Was ist Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)?

Zeigen Sie auf, wenn Ihr Team jemals in einem Wirrwarr aus Freigabe-E-Mails, Tabellenversionen und Slack-Threads gefangen war - alles für eine einzige Routineaufgabe?

Wenn Sie mich hinter dem Bildschirm sehen könnten, ich habe beide Hände oben. Aber die Wahrheit ist, dass wir alle schon einmal dort waren, als stundenlang Weiterverfolgungen, ignorierte E-Mails und Versionskontrollchaos abspielten. Genau hier kommt die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ins Spiel.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) nutzt Technologie, um wiederholbare Aufgaben zu automatisieren und Geschäftsabläufe zu optimieren. Sie ist darauf ausgelegt, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und die Effizienz insgesamt zu verbessern, indem Tools und Systeme in einen einheitlichen Arbeitsablauf integriert werden.

In diesem Leitfaden zeige ich, wie BPA funktioniert, wo es neben RPA und BPM passt und wie Sie es implementieren können, um bessere Sichtbarkeit, schnellere Arbeitsabläufe und weniger Routine-Engpässe zu erreichen. Wenn Sie komplexe Geschäftsprozesse verwalten, kann BPA Ihnen helfen, sie alle an einem Ort zusammenzubringen.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

• Wie steht BPA im Verhältnis zu RPA und BPM?

• Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung

• Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

• Herausforderungen bei der Geschäftsprozessautomatisierung

• Arten der Geschäftsprozessautomatisierung

• Welche Geschäftsprozesse sollten Sie automatisieren?

• Beste Praktiken für die Geschäftsprozessautomatisierung

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist die Praxis, Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen über Abteilungen hinweg einzusetzen. Dazu können Aufgaben wie HR-Prozesse, wie Mitarbeiter-Onboarding, Rechnungsverarbeitung oder Verkaufseinladungen wie das Einrichten von Marketingkampagnen oder das Management von Vertragsarbeitsabläufen gehören. BPA-Systeme helfen Unternehmen, zeitaufwändige Aufgaben zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und in großem Maßstab zu operieren.

Ich habe gesehen, dass BPA zu einem grundlegenden Teil von Digitalisierungsstrategien geworden ist, insbesondere da Unternehmen repetitive Aufgaben minimieren, die Datensichtbarkeit verbessern und sich schneller an Veränderungen anpassen möchten.

Plattformen wie Wrike unterstützen dies, indem sie No-Code-Workflow-Automatisierung, anpassbare Formulare und dynamische Aufnahmesysteme bieten. Diese Funktionen erleichtern es, automatisierte Prozesse aufzubauen, die über Tools, Teams und Abteilungen hinweg funktionieren.

Wie steht BPA im Verhältnis zu RPA und BPM?

Es ist einfach, die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und Geschäftsprozessmanagement (BPM) zu verwechseln. Obwohl sie verwandt sind, hat jeder einen eigenen Schwerpunkt, und das Verständnis, wie sie zusammenarbeiten, kann Ihnen helfen, bessere Entscheidungen bei der Planung Ihrer Automatisierungsbemühungen zu treffen.

Die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

BPA konzentriert sich darauf, vollständige Arbeitsabläufe zu automatisieren, um die Betriebseffizienz in Geschäftsbereichen zu verbessern. Es hilft, Prozess Mapping zu standardisieren und die Abhängigkeit von manuellen Aufgaben zu reduzieren, die oft zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Ein BPA-System verbindet Menschen, Plattformen und Daten-Systeme, sodass Kernaufgaben reibungsloser zwischen den Abteilungen bewegt werden. Wenn sie effektiv eingesetzt wird, spielt BPA eine zentrale Rolle bei der Optimierung von Prozessen und bringt langfristige Konsistenz in Geschäftsabläufe.

Roboter-Prozessautomatisierung (RPA)

RPA ist eine taktischere Form der Automatisierung. Es nutzt Bots zur Handhabung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben wie Dateneingabe, Dateiübertragungen oder das Ausfüllen von Feldern in internen Systemen. Dies sind oft manuelle Aufgaben, die keine Entscheidungsfindung erfordern, aber wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. RPA-Tools funktionieren gut in Kombination mit BPA — durch die Automatisierung von wenig wertigen Aufgaben ermöglicht RPA Teams, sich auf strategischere Bemühungen zu konzentrieren. Einige RPA-Plattformen integrieren jetzt intelligente Automatisierungsfähigkeiten, die KI mit grundlegender Aufgabenausführung für größere Anpassungsfähigkeit kombinieren.

