La previsión de los proyectos ahora es más sencilla: presentamos Wrike Resource Bookings
La previsión de los proyectos ahora es más sencilla: presentamos Wrike Resource Bookings

A medida que la economía se recupera gracias, en parte, al aumento del gasto de los consumidores posterior al confinamiento, los líderes de las empresas están estableciendo objetivos ambiciosos para el crecimiento de sus negocios. No es ningún secreto que la clave para alcanzar indicadores clave de rendimiento agresivos es garantizar que los proyectos estratégicos tengan suficientes recursos para generar resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Pero en un mercado laboral dinámico, los mejores talentos son difíciles de encontrar y aún más difíciles de mantener.

Para evitar el agotamiento de los empleados y reducir el riesgo de deserción y, al mismo tiempo, mantener los proyectos estratégicos en marcha, los líderes de equipo deben planificar con cuidado y precisión las necesidades de recursos de los proyectos de toda la cartera y asegurarse de que la empresa tenga la capacidad suficiente para asumir nuevas iniciativas.

Sin embargo, con una visibilidad limitada de las prioridades organizativas actuales y la demanda adicional, los esfuerzos de planificación de los recursos a menudo están condenados al fracaso desde el principio, lo que da lugar a una pérdida de tiempo y a un uso excesivo de los empleados. Afortunadamente, nos complace anunciar Wrike Resource Bookings, una forma más fácil de planificar rápidamente las necesidades de recursos de los proyectos con mejor información de la capacidad y la demanda de recursos. Así es como puedes revolucionar la previsión de tus proyectos.

Bookings de un vistazo

Wrike Resource Bookings te permite crear y guardar estimaciones de esfuerzo para un proyecto. El esfuerzo es el tiempo que crees que necesitará un usuario o rol de trabajo para completar una tarea. Puede ser diferente de la duración, que indica el período de tiempo dentro del cual un asignado debe completar la tarea.

Por qué es importante la planificación de recursos para el éxito empresarial

Resulta fundamental una planificación precisa de los recursos para garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo. Si un proyecto comienza sin suficientes recursos disponibles, o sin los recursos adecuados para el rol de trabajo, se producirán retrasos costosos que perjudicarán el progreso hacia los objetivos empresariales. En las empresas de servicios profesionales, los proyectos con personal insuficiente le cuestan dinero al negocio y ponen en riesgo las valiosas relaciones con los clientes.

Para lograr la entrega satisfactoria de proyectos, cumplir con los objetivos empresariales y mejorar la satisfacción de los empleados, se debe incorporar la planificación de recursos en los procesos de previsión de los proyectos. Wrike Resource Bookings te permite planificar con antelación y asignar recursos en función de la prioridad del proyecto, la disponibilidad actual de recursos y la evolución de la demanda. 

Presentación de Wrike Resource Bookings

Wrike Resource Bookings permite a los gestores de proyectos estimar rápidamente cuántas horas creen que necesitará dedicar un determinado usuario o rol de trabajo a un proyecto sin crear un plan de trabajo detallado o una estructura de desglose del trabajo. Con estos datos en mente, los gestores de proyectos pueden colaborar con los líderes de equipo en las necesidades de recursos del proyecto para asignar los recursos disponibles a proyectos de alta prioridad, asegurando que los proyectos se entreguen de forma satisfactoria al tiempo que las cargas de trabajo de los empleados se mantienen equilibradas. 

Wrike Resource Bookings también permite que los líderes de equipo y los PMO establezcan mejores procesos de previsión de los proyectos, prevean las necesidades de recursos de la cartera para todo el trimestre y evalúen los escenarios de programación antes de asignar trabajo a los miembros del equipo. Pueden priorizar proyectos comparando las necesidades de recursos de los proyectos con la disponibilidad real y delegar el trabajo en función de la habilidad y la capacidad. Wrike Resource Bookings proporciona una manera más fácil de estimar, planificar y asignar recursos en toda la cartera y el conjunto de recursos.

Cómo funciona

Cada vez que un gestor de proyectos empieza a planificar un proyecto nuevo en Wrike, puede utilizar la vista Recursos de Wrike como «bloc de notas» para esbozar rápidamente qué tareas deben completarse y qué recursos de roles de trabajo se necesitan para completarlas. Para calcular cuántas horas le llevará cada tarea a un recurso necesario, el gestor del proyecto crea una nueva Reserva para «marcar» el tiempo de ese recurso sin asignar realmente ningún trabajo. 

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Cada vez que un gestor de proyectos crea una Reserva para un determinado recurso en Wrike, aparece como «esfuerzo solicitado» para ese recurso en el gráfico Carga de trabajo del gestor del equipo. Esto permite a los gestores del equipo evaluar cuántas horas se han solicitado de un miembro del equipo o rol de trabajo en comparación con la capacidad restante que tiene cada miembro del equipo. Si un miembro del equipo tiene suficiente tiempo disponible para trabajar en el proyecto solicitado, el gestor del equipo puede asignárselo. Si el recurso corre el riesgo de tener demasiado tiempo reservado, el gestor de proyectos y el gestor del equipo pueden valorar opciones de recursos alternativos.

