Metodologías de gestión de proyectos

Las principales metodologías de gestión de proyectos

«¿Quiere decir que hay más de una metodología de gestión de proyectos?» En realidad, hay bastantes, y algunas incluso se combinan para formar nuevos enfoques híbridos. ¿Pero qué son exactamente? ¿Cómo ayudan a los equipos de proyectos a trabajar mejor? ¿Y qué hace que una metodología sea mejor que otra?

Las metodologías de gestión de proyectos son esencialmente formas diferentes de abordar un proyecto. Cada una tiene su proceso y flujo de trabajo únicos.

Si estás buscando una guía visual rápida de metodologías de proyectos populares, consulta la entrada del blog y la infografía: Las 16 metodologías de gestión de proyectos principales.

A continuación, echamos un vistazo a algunas de las principales metodologías de gestión de proyectos agrupadas por similitud y popularidad.

A. Metodologías secuenciales tradicionales

Metodología de gestión de proyectos en cascada

¿Cuál es la forma más habitual de planificar un proyecto? Ordenando las tareas que conducen a una entrega final y trabajando en ellas en orden. Nos referimos a la metodología en cascada: el método tradicional para gestionar proyectos y el más fácil de entender. Una tarea debe completarse antes de que comience la siguiente, en una secuencia conectada de elementos que se suman a la entrega general. Es un método ideal para proyectos cuyo resultado son objetos físicos (edificios, ordenadores), y los planes de proyecto pueden replicarse fácilmente para uso futuro.

El punto fuerte de esta metodología de proyecto es que cada paso se planifica previamente y se dispone en la secuencia adecuada. Aunque este puede ser el método más sencillo de implementar inicialmente, cualquier cambio en las necesidades o prioridades de los clientes interrumpirá la secuencia de tareas, haciendo que sea muy difícil de gestionar. Esta metodología sobresale en previsibilidad, pero carece de flexibilidad.

Método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés)

El método de la ruta crítica se desarrolló en la década de 1950 y se basa en el concepto de que hay algunas tareas que no se pueden comenzar hasta que se haya completado otra anterior. Cuando encadenas juntas estas tareas dependientes de principio a fin, trazas tu ruta crítica.

Identificar y centrarse en esa ruta crítica permite a los gestores de proyectos priorizar y asignar recursos para realizar el trabajo más importante y reprogramar cualquier tarea de menor prioridad que pueda estar obstruyendo la capacidad de tu equipo. De esta manera, si es necesario realizar cambios en el cronograma del proyecto, puedes optimizar el proceso de trabajo de tu equipo sin retrasar los resultados finales.

Gestión de proyectos de cadena crítica (CCPM, por sus siglas en inglés)

La gestión de proyectos de cadena crítica lleva el método de la ruta crítica un paso más allá. Es una metodología de gestión de proyectos que se centra principalmente en los recursos necesarios para completar las tareas del proyecto al añadir la disponibilidad de recursos a la ruta crítica. También incorpora búfer de tiempo en torno a estas tareas en el cronograma del proyecto, lo que ayuda a garantizar que se cumplan los plazos del proyecto.

B. Metodologías Agile

Las metodologías de gestión de proyectos Agile están aumentando su popularidad gracias al mayor ritmo de innovación y un entorno empresarial altamente competitivo. En general, las metodologías Agile priorizan los ciclos iterativos más cortos y la flexibilidad.

Echemos un vistazo a algunos de los marcos Agile más populares.

Metodología de gestión de proyectos Agile

La esencia de la metodología Agile se desarrolló en 2001 con cuatro valores principales:

• Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos
• Software funcional por encima de documentación exhaustiva
• Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual
• Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan

Su Manifiesto Agile para el desarrollo de software presenta una mentalidad innovadora sobre la entrega de valor y la colaboración con los clientes. Actualmente, la palabra ágil (Agile) puede referirse a estos valores, así como a los marcos para implementarlos, que incluyen: Scrum, Kanban, Extreme Programming y el marco de proyectos adaptativo.

