Comment faire en sorte que la collaboration pluridisciplinaire fonctionne dans votre entreprise

Les projets les plus importants nécessitent souvent l'implication de différentes équipes. Les dirigeants et chefs de projet doivent être aptes à coordonner la collaboration pluridisciplinaire au sein de leur entreprise afin de développer des perspectives nouvelles, mettre en œuvre des plans ambitieux et s'assurer que chaque service avance vers un objectif commun.

Cependant, la collaboration entre plusieurs équipes peut être difficile à gérer. Les collaborateurs issus de différents services éprouvent régulièrement des difficultés à respecter leur budget ou leur planning, à répondre aux attentes des clients ou à atteindre les objectifs de leur entreprise. Il faut de bonnes compétences en gestion de projet, des outils de qualité et une stratégie bien pensée pour éviter ces écueils.

Pour qu'une collaboration pluridisciplinaire réussisse, les équipes doivent s'aligner sur les objectifs, les tâches et les attentes du groupe. Les chefs de projet doivent communiquer de façon claire les échéances et autres jalons montrant les progrès réalisés vers l'accomplissement de l'objectif du projet.

Qu'est-ce que la collaboration pluridisciplinaire ?

On parle de collaboration pluridisciplinaire lorsqu'un groupe de personnes avec des expertises fonctionnelles différentes se réunit pour atteindre un but ou réaliser un projet, par exemple lorsque des services RH, logistique et marketing travaillent ensemble pour attirer des professionnels talentueux à un salon de l'emploi censé se tenir prochainement.

Comme dans tout projet, la collaboration pluridisciplinaire se passe mieux lorsque l'équipe communique, comprend le rôle de chacun et contribue au plan de projet.

Pourquoi la collaboration entre différentes équipes est-elle difficile ?

Comme chacun sait, la collaboration entre différentes équipes rassemble divers talents. Mais en quoi cela la rendrait d'autant plus difficile à gérer qu'une équipe classique ?

La difficulté la plus courante en matière de collaboration pluridisciplinaire est la différence entre les priorités ou les indicateurs clés de performance des équipes. Par exemple, un ingénieur sera plus intéressé par l'optimisation de l'efficacité des applications qui exécutent un nouveau produit, tandis qu'un responsable commercial portera son attention sur les bénéfices intéressants que le produit pourrait apporter.

Lorsque des équipes qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble se regroupent dans le cadre d'une collaboration pluridisciplinaire, il est essentiel de lancer le projet en alignant les valeurs des différents intervenants et en identifiant les indicateurs les plus importants pour la réussite du groupe.

Ci-dessous, nous présentons d'autres difficultés liées à la collaboration pluridisciplinaire.

1. Travail au sein d'équipes distantes

Avec la pandémie de coronavirus et les différents appels à rester chez soi, la collaboration pluridisciplinaire fait face à un nouveau défi de taille. De nombreux chefs de projet s'appuient désormais sur des moyens de communication numériques pour suivre l'avancement de leur équipe et partager des informations.

Toutefois, grâce aux outils de gestion de projet et de collaboration tels que Wrike, les groupes pluridisciplinaires sont en mesure d'avoir une bonne visibilité sur leur projet, de collaborer, de communiquer et même de distribuer les différents fichiers via un seul et même portail. 

2. Le problème de la paresse sociale

Vous vous rappelez, pendant vos études, lorsque votre équipe devait livrer un projet, mais qu'un des membres de l'équipe ne faisait pas grand-chose ? Il s'agit de paresse sociale, et celle-ci se manifeste également dans le cadre de collaborations pluridisciplinaires. Pour faire disparaître ce comportement, un chef de projet doit créer des indicateurs portant à la fois sur le groupe et sur les équipes qui le constituent.

3. Incompréhension des responsabilités des autres équipes

Cette incompréhension vient souvent du fait que chaque équipe est tellement impliquée dans ses propres tâches qu'elle a du mal à appréhender les tâches et responsabilités des autres. Chaque équipe utilise son propre jargon, ce qui peut encore compliquer les choses dans un contexte pluridisciplinaire. La connaissance des différences entre les équipes collaborant sur un projet pluridisciplinaire peut toutefois devenir une force organisationnelle si elle est bien gérée.

Quels sont les avantages d'une collaboration entre plusieurs équipes ?

Passons maintenant aux avantages d'une collaboration entre plusieurs équipes.

