Meilleurs conseils pour la planification stratégique de la capacité

Votre équipe est productive, efficace et collaborative. Elle n'a de cesse de fournir un travail dont vous êtes fier. Mais c'est un fait : peu importe son talent, il y a toujours une limite à son excellence. 

Il n'y a qu'un certain nombre d'heures dans une journée et, inévitablement, personne ne peut tout faire. Vous devez d'abord choisir ce sur quoi votre équipe doit se concentrer, en fonction de la marge de manœuvre et des ressources dont elle dispose.

Vous vous demandez s'il y a un nom officiel pour cela ? Eh bien oui ! Il s'agit de la planification stratégique de la capacité.  

Qu'appelle-t-on "planification stratégique de la capacité" ?

En gestion de projet, la capacité est la quantité maximale que votre équipe peut produire ou accomplir dans une durée de travail normale en utilisant une quantité fixe de ressources. 

Ainsi, la planification de la capacité est le processus de coordination de divers éléments, afin de tirer le meilleur parti des ressources disponibles (ce qui peut inclure le temps passé par votre équipe, l'équipement physique requis, etc.) 

Comment planifier la capacité à long terme : trois conseils à garder à l'esprit

Cela vous semble être un vrai puzzle ? Vous avez sans doute raison. La planification de la capacité, en particulier à long terme, peut impliquer des essais et des erreurs pour déterminer la meilleure façon d'optimiser vos ressources.

Si vous vous demandez comment planifier vos capacités, voici trois conseils à garder à l'esprit lorsque vous abordez ce processus pour votre propre équipe. 

1. Utilisez une structure de décomposition 

Une structure de décomposition implique de diviser votre grand projet en parties plus petites et plus faciles à gérer à l'aide d'une structure arborescente hiérarchique.

Vous pouvez ainsi voir quel travail peut être effectué simultanément par différents membres de l'équipe. Cela vous permet également d'optimiser vos flux de travail et de profiter au maximum du temps dont votre équipe dispose. Ainsi, personne ne se tourne les pouces à attendre que le projet lui soit transmis. Les employés peuvent travailler sur quelque chose d'autre en même temps. 

Comme l'explique Software Advice, une structure de décomposition permet également d'"identifier les dépendances internes et externes, ainsi que les risques de haut niveau qui pourraient avoir un impact sur les besoins en ressources".
Anticiper de manière proactive ces risques signifie que vous pouvez, en tout cas espérons-le, anticiper les complications de ressources qui pourraient survenir. 

2. Trouvez votre méthode du chemin critique

Les stratégies de planification de la capacité impliquent également la méthode du chemin critique. Cela suppose d'identifier votre plus longue chaîne d'activités dépendantes au sein d'un projet. S'il existe des retards en la matière, vous savez que le projet lui-même sera en retard et qu'il risque de ne pas honorer la date limite.

Pourquoi est-ce important pour la planification de la capacité ? "La compréhension de votre chemin critique permet de rendre les dépendances visibles, de réduire la durée du projet (en compressant les activités du chemin critique) et de permettre une analyse rapide de l'impact de l'omission d'un jalon clé", note Firm of the Future

Dans cet esprit, vous souhaiterez probablement vous assurer que les ressources sont d'abord allouées à votre chemin critique, car tout obstacle en la matière entraîne un problème pour l'ensemble de votre projet. 

3. Faites-vous aider par un logiciel de planification de la capacité

La planification de la capacité peut certes sembler compliquée, mais la technologie peut alléger le processus.

Plutôt que de faire toute la planification de votre capacité manuellement, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion de projet offrant un outil de planification de la capacité, afin de cartographier facilement vos ressources, sans vous donner trop de peine. 

Quel outil de planification de la capacité choisir ? Trois fonctionnalités à prendre en compte

Les logiciels peuvent constituer une grande aide. Mais que devez-vous rechercher lorsque vous évaluez les bons outils de planification de la capacité pour votre équipe ou votre organisation ? 

Cela peut varier en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Cependant, nous vous recommandons de rechercher une solution qui offre au minimum les trois atouts suivants : 

1. Disponibilité intuitive des membres de l'équipe

Le temps est probablement la ressource la plus limitée de votre équipe. Pour mettre en place une planification en fonction des limites de votre équipe, vous devez savoir clairement qui travaille sur quoi.

Recherchez un outil qui facilite la compréhension de la charge de travail et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe, afin de savoir la quantité de travail que chaque personne peut effectuer, de façon réaliste et à tout moment. 

Par exemple, la nouvelle vue de la charge de travail de Wrike Resource vous permet de voir qui fait quoi, et qui est déjà en surcapacité. 

2. Heures de tâches indépendantes

Vous avez prévu cinq jours de travail complets pour un projet, mais votre épique (surhumaine) a terminé avant ? 

Vous avez pris en compte le temps, mais pas nécessairement leurs exceptionnelles performances. Ce temps supplémentaire peut entraîner un gaspillage de ressources, des inefficacités et de la confusion pour l'équipe qui ne sait pas sur quoi travailler à présent.

Votre outil de planification de la capacité doit vous permettre d'indiquer et de distribuer des heures ou des minutes de tâche indépendamment de la durée totale de la tâche (ce qu'évidemment, Wrike Resource fait parfaitement !). Ainsi, il n'y a aucun doute sur le travail à faire et sur le moment où il doit être effectué.

3. Planification flexible 

Vous n'allez probablement pas réussir à planifier votre capacité dès le départ. Vous continuerez à apprendre à mesure que votre projet évoluera, et vous pourrez y apporter les ajustements nécessaires. 

Cela signifie que vous avez besoin d'un outil de planification de la capacité qui offre une certaine flexibilité pour que vous puissiez vous adapter à ces changements inévitables (sans avoir à tout recommencer). Wrike Resource possède une interface de glisser-déposer qui vous permet de redéfinir efficacement les priorités des projets et tirer le meilleur parti de vos ressources. 

Présentation de la planification agile de la capacité : quelques bases 

Alors que vous abordez la planification de la capacité, vous allez sûrement rencontrer un autre terme : la planification agile de la capacité. 

Ce type de planification de la capacité est similaire à ce que nous avons abordé ci-dessus, mais pour une équipe agile. Une équipe agile est un groupe de personnes affectées à un projet presque à plein temps. Elle se concentre principalement sur un projet unique pendant une durée définie (ou "sprint"), dans le but de fournir de la valeur encore plus rapidement.

Comme vous pouvez l'imaginer, la planification de la capacité est une priorité de plus haut niveau, car les équipes agiles doivent tirer le meilleur parti de toutes leurs ressources afin de réussir au sprint. 

Un grand nombre d'éléments entrent dans la planification agile de la capacité - bien plus que ce que nous pourrions couvrir dans cette brève section. Cependant, cela peut se résumer à l'équation de base suivante : le nombre de membres de l'équipe multiplié par le nombre de jours du sprint multiplié par le nombre d'heures productives dans une journée. 

Planification stratégique de la capacité : la recette plus ou moins secrète pour optimiser les ressources de votre équipe

Même les équipes les plus efficaces se heurtent à des limites de ressources qui compliquent leur tâche.

C’est exactement là que la planification de la capacité entre en jeu. Vous devez ainsi prendre des décisions stratégiques et utiliser efficacement les ressources dont votre équipe dispose.

En bref, c'est une façon infaillible de travailler plus intelligemment, sans pour autant devoir travailler plus dur.

Prêt à soutenir votre équipe avec une planification adéquate de la capacité ? Consultez dès à présent Wrike Resource et commencez à gérer vos ressources comme un pro. 

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