Business Process Management (BPM)

BPM ist die strategische Disziplin hinter der Verbesserung von Geschäftsprozessen von Anfang bis Ende. Es umfasst Prozessanalyse, Modellierung, Governance und kontinuierliche Optimierung. BPA wird oft als Teil einer BPM-Strategie implementiert, um Prozesse zu automatisieren, die bereits abgebildet und verfeinert wurden. BPM bietet die Struktur, um Ineffizienzen zu identifizieren, während BPA und RPA die Ausführung optimierter, standardisierter Arbeitsabläufe übernehmen. Zusammen helfen diese Tools Organisationen, ihre Geschäftsziele mit den täglichen Abläufen in Einklang zu bringen.

Wenn sie zusammen eingesetzt werden, leitet BPM die Strategie, BPA automatisiert den Arbeitsablauf und RPA übernimmt die regelbasierten Aufgaben, die den Prozess unterstützen. So können Unternehmen skalierbare Automatisierungsbemühungen aufbauen, die Reibungen reduzieren, redundante Arbeit eliminieren und mehr Wert aus ihren Datensystemen herausholen.

Wenn Automatisierungstechnologien auf künstliche Intelligenz treffen

Die Entwicklung von Automatisierungstechnologien hat unsere Fähigkeit zur Optimierung bestehender Prozesse erheblich verbessert. Intelligente Prozessautomatisierung kombiniert KI und maschinelles Lernen mit traditionellen Automatisierungstools, um Routineaufgaben effizienter zu verwalten.

Künstliche Intelligenz verändert die Geschäftsautomatisierung, indem sie es Systemen ermöglicht, komplexe Aufgaben zu behandeln, die über einfache regelbasierte Prozesse hinausgehen. Aus unserer Erfahrung ermöglicht die Integration von KI eine anpassungsfähigere und intelligentere Prozessverwaltung. Zum Beispiel kann die Verarbeitung natürlicher Sprache unstrukturierte Daten interpretieren, während maschinelles Lernen Technologien Ergebnisse vorhersagen und Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit optimieren können.

Es ist für Organisationen entscheidend, dem Tempo voraus zu sein und fortschrittliche Technologien mit KI und maschinellem Lernen zu nutzen. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage der Federal Reserve Bank of Richmond ergab, dass etwa 40% der Unternehmen KI zur Automatisierung von Aufgaben im letzten Jahr eingesetzt haben, mit einer höheren Akzeptanzrate bei größeren Unternehmen.

Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung

Einige der wirkungsvollsten Automatisierungsanwendungsfälle sind diejenigen, die die tägliche Arbeit vereinfachen. Hier habe ich gesehen, wie Prozessautomatisierung echte Geschäftseffizienz vorantreibt:

Mitarbeiter-Onboarding

Das Einrichten neuer Mitarbeiter bedeutete früher, zwischen Systemen zu wechseln, Papierkram zu verfolgen und Abteilungen manuell zu benachrichtigen. Nach der Implementierung von Automatisierung haben wir den gesamten Prozess optimiert. Jetzt erfolgen der Account-Erstellung, Compliance-Formulare und Einarbeitungsnachrichten automatisch, was es sowohl Geschäftsnutzern als auch neuen Mitarbeitern erleichtert, den Überblick zu behalten. Es hilft auch, Schritte über Teams hinweg zu standardisieren, was die langfristige Prozessverbesserung wirklich unterstützt.

Bestellanforderungen und Finanzaufgaben

Früher fühlte sich das Management von Freigaben für Bestellungen an, als müsste man Katzen hüten. Durch die Automatisierung des Ablaufs von Bestellanforderungen wurde Struktur und Verantwortlichkeit geschaffen — Einreicheungen von Anfragen lösen die richtigen Freigaben aus, verbinden sich mit Geschäftssystemen und synchronisieren sich mit der Finanzabteilung für eine schnelle Bearbeitung. Dieser Ansatz vereinfacht Finanzaufgaben und minimiert Verzögerungen bei der Beschaffung.