¿Qué tienen en común estas metodologías Agile?

El cliente (interno o externo) aclara los objetivos del proyecto y la entrega final puede cambiar a medida que avanza el proyecto. El equipo del proyecto trabaja en ciclos iterativos, evaluando siempre los resultados al final. Dependiendo de los resultados de estas evaluaciones, la entrega final se puede modificar para responder mejor a las necesidades del cliente. La colaboración continua es clave, tanto entre los miembros del equipo del proyecto como con las partes interesadas del proyecto.

Scrum

Scrum es el marco de desarrollo Agile más popular porque es relativamente sencillo de implementar. También resuelve muchos problemas a los que los desarrolladores de software se enfrentaban en el pasado, como ciclos de desarrollo complicados, planes de proyecto poco flexibles y cronogramas de producción cambiantes.

En la metodología Scrum, un pequeño equipo es dirigido por un maestro Scrum cuya labor principal consiste en eliminar todos los obstáculos para realizar el trabajo de manera más eficiente. El equipo trabaja en ciclos cortos de dos semanas llamados «sprints», aunque los miembros del equipo se reúnen diariamente para hablar de lo que se ha hecho y dónde hay obstáculos que deben eliminarse. Esta metodología de gestión de proyectos permite un desarrollo rápido y pruebas, especialmente en equipos pequeños.

Kanban

Kanban es otro marco para implementar las metodologías Agile pero se basa en la capacidad de un equipo para hacer el trabajo. Se originó en las fábricas de Toyota durante la década de 1940 e inicialmente era un sistema visual de tarjetas («kanban») utilizado por un departamento para indicar que su equipo estaba listo para recibir más materias primas y que tenía más capacidad para producir.

Hoy en día, esta metodología de gestión de proyectos con un enfoque visual es adecuada para trabajos que requieren un rendimiento constante. Los equipos del proyecto crean representaciones visuales de sus tareas, a menudo con notas adhesivas y pizarras (o versiones virtuales que se pueden usar en línea), y mueven las notas o tareas a través de etapas predeterminadas para ver el progreso a medida que se produce e identificar dónde surgen los obstáculos.

Extreme Programming (XP)

La programación extrema es otra rama de las metodologías Agile y es una metodología diseñada para mejorar la calidad (y simplicidad) del software y la capacidad de un equipo de desarrollo para adaptarse a las necesidades de los clientes. Al igual que la fórmula Agile original, XP se caracteriza por sprints de trabajo cortos, iteraciones frecuentes y colaboración constante con las partes interesadas. Se pueden producir cambios dentro de un sprint. Si el trabajo no ha comenzado en una determinada función, se puede cambiar y reemplazar por una tarea similar.

Marco de proyectos adaptativo (APF, por sus siglas en inglés)

El marco de proyectos adaptativo creció desde la perspectiva de que la mayoría de los proyectos informáticos no se pueden gestionar utilizando metodologías tradicionales de gestión de proyectos, debido a requisitos inciertos y cambiantes.

Por lo tanto, APF comienza con una estructura de desglose de requisitos (RBS, por sus siglas en inglés) para definir objetivos estratégicos del proyecto en función de los requisitos, funciones, subfunciones y características del producto. El proyecto avanza en etapas iterativas y, al final de cada etapa, los equipos evalúan los resultados anteriores para mejorar el rendimiento y las prácticas. Las partes interesadas también pueden cambiar el alcance del proyecto al comienzo de cada etapa para que el equipo produzca el mayor valor empresarial.

C. Metodologías de gestión del cambio

También hay metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero con un enfoque adicional en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de riesgos y la toma de control del cambio cuando se produce. Entre los métodos más destacados cabe mencionar:

Metodología de la cadena de eventos (ECM, por sus siglas en inglés)

La idea subyacente de la metodología de la cadena de eventos es que existen riesgos potenciales que a menudo quedan fuera del alcance del proyecto. Es importante prepararse para estos riesgos y planificar qué hacer si ocurren. ¿Por qué? Los eventos inesperados repercutirán en el cronograma y las entregas de tu proyecto, así como potencialmente en su éxito.

