un sondage réalisé auprès de travailleurs américains par Korn Ferry a mis en lumière que la moitié des professionnels américains sont réticents à l'idée de retourner au bureau dès le début du mois de juin. Une autre enquête réalisée par Qualtrics, en juin également, révèle que 65 % des salariés britanniques se sentent inquiets à l'idée de regagner leur lieu de travail.

Cette hésitation est compréhensible et doit être prise en considération. Vous pouvez donner confiance à vos salariés en :

  1. Communiquant clairement au sujet des nouvelles procédures et directives de sécurité
    Vous devrez suivre les directives de sécurité définies par votre état ou votre pays (voir ci-dessous). Envoyez à votre équipe un e-mail qui détaille ces mesures pour que celles-ci soient mieux comprises et que votre équipe puisse constater que vous vous souciez de sa sécurité.

    En créant des formations qui amènent les employés à se familiariser avec ces nouvelles procédures, vous veillez à la conformité de votre entreprise avec les règles en vigueur et à la tranquillité d'esprit de vos équipes.
  2. Donnant le choix à vos employés
    Si vous en avez la possibilité, ne rendez pas le retour au bureau obligatoire. Laissez le choix aux membres de votre équipe. Si ces derniers sont suffisamment rassurés pour revenir, accueillez-les. Si certains préfèrent rester à la maison, laissez-les en télétravail.
  3. Restant ouvert aux commentaires et inquiétudes
    Vos salariés doivent se sentir impliqués dans le processus de retour au bureau. Laissez-leur régulièrement la possibilité d'exprimer leurs commentaires et leurs inquiétudes, sur les horaires de travail ou les réunions plénières hebdomadaires par exemple. Vous aurez ainsi non seulement la possibilité de les rassurer, mais aussi d'améliorer continuellement votre lieu de travail ainsi que les procédures qui s'y appliquent. Il s'agit d'un apprentissage pour chaque personne impliquée.  

Conseils de préparation de vos locaux

En matière de préparation des locaux, tout dépend de votre environnement, de la taille de votre équipe, etc.

Cependant, voici des recommandations générales qui peuvent vous permettre d'améliorer et d'adapter vos locaux :

  • Supprimer certains meubles ou les espacer pour faciliter la distanciation physique
  • Contrôler le système de ventilation du bâtiment et apporter les améliorations nécessaires, le cas échéant
  • Installer des parois et autres protections physiques lorsque celles-ci sont nécessaires
  • Mettre en place des points dédiés à la désinfection et aux équipements de protection individuelle (EPI)
  • Nettoyer et désinfecter en profondeur tous vos locaux et prévoir de telles interventions régulièrement
  • Installer des panneaux qui rappellent aux employés les nouvelles règles et mesures de sécurité

Quelles mesures de sécurité prendre en considération dans votre plan de retour au bureau ?

Pour un retour au bureau dans les meilleures conditions de sécurité, nous vous conseillons de suivre les directives édictées par votre état ou votre pays.

Les recommandations varient d'une région à l'autre, mais voici des ressources utiles :

Les directives de votre pays ne figurent pas dans la liste ci-dessus ? Une simple recherche sur Google devrait vous permettre de les retrouver.

Comment utiliser Wrike pour créer un plan de retour au travail

Entre les tâches de préparation des locaux, la documentation et l'organisation des ressources, vous avez beaucoup à gérer pour le retour de votre équipe au bureau.

Wrike peut vous aider à suivre tout ce travail et à gérer ce projet efficacement. Commencez par créer un dossier dans Wrike avec pour titre « Retour au bureau », ou quelque chose d'approchant qui vous semble logique. Dans ce dossier, vous pouvez créer plusieurs projets séparément. Par exemple :

  • Projet n°1 : Préparer les locaux dans les bâtiments
  • Projet n°2 : Préparer l'équipe

Ensuite, vous pouvez décomposer ces projets en différentes tâches (il s'agit des éléments d'action comme « installer des parois de protection » ou « envoyer une annonce par e-mail à l'équipe »), affecter des personnes à ces tâches et suivre l'avancement. Ainsi, vous ne laisserez personne revenir tant que tout ne sera pas bien cadré.

Utiliser Wrike pour planifier un retour échelonné au bureau

Maintenant que votre structure est en place, vous pouvez également utiliser Wrike pour définir différentes phases de retour au bureau — au cours desquelles vous ramenez vos employés petit à petit, plutôt que tous en même temps.

Vous et les membres de votre équipe pouvez utiliser Wrike pour collaborer, discuter et décider de vos critères. Définirez-vous les groupes de retour par ordre alphabétique ? Ou en fonction du poste de chacun ou de son service ? Comment saurez-vous que vous êtes prêt à passer à la phase suivante ?

Voici tous les éléments sur lesquels vous devrez vous mettre d'accord. En intégrant e-mails et discussions instantanées, Wrike facilite grandement la centralisation des communications. Ainsi, tous les avis sont entendus et pris en compte.

Par la suite, si vous voulez vraiment tout prévoir en détail, vous pouvez créer dans votre projet « Retour au bureau », pour chaque phase, des tâches spécifiques auxquelles vous affectez les membres de l'équipe censés revenir dans la phase en question. Vous pouvez même créer des dépendances de tâche entre les phases.

Disons que vous devez désinfecter les bureaux et recevoir un nouveau stock d'EPI avant de pouvoir avancer et laisser les employés de la phase suivante revenir. En configurant cette dépendance dans Wrike, vous ne pourrez pas passer aux tâches suivantes tant que ces préparatifs n'auront pas été terminés.

Comment utiliser Wrike pour la gestion du stock d'EPI

Ce n'est un secret pour personne, les EPI ont été difficiles à trouver depuis le début de la pandémie. Si vous voulez planifier un retour au bureau en toute sécurité, vous devez vous assurer de disposer des équipements adaptés à tous vos employés.

Wrike compte de nombreuses fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aideront à suivre, allouer et maximiser votre matériel et vos équipements.

Il est inenvisageable qu'un membre de votre équipe arrive au bureau et que vous ne soyez pas en mesure de lui fournir l'équipement nécessaire à sa protection. Par conséquent, il est indispensable que vous gériez au mieux vos ressources.

Préparez-vous à un retour au bureau en toute sécurité, indépendamment du moment où ce dernier aura lieu

Vous êtes peut-être en train de créer un plan de retour au bureau. Ou bien le retour de votre équipe n'est encore pas envisagé.

Quelle que soit votre situation, une préparation adaptée est la clé qui rendra la transition du télétravail à la collaboration au bureau la plus fluide possible.

Utilisez le présent article comme un guide et vous retrouverez le chemin du bureau avec succès, sans accroc et en toute sécurité.

Vous voulez faciliter encore plus votre retour au bureau ? Wrike peut vous aider à tout planifier. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit.

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