Comment créer un workflow designer efficace pour votre équipe

« Peux-tu procéder à la mise en ligne de ce site Web ? J'en ai besoin dès que possible. »; « Il me faut cette bannière pour une publication réseau social. Dès que possible. »; « Nous avons décidé que les boutons de nos produits ne devraient plus être verts, mais bleus. Tu peux t'en occuper ? » Les équipes créatives sont submergées de demandes. Le problème n'est pas tant le nombre important de demandes urgentes qui s'accumulent, mais le fait que les créatifs aient à répondre à des demandes de différentes équipes, ayant chacune leurs processus, des besoins et des langages internes différents. D'ailleurs, les créatifs font souvent office de traducteurs. Il doivent par exemple traduire des idées en images. Ils doivent aussi transformer un grand nombre de demandes (auxquelles il manque souvent des éléments clés) en projets. Et ils doivent enfin traduire des priorités en un processus capable de produire rapidement un travail de qualité. Sans un workflow designer sur lequel peut s'appuyer l'équipe créative, quel est le résultat ? Lost in translation.

Le responsable de l'équipe Design de Wrike, David Mekerishvili, nous explique comment son équipe s'attaque à ces difficultés, finalement assez courantes. En créant un workflow designer, pris en charge par Wrike, nos créatifs bénéficient à la fois d'une structure et d'une flexibilité qui leur permettent de concentrer leurs efforts sur la créativité et de livrer un travail impeccable sans stress. Mais commençons d'abord par examiner les dangers d'un manque de workflow designer.

Workflow designer : les challenges rencontrés par ceux qui n'en ont pas

Selon David, chaque étape présente ses propres difficultés : depuis la réception de la demande, à la présentation du document final, en passant par l'élaboration du design. Mais il affirme que sans un processus, « les éléments menacés sont la planification, le flux de travail, la collaboration et la visibilité. Les équipes créatives ont besoin de coordination pour faciliter les processus, gagner en contrôle grâce à une meilleure visibilité, améliorer la communication et réduire les distractions inutiles. »

À défaut de coordination, les équipes s'exposent à un manque de priorisation, au chaos, à des échéances manquées, à des dépassements de budget et, finalement, à ne pas pouvoir réaliser le design attendu. David ajoute qu'il est « fondamental de disposer d'un outil de gestion de projet permettant de normaliser ces processus. Tous les projets sont complexes et sensibles. La réussite repose sur un degré de précision élevé, et nous savons tous qu'il est facile de perdre cette minutie dans le cadre d'un projet non-scalable, ad-hoc et désorganisé. »

L'approche de Wrike pour construire un processus de workflow designer

L'un des gros avantages d'être un designer est de pouvoir travailler avec tous les autres départements. Une équipe Design bien intégrée permet à la marque de rester cohérente et favorise la créativité et l'innovation.

Néanmoins, il n'y a pas de roses sans épine. David poursuit : « nous avons d'abord utilisé différents flux de travail et processus pour nous adapter à l'équipe avec laquelle nous devions travailler. Cela a créé du désordre au sein de notre équipe et a rendu l'allocation des ressources difficile. Nous nous sommes rendus compte que le fait de créer un flux de travail pour l'équipe Design permettait non seulement d'optimiser le travail, mais donnait également aux autres équipes l'occasion de mieux communiquer leur vision pour que nous puissions leur offrir exactement ce dont elles avaient besoin, et plus rapidement. » Nous détaillons ci-après le workflow designer de Wrike.

Workflow designer de Wrike

Lancer le workflow designer avec un formulaire de demande dynamique

Lorsqu'on a demandé à David comment il démarrait le flux de travail, il a répondu en disant « Un formulaire de demandes pour les gouverner tous… », une excellente référence au « Seigneur des anneaux » ! Blagues à part, c'est précisément comme cela que l'équipe Design démarre son processus. Elle dispose d'un formulaire de demande Wrike, que les équipes doivent remplir. Celui-ci est dynamique, ce qui permet à l'équipe Design de rassembler des informations spécifiques en fonction de la tâche demandée. Lorsque la demande est remplie, Wrike la transfère automatiquement dans le bon dossier et renseigne le calendrier du projet créatif.

« Disposer d'un endroit unique pour recevoir le travail simplifie l'intégration des nouveaux projets à nos charges de travail existantes », ajoute David. « Avec ce processus, nous pouvons nous concentrer sur notre tâche, nous ne sommes plus distraits par des e-mails, des messages instantanés, ou des tableurs isolés, qui nous perturbent, ou par toute autre notification d'un univers parallèle. » (celui de la Terre du Milieu, peut-être ?). « Notre productivité est montée en flèche. »

Conseil de professionnel : vous souhaitez élaborer un formulaire de demande pour le flux de travail de votre équipe ? Voici 10 modèles de formulaires de demande pour vous aider à démarrer.

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Établir des processus pour gérer les projets et les charges de travail des créatifs

Aujourd'hui, 70 % de la population active mondiale travaillerait à distance au moins une fois par semaine. Et le secteur du design, en particulier, connaît également une augmentation du travail à distance. Dans l'enquête sur le travail à distance menée par Buffer en 2018, 10 % des répondants travaillaient dans le secteur du design. Lorsque les détails sont d'une importance capitale, pouvoir communiquer et rester organisé, quel que soit l'endroit où on se trouve, est la clé du succès.

