¿Cómo puedes garantizar el éxito del personal que trabaja de forma remota? 

Como somos una empresa de software de reciente creación donde el trabajo remoto es una actividad cotidiana para nosotros, nos hemos hecho esta pregunta muchas veces: tanto como solicitantes de empleo y como colegas. Es una situación que nos afecta de lleno, ya que Wrike se creó para resolver problemas de colaboración entre integrantes de equipos remotos. Así que cuando nos preguntan cómo se puede garantizar el éxito de los trabajadores remotos, echamos mano de nuestra propia experiencia. 

Así es cómo organizamos nuestros equipos virtuales en Wrike para que tengan éxito. 

1. Fomentar una cultura de comunicación

Es importante tener un cultura de oficina que permita a un empleado comunicarse con facilidad con cualquier persona, tanto si trabaja en la oficina o de manera remota.

El trabajador remoto debe poder comunicarse con el resto del equipo de forma sencilla a través de la tecnología acordada. En Wrike estamos convencidos de que las tres tecnologías básicas para el trabajo remoto son: 

  • Una plataforma de gestión del trabajo (como Wrike) 
  • Un sistema de edición de archivos (como Google Docs/Drive) y 
  • Un software de uso compartido de pantalla/chat de voz (como Skype o Google Hangouts).

Debe quedar claro para todos los integrantes de la compañía que "Estas son las herramientas principales que utilizamos para comunicarnos". Y si no se hace mediante estas herramientas, la comunicación no se realiza correctamente. 

Haz que el personal se acostumbre a utilizar la herramienta y a comunicarse cuando haya algún obstáculo. En el mismo sentido, haz que todo el mundo se habitúe a compartir pequeños éxitos y victorias. Es un factor de motivación sorprendente. 

Cuando se dan órdenes, es fácil que los trabajadores remotos se sientan como engranajes de una máquina. La comunicación contribuye a mantener una buena relación personal con ellos, para que sepan que son integrantes valiosos del equipo.

2. Definir métricas

¿Cómo se puede medir el éxito de los trabajadores remotos? Con métricas. 

Las métricas pueden ayudarte a evaluar el éxito de los trabajadores remotos, pero intenta limitarte a la métrica que realmente importe. Nuestro equipo de atención al cliente es un ejemplo: medimos el tiempo que tarda en responder a una incidencia, el tiempo que se tarda en resolverla, cuántas incidencias se producen a cada hora del día y mucho más, el factor más importante para la organización de atención al cliente es nuestra calificación de satisfacción del cliente (CSAT). Siempre que la calificación CSAT sea alta, podemos suponer con seguridad que todos los contribuyentes individuales tienen un buen rendimiento. Pero disponemos de datos para realizar informes sobre personas o subgrupos en caso necesario. Y comparando las métricas de una semana a otra podemos supervisar cómo han mejorado nuestros procesos de atención al cliente.  

3. Asegúrate de que exista interacción cara a cara

Al trabajar con un equipo virtual hay que afrontar la realidad: no hay nada capaz de sustituir a la interacción en persona. Por tanto, busca la forma de organizar encuentros con regularidad. O, al menos, de poder ver la cara de los demás habitualmente a través de webcams.

Algunas sugerencias:

a) Hacer que las webcams sean una necesidad para los trabajadores remotos. 

Poder hablar con alguien cara a cara es esencial para forjar un sentimiento de camaradería y para poder leer la comunicación no verbal.

b) Llama en lugar de escribir. 

Los trabajadores remotos tienen a escribir muchos correos electrónicos y esto requiere tiempo. Si deseas acelerar el proceso, opta por las comunicaciones de voz y las llamadas de vídeo en lugar del correo electrónico o de la mensajería instantánea. 

c) Programa citas a lo largo del año para encuentros en persona. 

Poder trabajar codo con codo en el mismo entorno de oficina de tres a cinco días permite una mejor comprensión de los hábitos y de las personalidades de tus compañeros de equipo. 

¿Cómo se hace que el equipo de trabajo remoto sea un éxito?

El trabajo remoto siempre supondrá un desafío tanto para la empresa como para el trabajador. Pero siguiendo estas directrices contribuirás a que tus trabajadores remotos tengan la oportunidad de tener éxito en su trabajo... a pesar de la distancia. 

Autor de la imagen: Geekgrind en Flickr. Algunos derechos reservados

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