Kundendienst-Abläufe

Wir haben Automatisierungstools verwendet, um Tickets weiterzuleiten, die richtigen Vertreter zu benachrichtigen und Service-Level-Vereinbarungen im Auge zu behalten. Das Ergebnis? Verbesserter Kundenservice und ein besseres Gesamterlebnis. Es gibt uns auch einen Einblick in die Antwortzeiten, was sowohl bei der Planung als auch bei der Leistungsbewertung hilft.

Marketingautomatisierung, die wirklich funktioniert

Mit der richtigen Einrichtung wird der Start von Kampagnen und das Scoring von Leads zu einem automatisierten Prozess. Wir verwenden Marketingautomatisierung, um Daten zwischen Tools zu synchronisieren und das Engagement über Plattformen hinweg zu verfolgen. Es hält unsere Kampagnen am Laufen und gibt uns die Datenanalyse, die wir benötigen, um Verbesserungen vorzunehmen.

In jedem Fall reduziert die Automatisierung manuelle Prozesse, verbessert die Konsistenz und hilft, regulatorische Nachverfolgung aufrechtzuerhalten.

Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Ein starkes Prozessautomatisierungssystem beschleunigt nicht nur Abläufe - es kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen arbeitet, verändern. Hier habe ich gesehen, wo der wirkliche Einfluss lag:

Geschäftsprozesse zur Effizienzsteigerung automatisieren

Als wir damit begannen, die Geschäftsprozessmanagementsoftware über Abteilungen hinweg zu automatisieren, war eine der ersten Änderungen die Zeit, die wir zurückgewannen. Routine-, sich wiederholende Aufgaben verschwanden aus unserem täglichen Arbeitsaufwand, und dieser Wandel öffnete Raum für strategischere Arbeiten. Der Produktivitätsschub war sofort spürbar.

Verbesserte Genauigkeit mit BPA-Tools

Manuelle Aufgaben lassen oft Raum für menschliche Aufsicht. Durch die Automatisierung von Kernaufgaben mithilfe der Geschäftsprozessmodellierungsschnittstelle konnten wir die Konsistenz verbessern und kostspielige Fehler vermeiden. Dies ist besonders nützlich für komplexe Prozesse, bei denen ein Fehler sich negativ auswirken kann.

Anpassung an Wachstum mit skalierbaren Tools

Einer der Gründe, warum ich auf Wrike setze, ist, wie einfach es neue Prozesse unterstützt. Mit dem Wachstum unseres Teams hat die Plattform mit uns skaliert. Wir mussten nichts neu aufbauen. Diese Art der Flexibilität ist entscheidend, wenn Sie mit sich entwickelnden Geschäftsabläufen und komplexen Arbeitsabläufen umgehen.

Sichtbarkeit und Kundenzufriedenheit steigern

Prozessautomatisierung erleichtert das Verfolgen des Status in Echtzeit, was uns hilft, bessere Entscheidungen zu treffen und alle auf einer Linie zu halten. Ich habe festgestellt, dass diese Art von Transparenz auch die Kundenzufriedenheit verbessert - weniger Verzögerungen, kürzere Durchlaufzeiten und insgesamt ein reibungsloseres Erlebnis.

Compliance und Auditleistung stärken

Compliance steht immer im Vordergrund von Vertragsmanagementprozessen oder Aktivitäten im Kundenbeziehungsmanagement. Wrikes Automatisierungstools protokollieren jede Aktion, was unserem Team hilft, saubere Audit-Trails einzuhalten und die Anforderungen an Compliance und Audit-Trails mit Zuversicht zu erfüllen.

Vertragsmanagement optimieren

Ich habe gesehen, wie schnell Vertragsarbeitsabläufe sich verstricken können, insbesondere wenn Sie die Versionskontrolle und manuelle Freigaben verwalten. BPA-Lösungen haben uns geholfen, dies zu vereinfachen. Die Automatisierung der sich wiederholenden Schritte reduzierte das Hin und Her, und wir haben immer noch einen klaren Überblick, wenn wir darauf zugreifen müssen.

Herausforderungen von Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung

Obwohl BPA klare Vorteile bietet, ist es nicht ohne Herausforderungen:

• Skalierungsprobleme: Eine Aufgabe zu automatisieren ist einfach. Sie über Teams und Abteilungen hinweg zu skalieren, ist schwieriger.

• Synchronisierungsprobleme: Mit der Planung von Menschen und Bots nahtlos zusammenarbeiten zu lassen, erfordert Planung.

• Dokumentationslücken: Automatisierungstools benötigen eine klar definierte, Schritt-für-Schritt-Dokumentation, um effektiv zu arbeiten.

