Cómo crear la plantilla de proceso de entrada de trabajo perfecta para trabajar en proyectos

Jose lidera el equipo de marketing de una empresa tecnológica de tamaño medio. Como persona de contacto del departamento, está a menudo en el extremo receptor de las solicitudes de proyectos entrantes.

A veces llegan por correo electrónico o conversaciones de mensajería instantánea, mientras que otras se mencionan como por casualidad en reuniones. En resumidas cuentas, a veces no hay una solicitud real y parece que haya que leer lo que hay que hacer en las mentes de la gente.

Tiene que hacer malabares y sabe que malgasta mucho de su tiempo y energía de todo el equipo. Por eso busca una mejor forma de gestionar el trabajo del proyecto que le llega a su equipo. 

Una de las mejores formas de hacerlo es creando un buen proceso que se pueda replicar una y otra vez. Por eso decidió crear una plantilla de proceso de entrada de trabajo que puede utilizar para agilizar todas estas solicitudes de trabajo y preparar a su equipo para el éxito. 

¿Por qué usar plantillas? Las ventajas de crear una plantilla de proceso de entrada de trabajo

Estandarizar el flujo del proceso de entrada de trabajo requerirá una buena preparación, pero el sinfín de ventajas que ofrece hace que realmente merezca la pena. A continuación figuran algunos de los muchos motivos que los líderes de proyectos como Josie deberían tener en cuenta al crear una plantilla para el proceso de entrada de proyectos. 

Mejora la coherencia.

Sin un proceso definido, es muchísimo más fácil que las cosas se pierdan en el caos. Los solicitantes poco saben de lo que hace falta al esbozar un proyecto y tu equipo no tiene una forma establecida de hacerlo. Ello provoca confusión y demoras para todo el mundo.

Un proceso de entrada de proyectos bien definido elimina la confusión poniendo a disposición de todo el mundo una serie de pasos normativos que se han de seguir con el fin de solicitar trabajos a tu equipo. 

Dicho proceso agilizado facilita que todos sepan qué tiene que suceder, así como qué ocurrirá a continuación. 

Recopila la información que necesitas.

Estás demasiado acostumbrado a luchar por sentirte preparado para abordar un proyecto, para acabar descubriendo que no tienes toda la información necesaria. Entonces malgastas el tiempo tratando de registrar esos detalles importantes.

Es una traba habitual. En una encuesta realizada entre 300 líderes de agencias, el 27 % de los participantes concluyeron que los briefings creativos resultaban incompletos o incoherentes.

Esa es otra ventaja de usar plantillas para tu flujo del proceso de entrada de proyectos, especialmente con un cuestionario o briefing creativo que los solicitantes tienen que rellenar. En este formulario, debes definir campos obligatorios (Wrike te pone fácil esta tarea) para asegurarte de que tu equipo disponga de toda la información necesaria de antemano, sin todo el ajetreo de tiras y aflojas tan innecesario como tedioso. 

Abre la puerta a la automatización.

Es probable que tu proceso de entrada de proyectos actual implique cantidad de tareas repetitivas o mecánicas, cosas como configurar proyectos, asignar propietarios y definir fechas de vencimiento. Con un proceso en plantillas, es mucho más sencillo detectar las partes repetitivas o rutinarias del flujo de trabajo que se pueden automatizar fácilmente. 

Las responsabilidades mecánicas, como la creación de proyectos en tu software de gestión de trabajo y la asignación de las tareas se puede automatizar fácilmente con la herramienta adecuada. De este modo, tu equipo y tú no tendréis que malgastar el tiempo en ese tipo de tareas insignificantes y podréis centraros directamente en el trabajo que importa.

Podrás gestionar mejor la carga de trabajo.

Cuando las solicitudes de trabajo vuelan en todas las direcciones, es complicado controlar todo en lo que trabaja tu equipo en un momento dado.

