BPM-Workflows vs. einfache Workflows: Worin liegt der Unterschied?

Als ich erstmals an funktionsübergreifenden Projekten arbeitete, war die größte Hürde nicht der Mangel an Tools – sondern der Mangel an Struktur. Die Teams meinten es gut, doch Deadlines wurden gerissen, Zuständigkeiten verschwammen, und wir verbrachten mehr Zeit damit, zu klären, wie wir zusammenarbeiten, als tatsächlich zu arbeiten. Hier machen Business Process Management Workflows (BPM-Workflows) einen echten Unterschied.

Anstatt die Koordination dem Zufall zu überlassen, geben BPM-Workflows Teams ein gemeinsames System, um Aufgaben zuverlässig zu erledigen – eines, das skaliert, sich anpasst und Ihnen hilft, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, statt Updates hinterherzujagen. Das ist nicht nur Theorie: Bis 2024 hatten zwei Drittel der Unternehmen bereits mindestens einen Geschäftsprozess verschlankt, um Geschwindigkeit und Verantwortlichkeit zu verbessern.

In diesem Artikel zeige ich, was BPM-Workflows sind, wie sie sich von einfachen Prozesspfaden unterscheiden und wie Sie sie für wirkungsvolle Koordination, Skalierbarkeit und langfristige Wirkung auf das Geschäft einsetzen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Business Process Management Workflow (BPM)?

• BPM vs. Workflows

• Ist ein BPM-Workflow dasselbe wie BPM?

• Wann Sie einen Business-Process-Management-Workflow wählen sollten

• Ein genauerer Blick auf einige BPM-Beispiele

• Einfache Anwendungsfälle für Workflow-Management

• Die Wichtigkeit von BPM-Workflows

• Die Vorteile der Nutzung von BPM-Workflows

• Herausforderungen von BPM-Workflows

• Die Wahl zwischen BPM-Software und Workflow-Software

• Eine Plattform für Workflow-Management und BPM

Was ist ein Business Process Management Workflow (BPM)?

Ein Business-Process-Management-Workflow, auch BPM-Workflow, ist eine systematische Abfolge von Aufgaben und Aktivitäten, die darauf ausgelegt ist, ein spezifisches Geschäftsziel der Organisation zu erreichen. Er umfasst Geschäftsprozessmodellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen und sorgt dafür, dass jeder Schritt mit den Zielen der Organisation im Einklang steht.

Im Gegensatz zu ad-hoc oder informellen Prozessen sind BPM-Workflows strukturiert und wiederholbar, und Automatisierung wird häufig eingesetzt, um Effizienz und Konsistenz zu erhöhen.

BPM vs. Workflows

Aber Moment — worin liegt der Unterschied zwischen einem Workflow und umfassendem Business Process Management, und wann sollten Sie welches einsetzen?

Beim Workflow-Management liegt der Fokus darauf, einzelne Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen. Es eignet sich hervorragend zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse auf Aufgabenebene, etwa für Freigaben, Einreichungen oder interne Anfragen.

Business Process Management (BPM) hingegen nimmt eine übergeordnete Perspektive ein. Es verknüpft mehrere Workflows über Abteilungen hinweg, richtet sie an strategischen Geschäftszielen aus und stellt die Struktur bereit, die nötig ist, um komplexe Prozesse im Zeitverlauf zu überwachen, zu analysieren und zu optimieren.

Ist ein BPM-Workflow dasselbe wie BPM?

Nicht ganz. Ein BPM-Workflow ist nur ein Baustein im größeren Puzzle des Business Process Management . BPM richtet den Fokus auf die übergeordnete Strategie sowie auf Methoden und Tools für Analyse, Design, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Ein BPM-Workflow hingegen ist die konkrete Abfolge von Aufgaben innerhalb eines abgegrenzten Prozesses – oder die operative Ausführungsebene im Tagesgeschäft. Betrachten Sie BPM als das Framework, das Ihren Betrieb steuert, während Workflows die beweglichen Teile sind, die es zum Leben erwecken.