• Übersehen des Prozessdesigns: Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses beschleunigt nur die Ineffizienzen.

Um mit BPA erfolgreich zu sein, beginnen Sie in kleinem Rahmen, beziehen Sie wichtige Stakeholder ein und bauen Sie ein starkes Automatisierungsframework auf.

Arten der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Software zur Geschäftsprozessautomatisierung kann je nach Ihren Zielen, Arbeitsabläufen und der Komplexität Ihrer Systeme unterschiedlich ausfallen. Hier ist, wie wir gesehen haben, dass Organisationen verschiedene Automatisierungsansätze auf praktische Weise anwenden.

Roboter-Prozessautomatisierung (RPA)

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung bearbeitet wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben - denken Sie an Rechnungsabgleiche, Formulare oder das Sammeln von Berichten. Es ist ein guter Einstieg für Teams, die die manuelle Arbeit reduzieren möchten, ohne ihren gesamten Arbeitsablauf umstrukturieren zu müssen. Wir haben es genutzt, um kleinere Aufgaben zu beschleunigen und gleichzeitig Zeit für wertvollere Arbeiten zu schaffen.

Digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Digitale Prozessautomatisierung ist breiter. Es verbindet Systeme, Aufgaben und Nutzer abteilungsübergreifend, um Digitalisierungsziele zu unterstützen. Wo RPA das „Was“ automatisiert, hilft DPA Ihnen, das „Wie“ neu zu denken. Ich habe es genutzt, um mehrstufige Prozesse zu koordinieren, die Workflow-Management-Software über unsere Finanz-, Rechts- und Betriebsteams hinweg einbeziehen.

Automatisierte Prozesse für das Workflow-Management

Automatisierte Prozesse sind eine große Hilfe für das Workflow-Management. Wenn Aufgaben jedes Mal durch die gleiche Reihenfolge fließen, ist es einfacher, Verantwortlichkeit, Zeitpläne und Blocker zu verfolgen. Diese Struktur hat uns geholfen, Prozesse zu standardisieren und Unklarheiten bei verteilten Teams zu reduzieren.

Prozesse mit Aufgabenautomatisierung standardisieren

Einige Teams beginnen mit der Aufgabenautomatisierung — die Automatisierung von Aktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen oder Statusaktualisierungen. Es klingt einfach, aber es summiert sich schnell. Ich habe festgestellt, dass dieser Ansatz besonders nützlich ist, wenn wir versuchen, Prozesse über Teams hinweg zu standardisieren, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder unterschiedliche Tools verwenden.

Software zur Geschäftsprozessautomatisierung im Enterprise-Maßstab

Sobald Ihre Prozesse gereift sind, ermöglichen Ihnen Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen die Skalierung der Automatisierung über Funktionen und Tools hinweg. Dies kann Software-Integrationen, Analytik und benutzerdefinierte Arbeitsabläufe beinhalten, die darauf ausgelegt sind, komplexe, funktionsübergreifende Geschäftsoperationen zu bewältigen. Auf diesem Niveau sparen Sie nicht nur Zeit — Sie bestimmen, wie das Unternehmen geführt wird.

Welche Geschäftsprozesse sollten Sie automatisieren?

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, benötigen Sie ein klares Verständnis für den Prozess selbst. Jeden Schritt skizzieren, Geschäftsregeln identifizieren und nach Bereichen suchen, in denen Automatisierungstools den größten Einfluss haben. Wir haben festgestellt, dass Process Mining dafür besonders nützlich ist — es zeigt Lücken, Verzögerungen und redundante Aufgaben auf, die in der Dokumentation allein nicht immer offensichtlich sind. Mit echten Daten zu beginnen macht Ihre Anstrengungen zur digitalen Transformation intelligenter und fokussierter.

Das gesagt, nicht jeder Arbeitsablauf ist für BPA geeignet. In unserer Erfahrung funktioniert Automatisierung am besten, wenn der Prozess:

• Hochvolumen

• Zeitkritisch

• Regelbasiert

• Anfällig für menschliche Fehler

• Mit Compliance- oder Prüfungsanforderungen verbunden

Denken Sie an HR-Arbeitsabläufe wie das Onboarding von Mitarbeitern, Finanzoperationen wie Rechnungsverarbeitung oder Rechtsanwendungsfälle wie Vertragsmanagement. Diese sind wiederholbar, strukturiert und hängen oft von Genauigkeit und Dokumentation ab, was sie zu idealen Kandidaten für BPA macht.