  1. Idées innovantes
    Bien sûr, la collaboration entre plusieurs équipes n'est jamais facile. Elle génère autant de conflits que de résultats productifs. Quel est le côté positif de ces personnalités, points de vue ou processus conflictuels ? Ils font germer des idées innovantes et dynamiques. Et sans ces nouvelles idées stimulantes, votre entreprise est vouée à s'éteindre à petit feu.
  2. Employés impliqués
    L'un des meilleurs moyens d'inciter les employés à s'impliquer consiste à renforcer le travail d'équipe. Veillez à ce que l'avis de chaque équipe soit pris en compte et à ce que les chefs d'équipe adhèrent à chaque nouvelle décision. Une collaboration globale à l'échelle de l'entreprise aboutit à des employés pleinement engagés, impatients de contribuer à de nouveaux projets et ouverts aux changements (ils ne perçoivent pas cela comme une charge supplémentaire, mais plutôt comme un défi qui les fera évoluer).
  3. Entreprise plus réactive
    Grâce à une culture de collaboration pluridisciplinaire, vous êtes en capacité de mettre des produits sur le marché plus rapidement. Le travail d'équipe et la communication accélèrent le processus, le facilitent et le rendent plus efficace. Par conséquent, la capacité de l'entreprise à créer rapidement de la valeur ajoutée se développe.
  4. Entreprise plus flexible
    Lorsque la collaboration pluridisciplinaire s'améliore, l'entreprise est en mesure de gérer plus de projets importants. Le travail d'équipe et la collaboration sont les bases de méthodes de travail comme Agile ou Scrum, qui permettent aux équipes d'être plus flexibles et réactives.
  5. Meilleur alignement avec les parties prenantes
    En matière de collaboration au sein d'une entreprise, il est utile de se concentrer plus particulièrement sur la collaboration avec des entités externes comme vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs — les parties prenantes directement concernées par votre projet et votre produit. Si vous pouvez exploiter leurs retours au cours de votre processus de développement produit, les fonctionnalités de votre produit correspondront davantage aux besoins réels de votre client. C'est gagnant-gagnant.
  6. Entreprise plus attractive aux yeux des meilleurs talents
    La collaboration pluridisciplinaire donne à votre entreprise un avantage concurrentiel en matière de recrutement. Les candidats les plus motivés veulent travailler pour des gens qu'ils respectent et qui pourront leur transmettre des savoirs. Ainsi, si la culture de la collaboration est présente dans votre entreprise, vous avez les bases pour attirer les meilleurs talents, notamment les plus jeunes.

Comment gérer habilement la collaboration pluridisciplinaire dans votre entreprise

1. Clarifiez le rôle de chaque équipe dans le plan

Dès le début du projet, à l'étape de planification, incitez votre équipe à s'exprimer et à négocier ses responsabilités avec de vous. Permettez à chacun de remettre en cause les avis exprimés, de faire des suggestions, d'éliminer les tâches inutiles et de préciser en quoi sa contribution au projet apporte quelque chose de sorte que toutes les équipes et leurs membres comprennent le travail des uns et des autres dans le cadre d'une collaboration pluridisciplinaire.

Cette stratégie permet aux équipes qui collaborent de se faire entendre, de créer de nouveaux liens et de définir clairement les orientations pour aller de l'avant. Les équipes sentent qu'elles ont le contrôle de leur travail lorsqu'elles sont impliquées dans la planification dès le départ. Ce fonctionnement responsabilise toutes les personnes impliquées dans la collaboration interéquipes.

Airto Zamorano, directeur général de Becker Ears, Nose, and Throat Center, met au défi son équipe de négocier les responsabilités avec lui dès le départ : « Lors de l'étape de planification, nous encourageons les gens à questionner certains aspects du plan afin d'éliminer des tâches inutiles ou de l'adapter, le cas échéant. Je plaisante avec eux en leur disant : "argumentez autant que vous voudrez le premier jour, mais après ça on s'en tient tous au plan choisi !" »

2. Effectuez très tôt des analyses de concept

Lors d'une collaboration qui implique plusieurs entreprises, il est toujours sage d'obtenir l'adhésion des parties prenantes du projet avant d'utiliser des ressources ou de s'engager pleinement. Pour ce faire, il vous faut organiser des sessions informelles d'analyse de concept regroupant les différentes parties prenantes, et ce très tôt dans le processus.

