Si vous souhaitez réellement mener d’excellentes réunions, lisez les quelques documents que nous vous proposons ici. Premièrement, consultez le guide en quatre étapes pour animer d’excellentes réunions professionnelles (virtuelles ou autres) puis passez à l’étape suivante.

Les réunions virtuelles posent les mêmes problèmes que celles en face-à-face, mais comportent davantage de difficultés. Que faites-vous pour créer un environnement propice au bon déroulement de vos réunions lorsque vos collègues se trouvent à l’autre bout de la ville, du pays ou du monde ? Voici quatre problèmes classiques spécifiques aux réunions virtuelles, accompagnés des mesures proactives à mettre en œuvre pour les résoudre :

Problème 1 : Vous répétez la même chose, encore et encore.

Cette situation se produit lorsque vos interlocuteurs ne vous écoutent pas. Au moment où vous sollicitez leur avis, ils vous demandent : « Pourriez-vous répéter, s’il vous plaît ? »

Solution : Veillez à connaître le nom de chacun des participants. Si plusieurs personnes participent à votre réunion, le meilleur moyen de capter pleinement leur attention est de prononcer leur nom. Faites-le dès le départ, avant même d’expliquer aux participants ce que vous attendez d’eux. En mentionnant leur nom, vous attirez leur attention, ils restent concentrés sur ce que vous dîtes et vous n’aurez pas à vous répéter au moment où ils vous lanceront « Oh, attendez, quel était le dernier point me concernant ? »

Faites en sorte que votre prochaine réunion virtuelle soit parfaite : Commencez chacune de vos phrases par le nom d’un participant. « Jill, qu’en pensez-vous ? Jack, selon vous, quelle solution pourrions-nous apporter à notre problème ? »

Problème 2 : Vous ne connaissez absolument pas le nom de la personne qui s’adresse à vous

Un participant à la conférence téléphonique mentionne votre nom pour demander votre avis, et vous vous rendez compte que vous n’êtes pas sûr de savoir qui est personne.

Solution : Prenez les devants et faites en sorte que chaque participant connaisse votre nom. Il arrive fréquemment que les participants à une réunion téléphonique ne connaissent pas les autres intervenants. Autrement dit, il ne leur sera pas possible de reconnaître votre voix lorsque vous prendrez la parole. Au lieu de supposer que tout le monde vous connaît, ainsi que votre voix (nous savons tous ce qu’une supposition signifie), présentez-vous à plusieurs reprises afin que les participants puissent progressivement faire le lien entre votre voix et votre nom, ou associer votre voix à votre visage, s’il s’agit d’une vidéoconférence. Demandez à tous les participants de faire de même.

Faites en sorte que votre prochaine réunion virtuelle soit parfaite : Commencez chacune de vos phrases en mentionnant votre nom : « C’est Jack qui reprend la parole. « Jill, qu’en pensez-vous ? » Vous pouvez même indiquer votre fonction pour davantage de clarté : « Oui, c’est à nouveau Jack, du marketing ». Jill... »

Problème 3 : Quand la technologie décide de vous abandonner...

Cela arrive même aux meilleurs d’entre nous. PowerPoint vous lâche. Le micro ne transmet plus votre voix. Le flux vidéo est pixélisé au point de transformer votre collègue en un kaléidoscope polychromé méconnaissable.

Solution : Prévoyez toujours un plan B. Il semblerait que la technologie ait cette étonnante faculté de toujours fonctionner parfaitement... jusqu’au moment précis où vous en avez le plus besoin ! Transmettez les détails de votre plan B au préalable. En cas de problèmes techniques, créez un protocole pour l’ensemble du groupe et rendez-vous sur une autre plate-forme en quelques secondes. Tenter de résoudre un problème technique risquerait, en effet, de prolonger de 15 minutes une réunion qui n’en fait que 30.

Faites en sorte que votre prochaine réunion virtuelle soit parfaite : Si vous n’utilisez qu’une seule plate-forme pour vos réunions (ex. Google Hangouts), veillez à ce que tout le monde puisse se rediriger vers une autre plate-forme (ex. Skype), où tous les participants auront déjà leur nom d’utilisateur enregistré. Faites part de ce souhait à l’avance.

Problème 4 : Les bruits de fond

Vous savez ce que c’est : cris d’enfants, aboiements de chien, coups de marteau, klaxon de voiture... (un jour, j’ai été forcé de supporter le bruit d’une personne en train de grignoter des chips pendant 20 minutes).

Solution : Fixez des règles de conduite Rappelez aux participants que ce n’est pas parce que vous ne voyez pas les gens que forcément vous les entendez. Demandez aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne prennent pas la parole, de privilégier un endroit calme le temps de la réunion (éviter les cafés animés ou les trains bruyants) et de s’écarter de la chambre où pleure le bébé.

Faites en sorte que votre prochaine réunion virtuelle soit parfaite : Communiquez les règles de conduite à l’avance. Soyez bref - tout le monde connaît les règles élémentaires de politesse. Il suffit parfois d’un simple petit rappel courtois.

Certains problèmes technologiques sont imprévisibles : mauvaise connexion wifi, interruption des appels, etc. Mais vous pouvez tenter d’éviter les autres problèmes en informant vos équipes de ces quatre conseils.

Qu’en pensez-vous ? Les quatre solutions proposées vous permettent-elles de résoudre les problèmes rencontrés lors de vos réunions virtuelles ? Que manque-t-il à cette liste ?

Lisez ensuite : 7 Astuces pour améliorer vos réunions (infographie)

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