Beste Praktiken für die Geschäftsprozessautomatisierung

Eine erfolgreiche BPA-Initiative hängt von mehr als nur vom Tech-Stack ab. Hier ist, wie wir Geschäftsautomatisierung in einer Weise angegangen sind, die tatsächlich haftet:

Bestehende Prozesse dokumentieren

Bevor Sie Arbeitsabläufe automatisieren können, benötigen Sie ein klares Bild davon, was bereits vorhanden ist. Wir skizzieren normalerweise jeden Schritt — sogar die, die zu klein erscheinen, um relevant zu sein — da diese übersehenen Details oft repetitive Dateneingabe oder andere administrative Aufgaben beinhalten, die den Prozess verlangsamen. Es ist auch der Punkt, an dem Process Mining helfen kann, Bereiche mit redundanten Aufgaben zu identifizieren.

Klein anfangen und skalieren

Sie müssen nicht das gesamte Unternehmen an einem Tag automatisieren. Als wir unsere BPA-Reise begannen, konzentrierten wir uns auf einen einfachen Anwendungsfall — dann erweiterten wir. Klein anzufangen hilft Ihnen, Annahmen zu testen, Probleme zu bereinigen und den geschäftlichen Wert zu demonstrieren, ohne die Teams zu überfordern.

Klare, messbare Ziele festlegen

Um Ihre BPA-Strategie zu bewerten, benötigen Sie spezifische Metriken. Für uns waren es die Durchlaufzeit und die Fehlerreduzierung, insbesondere für Arbeitsabläufe, die manuelle Freigaben oder finanzielle Einträge beinhalten. Die Zahlen halfen, den Einfluss nachzuweisen und das Argument für die Skalierung zu stärken.

Die richtigen Stakeholder einbeziehen

Jedes Mal, wenn wir diesen Schritt übersprungen haben, mussten wir später dafür bezahlen. Das Einholen funktionsübergreifenden Inputs im Voraus — von Betrieb, IT und Endnutzern — deckte Randfälle auf, die wir vielleicht übersehen haben. Es half auch bei der Einführung, da jeder eine Stimme im Standardisierungsprozess hatte.

Teams sowohl in Tools als auch in Aufgaben schulen

Menschen widerstehen nicht der Automatisierung — sie widerstehen der Verwirrung. Wir sorgten dafür, dass Prozessdokumentationen, neue Benutzeroberflächenrundgänge und praktische Schulungen enthalten waren, damit sich die Teams anpassen konnten. Automatisierung von Arbeitsabläufen funktioniert nur, wenn jeder weiß, wie er mit den neuen Systemen umgehen muss.

Sicherungspläne vorbereiten

Kein System ist perfekt. Wir haben Automatisierungsinitiativen scheitern sehen, weil die Teams nicht wussten, was zu tun ist, wenn eine Regel brach oder ein Formular fehlschlug. Einen Plan für Ausnahmen haben und menschliche Aufsicht für Arbeitsabläufe halten, die nicht vollständig automatisiert werden können.

Regelmäßig überprüfen und iterieren

Die Arbeit endet nicht nach der Implementierung. Unsere besten Verbesserungen kamen nach der ersten Einführung, als wir die Leistung überprüften, Schmerzpunkte vertiefen und unsere digitalen Tools entsprechend aktualisierten. Mit schnell fortschreitenden Technologien sollten auch Ihre Arbeitsabläufe.

Alles mit BPA zusammenbringen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft den menschlichen Arbeitskräften, mehr einfacher zu erledigen. Durch die Reduzierung von repetitiven Aufgaben, die Beseitigung manueller Verzögerungen und die Strukturierung komplexer Arbeitsabläufe schafft BPA Raum für strategischere Arbeit.

Wir haben behandelt, wie BPA sich mit Tools wie RPA und BPM verbindet, wo es in Ihre digitalen Transformationspläne passt und welche Prozesse den größten Einfluss haben, wenn sie automatisiert werden. Unabhängig von der Abteilung verwandelt die Automatisierung Routineaufgaben in wiederholbare und wiederholbare in zuverlässige.

Richtig gemacht, ist BPA nicht nur eine Technologieinvestition — es ist eine Verschiebung der Art und Weise, wie Ihr Team arbeitet.

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