Les membres de l'équipe créative de Wrike connaissent bien les difficultés des travailleurs à distance. Ils reçoivent d'ailleurs près de 100 projets par semaine des 4 coins du monde. Avec les formulaires de demande comme source unique d'informations, ils contrôlent comment et quand ils intègrent les nouveaux projets. L'équipe Design de Wrike passe par exemple en revue les nouveaux projets le lundi et les assignent aux différents créatifs spécialisés qui en ont la responsabilité complète.

Suivre la progression des projets grâce aux statuts personnalisés du workflow designer

L'élaboration de votre flux de travail peut nécessiter plusieurs itérations. Soyez patient ! Il ne s'agit pas d'être parfait, mais de constamment améliorer l'efficacité.

D'ailleurs, comme l'explique David « Notre équipe Design a testé différentes versions et continue à évoluer. Nous utilisons différents statuts pour pouvoir suivre le flux de travail en cours. Les statuts favorisent l'appropriation et améliorent la visibilité des designers et des clients. Ils nous aident à communiquer les informations nécessaires pour que le projet continue à avancer, à identifier les blocages et à garder tout le monde sur la même longueur d'ondes. Tout est question de visibilité et de collaboration. »

Avec Wrike, vous pouvez ouvrir une tâche et consulter les informations les plus récentes sur celle-ci : le statut du projet, les créations, le contenu, les commentaires et les nouvelles mises à jour. Cela réduit les recherches inutiles.

Voici le flux de travail détaillé de l'équipe Design de Wrike :

En attente : la tâche est dans la file d'attente. La date et le créatif n'ont pas encore été déterminés.

Active : un créatif a été désigné et les dates sont fixées.

Recherches : le créatif prend le temps faire des recherches sur la tâche, d'obtenir des références.

En délibération : la tâche fait l'objet de discussions entre les parties prenantes.

En attente d'action : la tâche ne progresse pas en raison de facteurs externes.

Étape de conception : hourra ! Le créatif est en train de travailler sur la tâche.

Révision par le propriétaire de la tâche : la création est prête à être révisée.

Révision par l'équipe Design : s'applique aux projets d'envergure. La création est révisée par une équipe plus large.

Design approuvé : la création est approuvée par l'équipe et par toutes les parties prenantes.

Préparation avant développement : le créatif prépare la création pour les développeurs, les fournisseurs, etc.

Terminée : la tâche est terminée.

Annulée : la tâche est annulée.

Interrompue : la tâche est momentanément interrompue en raison de problèmes de hiérarchisation.

Différée : la tâche est reportée.

Gérer le processus de révision en travaillant en collaboration et sans frustration

Dans le workflow designer de notre équipe, le statut En attente d'action permet aux responsables de voir où il est nécessaire d'intervenir. Pouvoir réviser et approuver via un même outil permet aux personnes à l'origine de la demande de faire un retour clair et spécifique sur les images et les documents. Cela permet de conserver tous les commentaires et les suggestions dans un seul endroit où chacun peut voir le feedback des autres.

Dans une étude récente, 40 % des créatifs citent le fait de « recevoir trop de feeback d'un trop grand nombre de personnes » comme leur plus grande difficulté en matière de collaboration. Cela s'explique par de nombreuses raisons. L'une d'elles est que les collaborateurs ont tendance à réagir de façon impulsive devant des créations visuelles. Notre équipe laisse donc aux clients un intervalle de quelques jours pour rassembler leurs idées et donner leur feedback. L'équipe saisit ainsi exactement ce que le client recherche, ce qui permet d'éviter de multiples itérations, des révisions interminables et trop d'interactions.

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Mesurer et optimiser le workflow designer avec des rapports et des tableaux de bord

Dans les métiers de la création il est important que les équipes disposent d'outils pour mesurer l'impact de leur travail. L'équipe Design de Wrike recherche constamment des façons d'améliorer son flux de travail créatif.

« Ce que j'aime chez Wrike », confie David, « c'est que toutes les demandes contiennent des données : date de début, date de fin, chargé de mission, créateur de la tâche, département du créateur, type de création, etc. Ces informations me permettent d'élaborer des rapports. Il est possible de savoir combien de temps il faut pour produire un e-book, par exemple, pour différents designers, ou de comparer, de faire des estimations et des prévisions, ce qui aide à la planification des ressources. Les possibilités sont infinies. »

Lorsqu'on lui a demandé quelle était sa fonctionnalité préférée, David a répondu : « Actuellement, la fonctionnalité que je préfère c'est les tableaux de bord. Je trouve cela formidable qu'un écran puisse vous montrer la charge de travail de 12 créatifs pour la semaine en cours, la semaine suivante et les deux semaines d'après, sans avoir besoin de faire défiler la page. Et... tenez-vous bien... vous pouvez réassigner ou déplacer des tâches par simple glisser-déposer ! C'est les LEGO de la gestion de projet. Ils vous permettent de créer le processus exactement comme vous le souhaitez. »

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Vous êtes prêt à convertir une pile de demandes indéchiffrables en un flux de travail fluide ?

Wrike aide l'équipe Design à trouver un équilibre entre la structure et la liberté. Quand vous commencerez à établir le workflow designer de votre équipe, lisez notre guide conçu pour aider les équipes créatives à trouver l'outil idéal pour la gestion de projet Design. Nous présentons 7 questions clés à prendre en compte lorsque vous créez le workflow designer de votre équipe et une checklist de fonctionnalités pour vous aider à trouver le bon outil.

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