Vous serez alors mieux à même de cerner ce qu'implique le projet pour chaque équipe et pourrez vous faire une meilleure idée du budget et de la faisabilité du projet. En partageant des ébauches ou des croquis, vous encouragez les contributions créatives et concrètes des équipes impliquées.

Brad Palmer, cofondateur de Jostle Corporation, propose d'organiser des sessions d'analyse de concept avant même qu'un produit soit viable : « Effectuer des analyses de concept informelles réunissant les parties prenantes dès le début du projet. Ainsi, on clarifie les exigences, on détecte les difficultés et on élargit la réflexion depuis le début. Les gens hésitent beaucoup plus à critiquer un projet terminé qui a déjà été soumis à révision. »

3. Évitez le micromanagement

Un chef de projet qui gère une collaboration pluridisciplinaire doit laisser les équipes s'autogérer et prendre les choses en main. Au lieu d'imposer vos instructions, vous pouvez créer des systèmes qui permettent aux équipes et à leurs membres de donner le meilleur d'eux-mêmes. 

Tyler Benedict, fondateur et éditeur de BikeRumor.com, a trouvé un excellent moyen de gérer le flux quotidien des communiqués sur les produits et les demandes des auteurs (aussi bien internes qu'externes) en vue de confier des tâches. Au lieu d'avoir une personne qui distribue le travail, il a créé une boîte de réception de tâches en attente à laquelle il a donné accès à toute l'équipe. « Ainsi, les différents éditeurs peuvent tout simplement y envoyer des informations et les auteurs y ont accès dans l'ordre de leur arrivée pour écrire leurs articles, dit-il. Il leur suffit de choisir les communiqués lorsqu'ils sont prêts à travailler et à les supprimer de la boîte de réception partagée. »

4. Créez des manuels

Un manuel contient des informations utiles sur les différentes parties de votre projet. Le manuel de votre projet comprend les processus de vos flux de travail, vos procédures standard, les échéances, les dépendances entre les tâches et toutes les informations utiles pour les équipes impliquées. Les manuels open source offrent aux personnes impliquées dans le projet un excellent moyen de s'entraider et d'apprendre les uns des autres.

La collaboration pluridisciplinaire est souvent une bonne occasion pour les différents services d'une entreprise d'apprendre les uns des autres. En créant et en partageant des manuels dédiés à la collaboration pluridisciplinaire, vous permettez aux équipes d'apprendre de nouvelles compétences complémentaires qui n'auraient peut-être jamais semblé pertinentes au sein d'un environnement organisé en silos.

Steven Benson, fondateur et directeur général de Badger Maps, pense que la clé pour promouvoir la collaboration est de mettre à disposition des gens une plateforme leur permettant d'apprendre les uns des autres. « Cette stratégie fonctionne particulièrement bien lorsque beaucoup de membres d'une équipe réalisent le même type de tâche, c'est par exemple le cas des équipes commerciales. Nous avons partagé des présentations sur Google que tout le monde peut modifier et qui sont classées par thème. Lorsque quelqu'un se pose une question ou trouve une solution, il peut créer une diapositive sur le sujet pour que tout le monde puisse en profiter. Étant donné que nous effectuons une classification par poste, ces ressources se sont par ailleurs avérées extrêmement efficaces pour intégrer rapidement les nouveaux employés à l'équipe. »

Pourquoi Wrike convient parfaitement à la collaboration entre plusieurs équipes

Wrike facilite, fluidifie et sécurise la collaboration entre plusieurs équipes. Meilleure visibilité, communication au sein des équipes, outils de collaboration et rappels automatiques font partie des avantages offerts par Wrike aux chefs de projet responsables de collaborations pluridisciplinaires de toutes tailles. Le logiciel de gestion de projet développé par Wrike aide les équipes à s'aligner, à coopérer et à exécuter leurs tâches avec facilité et efficacité.

La collaboration pluridisciplinaire pose un vrai défi aux entreprises de toutes tailles. Il s'agit malgré tout d'une étape importante vers la croissance, car elle stimule la rentabilité et l'innovation. Avec des systèmes, des outils et des approches appropriés, votre entreprise peut gérer la collaboration pluridisciplinaire sans en subir les inconvénients habituels. Essayez la solution de gestion de Wrike pour les équipes : vous gérerez votre prochaine collaboration pluridisciplinaire en toute simplicité et avec efficacité.

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