Sin embargo, si todas las solicitudes se centralizan y siguen un proceso de plantilla, comprendes mejor todos los proyectos que tu equipo tiene por delante, puedes gestionar mejor tus plazos y recursos, además de evitar sobrecargar al equipo. 

Te ahorra tiempo.

Repasa las ventajas que acabamos de mencionar y te darás cuenta de una nota común: no solo te ahorran molestias, sino que también te hacen ahorrar mucho tiempo. 

Esa es una de las mayores ventajas de usar una plantilla de proceso de entrada de trabajo. Gracias a ellas, no tendrás que estar reinventando la rueda con cada nueva solicitud de trabajo, lo que te ahorra bastantes horas (por no hablar de energía). 

6 preguntas que cada formulario de entrada de proyectos debería plantear

Ya conoces las ventajas de configurar una plantilla de proceso de entrada de trabajo. Pero antes de ponerte a ello, tienes que averiguar la respuesta a esta pregunta: ¿cuáles son los principales pasos del proceso de entrada del trabajo?

Estos pueden variar dependiendo de tu equipo y los proyectos que suelas recibir (todo el mundo estructura su proceso de manera diferente). No obstante, te recomendamos que el proceso de entrada empiece por este importante primer paso: el formulario de entrada de proyectos.

Básicamente es un cuestionario o briefing creativo que las personas o los equipos tendrán que rellenar para solicitar proyectos a tu equipo.

Una vez más, el aspecto de este formulario puede depender de diferentes factores. Sin embargo, a continuación te indicamos los detalles de las preguntas que debería plantear cada formulario. 

1. ¿Quién es la persona de contacto de este proyecto?

Muchas veces, alguien solicitará un proyecto, aunque ello no implique necesariamente que ese alguien sea la persona encargada de controlar el progreso y responder a las preguntas que le surjan a tu equipo cuando se ponga manos a la obra.

Por eso esta pregunta es tan importante. Garantiza que todo el mundo, tú incluido, sepáis quién se encarga del proyecto, para que podáis acudir a la persona adecuada cuando necesitéis aclaraciones o instrucciones. 

Mejor tipo de campo que se puede usar: respuesta breve

2. ¿Qué tipo de proyecto es?

Una de las primeras preguntas que debería plantear tu formulario de entrada es qué tipo de proyecto se está solicitando. Por ejemplo, con el equipo de marketing de Josie, tiene que saber qué tipo de trabajo se está solicitando. ¿Una campaña para las redes sociales? ¿La entrada de un blog? ¿Un webinar acaso? ¿Una campaña por correo electrónico? ¿Un evento?

Ese es un detalle que deberías saber de antemano para conseguir el contexto necesario. Pero estos formularios son incluso más eficaces si puedes utilizar esta pregunta inicial como filtro. 

Los formularios de solicitud dinámicos de Wrike facilitan la creación del resto del cuestionario en función de esta respuesta inicial. Si el solicitante indica que necesita una entrada para un blog, las preguntas siguientes solo estarán relacionadas con ese tipo de proyecto, y no tendrán que responder a preguntas irrelevantes. 

Mejor tipo de campo que se puede usar: menú desplegable

3. ¿Cuál es el objetivo principal de este proyecto?

No solo tienes que saber qué es el proyecto, sino tienes que comprender el porqué de este. ¿Cuál es el objetivo general?

Eso es algo que los solicitantes deberían poder definir claramente al completar el formulario de entrada. También deberían indicar un parámetro clave que controlarán para contar todos con la misma información en cuanto a cómo se va a medir el éxito.

Con esta información de inicio, podrás completar el proyecto con la meta final en mente.

Mejor tipo de campo que se puede usar: párrafo

4. ¿A qué público se dirige este proyecto?

Cada proyecto tiene su público concreto y esa es una importante perspectiva que habrás de tener en cuenta mientras trabajas en el trabajo solicitado.