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Wrike Resource Bookings también es una gran herramienta para planificar las necesidades de recursos a corto y medio plazo para los próximos proyectos de la cartera. Al crear diferentes escenarios de reserva, el PMO o los líderes de equipo de los departamentos pueden visualizar diferentes escenarios de distribución de recursos en todos los proyectos y elegir el que mejor se alinea con los objetivos estratégicos de la organización y las necesidades de recursos de los proyectos. 

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Finalmente, después de cerrar un proyecto, los gestores de proyectos pueden comparar el esfuerzo estimado —Resource Bookings— con el tiempo empleado a optimizar la previsión de los proyectos futuros.

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Cinco casos de uso para Wrike Resource Bookings

Resource Bookings te permite estimar cuánto tiempo necesita dedicar cada rol de trabajo a los próximos proyectos. Estos son los cinco casos de uso principales en los que resulta de más ayuda. 

1. Planificación de la capacidad

Obtén visibilidad de la capacidad de los recursos para hacer todo el trabajo que tu organización necesita completar en los próximos tres a seis meses. Si no hay suficientes recursos disponibles, el PMO deberá priorizar determinados proyectos y reprogramar otros. En la aplicación de Wrike, puedes ver cuántas horas en total están disponibles para cada rol de trabajo frente a cuánto trabajo hay que hacer.

2. Planificación de la demanda

Aumenta la visibilidad de cuánto se les exigirá a los recursos de tu equipo en el próximo trimestre. Si hay una demanda constante de ciertos recursos, tu PMO o la dirección del departamento pueden recomendar abrir una vacante para añadir más capacidad al equipo. En Wrike, el PMO crea Reservas para estimar cuánto tiempo necesita dedicar cada rol de trabajo o usuario a los próximos proyectos.

En los gráficos Carga de trabajo del equipo del departamento, Wrike muestra cuántas horas se han solicitado frente a cuántas horas hay realmente disponibles. En el caso de recursos demandados en exceso, los PMO y los líderes de departamento pueden trabajar juntos para priorizar proyectos para el próximo trimestre.

3. Solicitudes de recursos

Con una mayor visibilidad de la demanda y la carga de trabajo generales, los líderes de equipo pueden aprobar solicitudes de recursos con confianza, lo que garantiza que los miembros del equipo no se sientan abrumados. Con Wrike Resource Bookings, el gestor de proyectos crea una Reserva para solicitar el tiempo de un usuario en un proyecto. Luego, en el gráfico Carga de trabajo del equipo, el líder del equipo puede revisar cuántas horas se han solicitado frente a cuántas están disponibles. Si el recurso tiene suficiente tiempo disponible, el gestor del equipo puede asignar el trabajo directamente desde el gráfico Carga de trabajo.

4. Pronóstico de recursos de la cartera, el programa y el proyecto

Los PMO deben asegurarse de que los proyectos estratégicos de mayor prioridad tengan suficientes recursos específicos reservados y no corran el riesgo de incumplir los plazos. Para evitarlo, el PMO puede crear una Reserva en Wrike para estimar cuánto tiempo necesita dedicar cada rol de trabajo o usuario a las próximas iniciativas. Con la vista Recursos, el PMO puede ver una descripción general a nivel de cartera, programa o proyecto de todos los recursos y su esfuerzo reservado. Si parece que determinados recursos tienen reservado demasiado tiempo en el trimestre, el PMO puede reorganizar los recursos y reprogramar los proyectos para garantizar que el trabajo de mayor prioridad tenga amplios recursos disponibles.

5. Optimización de la planificación

Los gestores de proyectos pueden mejorar la precisión de las estimaciones de recursos para optimizar la previsión y la planificación de proyectos futuros. Aquí, el PMO crea Reservas para estimar cuánto tiempo necesitará dedicar un usuario o rol de trabajo a un proyecto. A medida que avanza el proyecto, los usuarios realizan un seguimiento del tiempo en las tareas del proyecto. Después de cerrar un proyecto, el PMO puede elaborar un informe para comparar las estimaciones de Esfuerzo reservado y los datos reales de Tiempo empleado para ver en qué grado coinciden las estimaciones con el tiempo real invertido.

Una forma más inteligente de asignar recursos

No permitas que los proyectos que se solapan se interpongan en la asignación precisa de recursos. Como líder de equipo, tienes suficientes tareas complicadas que coordinar para asegurar el avance de los proyectos. No dejes que la asignación de recursos sea una de ellas.

Los usuarios actuales de Wrike Pinnacle ya tienen acceso a Resource Bookings. Todos los usuarios de Wrike que no estén en el plan Pinnacle pueden ponerse en contacto con su gestor de éxito del cliente para ver una demostración. A continuación, actualiza a Wrike Pinnacle y comienza a usar Resource Bookings para simplificar la planificación de recursos de tu programa hoy mismo.

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