Wann Sie einen Business-Process-Management-Workflow wählen sollten

Die Entscheidung, ob Sie BPM oder einen eigenständigen Workflow implementieren, hängt von der Komplexität und dem Umfang der Geschäftsprozesse ab:

• Nutzen Sie BPM: Wenn es um komplexe, bereichsübergreifende Prozesse geht, die Koordination über die gesamte Organisation hinweg, Compliance-Nachverfolgung und kontinuierliche Optimierung erfordern

• Nutzen Sie Workflows: Für einfachere, abteilungsspezifische Aufgaben, die sich wiederholen und weder umfangreiche Aufsicht noch die Integration mit anderen Prozessen erfordern

In der Regel beginnen Organisationen mit der Workflow Automation für spezifische Aufgaben und führen nach und nach BPM ein, wenn ihre Anforderungen an das Prozessmanagement komplexer werden.

Ein genauerer Blick auf einige BPM-Beispiele

Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Werfen wir einen Blick auf Praxisbeispiele, die zeigen, wie BPM-Tools und Workflow Automation zentrale Abteilungen unterstützen und das Prozessmanagement verbessern.

Lieferkettenmanagement

BPM-Tools unterstützen Einkauf, Bestandsmanagement und Logistik, indem sie tägliche Aufgaben entlang der gesamten Lieferkette verknüpfen. Mit integrierter Workflow Automation können Teams die Kommunikation mit Lieferanten nachverfolgen, Bestellungen genehmigen und Zeitpläne in einer einzigen Umgebung im Blick behalten. Dieses Maß an Koordination hilft, Verzögerungen zu reduzieren, Compliance sicherzustellen und komplexe Prozesse wie internationales Sourcing zu vereinfachen – ohne zusätzliche Arbeitsebenen einzuziehen.

Kundenservice

Im Customer Support setzen viele Teams auf Workflow-Management-Tools, um für jede Anfrage, die abteilungsübergreifend weitergeht, einen klaren Weg zu schaffen.

Indem der gesamte Prozess – von der ersten Nachricht bis zur Lösung – strukturiert wird, kann der Customer Support über unterschiedliche Abteilungen und Stakeholder hinweg schnell handeln, ohne die Qualität aus den Augen zu verlieren. Der Fokus auf einen einzelnen Prozess erleichtert es, sich schnell anzupassen und den Betrieb zu rationalisieren, wenn sich Prioritäten verschieben oder es zu Volumenspitzen kommt.

Personalwesen (HR)

Im HR spielt Workflow-Management eine Schlüsselrolle, damit alles reibungslos läuft. Wenn HR-Teams beispielsweise einen Prozess für das Onboarding neuer Mitarbeitender aufsetzen, erstellen sie häufig einen einheitlichen Ablauf, der Formulare, Ausstattungsanfragen, Trainings und Check-ins mit Führungskräften umfasst.

Ist das einmal aufgesetzt, trägt die Wiederholung bei jeder Neueinstellung dazu bei, die Produktivität zu steigern und Unklarheiten zu reduzieren. Die Automatisierung von Aufgaben kann pro Woche Stunden sparen und sorgt für ein konsistentes Erlebnis über alle Teams hinweg.

Finanzen

BPM konzentriert sich darauf, Finanzprozesse zu optimieren, indem die Rechnungsverarbeitung, Ausgabenfreigaben und das Reporting digitalisiert werden. Anstatt sich auf Altsysteme zu stützen, nutzen Finanz-Teams BPM-Plattformen, um mehrstufige Prozesse auszulösen, Fehler zu reduzieren und den Fortschritt nachzuverfolgen. Dieser strukturierte Ansatz stärkt Compliance und Risikomanagement und verbessert zugleich die Genauigkeit.

Einfache Anwendungsfälle für Workflow-Management

Workflow-Management konzentriert sich darauf, spezifische Aufgaben innerhalb eines Prozesses zu automatisieren und zu optimieren. Beispiele sind:

• Dokumentenfreigabe: Weiterleitung von Dokumenten durch die erforderlichen Freigabekanäle, um zeitnahe Prüfungen und Freigaben sicherzustellen

• Urlaubsanträge: Mitarbeitenden ermöglichen, Urlaubsanträge einzureichen, die anschließend automatisch zur Freigabe an Vorgesetzte weitergeleitet werden

• IT-Service-Anfragen: Verwaltung der Einreichung, Nachverfolgung und Lösung von IT-bezogenen Problemen oder Service-Anfragen

• Einkaufsbestellungen: Automatisierung der Erstellung, Freigabe und Nachverfolgung von Einkaufsbestellungen, um die Beschaffung zu rationalisieren

Die Wichtigkeit von BPM-Workflows

BPM-Workflows helfen Organisationen, effiziente, skalierbare Systeme aufzubauen, die Entscheidungen in Echtzeit ermöglichen und kontinuierliches Wachstum fördern. Sie sind zentral für jede Strategie, die auf digitale Transformation, operative Klarheit und langfristige Agilität ausgerichtet ist.