Gestión de proyectos extrema (XPM, por sus siglas en inglés)

La gestión de proyectos extrema es lo opuesto a la metodología en cascada. Te ofrece una forma de gestionar un cambio masivo y seguir avanzando hasta la finalización del proyecto. En XPM, puedes modificar el plan del proyecto, el presupuesto e incluso la entrega final para adaptarte a las necesidades cambiantes, sin importar en qué punto se encuentre el proyecto. Es una buena opción cuando se gestionan proyectos que tienen un plazo corto, desde unas pocas semanas hasta tan solo unos días.

D. Metodologías basadas en el proceso

A continuación, están las metodologías de gestión de proyectos que prácticamente se desvían hacia las áreas de gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés), donde cada método se centra en el trabajo como una colección de procesos. Si bien los puristas de la gestión de proyectos pueden argumentar que estos métodos pertenecen a una lista diferente, creemos que son formas bastante válidas de planificar y ejecutar un plan de proyecto.

Lean

Lean es una metodología de proyectos centrada en la racionalización y la eliminación de desperdicios. El primer paso es crear un desglose del proceso de trabajo para identificar y eliminar atascos, retrasos y todas las formas de desperdicio. El objetivo es hacer más con menos: entregar valor al cliente empleando menos mano de obra, menos dinero y menos tiempo.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología de gestión de proyectos basada en estadísticas que busca mejorar la calidad de un proceso midiendo los defectos o errores presentes y eliminando la mayor cantidad posible. Por lo tanto, un proceso puede alcanzar una calificación de Six Sigma si el 99,99966 % del producto final (el entregable de tu proyecto) está libre de defectos.

Lean Six-Sigma

Combinando el enfoque minimalista de Lean («¡sin desperdicios!») y la mejora de la calidad de Six Sigma («¡cero defectos!»), Lean Six-Sigma se centra en eliminar los desperdicios para que los proyectos sean más eficientes y rentables, y realmente respondan a las necesidades de los clientes.

Gestión de proyectos basada en procesos

La gestión de proyectos basada en procesos es una metodología de proyectos que alinea todos los objetivos del proyecto con el propósito y los valores corporativos más amplios de una empresa. Por lo tanto, todas las metas y tareas del proyecto siguen siendo estratégicas y deben alcanzar los objetivos corporativos más amplios. Entre los pasos concretos involucrados cabe mencionar: definir el proceso, establecer métricas, medir procesos y ajustar objetivos cuando estos resultan inestables, planificar mejoras y, después, implementarlas.

E. Otras metodologías

PRINCE2

PRINCE2 significa proyectos en entornos controlados. Es un método para gestionar proyectos utilizado por el gobierno del Reino Unido y se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. En PRINCE2, las actividades de alto nivel, como establecer la justificación comercial y la asignación de recursos, son responsabilidad de una junta del proyecto estructurada, mientras que un gestor de proyectos se encarga de las actividades cotidianas de nivel inferior, como la programación. Esta metodología de gestión de proyectos brinda a los equipos un mayor control de los recursos y la capacidad de mitigar el riesgo de manera efectiva.

PRiSM

PRiSM significa proyectos que integran métodos sostenibles y es una metodología de gestión de proyectos destinada a gestionar el cambio e incorporar la sostenibilidad medioambiental en sus procesos. El objetivo con PRiSM es completar proyectos al tiempo que se reduce el impacto medioambiental y social negativo de una empresa. Es, literalmente, gestión de proyectos ecológica.