En tu formulario de entrada, los solicitantes deben indicar cuál es el público al que quieren llegar. ¿Se trata de un equipo interno? ¿La junta directiva? ¿Clientes o consumidores? ¿Un subconjunto concreto de ellos? 

Eso es algo que tienes que saber antes de avanzar un solo paso.

Mejor tipo de campo que se puede usar: casillas de verificación y respuestas breves

5. ¿Qué presupuesto tiene asignado este proyecto?

Por supuesto, cuando se trata de solicitudes de proyectos, el dinero es una preocupación real. Tienes que saber cuánto puedes invertir en la compleción de un proyecto antes de asignar un solo recurso.

Al rellenar el formulario de entrada, los solicitantes deben indicar sus restricciones presupuestarias desde el principio, o, por lo menos, un intervalo al que se deba ajustar el proyecto.

Mejor tipo de campo que se puede usar: menú desplegable

6. ¿Cuál sería la fecha de vencimiento ideal para el proyecto?

Es probable que tu equipo no tenga que lidiar con los proyectos de uno en uno. Estás constantemente gestionado un aluvión de solicitudes procedentes de varios departamentos o clientes. Y, con el fin de priorizar de forma eficaz, tienes que saber cuándo se ha de finalizar cada proyecto.

Los solicitantes deben indicar la fecha de finalización del proyecto deseada al enviar la solicitud inicial. Es recomendable explicar que la fecha deseada no siempre estará garantizada, sino que depende de la cantidad de trabajo que ya tengas entre manos. 

Además, incluye un aviso directamente en el formulario sobre cuánto tiempo de antelación necesitas para completar un proyecto normal (para no recibir un puñado de solicitudes de última hora). 

Mejor tipo de campo que se puede usar: fechas

Otras posibles preguntas que puedes plantear en tu formulario de entrada de trabajo...

Las preguntas anteriores son importantes para prácticamente todos los proyectos y equipos, pero tu formulario probablemente requerirá algo más de personalización y, tal vez, preguntas adicionales. He aquí algunas más que puedes incluir en tu plantilla del proceso de entrada:

  • ¿Quién ha aprobado esta solicitud?
    • Mejor tipo de campo que se puede usar: respuesta breve
  • ¿Hay archivos o activos existentes que deberíamos tener?
    • Mejor tipo de campo que se puede usar: archivo adjunto
  • ¿Qué llamada de atención debería incluir este proyecto?
    • Mejor tipo de campo que se puede usar: respuesta breve
  • ¿Qué más deberíamos saber sobre este proyecto?
    • Mejor tipo de campo que se puede usar: párrafo

¿Quieres más inspiración para ponerte en marcha? Consulta estas plantillas para ver 10 tipos diferentes de formularios de solicitud. 

Plantillas para proyectos: yendo más allá del formulario de entrada de trabajo

Un formulario de solicitud completo es el primer paso de un diagrama estándar de proceso de entrada de trabajo, pero tan solo es la punta del iceberg. Quieres hacer algo más que simplemente usar plantillas para el formulario de entrada de trabajo, quieres utilizarlas para todo el proceso de inicio de los proyectos. 

Entonces, cuando el formulario esté completo y lo hayas enviado, ¿qué debería ocurrir a continuación en el diagrama del flujo del proceso de entrada de proyectos o clientes? Estos son los próximos pasos que deberíais dar tu equipo y tú. 

Automatiza la creación de proyectos y tareas.

Un proyecto muchas veces encuentra obstáculos tras su solicitud, pero antes de que empiece el trabajo real. 

Como parte de tu proceso de entrada, deberías dar pasos para automatizar la creación de tareas y proyectos. De este modo, se crean en tu plataforma de gestión del trabajo directamente (sin más trabajo por tu parte) para que puedas avanzar de inmediato.

Con Wrike es sencillo convertir automáticamente solicitudes de proyectos en tareas totalmente integrada o en proyectos creados a partir de plantillas que se pueden personalizar. 