Optimieren Sie Prozesse mit weniger Reibung

Business Process Management reduziert Verzögerungen, indem Routineaufgaben automatisiert und Zuständigkeiten geklärt werden. So können Teams sich auf Arbeit mit hoher Wirkung konzentrieren und gleichzeitig die geschäftlichen Workflows am Laufen halten. BPM schafft einen klaren Weg zu reibungsloserem Projektmanagement – ob Sie einen einzelnen Workflow steuern oder mehrere Abteilungen miteinander koordinieren.

Kontinuierliche Verbesserung – von Haus aus integriert

Mit BPM können Sie die Leistung überwachen, Erkenntnisse gewinnen und Prozesse laufend verfeinern. Eine Smart-BPM-Strategie ermöglicht wichtigen Stakeholdern, spezifische Prozesse anhand von Echtzeitanforderungen anzupassen, ohne das gesamte System zu beeinträchtigen. Es ist ein direkter Weg, langfristige Prozessmanagement-Ziele zu unterstützen.

Prozessmanagement, das Compliance unterstützt

BPM-Workflows standardisieren Aufgaben und Freigaben, um Risiken zu reduzieren. Wenn sie mit Blick auf Compliance gestaltet sind, helfen sie, Dokumentation nachzuverfolgen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sich an Governance-Anforderungen auszurichten – und das, ohne die Ausführung zu verlangsamen. Dieser Ansatz funktioniert sowohl für einzelne Aufgaben als auch für komplexere Abläufe.

Digitale Transformation, die auf Veränderungen reagiert

BPM erleichtert die Anpassung. Statt ganze Systeme zu überarbeiten, können Teams eine Abfolge oder Aufgabe nach der anderen optimieren, um Marktveränderungen widerzuspiegeln. Eine moderne BPM-Plattform hilft, die digitale Transformation mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen und zugleich Updates über Altsysteme hinweg zu vereinfachen.

Die Vorteile der Nutzung von BPM-Workflows

Der wahre Wert des Business Process Managements zeigt sich, wenn Teams einen Schritt zurücktreten und den gesamten Prozess betrachten. BPM hilft, die Effizienz zu steigern, indem jeder Schritt einen festen Platz und einen klaren Zweck erhält. Auch wenn es einzelne Aufgaben und Abläufe geben mag, besteht die Aufgabe von BPM darin, all diese Prozesspfade zu einem synergetischen System zu vereinen, das übergeordnete Geschäftsziele unterstützt.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen von BMP-Prozessen profitieren:

• Rationalisierte Abläufe: Durch die Integration verschiedener Prozesse können Organisationen Zeit sparen, Geschäftsabläufe rationalisieren und die Qualitätskontrolle sicherstellen

• Verbesserte Transparenz: Die Echtzeitüberwachung von Prozessen hilft Business-Nutzern, Entscheidungen im Einklang mit den Zielen einer Organisation zu treffen und Probleme proaktiv zu lösen

• Besseres Kundenerlebnis: Effiziente Prozesse führen zu schnellerer Servicebereitstellung und höherer Kundenzufriedenheit

• Kosteneinsparungen: Automatisierung senkt Personalkosten und minimiert Fehler, was zu finanziellen Einsparungen führt

Herausforderungen von BPM-Workflows

Trotz vieler Vorteile ist die Umsetzung von Business Process Management-Workflows nicht immer einfach. Organisationen tun sich mit Prozessmanagement nicht deshalb schwer, weil das System fehlerhaft wäre, sondern weil es schwierig ist, Arbeitsweisen zu verändern. Es braucht Geduld, Führung und klare Kommunikation, um zu verstehen, warum Änderungen im Workflow-Management die Effizienz auf lange Sicht steigern.

Das sind einige typische Herausforderungen:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende zögern häufig, neue Geschäftsprozesse oder Technologien zu übernehmen.

• Komplexität der Integration: Die Integration von BPM mit bestehenden Systemen und der Workflow Automation kann technisch anspruchsvoll sein.