Materialización de beneficios

Desde la concepción hasta la ejecución y la entrega y más allá, la metodología de materialización de beneficios se centra en si tu entrega reúne los beneficios que el cliente espera obtener de ella, no solo si un producto se ha entregado a tiempo o sin salirse del presupuesto. Esta metodología de proyectos garantiza que entregues valor real a los clientes y las partes interesadas.

F. El método PMBOK

Aunque puede ser discutible si es una verdadera metodología de gestión de proyectos o no, verás que hay empresas que afirman utilizar el método del cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (PMBOK, por sus siglas en inglés) para gestionar proyectos.

Esto simplemente significa que desglosan sus proyectos en los cinco grupos de procesos acordados por el Project Management Institute (PMI) y documentados en la Guía del cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos. Las cinco etapas son:

• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Seguimiento
• Cierre

Son similares al ciclo de vida del proyecto que describimos en la sección anterior. Aunque técnicamente no es una metodología de proyectos oficial, es ampliamente aceptada por la comunidad de gestión de proyectos.

Qué trata la Guía del PMBOK

El PMBOK recopila procesos establecidos, prácticas recomendadas, terminologías y directrices que se aceptan como estándares dentro de la industria de gestión de proyectos. El PMBOK está documentado en el libro Una guía del cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (Guía del PMBOK), que recopila y supervisa el Project Management Institute (PMI).

La Guía del PMBOK proporciona a los gestores de proyectos directrices y prácticas recomendadas, y define desde el ciclo de vida del proyecto hasta las estrategias y conceptos de la gestión de proyectos. La Guía del PMBOK detalla los diversos procesos de gestión de proyectos que interactúan y se superponen a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos del PMBOK

El PMBOK reconoce oficialmente 47 procesos habituales de gestión de proyectos, que se pueden organizar en 10 áreas de conocimiento:

• Gestión de la comunicación del proyecto: procesos que difunden información entre los miembros del equipo y las partes interesadas externas, asegurando que la información se intercambie de forma continua y, lo que es más importante, que todos los interesados la entiendan.
• Gestión de costes del proyecto: procesos relacionados con presupuestos, financiación, asignación de gastos y plazos. La gestión de costes depende de los cálculos de actividad de la gestión del tiempo.
• Gestión de recursos humanos del proyecto: procesos que implican la gestión de tu equipo del proyecto, como la selección, contratación, asignación de funciones, desarrollo profesional y fomento del espíritu de equipo.
• Gestión de integración del proyecto: procesos necesarios para definir, consolidar y coordinar todos los demás procesos y actividades de gestión de proyectos. Estos procesos son clave para establecer expectativas y mantener abiertas las líneas de comunicación.
• Gestión de adquisiciones del proyecto: procesos para planificar, presupuestar y comprar recursos, ya sean físicos o informativos, para realizar el trabajo.
• Gestión de la calidad del proyecto: procesos que definen el éxito de un proyecto o criterios para considerarlo completo. La calidad se gestiona en todas las etapas del proyecto, desde la planificación hasta la mejora continua del rendimiento.
• Gestión de riesgos del proyecto: procesos involucrados en la preparación para riesgos inesperados y su gestión.
• Gestión del alcance del proyecto: procesos que gestionan el alcance o los parámetros de un proyecto. Estos procesos aseguran que el alcance esté bien definido y que todos los requisitos permanezcan dentro de los límites del alcance.
• Gestión de partes interesadas del proyecto: procesos relacionados con la identificación de las personas afectadas por el proyecto y la gestión de las relaciones con ellas, incluidas las estrategias para colaborar con las partes interesadas en la dirección y ejecución del proyecto.
• Gestión del tiempo del proyecto: procesos necesarios para garantizar que el proyecto se complete antes de la fecha límite especificada.

Ahora que te hemos presentado las diversas metodologías de gestión de proyectos, el siguiente paso es comprender mejor cada fase del ciclo de vida del proyecto, para que puedas empezar a planificar tu proyecto de principio a fin.

En la siguiente sección, describimos todo lo que necesitas saber sobre el ciclo de vida del proyecto.