Cómo utilizar Wrike para planificar tu vuelta a la oficina

Cuando todo tu equipo ha estado trabajando desde casa durante los últimos meses, planificar su vuelta a la oficina puede resultar abrumador.

¿Qué medidas de seguridad debes poner en marcha? ¿Cómo comunicar esas nuevas normas y expectativas? ¿Todos volverán al trabajo al mismo tiempo o plantearás un regreso gradual?

Hay muchos elementos que barajar, pero también hay buenas noticias. La transición al teletrabajo tuvo que producirse de manera casi instantánea para preservar la seguridad del equipo, pero ahora es posible tomarse un tiempo para decidir el plan de regreso al trabajo. Es necesario meditarlo muy bien y afrontarlo con estrategia.

Sabemos que no todo el mundo está volviendo al trabajo presencial, pero en algunos países los empleados están regresando a sus oficinas.

Por lo tanto, ya sea que estés iniciando ese proceso de vuelta o que desees prepararte para el futuro, te ofrecemos esta guía para regresar al lugar de trabajo de una manera estratégica, organizada y, lo más importante, segura.

De regreso a la oficina: cómo preparar el lugar de trabajo y a tu equipo

Pensar en el retorno a la oficina es emocionante y estresante, al mismo tiempo. Las cosas no tendrán el mismo aspecto ni funcionarán como antes, y eso puede generar ansiedad.

Como con cualquier otra cosa, una preparación adecuada puede ayudar a calmar los nervios de todos. A continuación, ofrecemos algunos consejos para que tu equipo y tu oficina estén listos para vuestra llegada.

Consejos para preparar a tu equipo

Es importante que seas consciente de que una buena parte de tu personal probablemente desconfiará de volver a estar juntos.

Una encuesta de trabajadores estadounidenses llevada a cabo por Korn Ferry concluyó que la mitad de los profesionales estadounidenses eran reacios a volver a la oficina a principios de junio. Otro estudio realizado también en junio por Qualtrics halló que el 65 % de los trabajadores del Reino Unido no estaban cómodos con la idea de volver a sus lugares de trabajo.

Esta inseguridad es comprensible y no debería pasarse por alto. De hecho, te recomendamos potenciar la confianza de tus empleados con los siguientes consejos:

  1. Comunicar claramente tus nuevos procedimientos y directrices de seguridad
    Deberás implantar las directrices de seguridad recomendadas por tu país o tu región (más información sobre ellas a continuación). Envía a tu equipo un mensaje de correo electrónico detallando estas medidas no solo para aumentar su comprensión, sino también para mostrarles que te tomas en serio su seguridad.

    El diseño de cursos de capacitación que familiaricen a los empleados con estos nuevos procedimientos puede ayudar a garantizar el cumplimiento y hacer que los empleados se sientan cómodos al regresar al trabajo.
  2. Ofrecerles a los empleados otra opción
    Si tienes suficiente flexibilidad para permitírtelo, no hagas que el regreso a la oficina sea obligatorio. Ofréceles a los miembros de tu equipo otra opción. Si se sienten lo suficientemente cómodos y seguros para regresar, pueden hacerlo. Pero quien prefiera quedarse en casa puede continuar su trabajo allí.
  3. Escucha las opiniones y las inquietudes
    Tus empleados deben sentir que son una parte activa de la vuelta a la oficina. Crea espacios donde puedan compartir comentarios y expresar sus inquietudes, como el horario de oficina o las reuniones abiertas semanales. Esto no solo te permitirá tranquilizarlos, sino que también te ayudará a mejorar constantemente el entorno y los procedimientos de tu oficina. Será un proceso de aprendizaje para todos.  

Consejos para preparar tu oficina

A la hora de preparar el espacio físico, tendrás que valorar el entorno y el tamaño de tu equipo, entre otros factores.

Sin embargo, entre las recomendaciones generales para mejorar y adaptar tu oficina se incluyen:

  • Retirar o repartir los muebles para permitir un mayor distanciamiento físico
  • Comprobar el sistema de ventilación del edificio y realizar las mejoras necesarias
  • Instalar protecciones u otras barreras físicas donde sea necesario
  • Instalar puestos de desinfección y equipos de protección individual (EPI)
  • Llevar a cabo una limpieza y una desinfección a fondo del edificio de oficinas y programar limpiezas regulares en el futuro
  • Colocar avisos para recordar a los miembros del equipo las nuevas normas y medidas de seguridad

¿Qué directrices de seguridad debes considerar para tus planes de retorno a la oficina?