• Flexibilität wahren: Damit Geschäftsprozesse an wechselnde Geschäftsanforderungen anpassungsfähig bleiben, braucht es kontinuierliche Verbesserung.

• Datenqualität sicherstellen: Automatisierte Prozesse sind auf präzise Dateneingaben angewiesen. Datenfehler können sich schnell lawinenartig ausweiten.

Die Wahl zwischen BPM-Software und Workflow-Software

Nicht jeder Prozess braucht eine Generalüberholung, und nicht jedes Team benötigt eine komplexe Lösung. Die Entscheidung zwischen Workflow und Business Process Management-Software hängt davon ab, wie viele Komponenten im Spiel sind und wie viel Kontrolle Sie benötigen.

Business Process Management-Software

Business Process Management-Software ist ideal, wenn Sie komplexe Geschäftsprozesse mit mehreren Teams und wechselnden Prioritäten bewältigen müssen. Wenn Ihr Fokus darauf liegt, zu standardisieren, wie Arbeit erledigt wird, die Koordination über Abteilungen hinweg zu verbessern und ohne Unterbrechungen kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen, ist dies der richtige Ansatz.

Die besten Plattformen helfen Ihnen dabei:

• Den gesamten Prozess – nicht nur isolierte Aufgaben – abzubilden

• Alles auf die Geschäftsziele Ihrer Organisation auszurichten

• Arbeitsrollen, Fristen und Zuständigkeiten zu klären

• Gemeinsam mit Ihrem Unternehmen zu skalieren

Wenn Ihr Tagesgeschäft die Koordination zwischen Finanzen, Recht, Operations und mehr umfasst, bietet Ihnen Business Process Management-Software die Struktur, um alles miteinander verbunden zu halten.

Workflow-Software

Workflow-Management-Software ist am besten geeignet, wenn Sie einen einzelnen Prozess oder eine wiederholbare Aufgabe automatisieren möchten, etwa Urlaubsfreigaben oder Content-Freigabe-Prozesse.

Achten Sie auf Workflow Automation-Software, die:

• Ausreichend Flexibilität bietet, um Verzweigungen oder bedingte Logik zu unterstützen

• Lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools integrieren

• Ermöglicht nicht-technischen Nutzern, Prozesse zu erstellen und zu aktualisieren

• Erleichtert die Fortschrittsverfolgung auf Aufgabenebene

Wenn der Fokus darauf liegt, eine spezifische Funktion zu verbessern, ohne die Komplexität eines vollumfänglichen Prozessmanagements in Kauf zu nehmen, sind Prozess-Tools oft die bessere Wahl. Workflow-Software ist besonders sinnvoll, wenn das Geschäftsziel darin besteht, einen einzelnen Prozess zu vereinfachen oder sich wiederholende Aufgaben zu bearbeiten – etwa Urlaubsfreigaben, Dokumentenfreigaben oder interne Anfragen.

Achten Sie bei der Bewertung von Software auf Tools, die:

• Low-Code-Oberflächen bieten, damit jede Person Workflows erstellen und anpassen kann

• Bedingte Logik ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand ermöglichen

• Sich in die Tools integrieren, auf die Sie bereits setzen

• Transparenz auf Aufgabenebene klar und intuitiv herstellen

Eine Plattform für Workflow-Management und BPM

Was ich an Wrike liebe, ist, dass es Sie nicht dazu zwingt, sich zwischen der Leistungsfähigkeit, mehrere Workflows zu verwalten, und einem anspruchsvollen Geschäftsprozessmanagement (BPM) zu entscheiden; es ist für beides gemacht. Die robusten Workflow-Funktionen vereinen Automatisierung mit leistungsstarken BPM-Funktionen, damit Sie Aufgaben rationalisieren, funktionsübergreifende Arbeit koordinieren und die kontinuierliche Verbesserung in Ihrer gesamten Organisation vorantreiben – alles auf einer einzigen Plattform.

Erhalten Sie Transparenz in Echtzeit, anpassbare Workflows und einsatzbereite Vorlagen, die die Ausführung beschleunigen, ohne Sie an ein starres System zu binden. Ganz gleich, welche Aufgabe ansteht, bietet Ihnen Wrike die Flexibilität, zu skalieren, während sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln, und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.