Automatiza las asignaciones de tareas.

Asimismo, todo tu equipo y tú tenéis que estar coordinados en cuanto a quién es el responsable de cada parte, de forma que el proyecto pueda empezar a avanzar. No se puede esperar a que alguien tenga algo que aportar.

Por este motivo, también debes automatizar la asignación de tareas a los miembros del equipo. De este modo, se aumenta el reparto de responsabilidades y se garantiza que no haya dudas sobre quién se supone que ha de iniciar el trabajo.

Además de la creación automática de tareas y proyectos, Wrike te permite asignar de forma automática diferentes tipos de trabajo en función de las respuestas a campos personalizados, como la ubicación, el tipo de proyecto u otros requisitos específicos. 

Deja tiempo para la revisión.

Cuando las tareas se han creado y las asignaciones se han distribuido, deja margen suficiente en el proceso de entrada para que los miembros del equipo revisen sus aportaciones personales y los requisitos. 

De este modo, tienen la posibilidad de garantizar que disponen de lo necesario para empezar, así como de plantear preguntas aclaratorias que les surjan sobre la solicitud de proyecto. 

Recuerda que estas preguntas te deben llegar a ti o a la persona de tu equipo que actúe como contacto para el proyecto, de forma que la comunicación permanezca centralizada y fluya a través de una sola persona. 

Proporciona información al solicitante.

Después de todo, es el momento de cerrar el círculo con el solicitante original del proyecto para llevar a cabo una serie de tareas:

  • Confirmar la recepción de la solicitud del proyecto
  • Plantear preguntas aclaratorias que los miembros del equipo hayan podido platear
  • Proporcionar una cronología estimada para la compleción del proyecto

Es mejor hacer esto a modo de comentario sobre la tarea o el proyecto actual en tu plataforma de gestión del trabajo, de forma que toda la comunicación relevante y las actualizaciones estén en el mismo lugar. 

Para que este proceso sea aún más rápido, guarda el texto de comentarios en alguna parte para que lo puedas usar rápidamente como plantilla de comentarios de todas las futuras actualizaciones de la solicitud. 

Celebra una reunión inicial.

Especialmente interesante para proyectos complejos o largos, puedes que también quieras convocar una reunión inicial para todas aquellas personas que van a intervenir en el proyecto en cuestión.

Al hacerlo, vas más allá de la confirmación inicial de recepción y permites que todas las partes interesadas clave coordinen sus expectativas del proyecto, de forma que, con suerte, puedas evitar errores de comunicación o problemas graves.

Crea tu plantilla para el proceso de entrada y agiliza el trabajo del proyecto

Como tanto Jose como tú aprendéis rápidamente, utilizar una plantilla de proceso de entrada de trabajo, desde la solicitud inicial hasta ponerse en marcha, ofrece cantidad de ventajas, entre las que se incluyen la mejora de la consistencia y el ahorro de tiempo.

Aunque tienes la flexibilidad de poder crear un proceso que se adapte mejor a tu caso y tu equipo, la estructura del proceso de entrada general que se ha de seguir es esta:

  • Recibir un formulario completo de solicitud de trabajo
  • Crear automáticamente tareas y proyectos
  • Asignar automáticamente tareas
  • Revisar la solicitud y las tareas pertinentes
  • Confirmar la recepción de la solicitud y la cronología del proyecto
  • Celebrar una reunión inicial

Hazlo en todos y cada uno de los proyectos que tu equipo deba completar y dedicarás menos tiempo a gestionar el proceso y más a centrarte en lo que importa: hacer que ese proyecto brille.

¿Preparado para agilizar el proceso de entrada aún más? Empieza con una prueba gratuita de Wrike

Y si quieres obtener más información acerca de cómo crear una plantilla de proceso de entrada de trabajo perfecta, consulta estas entradas al respecto: 

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