Para planificar el retorno a la oficina más seguro posible, debes seguir las directrices de seguridad establecidas por tu país o región.

Las recomendaciones varían por zona, pero aquí presentamos algunos recursos útiles:

¿No encuentras las directrices de tu país en la lista anterior? Una simple búsqueda en Google debería mostrarte las recomendaciones para tu zona.

Cómo utilizar Wrike para crear un plan de vuelta al trabajo

Son muchas las cosas que tienes que organizar para el regreso de tu equipo a la oficina, desde las tareas de preparación de la oficina hasta la documentación y los recursos.

Wrike puede ayudarte a supervisarlo todo y gestionar este proyecto de forma efectiva. Empieza por crear una carpeta dentro de Wrike titulada «Vuelta a la oficina» o algo que tenga sentido para ti. Dentro de esta carpeta puedes crear proyectos independientes. Por ejemplo:

  • Proyecto n.º 1: Preparar la oficina
  • Proyecto n.º 2: Preparar al equipo

Dentro de esos proyectos, puedes dividir los elementos en diferentes tareas (que son elementos de acción como «instalar pantallas transparentes» o «enviar un mensaje de correo electrónico de anuncio al equipo»), asignar personas a diferentes tareas y realizar un seguimiento de tu progreso. Todo esto supone que no permitirás que nadie vuelva al edificio hasta que hayas atado bien todos los cabos.

Utiliza Wrike para planificar una vuelta al trabajo gradual

Una vez que tengas configurada esa estructura, puedes usar Wrike para realizar un regreso gradual a la oficina, en el que las personas se vayan incorporando lentamente, en lugar de todas a la vez.

Tú y los miembros de tu equipo podéis emplear Wrike para colaborar, debatir y decidir sobre vuestros criterios. ¿Los grupos de trabajadores se irán incorporando por orden alfabético? ¿Según sus funciones o su departamento? ¿Cómo decidirás cuándo estáis listos para pasar a la siguiente fase?

Todas estas cuestiones deben acordarse, y con las integraciones de correo electrónico y chat, Wrike hace que sea mucho más fácil mantener esa comunicación centralizada para que todas las opiniones sean escuchadas y tomadas en consideración.

A continuación, si realmente quieres planificar las cosas con cuidado, puedes crear dentro de tu proyecto «Vuelta a la oficina» tareas específicas para cada fase y luego asignar a ese grupo los miembros del equipo que volverán. Incluso puedes crear dependencias de tareas entre fases. 

Supongamos que hay una norma que te obliga a desinfectar la oficina y recibir otra partida de EPI antes de proceder a la vuelta a la oficina de la siguiente tanda de empleados. Configurar esas dependencias de tareas en Wrike significa que no puedes pasar a tareas posteriores hasta que se cumplan esos requisitos previos.

Cómo utilizar Wrike para gestionar el inventario de EPI

No es un secreto que ha habido escasez de EPI desde el inicio de la pandemia. Y, si vas a planificar un regreso seguro al trabajo, debes asegurarte de disponer de los suministros adecuados para todos en la oficina.

Wrike tiene muchas funciones de gestión de recursos que te ayudarán a supervisar, asignar y maximizar tus materiales y tus equipos.

No es nada deseable que los miembros del equipo se presenten en la oficina y no tengan acceso a los suministros que necesitan para mantenerse a salvo. Por eso, gestionar tus recursos correctamente es un imperativo.

Prepárate para un retorno seguro a la oficina, independientemente de cuándo se produzca

Tal vez en estos momentos estás elaborando un plan de vuelta al trabajo. O quizás la vuelta de tu equipo aún está muy lejos en el futuro.

Independientemente de en qué parte del espectro te encuentres, la preparación adecuada es fundamental para que la transición del teletrabajo al trabajo en la oficina sea lo más fluida posible.

Emplea estos consejos como guía y volverás a la oficina de forma optimizada, segura y exitosa.

¿Quieres facilitar aún más tu vuelta al lugar de trabajo? Wrike puede ayudarte a planificarlo todo. Empieza tu prueba gratuita ahora.

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